Saapuvien viestien muuttaminen Outlookissa ehdollisen muotoilun sääntöjen avulla
Käytetään kohteeseen
Ehdollisen muotoilun avulla Outlookin sähköpostiviestit erottuvat paremmin, kun ne täyttävät määrittämäsi ehdot. Kun määrität ehdot, jotka saapuvan viestin pitäisi täyttää, kuten lähettäjän nimi tai sähköpostiosoite, ehdollista muotoilua käytetään vain kyseisissä viesteissä.
Huomautus: Ehdollinen muotoilu on vain sellaisten henkilöiden käytettävissä, jotka käyttävät työpaikan tai oppilaitoksen tiliä Outlookissa ehdot täyttävän Microsoft 365 -tilauksen kanssa.
Valitse käyttämäsi Outlook-version välilehtivaihtoehto alta. Käytössä olevan Outlook-version tarkistaminen
Huomautus: Jos tämän Uusi Outlook-välilehden vaiheet eivät toimi, et ehkä vielä käytä uutta Outlook for Windowsia. Valitse Perinteinen Outlook ja noudata sen sijaan näitä ohjeita.
Ehdollisen muotoilun sääntöjen määrittäminen ja hallinta uusi Outlook
Kun määrität ehdollisen muotoilun säännön, se määritetään sekä luettuihin että lukemattomiin viesteihin, ja sitä käytetään kaikissa kansioissa Luonnoksia lukuun ottamatta.
Voit käyttää ehdollista muotoilua esimerkiksi seuraavasti:
-
Lisää punainen korostus esimieheltäsi lähetettyihin sähköposteihin.
-
Näytä sähköpostiviestit vihreällä, kun aihe sisältää tiettyjä sanoja, kuten "kokous".
-
Käytä oranssia kaikissa viesteissä, joihin sisällytät Kopio-rivin.
Ehdollisen muotoilun sääntöjä hallitaan asetuksissa , > sähköposti > ehdollinen muotoilu.
Säännöt priorisoidaan siinä järjestyksessä, jossa ne näkyvät. Jos sääntöjen välillä on ristiriita, ylin sääntö on voimassa.
Etkö näe odotettua sääntövaihtoehtoa? Kaikki ehdollisen muotoilun asetukset perinteisessä Outlookissa eivät ole käytettävissä uudessa Outlookissa. Jos haluat nähdä lisää sääntöasetuksia, kerro siitä meille! Siirry uudessa Outlookissa kohtaan Ohje > Palaute > Tee ehdotus.
Uuden ehdollisen muotoilun säännön luominen uusi Outlook
-
Siirry kohtaan Asetukset > Sähköposti > Ehdollinen muotoilu.
-
Valitse + Lisää sääntö.
-
Anna uudelle säännölle nimi.
-
Valitse ehtosi.
-
Valitse näytettävän viestiluettelon fonttiväri. Esikatselu-kohdassa voit näyttää esimerkin siitä, miten teksti näkyy.
-
Kun olet tyytyväinen valintaasi, valitse OK.
-
Valitse Tallenna.
Ehdollisen muotoilun säännön muokkaaminen uusi Outlook
-
Valitse Asetukset > Sähköposti > Ehdollinen muotoilu.
-
Valitse Muokkaa .
-
Päivitä muutettavat kentät.
-
Valitse Tallenna.
Ehdollisen muotoilun säännön poistaminen uusi Outlook
-
Valitse Asetukset > Sähköposti > Ehdollinen muotoilu.
-
Valitse poistettavan säännön kohdalla Poista sääntö .
-
Valitse OK.
Ehdollisen muotoilun säännön ottaminen käyttöön tai poistaminen käytöstä uusi Outlook
-
Valitse Asetukset > Sähköposti > Ehdollinen muotoilu.
-
Poista sääntö käytöstä tai ota se käyttöön säännön vieressä olevalla vaihtopainikkeella.
Ehdollisella muotoilulla voit luoda viestejä, jotka täyttäessään tietyt ehdot erottuvat viestiluettelosta värinsä, fonttinsa tai tyylinsä ansiosta. Määrität ehdot, jotka saapuvan viestin on täytettävä, kuten lähettäjän nimi tai sähköpostiosoite, ja ehdollista muotoilua käytetään vain kyseisissä viesteissä.
Ehdollisen muotoilun sääntö voi esimerkiksi määrittää, että kaikki esimiehesi lähettämät viestit näkyvät viestiluettelossa punaisella tekstillä.
Jos haluat tehdä lisää muutoksia sähköpostiviestien tekstiin, muuta sähköpostiviestien oletusfonttia tai tekstin väriä.
Ehdollisen muotoilun säännön luominen perinteisessä Outlookissa
-
Valitse Näytä-välilehden Nykyinen näkymä -ryhmässä Näyttöasetukset.
-
Valitse Näkymän lisäasetukset -valintaikkunassa Ehdollinen muotoilu.
Oletussäännöt tulevat näkyviin. Yksi niistä on Lukemattomat viestit -sääntö. Tämä sääntö lihavoi luettelossa viestit, jota ei ole luettu. Lisäksi tässä näkyvät kaikki Outlookin aiemman version Järjestele-ruudussa luomasi ehdollisen muotoilun säännöt.
-
Tee jokin seuraavista:
-
Jos haluat poistaa säännön, valitse sääntö ja valitse sitten Poista.
-
Jos haluat poistaa säännön tilapäisesti käytöstä, poista säännön valintaruudun valinta.
