Tạo báo cáo trạng thái tự động với tác nhân Project Manager

Tác nhân Quản lý Dự án (bản xem trước) tự động hóa email báo cáo trạng thái cho kế hoạch của bạn bằng cách tạo các bản tóm tắt ngắn gọn, chuyên nghiệp dựa trên tiến độ, mốc thời gian và nhiệm vụ sắp tới. Điều này giúp các bên liên quan luôn được thông báo, tiết kiệm thời gian và hỗ trợ tính minh bạch và căn chỉnh giữa các dự án.

Lưu ý: Tác nhân trình quản lý dự án hiện đang được triển khai tới khách hàng. Tìm hiểu thêm về nó trong Câu hỏi thường gặp về tác nhân Trình quản lý dự án.

Bắt đầu báo cáo mới

Tùy chọn 1: Bắt đầu với gói mới

Điều hướng đến Microsoft teams và mở ứng Planner của bạn.
Tạo kế hoạch mới bằng cách chọn Lập kế hoạch với Project Manager hoặc Premium.
Chia sẻ kế hoạch của bạn bằng cách bấm vào biểu tượng Chia sẻ ở trên cùng bên phải. Bạn có thể tạo một nhóm mới hoặc thêm kế hoạch vào một nhóm hiện có
Thêm ít nhất 10 nhiệm vụ vào kế hoạch của bạn.
Bấm vào tab Báo cáo trong biểu ngữ trên cùng. Nếu bạn không thấy tab này, hãy kiểm tra menu tràn (ba dấu chấm) để biết các tùy chọn bổ sung.

Tùy chọn 2: Bắt đầu với gói hiện có

Điều hướng đến Microsoft teams và mở ứng Planner của bạn.
Mở gói Premium hoặc Kế hoạch với Project Manager có ít nhất 10 tác vụ.
Đảm bảo kế hoạch được chia sẻ với một nhóm. Nếu không, hãy chia sẻ bằng cách bấm vào nút Chia sẻ ở trên cùng bên phải.
Dẫn hướng đến tab Báo cáo.

Mẹo: Báo cáo hoạt động tốt nhất với các kế hoạch được theo dõi trong một khoảng thời gian và được điền nhiệm vụ. Nếu bạn có dưới 10 nhiệm vụ trong kế hoạch của mình, hãy thử thêm một vài nhiệm vụ nữa trước khi tạo báo cáo.

Tạo, xem và chỉnh sửa báo cáo

Chọn Bắt đầu ở biểu ngữ trên cùng trong tab Báo cáo.
Để thêm một khoảng thời gian báo cáo, dẫn hướng đến Chọn khoảng thời gian báo cáo, chọn danh sách thả xuống để chỉ định khoảng thời gian bạn muốn báo cáo bao gồm.
Trong Cung cấp thêm chi tiết, bạn có thể chọn thêm chi tiết cụ thể về những gì bạn muốn trong báo cáo. Ví dụ: "Tạo một bản cập nhật toàn diện về các mục có mức ưu tiên cao cho nhóm lãnh đạo".
Chọn Tạo. Người Tác nhân trình quản lý dự án sẽ tổng hợp thông tin từ kế hoạch để tạo một báo cáo tùy chỉnh.
Báo cáo của bạn sẽ hiển thị trong bức vẽ Loop báo cáo và bạn sẽ nhận được thông báo trong ứng dụng kèm theo liên kết đến báo cáo.

Bạn có thể thực hiện chỉnh sửa trực tiếp trong báo cáo của mình để hoàn thiện nội dung.

Lưu ý: Tạo báo cáo có thể mất vài phút tùy thuộc vào mức độ phức tạp của kế hoạch của bạn. Bạn có thể dẫn hướng ra khỏi trang hiện tại hoặc Planner dụng vì báo cáo của bạn sẽ khả dụng khi bạn quay lại.

Xem báo cáo gần đây nhất của bạn

Chọn gói cụ thể có chứa báo cáo bạn muốn truy nhập.
Dẫn hướng đến tab Báo cáo.
Bên dưới mục Báo cáo gần đây, bạn sẽ thấy một danh sách hiển thị 10 báo cáo được tạo gần đây nhất của mình.

Xem tất cả báo cáo trong quá khứ

Chọn gói cụ thể có chứa báo cáo bạn muốn truy nhập.
Dẫn hướng đến tab Báo cáo.
Bên dưới mục Báo cáo gần đây, bạn sẽ thấy một danh sách hiển thị 10 báo cáo được tạo gần đây nhất của mình.
Chọn Xem Tất cả ở trên cùng bên trái để mở thư mục SharePoint lưu trữ tất cả các báo cáo trước đây của bạn.

Mẹo: Bạn cũng có thể xem tất cả các báo cáo trước đây khi mở báo cáo bằng cách tìm tùy chọn trong nút đa hành động ở góc trên bên phải của thanh trôi nổi.

Thực hiện hành động đối với báo cáo của bạn

Chia sẻ báo cáo của bạn dưới dạng cấu phần Loop hợp

Khi xem báo cáo, bạn có thể truy nhập các tùy chọn bổ sung bằng cách sử Loop tượng máy chủ ở góc trên cùng bên phải.

Chọn Vị trí Chia sẻ để xem liên kết thư mục SharePoint lưu trữ cấu phần Loop bạn. Từ đây, bạn cũng có thể chọn "Thêm vào không gian làm Loop việc" để đưa cấu phần của bạn vào một không gian làm việc khác.
Chọn Sao chép cấu phần và dán cấu phần đó ở nơi khác, chẳng hạn như trong Microsoft Teams, Outlook, OneNote Word hoặc các ứng dụng Microsoft 365 khác. Mọi thay đổi được thực hiện cho cấu phần ở những vị trí này sẽ tự động cập nhật trong thời gian thực.
Chọn Xem ai có quyền truy nhập để xem danh sách các thành viên nhóm hiện có quyền truy nhập vào báo cáo của bạn.

Chia sẻ báo cáo của bạn với người dùng bên ngoài nhóm của bạn

Dẫn hướng đến thư mục SharePoint lưu trữ và mở cấu phần Loop của bạn từ đó.
Sau khi báo cáo được mở trong Loop, hãy chọn Chia sẻ ở góc trên bên phải.

Chia sẻ báo cáo của bạn thông qua bản tin SharePoint

Khi báo cáo của bạn mở Planner trong Teams, hãy chọn Chia sẻ dưới dạng bản tin nằm ở bên phải của thanh hành động nổi. Hành động này chuyển đổi báo cáo của bạn thành định dạng bản tin SharePoint.

Đóng báo cáo

Chọn nút Đóng ở bên phải thanh hành động trôi nổi để trở về trang báo cáo mặc định.

Yêu cầu truy nhập

Để truy nhập báo cáo trạng thái, người dùng phải có quyền truy nhập vào Tác nhân trình quản lý dự án.

Tính năng báo cáo tình trạng hoạt động với các gói sau đây:

Đã kích hoạt các gói cho phép trình quản lý dự án
Các gói cao cấp dùng chung

Lưu ý: Người dùng không có giấy Microsoft 365 Copilot có thể xem và chỉnh sửa báo cáo nhưng không thể tạo báo cáo mới. Người dùng không có giấy phépGói Planner 1, Planner và Gói Project 3 hoặc Planner và Gói Project 5 không thể tạo gói cao cấp mới nhưng có thể truy nhập các gói cao cấp hiện có.