Utilisation de la limite de seuil d’affichage de liste pour toutes les versions de SharePoint

À propos de l’utilisation de dossiers

Lorsque vous créez un dossier, en arrière-plan, vous créez un index interne. Cet index interne est également créé pour le dossier racine, ou le niveau supérieur d’une bibliothèque ou d’une liste. Lorsque vous accédez aux éléments d’un dossier, vous utilisez efficacement cet index interne pour accéder aux données. N’oubliez pas que, si un dossier contient des sous-dossiers, chacun d’eux est comptabilisé comme un élément (mais pas les éléments contenus dans ce sous-dossier).

Même lorsque le nombre total d’éléments d’une liste ou d’une bibliothèque est très élevé, l’affichage d’un dossier unique est au moins aussi rapide qu’un affichage qui filtre le nombre total d’éléments via une colonne indexée. Dans certains scénarios, il peut être possible de distribuer tous les éléments d’une liste ou d’une bibliothèque dans plusieurs dossiers de sorte qu’aucun dossier ne comporte plus de 5 000 éléments.

Il est important de prendre en compte les points suivants lorsque vous utilisez des dossiers pour organiser une liste ou une bibliothèque volumineuse :

• Un dossier peut contenir plus d’éléments que le seuil d’affichage de liste, mais pour éviter d’être bloqué, vous devrez peut-être toujours utiliser une vue filtrée basée sur les index de colonne.

• Si vous choisissez l’option Afficher tous les éléments sans dossiers dans la section Dossiers lorsque vous créez ou modifiez un affichage dans cette liste ou cette bibliothèque, vous devez utiliser un filtre basé sur un index simple pour vous assurer que vous n’atteignez pas le seuil d’affichage de liste.

• Il est souvent utile de faire en sorte que l’affichage par défaut affiche tous les dossiers disponibles sans filtrage afin que les utilisateurs puissent choisir le dossier approprié lorsqu’ils insèrent de nouveaux éléments. L’affichage de l’ensemble des dossiers réduit également le risque d’ajout incorrect d’éléments hors des dossiers de la liste ou de la bibliothèque. Contrairement aux bibliothèques, il n’existe aucun moyen automatique de déplacer des éléments entre les dossiers d’une liste.

Pour déplacer des fichiers entre des dossiers d’une bibliothèque, voir Déplacer ou copier des fichiers dans SharePoint.

Synchronisation hors connexion, données externes et gestion des données d’accès

Prendre les données hors connexion est souvent plus pratique et efficace lors de la synchronisation avec votre ordinateur. Vous pouvez utiliser Excel, Access ou Outlook, en fonction des données de liste que vous utilisez. Vous pouvez également utiliser une gestion des données externes sans limites avec des systèmes de gestion intégrée (ERP), OData et des services web, selon votre service SharePoint.

Utiliser la synchronisation hors connexion

Vous pouvez modifier des données sur votre ordinateur de bureau ou portable, puis, au moment de les remettre en ligne, synchroniser ces modifications et résoudre les conflits de manière simple et efficace. L’utilisation de listes volumineuses à l’aide de la synchronisation hors connexion pour « nettoyer », analyser ou rapporter des données permet de décharger l’activité de base de données et de réduire l’utilisation des ressources SharePoint.

Vous pouvez mettre les données de liste hors connexion et synchroniser les modifications lorsque vous revenez en ligne à l’aide de plusieurs produits Microsoft 365. Pour exporter vers ces applications, vous devez avoir installé les applications, microsoft 365 ou office de bureau.

Utilisation de Microsoft Access pour la synchronisation hors connexion     

Access peut traiter plus de lignes de données que SharePoint, et vous disposez de nombreux et puissants outils pour manipuler ces données. Utiliser vos données dans Access et synchroniser avec SharePoint vous permet d’utiliser des jeux de données plus volumineux.

Vous pouvez lire et écrire la plupart des listes natives à partir d’Access en les liant, et Access fonctionne correctement avec pratiquement tous les types de données SharePoint. La liaison vous permet de vous connecter aux données d’une liste SharePoint, de sorte que vous créez une connexion bidirectionnel pour afficher et modifier les données les plus récentes à la fois dans la liste SharePoint et dans votre base de données Access. Access crée une copie (ou réplique) la liste SharePoint dans une table Access. Une fois la table Access créée, vous pouvez utiliser des données de liste dans Access jusqu’à la limite Access de deux gigaoctets (à l’exception des pièces jointes qui ne sont pas stockées localement). En outre, Access met en cache les données de liste sur le client, utilise un cache efficace en mémoire et en écriture directe et transfère uniquement les éléments de liste modifiés. Tout cela permet d’accélérer considérablement les requêtes et les mises à jour. Une boîte de dialogue de résolution des conflits permet également de gérer les mises à jour conflictuelles en douceur.

