Áttekintés: Webhelyszabályozás, engedélyek és megosztás webhelytulajdonosoknak

Modern webhelyirányítás

A modern SharePointban a webhelyszabályozás fontosabb, mint a korábbi verziókban, mivel a webhelyek létrehozása több szabályozási lehetőséget és lehetőséget igényel. A szervezet irányítása attól függ, hogy a szervezetnek mennyire van szüksége a tartalom feletti ellenőrzésre, amely meghatározza a webhelyek létrehozásának és a webhelytulajdonosok irányításának részleteit. A SharePoint-rendszergazda segítséget nyújthat a biztonsági követelményekkel, a kormányzati rendeletekkel, a vállalati védjegyzéssel, az akadálymentességgel és a képzési irányelvekkel kapcsolatos házirendek megértéséhez. A webhelyirányítási terv létrehozása előtt a SharePoint-rendszergazdával együttműködve tudjon meg többet a szervezet webhelylétrehozási és -használati irányelveiről.

Modern SharePoint-webhelynavigációs struktúra

A leghatékonyabb SharePoint-webhelyek segítségével a felhasználók gyorsan megtalálhatják a szükséges információkat, hogy döntéseket hozhassanak, tájékozódhassanak a folyamatokról, hozzáférhessenek a szükséges eszközökhöz, vagy együttműködhessenek munkatársaikkal a probléma megoldása érdekében. További információ a webhelyek navigációjának megtervezéséről a SharePointban.

Az információs architektúra része lehet az információk osztályozása. Ha a közzétenni kívánt információk értékesek a vállalat számára, különleges biztonsági intézkedéseket igényelnek, vagy szabályozási megfelelőségi szabályok vonatkoznak rájuk, érdemes lehet felállítani egy besorolási sémát a gondos kezelést igénylő konkrét tartalomtípusok azonosítására. Miután adott listákba és tárakba rendezte az információkat, irányítási funkciókkal kezelheti a tartalmak megtekintésének módját.

A SharePoint modern architektúrája rugalmas és alkalmazkodik a szervezet változó igényeihez. A modern webhelyek központiwebhelyekhez társíthatók. A társított webhelyek navigációt és arculatot használnak a központtal. Ha a központi webhely tulajdonosa engedélyezi, és a webhelytulajdonosok jóváhagyják, a társított webhelyek megoszthatják a központi engedélyeket.

A webhely navigációs szerkezetének meghatározásakor vegye figyelembe az alábbiakat:

• Milyen típusú tartalmakat fog elhelyezni a webhelyen? Hogyan lesz ez lefordítva lapokra, listákra és tárakra?
• Hogyan jelennek meg az információk a webhelyen?
• Hogyan navigálnak majd a webhely felhasználói a webhelyen?
• Hogyan célozza meg az információk az egyes célközönségeket?
• Hogyan lesz konfigurálva és optimalizálva a keresés?

Engedélyek kezelése modern webhelyeken

A szervezet kritikus fontosságú információinak sértetlensége, bizalmassága és bizalmassága attól függ, hogy mennyire teszi biztonságossá a webhelyet – konkrétan attól, hogy kinek biztosít hozzáférést a webhelyhez. A modern webhelyeken az engedélyek kezelése a felhasználókat és a felhasználói csoportokat egyaránt érinti. A modern kommunikációs és csapatwebhelyek engedélyei a különböző beállításokat biztosító webhelysablonokból származnak. az egyes webhelyekre.

A kommunikációs webhelyek nincsenek Microsoft 365-csoportokhoz társítva, és három alapértelmezett szerepkörrel rendelkeznek: webhelytulajdonosok, webhelytagok és webhelylátogatók.

