Luettelon tai kirjaston automatisointisäännön luominen
Kun olet luonut luettelon tai kirjaston Microsoft Listsissa, SharePointissa tai Teamsissa, voit luoda sääntöjä, joiden avulla voit automatisoida tehtäviä, kuten lähettää jollekulle ilmoituksen, kun luettelon tietoja muutetaan tai kirjastoon luodaan uusi tiedosto.
Valitset ehdon, joka käynnistää säännön ja säännön toiminnon. (Seuraava toimenpide luo säännön luettelolle havainnollistamista varten. Se käynnistää ilmoituksen, kun sarake muuttuu.)
-
Kun luettelo on avoinna Microsoft Listsissa, SharePointissa tai Teamsissa, valitse sivun yläreunassa Automatisoi ja Luo sääntö.
-
Valitse Ilmoita jollekulle, kun. Valitse ehto, joka käynnistää säännön. Esimerkiksi A-sarake muuttuu.
-
Valintasi täällä luo sääntölausekkeen, jonka suoritat seuraavassa vaiheessa.
Huomautus: Moniriviseen tekstisarakkeeseen perustuvan säännön luomista ei tueta.
-
Valitse jokainen sääntölausekkeen alleviivattu osa, jos haluat mukauttaa ehtoa valitsemalla sarakkeen, sarakkeen arvon ja sen, kenelle haluat ilmoittaa.
Voit esimerkiksi päättää säännön, joka ilmoittaa itsellesi sarakkeen muuttuessa, valitsemalla Tila-sarakkeen ja valitsemalla sitten Anna nimi tai sähköpostiosoitevalitsemalla Minä. (Voit määrittää henkilön tai useita henkilöitä, mutta et ryhmän sähköpostiosoitetta.)
-
Kun olet mukauttanut lausekkeen, valitse Luo.
Näet valmiin sääntösi Sääntöjen hallinta -sivulla, ja sääntö otetaan käyttöön. Ilmoitussähköpostit lähetetään säännön käynnistäjän sähköpostiosoitteesta. Palaa tälle sivulle aina, kun haluat muokata, poistaatai muulla tavalla hallita sääntöä.
Vianmääritys: Sääntöä ei voi luoda
Jos kohtaat virheen, kun yrität luoda säännön, se johtuu todennäköisesti luettelossa tai kirjastossa käytetyistä käyttöoikeuksista. Tarvitset kirjaston tai luettelon omistajan apua tämän tilanteen korjaamiseen alla kuvatulla tavalla.
Kirjastojen käyttöoikeudet
Jos haluat hallita sääntöjä, omistajan on myönnettävä sinulle kirjaston muokkausoikeus. Omistaja voi tehdä tämän jakamalla kirjaston kanssasi ja määrittämällä Voi muokata.
Luetteloiden käyttöoikeudet
Omistajan on avattava luettelo ja valittava: Asetukset > Luettelon asetukset > Lisäasetukset. Kohdetason käyttöoikeudet -kohdassa Lukuoikeudet-asetuksen arvoksi on muutettava Lue kaikki kohteet.
Lisäksi sääntöjen hallinta edellyttää, että luettelon omistaja myöntää sinulle luettelon muokkausoikeudet. Omistaja voi tehdä tämän jakamalla luettelon kanssasi ja määrittämällä Voi muokata.
Tarvitsetko lisäohjeita?
Haluatko lisää vaihtoehtoja?
Tutustu tilausetuihin, selaa harjoituskursseja, opi suojaamaan laitteesi ja paljon muuta.
Osallistumalla yhteisöihin voit kysyä kysymyksiä ja vastata niihin, antaa palautetta sekä kuulla lisää asiantuntijoilta, joilla on runsaasti tietoa.
