Organizator vsebine določi, kako usmeriti dokument, uporabi pravila, ki jih sami ustvarite. Pravila temeljijo na kombinaciji vrst vsebine in metapodatkov.
V tem članku je opisano, kako ustvarite pravila za organiziranje in usmerjanje dokumentov ali zapisov. Usmerjanje dokumentov je mogoče omogočiti na katerem koli SharePointovem mestu podjetja.
Pomembno
Najprej morate omogočiti funkcijo organizatorja vsebine in konfigurirati organizatorja za usmerjanje zapisov. Če želite več informacij o konfiguraciji organizatorjev vsebine, glejte »Konfiguriranje organizatorja vsebine za usmerjanje dokumentov«.
V tem članku
- Preden ustvarite pravila: prvi koraki
- Razumevanje preusmerjanja dokumentov
- Ustvarjanje pravil za preusmerjanje dokumentov
Preden ustvarite pravila: prvi koraki
Preden ustvarite pravila za usmerjanje dokumentov, morate upoštevati nekaj pomembnih korakov.
- Aktivirati funkcijo organizatorja vsebine.
- Ustvarite knjižnice in mape, v katere želite usmeriti dokumente. Morda boste želeli ustvariti mape za vsako vrsto dokumenta, ki ga usmerjate. Knjižnico lahko na primer ustvarite le za e-poštne zapise ali Excelove preglednice. Če želite izvedeti več o ustvarjanju knjižnic, glejte » Ustvarjanje knjižnice dokumentov v SharePointu«.
- Vrste vsebine morajo biti povezane z dokumenti, ki bodo usmerjeni. V njih je lahko vrsta vsebine del pogojev, ki določajo končno mesto, kjer je dokument shranjen.
Razumevanje preusmerjanja dokumentov
Dokumente lahko usmerite v knjižnico ali mapo na mestu središča z zapisi ali na poljubnem SharePointovem mestu. Usmerjevalna knjižnica, ki se samodejno ustvari, ko aktivirate funkcijo organizatorja vsebine, je privzeto mesto. Postopek usmerjanja dokumenta je sestavljen iz več elementov:
Ciljne knjižnice in mape Skrbniki vsebine ali upravitelji zapisov ročno ustvarijo knjižnice in mape, kamor je treba usmeriti dokumente, in te knjižnice določijo kot ciljne knjižnice.
Vrste vsebine mesta Vsak dokument mora imeti vrsto vsebine, uporabniki pa lahko ročno dodajo ustrezne vrste vsebine mesta v ciljne knjižnice.
Opustitev knjižnice Dokumenti, ki se ne ujemajo s pravilom ali v katerih manjkajo zahtevani metapodatki, so poslani v usmerjevalno knjižnico, tako da lahko uporabniki vnesejo zahtevane metapodatke. Organizatorja vsebine pa lahko konfigurirate tako, da so vsi preneseni dokumenti začasno usmerjeni v usmerjevalno knjižnico.
Opomba
Usmerjevalna knjižnica je namenjena kot »vseobsegaj« elemente, ki ne ustrezajo nobenemu pravilu. Zasnovano je kot začasno mesto in ne kot mesto stalnega sodelovanja.
Seznam pravil za dokument To je zbirka vseh pravil usmerjanja. Uredniki vsebine ali upravitelji zapisov obiščejo ta seznam, da ustvarijo, upravljajo in si ogledajo pravila usmerjanja.
V spodnjem diagramu je prikazano, kako so dokumenti in e-poštna sporočila usmerjeni glede na izpolnjevanje določenih pogojev in kako se dokumenti, v katerih manjkajo informacije, vrnejo v usmerjevalno knjižnico.
Ustvarjanje pravil za preusmerjanje dokumentov
Za vsako vrsto zapisa, ki jo dodate na seznam usmerjanja zapisa, navedite naslov in opis zapisa. Določite tudi mesto na mestu, kjer je zapis shranjen. Če želite zagotoviti, da bodo vsi ustrezni zapisi usmerjeni na ustrezno mesto, lahko določite nadomestna imena za vrsto zapisa.
Opomba
Če želite ustvariti pravila za usmerjanje dokumentov, morate imeti vsaj dovoljenja lastnika mesta.
Obiščite mesto, za katero želite ustvariti pravila organizatorja vsebine.
Če si želite ogledati možnosti vsebine mesta , v podoknu za hitri zagon izberite »Več«.
V menijski vrstici aplikacije izberite »Nastavitve«.
Na strani » Nastavitve mesta « v razdelku »Skrbništvo mesta « izberite »Pravila organizatorja vsebine«.
Na strani » Pravila organizatorja vsebine « v možnosti »Kliknite, če želite dodati nov element«, izberite »Dodaj«.
V razdelku » Ime pravila « vnesite ime, ki opisuje pogoje in dejanja pravila.
Če želite pravilo uporabiti za dohodno vsebino, v razdelku »Stanje pravila in prioriteta « izberite »Aktivno«. Nato izberite prioriteto, da določite, kako je vsebina usmerjena, če se ujema z več pravili organizatorja vsebine.
Če ne želite, da to pravilo velja za dohodno vsebino, izberite Nedejaven.V razdelku »Vrsta vsebine za oddajo « povežite pravilo z vrsto vsebine. Na ta način so pošiljke poslane organizatorju vsebine označene z izbrano vrsto vsebine, določene pa so tudi lastnosti, uporabljene v pogojih pravila.
- Izberite ustrezno skupino vsebine. Skupina, ki jo izberete, določa vrste vsebine, med katerimi lahko izbirate v naslednjem koraku.
- Izberite ustrezno vrsto vsebine.
- Če ima izbrana vrsta vsebine drugačno ime na drugem SharePointovem mestu, v razdelku »Nadomestna imena« potrdite potrditveno polje. Nato v prikazano polje vnesite ime, uporabljeno za drugo mesto, in izberite »Dodaj«. Imena za nadomestne vrste vsebine so prikazana na seznamu spodaj.
V razdelku » Pogoji « izberite pogoje, ki jih morajo lastnosti predložitve izpolnjevati za pravilo. Morda na primer želite, da pravilo velja za vse dokumente, ki imajo v naslovu besedo »proračun«. Če želite dodati več pogojev, izberite povezavo »Dodaj drug pogoj« .
Opomba
Lastnosti , ki so na voljo na spustnem seznamu lastnosti, se razlikujejo glede na vrsto vsebine, ki ste jo izbrali v 6. koraku.
V razdelku »Ciljno mesto « vnesite mesto ali pa se premaknite do mesta, kamor želite postaviti vsebino, ki se ujema s pravilom. Če želite združiti podobne dokumente v mape, potrdite polje Samodejno ustvari mapo . Če imate na primer lastnost, ki navaja vse dokumente za projekte v organizaciji, lahko organizatorja vsebine prisilite, da za vsak projekt ustvari ločeno mapo.
Opomba
Pravila organizatorja vsebine so namenjena usmerjanju dokumentov na različna mesta. Uporaba pravil za vnovično objavo datotek na istem mestu med sodelovanjem ni podprta.