無論您是發送或接收特別重要或敏感的電子郵件，您都可能需要在郵件發送前、中或寄出後加以額外保護。 根據所需的安全措施，從 Outlook 發送郵件的人可以加密郵件、新增數位簽章、套用敏感標籤，或保護郵件及其附件在收到後的處理方式。
安全選項
你可用的安全選項取決於你使用的帳號類型，以及該帳號是否有 Microsoft 365 訂閱。 舉例來說，如果你用個人 Microsoft 帳號搭配 Microsoft 365，你的選擇會比工作或學校帳號少。 這是因為 IT 管理員經常為組織中所有使用者設定加密政策，他們需要不同的安全功能來維持合規。 通常，資訊越敏感，應該套用越多安全政策，因此如果你使用工作或學校帳號，請向你的組織確認有關資訊處理的具體問題。
下表詳述根據您的帳號及是否擁有符合資格的 Microsoft 365 訂閱，可使用哪些功能。
| 工作或學校帳戶 (Microsoft 365) | Microsoft帳戶 (Microsoft 365) | Microsoft帳戶 (沒有Microsoft 365) | |
|---|---|---|---|
| 設定加密 | 是 | 是 | 否 |
| 發送帶有數位簽名的訊息以驗證寄件人 | 是 | 否 | 否 |
| 利用資訊權利管理 (IRM) 保護訊息 | 是 | 否 | 否 |
| 對電子郵件訊息套用敏感標籤 | 是 | 否 | 否 |
| 來自他人的公開加密或受保護訊息 | 是 | 是 | 是 |
注意
若要使用加密，您的帳戶必須擁有符合資格的 Microsoft 365 訂閱。 比較所有 Microsoft 365 方案。
讓我們來看看在 Outlook 中保護電子郵件的不同方法
- 使用加密技術防止未經授權的電子郵件存取
- 發送帶有數位簽章的訊息以驗證寄件人身份
- 利用資訊權利管理 (IRM) 保護訊息
- 在 Outlook 中為你的郵件套用敏感標籤
- 開啟從 Outlook 發送的加密或受保護電子郵件
使用加密技術防止未經授權的電子郵件存取
加密電子郵件訊息的意思是，它會從可讀的純文字轉換成加密的密文。 只有預期接收者能解讀訊息以便閱讀。 任何沒有相應金鑰的收件人都會看到無法辨識的文字。
根據你的組織或帳號，Outlook 可能允許你使用 S/MIME 或 Microsoft Purview 郵件加密來加密你的訊息。 只要你的訊息包含數位簽章或 IRM 保護，例如 「請勿轉發 」或「 請勿列印」，訊息就會自動加密。
如需詳細資訊，請參閱：
注意
若要使用加密，您的帳戶必須擁有符合資格的 Microsoft 365 訂閱。
以數位簽章 (S/MIME) 發送訊息以驗證寄件人身份
當你想發送經過認證的訊息，告訴收件人該訊息未被竄改時，請使用數位簽章。 插入數位簽章會在寄出前自動加密郵件。 People 會從認證機構取得數位身分證，這些認證機構會獨立驗證寄件者的身份。
當你收到包含數位簽章的訊息時，你可以相信寄件人就是他們所說的那個人。 如果你想在電子郵件中插入數位簽章，你需要安裝數位身分證 (憑證) ，並由第三方驗證。
如需詳細資訊，請參閱：
注意
若要使用加密，您的帳戶必須擁有符合資格的 Microsoft 365 訂閱。
利用資訊權利管理 (IRM) 保護訊息
你可以用 Outlook 的資訊權利管理 (IRM) ，限制電子郵件內容的權限，就像你可以限制其他 Microsoft 356 或 Microsoft Office 檔案一樣。
例如，你寄出一封電子郵件及其附帶的檔案，標籤為「請勿轉寄」。 這表示你的組織有 IRM 政策，會檢查預期收件人的授權，只有他們能開啟檔案，無法轉寄。 這封電子郵件對其他人來說將無法辨識。
如需詳細資訊，請參閱：
注意
要使用資訊權利管理，您的帳號必須擁有符合資格的 Microsoft 365 訂閱。
在 Outlook 中為你的郵件套用敏感標籤
電子郵件上的敏感度標籤能幫助收件人知道你發送訊息時的意圖。 您可以套用敏感度標籤至檔案和電子郵件，讓其與組織資訊保護原則相容。 你的組織會定義這些標籤及其意義。 它們可能包括一般、非商業、公共、私人或機密等分類。 這些服務僅提供給擁有工作或學校帳號且符合資格的 Microsoft 365 訂閱者。
請記住，敏感度標籤並不會阻止收件人對訊息採取任何行動。 為了限制收件人對您發送訊息的行動，我們建議使用加密，或以 IRM 保護訊息。
如需詳細資訊，請參閱：
注意
要使用敏感度標籤，您的帳號必須擁有符合資格的 Microsoft 365 訂閱。
開啟從 Outlook 發送的加密或受保護電子郵件
當有人從 Outlook 發送帶有加密或額外保護的電子郵件時，收件人應該能從 Outlook 或其他電子郵件客戶端開啟。
採用僅加密政策的訊息可在大多數版本的 Outlook 中直接閱讀。 如果收件人使用其他郵件服務，他們會在 Microsoft Purview 郵件加密入口網站看到帶有連結的訊息。
如需詳細資訊，請參閱：
注意
如果你是管理員，請參考「建立建立基於 Azure 資訊保護 Microsoft 的 365 訊息加密功能」。