Si la fonctionnalité Access Services est activée, vous pouvez utiliser beaucoup plus de données que le seuil d’affichage de liste, jusqu’à 50 000 éléments par défaut. Access traite automatiquement les données de liste ou de bibliothèque en petits lots, puis les réassemble, une technique qui permet d’utiliser beaucoup plus de données que le seuil d’affichage de liste, et sans impact négatif sur les autres utilisateurs sur le site SharePoint.

Utilisation de Microsoft Excel pour la synchronisation hors connexion           

Vous pouvez exporter des listes SharePoint vers un tableau Excel qui crée une connexion de données unidirectionnelle entre le tableau Excel et la liste SharePoint.

Excel vous permet également d’utiliser des listes volumineuses sans blocage. En outre, vous pouvez synchroniser Excel avec SharePoint et Access pour tirer parti des avantages de chaque plateforme.

Lorsque vous mettez à jour vos données à partir de la liste SharePoint et actualisez le tableau Excel, Microsoft Excel remplace les données Excel par les dernières données de liste SharePoint, en remplaçant toutes les modifications que vous avez apportées à ce tableau Excel.

Une fois que les données se trouvent dans le tableau Excel, vous pouvez tirer parti des nombreuses fonctionnalités d’analyse des données d’Excel, telles que des feuilles de calcul puissantes et flexibles, des rapports de tableau croisé dynamique, des graphiques d’aspect professionnel et des lignes spark, une mise en forme conditionnelle avec des icônes, des barres de données, des échelles de couleurs et des opérations d’analyse de scénarios sophistiquées.

Si la fonctionnalité Access Services est activée, vous pouvez utiliser beaucoup plus de données que le seuil d’affichage de liste, jusqu’à 50 000 éléments par défaut.

Utilisation de Microsoft Outlook pour la synchronisation hors connexion     

À partir d’Outlook, vous pouvez lire et écrire des Listes de contact, de tâche, de calendrier et de discussion, ainsi que synchroniser des bibliothèques de documents. Par exemple, vous pouvez utiliser des listes de tâches standard et des listes de tâches de projet en mettant les listes de tâches hors connexion, en affichant, en mettant à jour et en affectant de nouvelles tâches, en les remettant en ligne et en les synchronisant sans quitter Outlook. Vous pouvez également stocker, partager et gérer les contacts SharePoint plus efficacement dans Outlook.

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Utilisation d’Access avec les produits SharePoint pour la synchronisation hors connexion

Dans Access, vous créez une base de données web basée sur Access Services en créant des tables basées sur des listes liées, ainsi que des requêtes, des formulaires, des rapports et des macros que vous avez publiés sur un site SharePoint. À mesure que ces bases de données web sont mises à niveau, vous pouvez toujours les utiliser et les modifier, et en créer de nouvelles à partir d’un modèle (mais pas à partir d’Access 2013).

Vous pouvez créer une application Access dans SharePoint sans utiliser de code. En règle générale, une application SharePoint est une solution pointue et ciblée facile à distribuer et à commercialiser sur une place de marché. Il faut considérer une telle application comme une manière alternative pratique d’empaqueter, de distribuer, d’exécuter, d’analyser et de retirer une solution. Pour plus d’informations, consultezCréer une application Access.

Contrairement à une application de base de données web Access qui stocke des données dans des listes SharePoint, une application Access utilise une base de données SQL Server distincte des produits SharePoint pour stocker les données et n’est donc pas soumise au seuil d’affichage de liste SharePoint. Cela améliore considérablement la scalabilité des solutions Access et permet une gestion efficace de millions d’enregistrements potentiels. Pour les utilisateurs SharePoint Server, la base de données SQL Server peut être configurée pour se trouver derrière le pare-feu de votre organization. Pour les utilisateurs en ligne, la base de données est une base de données Azure SQL Server activée avec un compte gratuit et un stockage gratuit. Pour plus d’informations sur Azure, consultez la page d’accueil de Microsoft Azure.

