Windows 版 Outlook 中的封存功能

套用到
Microsoft 365 Outlook Outlook 2024 Outlook 2021 Outlook 2019 新的 Windows 版 Outlook

有數種在 Outlook 中封存郵件的方法。 您可以根據您在 Outlook 中設定的電子郵件帳戶類型決定使用方法。

所有帳戶都有權存取 [封存] 資料夾。 針對 Microsoft 365、Outlook.com 和 Exchange 帳戶，[封存] 資料夾是 Outlook 的其中一個預設資料夾，如同 [收件匣]、[寄件備份] 和 [刪除的郵件] 資料夾。 此資料夾無法刪除。 如果您搭配使用 Outlook 和 Exchange 或 Exchange Online 帳戶，保留原則等資料夾原則會套用到 [封存] 資料夾。

針對 POP 和 IMAP 帳戶，您可以建立 [封存] 資料夾，或將現有的資料夾，指定做為 [封存] 資料夾。 您無法變更 Microsoft 365 或 Exchange 帳戶的 [封存] 資料夾位置。

使用 [封存] 按鈕將郵件移動到 [封存] 資料夾不會降低信箱的大小。 如果你必須縮小信箱大小，可以在企業版使用 Microsoft 365 的 Online 封存檔。

透過使用 [封存] 按鈕封存郵件

您可以使用功能區上 [刪除] 群組中的 [封存] 按鈕，將一個或多個郵件移動到 [封存] 資料夾，而不用將它們刪除。 使用封存有數個優點。

  • 從搜尋方塊或瀏覽至 [封存] 資料夾仍可輕鬆找到封存的項目。 根據預設，當您在搜尋方塊中輸入字詞時，Outlook 會搜尋您信箱中的所有資料夾。
  • 物品仍可透過封存資料夾在你的手機或其他裝置上取得。

針對您使用的 Outlook 版本，選取下方的索引標籤選項。 我使用的是哪個版本的 Outlook？

注意

如果這個 新 Outlook 標籤下的步驟不行，代表你可能還沒在使用新的 Outlook。 選擇 Classic Outlook ，並依照這些步驟操作。

在新 Outlook 中封存項目

  1. 選擇您想存檔的電子郵件。

  2. 在工具列中選擇封存按鈕圖示封存。

  3. 你會跳出一個通知確認動作，並給你 「撤銷」的選項。

    已存檔的彈出訊息

注意

AutoArchive 功能在新的 Outlook for Windows 中無法使用。