Outlook 中的内联建议

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Outlook 中的内联建议是阅读或撰写电子邮件或会议邀请时收到的简短通知。

在 Outlook 中撰写电子邮件时计划休假的内联建议的屏幕截图

内联建议显示有关电子邮件和会议的有用建议、提示和最佳做法，以便提高工作效率。 除了其他实际优势外，它们还使你能够回收专注时间并培养更好的协作习惯。 本文列出了 Outlook 中可能获取的一些内容。

注意

只有你可以查看你的数据。 有关详细信息，请参阅 个人见解隐私指南 。

内联建议的类型

预定发送建议

在 Outlook 中撰写电子邮件时，可能会收到有关计划电子邮件传递的建议。 在 Outlook 中计划发送中详细了解此功能及其用法。

获得更多专注时间

阅读日历邀请时，你可能会注意到“ 为重点工作预订时间 ”的建议。当会议负载繁重时，你将获得此建议，以便有更多的时间进行深入的工作。

若要向日历添加时间，请执行以下操作：

  1. 选择“ 查看见解建议的时间 ”。 此时会打开一个窗格，其中包含下周的每一天可用的焦点时间段。
  2. 选择要预订的时间的日历图标。 若要预订所有列出的时间，请选择“ 全部预订”。

详细了解专注时间。

计划外出时间

在 Outlook 中撰写有关下班时间的电子邮件或日历邀请时，你可能会收到一个为休假做准备的建议。 选择“ 计划 ”以打开“计划离开时间”清单。 使用清单可以：

  • 使用有关计划休假的自定义消息在一个位置解决所有会议。
  • Compose自动答复，并通知团队计划休假。
  • 安排专注时间，以在出发前完成任务，并在回来时赶上工作。

保护专注时间

如果会议请求与现有焦点时间块冲突，你可能会获得重新安排专注时间或建议新的会议时间的建议。

建议新的会议时间：

  1. 选择“ 查看其他可用时间”。
  2. 选择适合你的下一周的时间段，这将为会议组织者提供新的时间。

移动专注时间：

  1. 选择 “移动焦点块”。
  2. 在未来一周内选择新的焦点块。

预订准备会议的时间

适用于： 具有 Viva Insights 订阅的用户。

当你收到会议邀请时，你可能会注意到一个预订会议准备时间的建议。

  1. 在接受邀请的建议中选择“ 预订时间 ”。 

  2. 此时会打开加载项窗格。 选择准备时间选项：

    1. 时间： 就在会议之前、会议前一天或会议前一周的最后一个工作日。
    2. 持续时间： 15 分钟、30 分钟或 1 小时。

根据你选择的选项，Viva Insights 在日历上搜索空位，并安排名为“[会议名称]的准备时间”的约会。

收到此建议时：

满足以下所有条件时，Viva Insights 会显示此建议：

  • 会议：

    • 具有 11 个或更少的被邀请者。
    • 计划持续 30 到 60 分钟。
    • 不重复。
    • 尚未取消。
    • 需要与会者响应。
    • 不是私人的。
    • 没有“免费”、“在其他位置工作”或“离开”状态。

  • 你：

    • 在会议开始前至少 15 分钟打开会议邀请。
    • 在工作时间至少有 15 分钟的准备时间。
    • 不喜欢过去七天内的任何与会者会议准备。
    • 尚未为这次会议预订任何准备时间。
    • 是必需的会议与会者。
    • 尚未拒绝会议。

查看会议成本

会议撰写建议你仔细考虑高成本会议的持续时间、频率和邀请列表。 在 Outlook 中创建新会议时，它可以触发消息，告知你会议成本 (持续时间 x 频率 x 被邀请者) 变高。  

可以展开消息以打开 Viva Insights 加载项，该加载项提供可操作的建议。 如果你决定减少频率或缩短持续时间，它将立即使用成本较低的新配置更新邀请。  

还可以进行自己的更改。 如果发送此邀请，然后在会议评审卡中查找同一会议，则该邀请已标记为已审阅。 

跟踪电子邮件打开率

适用于：此见解目前仅适用于在适用的服务计划中注册的人员。

阅读已发送的电子邮件时，可能会看到一个见解，其中突出显示了电子邮件收件人打开电子邮件的百分比。

选择“ 查看更多见解 ”，查看打开或转发你的电子邮件的用户数，以及他们阅读该电子邮件所用的平均时间，以及该电子邮件上任何附件的类似信息。 此信息可帮助你在需要时跟进收件人和/或定制沟通风格以完成工作。

跟踪电子邮件

适用于：此建议目前仅适用于在适用服务计划中注册的人员。

向 5 个以上的收件人撰写电子邮件时，可能会收到一条建议，内容为“Insights 可以跟踪电子邮件”。

选择“ 跟踪此电子邮件 ”可查看电子邮件打开率以及有关此电子邮件的更多统计信息。 在发送电子邮件 15 分钟后，此信息将变为可用。 可以通过打开发送的电子邮件或打开 Insights 加载项并选择 “跟踪电子邮件打开率”来查看此信息。

选择退出内联建议

  1. 选择 Outlook 主页功能区上的 Viva Insights 图标。 如果要在Outlook 网页版中阅读或发送新邮件，请选择省略号 (...) 以显示“更多操作”菜单。 然后，选择“Viva Insights”图标。
  2. 在 Viva Insights 加载项中选择 “设置 ” (齿轮) 图标。
  3. 在“设置”中，对于“工作效率内联建议”，将设置更改为 “关闭”。

如果我选择退出，是否可以选择重新加入？

可以。 如果你选择退出，可以随时重新选择重新访问内联建议。

提供内联建议的反馈

若要为内联建议提供反馈，请在建议中选择“ 反馈 ”。 在“反馈”部分中，选择“大拇指”或“大拇指向下”选项，以及任何其他适用的反馈。 如果选择“向下大拇指”，则会减少该建议。

如果以后不想收到任何内联建议，请选择“ 关闭所有通知”。

若要提供有关 Outlook 加载项的常规反馈，请选择 Viva Insights 加载项窗格左上角的 “发送反馈 ”图标。