Enfin, vous pouvez toujours synchroniser des données entre une liste SharePoint et une table Access et maintenir à jour les deux jeux de données. Cette synchronisation est bidirectionnelle ou bidirectionnelle. Les modifications apportées dans Access aux données de liste sont chargées dans la liste SharePoint, et les modifications apportées à la liste SharePoint sont téléchargées sur un accès sur votre ordinateur. Pour plus d’informations, voir Importer, lier ou déplacer des données vers SharePoint.

Utiliser la zone de recherche pour trouver des éléments de liste ou de bibliothèque

Il existe généralement deux zones de recherche sur une page SharePoint : la fonctionnalité de recherche sur le site en haut de la page, et la zone de recherche d’une liste ou d’une bibliothèque spécifiques. Lorsque vous utilisez la zone de recherche de la liste ou de la bibliothèque, vous pouvez étendre progressivement l’étendue de l’opération de recherche :

• Par défaut, l’étendue de la recherche repose initialement sur l’ensemble des éléments figurant dans l’affichage actif et sur les sous-dossiers éventuels. Les résultats s’affichent sous forme de colonnes que vous pouvez filtrer et trier plus avant. Si le seuil d’affichage de liste est actuellement dépassé, tous les résultats ne s’affichent pas.

• Si vous ne trouvez pas ce que vous recherchez, vous pouvez développer votre étendue de recherche pour inclure la liste entière, y compris tous les sous-dossiers, quel que soit l’affichage actuel ou le seuil d’affichage de liste.

• Enfin, vous pouvez développer l’étendue pour effectuer une recherche sur l’ensemble du site. Dans ce cas, tous les résultats s’affichent dans la page du site de recherche standard. Vous pouvez affiner davantage les résultats via le panneau d’affinement en filtrant, par exemple, sur l’auteur d’un document ou la date de création d’un élément de liste. Vous pouvez même utiliser la syntaxe booléenne et des opérateurs logiques pour formuler des requêtes plus élaborées.

Affichages personnels

La création d’affichages utilisant correctement un index de colonne est plus complexe si vous utilisez des listes et bibliothèques de grande taille, vous pouvez supprimer l’autorisation Gérer les affichages personnels attribuée à des collaborateurs pour de telles listes ou bibliothèques. En supprimant cette autorisation, vous empêchez les utilisateurs de créer un affichage qui répertorie tous les éléments, ce qui risque de nuire aux performances du reste du site. Pour plus d’informations sur les autorisations, voir Personnaliser les autorisations pour une liste ou une bibliothèque SharePoint.

Listes relationnelles

Lorsque vous créez des relations de liste à l’aide de colonnes de recherche, de colonnes uniques et d’un comportement relationnel appliqué (également appelé intégrité référentielle), vous pouvez atteindre le seuil d’affichage de liste et être bloqué dans les circonstances suivantes :

• Si vous rendez une colonne unique dans une liste existante qui contient plus d’éléments que le seuil d’affichage de liste (mais notez que l’ajout d’un élément à une liste qui fait que la liste dépasse le seuil d’affichage de liste est une opération qui n’est généralement pas bloquée).

• Si une liste contient plus d’éléments que le seuil d’affichage de liste, vous activez supprimer en cascade ou restreindre la suppression pour un champ de recherche dans cette liste.

flux RSS

Une fois la prise en charge des flux RSS activée dans l’Administration centrale et au niveau de la collection de sites, vous pouvez ensuite l’activer et la configurer pour les nombreux types de listes et de bibliothèques. Lorsque les utilisateurs accèdent au flux RSS d’une liste ou d’une bibliothèque, les données sont récupérées à partir de la liste. La vue RSS par défaut limite le nombre d’éléments retournés, en fonction de la date de la dernière modification de l’élément à l’aide d’un filtre sur la colonne Modifié. Si la liste ou la bibliothèque contient de nombreux éléments et que les utilisateurs accèdent au flux RSS, il est judicieux d’indexer la colonne Modifié. Vous pouvez également réduire le nombre d’éléments récupérés en modifiant le nombre d’éléments et le nombre de jours pendant lesquels les modifications sont incluses dans un flux RSS.

Pour plus d’informations sur la gestion des flux RSS, consultez Gérer les flux RSS pour un site ou une collection de sites. Pour en savoir plus sur l’ajout d’un flux RSS, consultez Créer une alerte pour recevoir une notification en cas de modification d’un fichier ou d’un dossier.