Neovisno o tome šaljete li ili primate osobito važnu ili osjetljivu e-poštu, možda ćete je htjeti dodatno zaštititi prije, tijekom ili nakon slanja e-pošte. Ovisno o potrebnoj vrsti sigurnosti, osoba koja šalje poruku e-pošte iz programa Outlook može šifrirati poruku, dodati digitalni potpis, primijeniti oznaku osjetljivosti ili zaštititi način rukovanja porukama e-pošte i njezinim privicima nakon primitka.
Mogućnosti sigurnosti
Dostupne sigurnosne mogućnosti ovise o vrsti računa koji koristite i o tome ima li taj račun pretplatu na Microsoft 365. Ako, primjerice, koristite osobni Microsoftov račun sa sustavom Microsoft 365, nećete imati toliko mogućnosti kao netko tko koristi račun tvrtke ili obrazovne ustanove. Razlog tomu je što IT administratori često postavljaju pravilnike o šifriranju za sve korisnike u tvrtki ili ustanovi i potrebne su im različite sigurnosne značajke da bi se održala usklađenost. Obično se što su osjetljiviji podaci to više sigurnosnih pravilnika može i treba primijeniti, pa ako koristite račun tvrtke ili obrazovne ustanove, obratite se svojoj tvrtki ili ustanovi o konkretnim pitanjima o rukovanju podacima.
U sljedećoj su tablici navedene značajke koje su dostupne na temelju vašeg računa i imate li pretplatu na Microsoft 365 koja ispunjava uvjete.
| Račun tvrtke ili obrazovne ustanove (uz Microsoft 365) | Microsoftov račun (uz Microsoft 365) | Microsoftov račun (bez sustava Microsoft 365) | |
|---|---|---|---|
| Postavljanje šifriranja | Da | Da | Ne |
| Slanje poruka s digitalnim potpisom radi provjere pošiljatelja | Da | Ne | Ne |
| Zaštita poruka pomoću upravljanja pravima na informacije (IRM-a) | Da | Ne | Ne |
| Primijenite oznake osjetljivosti na poruke e-pošte | Da | Ne | Ne |
| Otvaranje šifriranih ili zaštićenih poruka koje šalju drugi korisnici | Da | Da | Da |
Napomena
Kako biste koristili šifriranje, vaš račun mora imati kvalificiranu pretplatu na Microsoft 365. Usporedite sve tarife za Microsoft 365.
Pogledajmo nekoliko različitih načina zaštite e-pošte u programu Outlook
- Koristite šifriranje za sprječavanje neovlaštenog pristupa e-pošti
- Slanje poruka s digitalnim potpisom radi potvrde identiteta pošiljatelja
- Zaštita poruka pomoću upravljanja pravima na informacije (IRM-a)
- Primijenite oznake povjerljivosti na svoje poruke e-pošte u programu Outlook
- Otvaranje šifriranih ili zaštićenih poruka e-pošte poslanih iz programa Outlook
Koristite šifriranje za sprječavanje neovlaštenog pristupa e-pošti
Šifriranje poruke e-pošte znači da se ona iz čitljivog običnog teksta pretvara u šifrirani šifrirani tekst. Samo primatelj može dešifrirati poruku za čitanje. Svaki primatelj bez odgovarajućeg ključa vidjet će tekst koji se ne može dešifrirati.
Ovisno o tvrtki ili ustanovi ili računu, Outlook vam može dopustiti šifriranje poruke pomoću šifriranja S/MIME ili Šifriranje poruka za Microsoft Purview. Kada vaša poruka sadrži digitalni potpis ili zaštitu IRM-a, kao što su Ne prosljeđuj ili Ne ispisuj, ona se automatski šifrira.
Dodatne informacije potražite u sljedećim člancima:
- Postavljanje programa Outlook za korištenje šifriranja i digitalnih potpisa
- Slanje šifriranih poruka e-pošte u programu Outlook
- Saznajte više o šifriranim porukama u Outlook.com
Napomena
Kako biste koristili šifriranje, vaš račun mora imati kvalificiranu pretplatu na Microsoft 365.