Az alábbi tippeket érdemes szem előtt tartani az engedélyezési stratégia kialakításakor:

• Kövesse a legkisebb jogosultság elvét: Biztosítsa a felhasználóknak a hozzájuk rendelt feladatok elvégzéséhez szükséges legalacsonyabb engedélyszintet.
• Normál alapértelmezett csoportok használata: Hozzáférést biztosíthat másoknak úgy, hogy felveszi őket a szabványos, alapértelmezett csoportokba (például Tagok, Látogatók és Tulajdonosok).
• Fontolja meg a tartalom biztonsági szint szerinti szegmentálását: Hozzon létre egy webhelyet vagy tárat kifejezetten a bizalmas dokumentumok számára, és ne helyezze őket szét egy nagyobb tárba, és ne védje egyedi engedélyekkel.

Modern webhelyengedélyek cím szerint

További források webhelytulajdonosoknak:

• A SharePoint-webhely testreszabása
• A SharePoint-webhely navigációs elemeinek testreszabása
• Keresés a modern SharePointban
• Központi SharePoint-webhely beállítása
• A SharePoint kommunikációs webhely kezelése
• A SharePoint-webhely beállításainak kezelése
• Webhely megosztása
• Lista, tár vagy elem engedélyeinek módosítása

Webhelyszabályozás

A webhelyek fontos, de gyakran láthatatlan része az irányítási modell – azok a házirendek, szerepkörök, felelősségi körök és folyamatok, amelyekkel meghatározhatja, hogy a csoportjába tartozó felhasználók hogyan használják a SharePointot.

Számos szervezet rendelkezik olyan irányítási modellel a webhelyekhez, akár a központi felügyelet, akár a webhelycsoport szintjén, amelyet egy-egy informatikai részleg vagy csapat hozhat létre és tart fenn. Webhelytulajdonosként ki kell derítenie, hogy a webhelycsoporthoz vagy a farmhoz létezik-e már irányítási modell. Ebben az esetben útmutatást nyújthat a webhelyhasználóknak, vagy létrehozhat egy további irányítási modellt a konkrét problémák kezelésére. Ha például Ön egy webhelycsoport – például egy klasszikus csapatwebhely – alwebhelyének tulajdonosa, jó ötlet lehet saját irányítási modellt létrehozni. egy alwebhely konkrét problémáinak megoldásához.

A webhelyek irányítási modellje megkönnyíti a felhasználók számára, hogy megállapítsák, mikor kell új alwebhelyeket, listákat vagy egyéb webhelytartalmat létrehozniuk. Biztosítja, hogy az alwebhelyek és a tartalmak elavulásakor megszűnjenek, hogy helyet takarítson meg, és a keresési eredmények pontosak maradjanak. Hozzáférést biztosít a felhasználóknak a megfelelő tartalomhoz. A webhely arculatát mindvégig módosítsa azáltal, hogy tájékoztatja az alwebhelyek tulajdonosait a rendelkezésre álló sablonokról és témákról. Emellett könnyebben válthat tulajdonost, ha valaki elhagyja a szervezetet, vagy ha a szerepkörök megváltoznak.

A webhelyek jó irányítási modelljének a következő részekre kell összpontosítania:

• Webhely létrehozása
• Engedélyek kezelése
• Információs architektúra
• A webhely életciklusa és kivezetése
• Tárhelykorlátok
• Az információk osztályozása
• Testreszabás
• Adatok védelme
• Navigáció
• Keresés
• A webhely támogatásával kapcsolatos szerepek és felelősség

Előfordulhat, hogy az előzőekben szereplő egyes részekről már a webhelycsoport- vagy a szervezetszintű irányítási modell döntött – például hogy mennyi tárterülettel rendelkezik a webhelye, illetve hogy milyen testreszabással módosíthatja a webhely megjelenését és működését. Előfordulhat, hogy mások kevésbé relevánsak, attól függően, hogy mennyire összetett a csoportwebhelye, és hány felhasználó használja azt. De még ha nem is kell döntenie ezekben a témákban, célszerű tudnia, hogy milyen döntések hoztak, hogy tájékoztathassa a webhely használóit, és megfelelően érvényesíthesse a házirendeket.

Alwebhelyek létrehozása

Érdemes lehet olyan alwebhelyeket létrehozni a csoportwebhely alatt, amelyeket adott projektekhez használhatnak.