-
Jos haluat muuttaa säännön ehtoja, valitse sääntö ja valitse sitten Ehto.
-
Jos haluat muuttaa tekstin muotoilua, valitse sääntö ja valitse sitten Fontti.
-
Jos haluat lisätä uuden ehdollisen muotoilun säännön, valitse Lisää, kirjoita nimi Nimi-ruutuun , määritä muotoilu valitsemalla Fontti ja määritä sitten tämän säännön ehdot valitsemalla Ehto .
-
Esimerkki ehdollisen muotoilun säännöistä perinteisessä Outlookissa
Noudata ohjeita edellisen osan vaiheissa 1 ja 2 ja toimi sitten seuraavasti:
Tee kaikki viestit kohteesta John Kane
näkyvät punaisina
(Vain perinteisessä Outlookissa)
-
Valitse Lisää.
-
Kirjoita säännölle nimi.
-
Valitse Fontti.
-
Valitse Väri-kohdassaPunainen.
-
Valitse OK.
-
Valitse Ehto.
-
Kirjoita Lähettäjä-ruutuunJohn Kane.
Huomautus: Nimen on oltava täsmälleen sama kuin vastaanottamassasi viestissä näkyvä koko nimi.
-
Valitse Suodatin-, Ehdollinen muotoilu- ja Näkymän lisäasetukset - valintaikkunoissa OK.
Kaikkien sanan sisältävien viestien luominen Contoso
aiheessa näkyy vihreä
(Vain perinteisessä Outlookissa)
-
Valitse Lisää.
-
Kirjoita säännölle nimi.
-
Valitse Fontti.
-
Valitse Väri-kohdassa Vihreä.
-
Valitse OK.
-
Valitse Ehto.
-
Kirjoita Etsi sana(t) -ruutuun Contoso.
-
Valitse Suodatin-, Ehdollinen muotoilu- ja Näkymän lisäasetukset - valintaikkunoissa OK.
Kaikkien sanan sisältävien viestien luominen loma
aiheessa tai viestin tekstiosassa näkyy sininen
(Vain perinteisessä Outlookissa)
-
Valitse Lisää.
-
Kirjoita säännölle nimi.
-
Valitse Fontti.
-
Valitse Väri-kohdassa Sininen.
-
Valitse OK.
-
Valitse Ehto.
-
Kirjoita Hae sana(t) -ruutuun loma.
-
Valitse Suodatin-, Ehdollinen muotoilu- ja Näkymän lisäasetukset - valintaikkunoissa OK.
Ehdollisen muotoilun sääntöjen määrittäminen ja hallinta Outlookin verkkoversio tai Outlook.com
Kun määrität ehdollisen muotoilun säännön, se määritetään sekä luettuihin että lukemattomiin viesteihin, ja sitä käytetään kaikissa kansioissa Luonnoksia lukuun ottamatta.
Voit käyttää ehdollista muotoilua esimerkiksi seuraavasti:
-
Lisää punainen korostus esimieheltäsi lähetettyihin sähköposteihin.
-
Näytä sähköpostiviestit vihreällä, kun aihe sisältää tiettyjä sanoja, kuten "kokous".
-
Käytä oranssia kaikissa viesteissä, joihin sisällytät Kopio-rivin.
Ehdollisen muotoilun sääntöjä hallitaan asetuksissa , > sähköposti > ehdollinen muotoilu.
Säännöt priorisoidaan siinä järjestyksessä, jossa ne näkyvät. Jos sääntöjen välillä on ristiriita, ylin sääntö on voimassa.
Uuden ehdollisen muotoilun säännön luominen Outlookin verkkoversio tai Outlook.com
-
Siirry kohtaan Asetukset > Sähköposti > Ehdollinen muotoilu.
-
Valitse + Lisää sääntö.
-
Anna uudelle säännölle nimi.
-
Valitse ehtosi.
-
Valitse näytettävän viestiluettelon fonttiväri. Esikatselu-kohdassa voit näyttää esimerkin siitä, miten teksti näkyy.
-
Kun olet tyytyväinen valintaasi, valitse OK.
-
Valitse Tallenna.
Ehdollisen muotoilun säännön muokkaaminen Outlookin verkkoversio tai Outlook.com
-
Valitse Asetukset > Sähköposti > Ehdollinen muotoilu.
-
Valitse Muokkaa .
-
Päivitä muutettavat kentät.
-
Valitse Tallenna.
Ehdollisen muotoilun säännön poistaminen Outlookin verkkoversio tai Outlook.com
-
Valitse Asetukset > Sähköposti > Ehdollinen muotoilu.
-
Valitse poistettavan säännön kohdalla Poista sääntö .
-
Valitse OK.
Ehdollisen muotoilun säännön ottaminen käyttöön tai poistaminen käytöstä Outlookin verkkoversio tai Outlook.com
-
Valitse Asetukset > Sähköposti > Ehdollinen muotoilu.
-
Poista sääntö käytöstä tai ota se käyttöön säännön vieressä olevalla vaihtopainikkeella.
Tarvitsetko lisäohjeita?
Haluatko lisää vaihtoehtoja?
Tutustu tilausetuihin, selaa harjoituskursseja, opi suojaamaan laitteesi ja paljon muuta.
Osallistumalla yhteisöihin voit kysyä kysymyksiä ja vastata niihin, antaa palautetta sekä kuulla lisää asiantuntijoilta, joilla on runsaasti tietoa.
