リストまたはライブラリを自動化するルールを作成する
Microsoft Lists、SharePoint、または Teams でライブラリまたはリストを作成したら、リスト内のデータが変更されたときやライブラリに新しいファイルが作成されたときに通知を送信するなどのタスクを自動化するルールを作成できます。
ルールをトリガーする条件と、ルールが実行するアクションを選択します。 (表示するために、次の手順がリストのルールを作成します。 列が変更されたときに通知がトリガーされます)。
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Microsoft Lists、SharePoint、または Teams でページの上部付近にある [自動化] を選択し、[ルールの作成] を選択します。
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この時は誰かに通知するで、ルールをトリガーする条件を選択します。 たとえば、A 列が変更されました。
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ここで選択すると、次の手順で完了するルール ステートメントが作成されます。
注: 複数行テキスト列に基づくルールの作成はサポートされていません。
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ルール ステートメントの下線付きの各部分を選択し、列、列の値、通知するユーザーを選択して条件をカスタマイズします。
たとえば、列が変更されたときに自分に通知するルールを完了するには、[状態] 列を選択し、[名前またはメール アドレスを入力]、次に[自分] を選択できます。 (1 人または複数の個人を指定できますが、グループのメール アドレスは指定できません)。
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ステートメントのカスタマイズが完了したら、[作成] を選択します。
「ルールの管理」 ページに完了したルールが表示され、ルールが有効になります。 通知メールは、ルールをトリガーするユーザーのメール アドレスから送信されます。 編集、削除、またはルールの管理をする必要がある場合は、このページに戻ります。
トラブルシューティング: ルールを作成できない
ルールを作成しようとしたときにエラーが発生した場合は、一覧に適用されているアクセス許可が原因である可能性があります。 この状況を解決するには、以下の説明の通り、リストまたはライブラリの所有者であるユーザーの支援が必要です。
ライブラリのアクセス許可
ルールを管理するには、リスト所有者から "編集" アクセス許可が付与されている必要があります。 これを行うには、所有者がライブラリを共有し [編集可能] を指定します。
リストのアクセス許可
所有者は、一覧を開き、[設定] > [リストの設定] > [詳細設定] の順に選択する必要があります。 [項目レベルのアクセス許可] で、[読み取りアクセス] オプションを [すべてのアイテムの読み取り] に変更する必要があります。
さらに、ルールを管理するには、リスト所有者から"編集"アクセス許可が付与されている必要があります。 これを行うには、リストを共有し、[編集可能] を指定します。