Az új alwebhelyek spontán létrehozásának lehetősége nagy előnyt jelenthet a csoportnak, de a korlátlan webhelylétrehozás kézben maradhat. Amikor az alwebhelyek szabadon szaporodnak, problémák merülhetnek fel. Például:

• A felhasználók sokszor nem találják meg a megfelelő alwebhelyet, vagy nem biztosak abban, hogy megtalálták-e a megfelelőt.
• Az információk duplikálhatók több alwebhelyen, ami drága tárterületet foglal le, és többszörös munkát igényel a karbantartása.
• Az elavult információk akár évekig is megjelenhetnek az alwebhelyeken, és megjelenhetnek a keresési eredményekben. Nehéz lehet megállapítani, hogy az információ melyik verziója helyes.
• Alwebhelyek sokaságának kezelése komoly munkává válhat, és előfordulhat, hogy a felhasználók akaratlanul is olyan információkhoz jutnak hozzá, amelyekkel valójában nem kellene rendelkezniük.
• Ahogy az alkalmazottak elhagyják a csoportot, előfordulhat, hogy az általuk létrehozott alwebhelyek elhagyatottá válnak, ami zavart okozhat, és zavarossá teheti a keresési eredményeket a megmaradt webhelyhasználók számára.

Időt és energiát takaríthat meg, ha a webhelylétrehozáshoz olyan házirendeket állít be, amelyek az alábbi területekre vonatkoznak:

• Ki hozhat létre alwebhelyeket?
• Szükséges előzetesen jóváhagyni az új alwebhelyeket? Ha igen, melyek a jóváhagyás kritériumai, és ki adja meg a jóváhagyást?
• Az új alwebhelyeknek bevált sablonokat és témákat kell használniuk?
• Mennyi információ tárolható egy webhelyen? Vagyis mekkora lemezterületet foglalhat el a kiszolgálón?
• Milyen szabályok vonatkoznak a navigációs stratégiák webhelyre való beillesztésére?
• Mennyi ideig kell megőrizni az információkat az alwebhelyeken, mielőtt azok törlődnének vagy archiválódjanak?

További információt a Webhely vagy alwebhely létrehozása című témakörben talál.

Engedélyek kezelése

A szervezet kritikus fontosságú információinak sértetlensége, bizalmassága és bizalmassága attól függ, hogy mennyire teszi biztonságossá a webhelyet – konkrétan attól, hogy kinek biztosít hozzáférést a webhelyhez.

A webhely elérésének és hozzáférésének korlátozását engedélyek kezelésének nevezik, és webhelytulajdonosként ez az egyik legfontosabb feladata.

Az alábbi tippeket érdemes szem előtt tartani az engedélyezési stratégia kialakításakor.

• Kövesse a legalacsonyabb jogosultság elvét: adja meg a felhasználóknak a hozzájuk rendelt feladatok elvégzéséhez szükséges legalacsonyabb engedélyszintet.
• Hozzáférést biztosíthat másoknak úgy, hogy felveszi őket a szabványos, alapértelmezett csoportokba (például Tagok, Látogatók és Tulajdonosok). A legtöbb személyt tegye taggá a Tagok és a Látogatók csoportban, és korlátozza a Tulajdonosok csoport tagjainak számát.
• Az engedélyörökléssel letisztult, könnyen ábrázolható hierarchiát hozhat létre. Vagyis ne adjon engedélyeket magánszemélyeknek, hanem dolgozzon csoportokkal. Ha lehetséges, az alwebhelyek egyszerűen öröklik az engedélyeket a csoportwebhelytől, ne egyedi engedélyekkel.
• Az öröklés előnyeinek kihasználásához rendszerezheti a tartalmat: Fontolja meg a tartalom biztonsági szint szerinti szegmentálását – inkább hozzon létre egy webhelyet vagy tárat kifejezetten a bizalmas dokumentumok számára, ahelyett, hogy egy nagyobb tárban szétszórva egyedi engedélyekkel védené őket.

