Jos lisäät vastaanottajan nimen sähköpostiviestin Piilokopio-ruutuun, viestin kopio lähetetään kyseiselle vastaanottajalle, mutta kyseinen nimi ei näy muille viestin vastaanottajille.
Tärkeää: Vaiheet voivat poiketa uusista ja perinteisistä Outlook for Windows. Voit selvittää käyttämäsi Outlook-version tarkistamalla, löytyykö valikosta (valintanauhan yläpuolelta) Tiedosto-vaihtoehtoa. Jos Tiedosto-vaihtoehtoa ei ole, noudata Uusi Outlook -välilehden ohjeita. Jos Tiedosto näkyy valikossa, valitse Perinteinen Outlook -välilehti.
-
Avaa uusi viesti tai vastaa viestiin.
-
Valitse Asetukset-välilehdessä Näytä piilokopio.
-
Lisää piilokopioriville haluamiesi henkilöiden nimet.
Huomautus: Kun lisäät henkilön sähköpostiosoitteen Piilokopio-ruutuun, kopio viestistä lähetetään kyseiselle henkilölle. Muut viestin vastaanottajat eivät näe, kenen osoite on Piilokopio-rivillä.
Kun olet ottanut Piilokopio-ruudun käyttöön, se tulee näkyviin aina luodessasi viestin, kunnes poistat sen käytöstä. Piilokopio-kentän käyttöönottoasetus löytyy kahdesta sijainnista sen mukaan, oletko laatimassa uutta viestiä vai vastaamassa viestiin tai lähettämässä viestiä eteenpäin.
-
Luo uusi viesti, vastaa viestiin tai lähetä aiemmin luotu viesti edelleen.
-
Jos viesti, jota olet laatimassa, avautuu uuteen ikkunaan, valitse Asetukset > Piilokopio.
Jos viesti, jota olet laatimassa, avautuu lukuruutuun, valitse valintanauhasta Piilokopio.
-
Lisää vastaanottajat Piilokopio-ruutuun, kirjoita viesti ja valitse lopuksi Lähetä.
Piilokopion poistaminen käytöstä
Voit poistaa Piilokopio-ruudun käytöstä uusissa viesteissä milloin tahansa.
-
Luo uusi viesti, vastaa viestiin tai lähetä aiemmin luotu viesti edelleen.
-
Jos viesti, jota olet laatimassa, avautuu uuteen ikkunaan, valitse Asetukset > Piilokopio.
Jos viesti, jota olet laatimassa, avautuu lukuruutuun, valitse valintanauhasta Piilokopio.
Huomautus: Taustavärin avulla näytetään, milloin Piilokopio-painike otetaan käyttöön tai poistetaan käytöstä. Tumma tausta tarkoittaa, että painike on otettu käyttöön. Vaalea tausta tarkoittaa, että se on poistettu käytöstä.
Piilokopio-vastaanottajien tarkasteleminen
Jos olet viestin vastaanottaja, et näe, onko lähettäjä lisännyt Piilokopio-vastaanottajia. Vain viestin lähettäjä näkee Piilokopio-vastaanottajien nimet avaamalla viestin Lähetetyt-kansiossa, johon kaikki lähetetyt viestit tallentuvat oletusarvoisesti.
-
Avaa lähettämäsi viesti Lähetetyt-kansiossa.
-
Katso lukuruudussa viestin ylätunnisteosiota.
Vihjeitä:
-
+-symboli ilmaisee, että vastaanottajia on lisää. Esimerkiksi oheisessa näyttökuvassa +11 tarkoittaa, että vastaanottajia on 11 lisää Piilokopio-ruudussa.
-
Valitse
ja laajenna (avaa) viestin ylätunnisteosio. Valitse 
, kun haluat tiivistää (sulkea) ylätunnisteosion.
-
Piilokopion ottaminen käyttöön
-
Uuden sähköpostiviestin luominen
-
Valitse Vastaanottaja-rivin oikeasta reunasta Piilokopio.
-
Lisää Piilokopio-ruutuun vastaanottajat, kirjoita viesti ja kun olet valmis, valitse Lähetä.
Piilokopio-vastaanottajien tarkasteleminen
Jos olet viestin vastaanottaja, et näe, onko lähettäjä lisännyt Piilokopio-vastaanottajia. Vain viestin lähettäjä voi nähdä Piilokopio vastaanottajien nimet avaamalla viestin Lähetetyt-kansiossa , johon kaikki lähetetyt viestit tallennetaan oletusarvoisesti:
-
Avaa lähettämäsi viesti Lähetetyt-kansiossa.
-
Katso lukuruudussa viestin ylätunnisteosiota.
Vihjeitä:
-
Jos vastaanottajia on useita, näet vastaanottajien määrän ja lisää-sanan. Esimerkiksi oheisessa näyttökuvassa 11 lisää tarkoittaa, että vastaanottajia on 11 lisää Piilokopio-ruudussa.
-
Laajenna (avaa) viestin ylätunnisteosio valitsemalla lisää.