Slanje poruka s digitalnim potpisom (S/MIME) radi potvrđivanja identiteta pošiljatelja
Digitalni potpis koristite kada želite poslati poruku čija je autentičnost provjerena, a koja primatelju daje do znanja da poruku nitko nije neovlašteno mijenjao. Umetanje digitalnog potpisa automatski šifrira poruku e-pošte prije slanja. People dobivaju digitalne ID-ove od ustanova za izdavanje certifikata koje neovisno potvrđuju identitet pošiljatelja.
Kada primite poruku koja sadrži digitalni potpis, možete vjerovati da je pošiljatelj ono za koga se predstavlja. Ako u poruku e-pošte želite umetnuti digitalni potpis, morate instalirati digitalni ID (certifikat) koji je provjerila treća strana.
Dodatne informacije potražite u sljedećim člancima:
- Sigurne poruke s digitalnim potpisom u programu Outlook
- Provjera digitalnog potpisa na potpisanoj poruci e-pošte
- Pronalaženje servisa za digitalne ID-ove ili digitalne potpise
Napomena
Kako biste koristili šifriranje, vaš račun mora imati kvalificiranu pretplatu na Microsoft 365.
Zaštita poruka pomoću upravljanja pravima na informacije (IRM-a)
Možete ograničiti dozvolu za sadržaj u porukama e-pošte u programu Outlook pomoću upravljanja pravima na informacije (IRM), kao što možete ograničiti dozvolu za druge Microsoft 356 ili Microsoft Office datoteke.
Primjerice, šaljete poruku e-pošte i priloženu datoteku s oznakom "Ne prosljeđuj". To znači da vaša tvrtka ili ustanova ima pravilnik o upravljanju pravima na informacije koji provjerava licencu navedenog primatelja, pa samo on može otvoriti datoteku, ali je on neće moći proslijediti. Poruka e-pošte svima će biti nerazumljiva.
Dodatne informacije potražite u sljedećim člancima:
- Uvod u korištenje upravljanja pravima na informacije u porukama e-pošte
- Otvaranje šifriranih i zaštićenih poruka
Napomena
Da biste koristili Upravljanje pravima na informacije, vaš račun mora imati kvalificiranu pretplatu na Microsoft 365.
Primijenite oznake povjerljivosti na svoje poruke e-pošte u programu Outlook
Oznake osjetljivosti na vašim porukama e-pošte pomažu primateljima da znaju vaše namjere kada pošaljete poruku. Oznake osjetljivosti možete primijeniti na vaše datoteke i poruke e-pošte da biste ih uskladili s politikom zaštite podataka vaše organizacije. Te oznake i njihovo značenje određuje vaša tvrtka ili ustanova. Mogu uključivati klasifikacije kao što su općenito, neposlovno, javno, privatno ili povjerljivo. Dostupne su samo pojedincima s računom tvrtke ili obrazovne ustanove i kvalificiranom pretplatom na Microsoft 365.
Oznake povjerljivosti primateljima ne onemogućuju poduzimanje bilo kakvih radnji na poruci. Da biste ograničili akcije koje primatelji mogu poduzimati na porukama koje šaljete, preporučujemo da koristite šifriranje ili zaštitite poruku IRM-om.
Dodatne informacije potražite u sljedećim člancima:
Napomena
Za upotrebu oznaka osjetljivosti vaš račun mora imati kvalificiranu pretplatu na Microsoft 365.
Otvaranje šifriranih ili zaštićenih poruka e-pošte poslanih iz programa Outlook
Kada netko pošalje e-poštu iz programa Outlook koja je šifrirana ili ima dodatnu zaštitu, primatelji bi je trebali moći otvoriti iz programa Outlook ili nekog drugog klijenta za e-poštu.
Poruke u kojima postoji pravilnik samo za šifriranje moguće je čitati izravno u većini verzija programa Outlook. Ako primatelji koriste neki drugi servis za poštu, vidjet će poruku s vezom na portal za šifriranje poruka u značajci Šifriranje poruka za Microsoft Purview.
Dodatne informacije potražite u sljedećim člancima:
Napomena
Ako ste administrator, pogledajte članak Postavljanje novih mogućnosti šifriranja poruka u sustavu Microsoft 365 izgrađenih na Azure Information Protection.