Az engedélyek beállításáról további információt a SharePoint engedélyszintjeinek ismertetése vagy a Lista, tár vagy egyedi elem engedélyeinek módosítása című témakörben talál.

Információs architektúra

A webhelyek információs architektúrája olyan, mint egy könyv tartalomjegyzéke: meghatározza, hogy a webhelyen lévő információk – a weblapok, dokumentumok, listák és adatok – hogyan rendeződnek és hogyan jelennek meg a webhely felhasználóinak. Az információs architektúrát gyakran webhelytartalom, keresési kulcsszavak, adattípusok és más fogalmak hierarchikus listájaként rögzítik.

Információs architektúra létrehozásához elemeznie kell a webhelyen megjelenítendő információkat. Az információs architektúra fejlesztése során többek között az alábbi kérdések merülhetnek fel:

• Milyen típusú tartalmakat fog elhelyezni a webhelyen? Hogyan lesz ez lehetőleg alwebhelyekre, listákra, tárakra és egyebekre?
• Hogyan jelennek meg az információk a webhelyen?
• Hogyan navigálnak majd a webhely felhasználói a webhelyen?
• Hogyan célozza meg a információk az egyes célközönségeket?
• Hogyan lesz konfigurálva és optimalizálva a keresés?

Az információs architektúra része lehet az információk osztályozása.

Ha a szóban forgó információ nagy értéket képvisel a vállalat számára, különleges biztonsági intézkedéseket igényel vagy szabályozási megfelelőségi szabályok vonatkoznak rá, érdemes lehet beállítani egy besorolási rendszert a gondos kezelést igénylő konkrét tartalomtípusok azonosítására.

Miután adott listákba és tárakba rendszerezte az információkat, irányítási funkciókkal kezelheti a tartalmak kezelését. Például:

Fájlok kivételének megkövetelése

Ha kötelezővé teszi egy fájl kivételét, azzal biztosítja, hogy csak egyetlen személy szerkeszthesse a fájlt a beadásig. A dokumentumok kivételének megkövetelése megakadályozza, hogy egyszerre többen végezhessenek módosításokat, ami szerkesztési ütközésekhez és összezavaráshoz vezethet. A kivétel megkövetelése továbbá emlékeztetheti a csapattagokat arra, hogy megjegyzéseket fűzzenek a fájlok beadásakor, így könnyebben nyomon követhető, hogy mi változott az egyes verziókban. További információ: Tár beállítása fájlkivétel megkövetelésére.

Verziók követése

Ha meg kell őriznie a fájlok korábbi verzióit, a könyvtárak segítségével nyomon követheti, tárolhatja és visszaállíthatja a fájlokat. Dönthet úgy, hogy minden verziót ugyanúgy követ nyomon. Vagy megteheti, hogy egyes verziókat főverziókká jelöl, például egy új fejezetet hozzáad egy kézikönyvhöz, másokat pedig alverziókká (például helyesírási hiba javítása). A tárterület kezeléséhez kiválaszthatja a tárolni kívánt verziótípusok számát. A verziókövetésről további információt a Verziókövetés használata listákban vagy tárakban című témakörben talál.

Dokumentum-jóváhagyás megkövetelése

Megadhatja, hogy a dokumentum jóváhagyása kötelező. A dokumentumok függőben maradnak mindaddig, amíg valaki, aki erre engedéllyel nem rendelkezik, jóvá nem hagyja vagy el nem utasítja őket. Megadhatja, hogy mely felhasználói csoportok tekinthetik meg a dokumentumokat a jóváhagyás előtt. Ez a funkció akkor lehet hasznos, ha a tár fontos útmutatásokat vagy eljárásokat tartalmaz, amelyeknek még véglegesnek kell lenniük ahhoz, hogy mások láthassák őket. A dokumentumok jóváhagyásáról további információt az Elemek jóváhagyásának előírása egy webhelylistában vagy -tárban című témakörben talál.

