Piilokopio-kentän näyttäminen, piilottaminen ja tarkasteleminen Outlook for Windowsissa

Valitse käyttämäsi Outlook-version välilehtivaihtoehto alta. Käytössä olevan Outlook-version tarkistaminen

Piilokopion parhaat käytännöt

• Valmistelu    Varmista ennen vastaanottajan nimen lisäämistä viestin Piilokopio-kenttään, että vastaanottaja odottaa viestiäsi. Hänen on ehkä ryhdyttävä toimenpiteisiin sen vahvistamiseksi, että olet luotettava lähettäjä (tai turvallinen vastaanottaja, jos nimesi on viestin Vastaanottaja-ruudussa).

  Miksi tämä on tarpeen? Piilokopiotoiminto on roskapostin lähettäjien suosima tekniikka. Tästä syystä monet roskapostisuodattimet merkitsevät roskapostiksi viestit, joissa käytetään Piilokopio-ruutua. Jos vastaanottajasi ei ole lisännyt nimeäsi Turvallisten lähettäjien luettelo -luetteloon Microsoft Outlookissa, viesti voi mennä suoraan sähköpostin roskapostikansioon tai vastaavaan sijaintiin.

  Lisätietoja roskapostisuodattimen määrittämisestä Outlookissa on artikkelissa Nimien lisääminen Roskapostisuodattimen luetteloihin.

• Mieti, ennen kuin lisäät jakeluluettelon Piilokopio-ruutuun    Henkilöt, jotka käyttävät sääntöjä sähköpostin lajittelemiseksi kansioihin, joutuvat hankalaan tilanteeseen, jos lisäät jakeluluettelon nimen Piilokopio-ruutuun. Koska säännöt riippuvat siitä, onko jakeluluettelon nimi Vastaanottaja-ruudussa vai Kopio-ruudussa, viestiäsi ei lajitella sääntöjen mukaan.

• Tunne rajasi    Monet sähköpostin palveluntarjoajat rajoittavat viestin Vastaanottaja-, Kopio- ja Piilokopio-ruutuihin lisättävien nimien määrää. Käyttämäsi sähköpostin palveluntarjoaja saattaa esimerkiksi rajoittaa jokaisen viestin enintään 100 sähköpostiosoitteeseen. Jos osoitteet on jaettu Vastaanottaja-, Kopio- ja Piilokopio-ruutuihin, muista, että Piilokopio-ruudussa olevat nimet lasketaan kokonaisrajoitukseen. Pyydä sähköpostin palveluntarjoajaltasi lisätietoja tilin käytännöistä.

Ideoita piilokopion käyttämiseen

• Vastaanottajaluettelon pitäminen yksityisenä    Piilokopion avulla voit varmistaa muiden yksityisyyden, sillä muut eivät näe heidän identiteettiään. Jos esimerkiksi lähetät työpaikkailmoituksen useille henkilöille, voit piilokopiota käyttämällä pitää potentiaalisten työnhakijoiden identiteetit yksityisinä.

  Vihje: Harkitse Microsoft Office Word 2007:n yhdistämistoiminnon käyttämistä piilokopion vaihtoehtona. Yhdistämistoiminnolla voit lähettää nopeasti saman sähköpostiviestin yksittäisille vastaanottajille. Yhdistämistoiminnon avulla voit lähettää joukkopostituksen kirjoittamalla vain yhden nimen viestin Vastaanottaja-ruutuun.

• Käsistä lähteneen keskustelun pitäminen aisoissa    Tällaisessa tilanteessa piilokopion käyttämisestä jakeluluettelolle tai suurelle nimimäärälle voi olla hyötyä.

  Oletetaan, että lähetät viestin suurelle määrälle ihmisiä, jotka on lueteltu Vastaanottaja-ruudussa. Keskustelu vilkastuu ja jokainen haluaa sanoa mielipiteensä. Viestien määrä kasvaa rajusti, koska monet vastaanottajat lähettävät vastauksen ja pyytävät lopettamaan Vastaa kaikille -toiminnon käyttämisen viestin vastauksissa. Ongelma pahenee, kun he valitsevat vastauksessaan Vastaa kaikille -vaihtoehdon. Yksi keino rajoittaa Vastaa kaikille -vaihtoehdon käyttämistä on vastata viestiin ja laittaa jakeluluettelon nimi Piilokopio-ruutuun. Voit esimerkiksi valita Vastaa, kirjoittaa vain nimesi Vastaanottaja-ruutuun, siirtää jakeluluettelon Piilokopio-ruutuun ja kirjoittaa esimerkiksi seuraavankaltaisen viestin:

  ”Arvostan kaikkien ajatuksia tässä asiassa. Jos sinulla muita kommentteja, vastaa minulle suoraan. (Jakeluluettelo on Piilokopio-ruudussa Vastaa kaikille -viestien määrän vähentämiseksi.)” 

• Roskapostin määrän vähentäminen    Vaikka roskapostia lähettävät henkilöt käyttävät mielellään piilokopiota, he eivät pidä siitä, että sinä käytät sitä. Jos piilotat vastaanottajien nimet luettelemalla ne Piilokopio‑ruudussa, kukaan ei voi kopioida viestiesi vastaanottajien sähköpostiosoitteita.

Aiheeseen liittyviä artikkeleita

Vastaanottaja-, Kopio- ja Piilokopio-ruutujen ehdotettujen vastaanottajien hallinta automaattisen täydennyksen avulla