-
-
Valmistelu Varmista ennen vastaanottajan nimen lisäämistä viestin Piilokopio-kenttään, että vastaanottaja odottaa viestiäsi. Hänen on ehkä ryhdyttävä toimenpiteisiin sen vahvistamiseksi, että olet luotettava lähettäjä (tai turvallinen vastaanottaja, jos nimesi on viestin Vastaanottaja-ruudussa).
Miksi tämä on tarpeen? Piilokopiotoiminto on roskapostin lähettäjien suosima tekniikka. Tästä syystä monet roskapostisuodattimet merkitsevät roskapostiksi viestit, joissa käytetään Piilokopio-ruutua. Jos vastaanottajasi ei ole lisännyt nimeäsi Turvallisten lähettäjien luettelo -luetteloon Microsoft Outlookissa, viesti voi mennä suoraan sähköpostin roskapostikansioon tai vastaavaan sijaintiin.
Lisätietoja roskapostisuodattimen määrittämisestä Outlookissa on artikkelissa Nimien lisääminen Roskapostisuodattimen luetteloihin.
-
Mieti, ennen kuin lisäät jakeluluettelon Piilokopio-ruutuun Henkilöt, jotka käyttävät sääntöjä sähköpostin lajittelemiseksi kansioihin, joutuvat hankalaan tilanteeseen, jos lisäät jakeluluettelon nimen Piilokopio-ruutuun. Koska säännöt riippuvat siitä, onko jakeluluettelon nimi Vastaanottaja-ruudussa vai Kopio-ruudussa, viestiäsi ei lajitella sääntöjen mukaan.
-
Tunne rajasi Monet sähköpostin palveluntarjoajat rajoittavat viestin Vastaanottaja-, Kopio- ja Piilokopio-ruutuihin lisättävien nimien määrää. Käyttämäsi sähköpostin palveluntarjoaja saattaa esimerkiksi rajoittaa jokaisen viestin enintään 100 sähköpostiosoitteeseen. Jos osoitteet on jaettu Vastaanottaja-, Kopio- ja Piilokopio-ruutuihin, muista, että Piilokopio-ruudussa olevat nimet lasketaan kokonaisrajoitukseen. Pyydä sähköpostin palveluntarjoajaltasi lisätietoja tilin käytännöistä.
-
Vastaanottajaluettelon pitäminen yksityisenä Piilokopion avulla voit varmistaa muiden yksityisyyden, sillä muut eivät näe heidän identiteettiään. Jos esimerkiksi lähetät työpaikkailmoituksen useille henkilöille, voit piilokopiota käyttämällä pitää potentiaalisten työnhakijoiden identiteetit yksityisinä.
Vihje: Harkitse Microsoft Office Word 2007:n yhdistämistoiminnon käyttämistä piilokopion vaihtoehtona. Yhdistämistoiminnolla voit lähettää nopeasti saman sähköpostiviestin yksittäisille vastaanottajille. Yhdistämistoiminnon avulla voit lähettää joukkopostituksen kirjoittamalla vain yhden nimen viestin Vastaanottaja-ruutuun.
-
Käsistä lähteneen keskustelun pitäminen aisoissa Tällaisessa tilanteessa piilokopion käyttämisestä jakeluluettelolle tai suurelle nimimäärälle voi olla hyötyä.
Oletetaan, että lähetät viestin suurelle määrälle ihmisiä, jotka on lueteltu Vastaanottaja-ruudussa. Keskustelu vilkastuu ja jokainen haluaa sanoa mielipiteensä. Viestien määrä kasvaa rajusti, koska monet vastaanottajat lähettävät vastauksen ja pyytävät lopettamaan Vastaa kaikille -toiminnon käyttämisen viestin vastauksissa. Ongelma pahenee, kun he valitsevat vastauksessaan Vastaa kaikille -vaihtoehdon. Yksi keino rajoittaa Vastaa kaikille -vaihtoehdon käyttämistä on vastata viestiin ja laittaa jakeluluettelon nimi Piilokopio-ruutuun. Voit esimerkiksi valita Vastaa, kirjoittaa vain nimesi Vastaanottaja-ruutuun, siirtää jakeluluettelon Piilokopio-ruutuun ja kirjoittaa esimerkiksi seuraavankaltaisen viestin:
”Arvostan kaikkien ajatuksia tässä asiassa. Jos sinulla muita kommentteja, vastaa minulle suoraan. (Jakeluluettelo on Piilokopio-ruudussa Vastaa kaikille -viestien määrän vähentämiseksi.)”
Vihje: Jos lähetät viestiä muille Outlookin käyttäjille, voit estää heiltä Vastaa kaikille -vaihtoehdon käytön kokonaan. Lisätietoja on artikkelissa Vastaa kaikille -toiminnon estäminen.
-
Roskapostin määrän vähentäminen Vaikka roskapostia lähettävät henkilöt käyttävät mielellään piilokopiota, he eivät pidä siitä, että sinä käytät sitä. Jos piilotat vastaanottajien nimet luettelemalla ne Piilokopio‑ruudussa, kukaan ei voi kopioida viestiesi vastaanottajien sähköpostiosoitteita.