Legyen naprakész a változásokkal kapcsolatban

A könyvtárak támogatják az RSS-technológiát, így a munkacsoport tagjai automatikusan, egy egységes helyen kaphatják meg és tekinthetik meg a hírek és információk hírcsatornáit. Az RSS technológia figyelmezteti a tárak változásairól, például a tárban tárolt fájlok változásairól. Az RSS-hírcsatornák lehetővé teszik a munkacsoport tagjai számára, hogy a módosított fájlok összevont listáját is megtekinthessék. E-mailben is létrehozhat értesítéseket, így értesülhet a fájlok módosításáról. Az RSS-hírcsatornákról további információt a Webhelyek és webhelycsoportok RSS-hírcsatornáinak kezelése című témakörben talál.

Munkafolyamatok létrehozása

A dokumentumtárak vagy tartalomtípusok használhatják a szervezet által meghatározott munkafolyamatokat (például a dokumentumok jóváhagyásának vagy véleményezésének kezeléséhez). A csoport üzleti folyamatokat, más néven munkafolyamatokat alkalmazhat a dokumentumaira, amelyek egymás után végrehajtandó műveleteket határoznak meg, mint például a dokumentumok jóváhagyása vagy fordítása. A munkafolyamat a dokumentumok vagy elemek automatikus módja műveletek vagy feladatok sorozatán keresztül. Alapértelmezés szerint három munkafolyamat érhető el a tárakhoz: Jóváhagyás, amely a dokumentumot személyek egy csoportjához irányítja jóváhagyásra; Visszajelzések gyűjtése, amely a dokumentumot személyek egy csoportjához irányítja visszajelzésre, és visszaküldi a dokumentumot a munkafolyamatot kezdeményező személynek összeállításként; és az Aláírások összegyűjtése, amely a dokumentumokat személyek egy csoportjához irányítja digitális aláírásaik összegyűjtése céljából. A munkafolyamatokról A SharePoint beépített munkafolyamatainak áttekintése című témakörben olvashat bővebben.

Tartalomtípusok megadása

Ha a csoport többféle fájltípussal, például munkalapokkal, bemutatókkal és dokumentumokkal dolgozik, több tartalomtípus engedélyezésével és definiálásával bővítheti a tár funkciókészletét. A tartalomtípusok rugalmasságot és egységességet biztosítanak a különböző tárakban. Minden tartalomtípus megadhat sablont, sőt akár munkafolyamatokat is. A sablonok kiindulópontként szolgálnak a formázáshoz és a sablonszövegekhez, valamint az adott típusú dokumentumokhoz kapcsolódó tulajdonságokhoz, például a részlegek neve vagy a szerződésszám megadásához. A tartalomtípusokról a Bevezetés a tartalomtípusokba és tartalomtípus-közzététel című témakörben olvashat bővebben

Naplózás nyomon követése

Ha bizalmas fájlok csoportjáról van szó, és hasznos lenne tudni, hogy hogyan használták a dokumentumokat, létrehozhat egy házirendet, amely lehetővé teszi az események, például a fájlmódosítások, a másolatok és a törlés naplózását. A naplózás beállításáról további információt a Webhelycsoport naplózási beállításainak konfigurálása című témakörben talál.

A webhely életciklusa és kivezetése

Az olyan webhelyek, mint a dokumentum-munkawebhelyek és a vitafórumok, a már használhatatlanná válást követően is ott várakoznak, értékes tárterületet foglalnak el, és zavarosak a keresési eredmények. Célszerű ütemtervet beállítani a webhelyek és tartalmuk ellenőrzésére (legalább évente egyszer), hogy lássa, érdemes-e megtartani őket.

Azt is érdemes szem előtt tartani, hogy a nagyobb szervezetek szélesebb körű irányítási modellje is keresheti az elavult webhelyeket. A rendszergazda például automatikusan törölheti azokat a webhelyeket, amelyek 90 napja érintetlenek voltak. Webhelytulajdonosként e-mailben figyelmeztetést kaphat, hogy ez fog történni. Az életciklusra vonatkozó házirendekkel és kivezetési szabályzatokkal kapcsolatos további információkért lásd: Webhely lezárási szabályzatai.