Samarbeta i Excel-arbetsböcker samtidigt med andra med samtidig redigering

För att du ska kunna använda samtidig redigering i Excel för Windows-programmet måste du se till att vissa saker är konfigurerade innan du börjar. Därefter behövs det bara några få steg för att börja samarbeta med andra.

Det här måste du göra för samtidig redigering

• Du behöver en Microsoft 365-prenumeration.
• Du behöver ha den senaste versionen av Excel för Microsoft 365 installerad. Observera att din version kanske inte har stöd för samtidig redigering än om du har ett arbets- eller skolkonto. Detta kan bero på att administratören inte har tillhandahållit den senaste versionen för installation.
• Du måste logga in på Microsoft 365 med ditt prenumerationskonto.
• Du måste använda Excel-arbetsböcker i filformaten .xlsx, .xlsm eller .xlsb. Om filen inte är i det här formatet öppnar du filen och väljer sedan Spara>en kopia. Ändra formatet till Excel-arbetsbok (*.xlsx). Observera att samtidig redigering inte stöder formatet Strict Open XML-kalkylblad.

Steg 1: Ladda upp arbetsboken

Med en webbläsare kan du ladda upp eller skapa en ny arbetsbok på OneDrive, OneDrive för företag eller i ett SharePoint Online-bibliotek. Observera att lokala SharePoint-webbplatser (webbplatser som inte finns hos Microsoft) inte stöder samtidig redigering. Om du inte är säker på vilken typ du använder kan du fråga personen som ansvarar för webbplatsen eller IT-avdelningen.

Steg 2: Dela arbetet

1. Om du har laddat upp filen väljer du filnamnet för att öppna den. Arbetsboken öppnas på en ny flik i webbläsaren.
2. I det övre högra hörnet väljer du Redigering (eller Visning) >Öppna på skrivbordet.
3. När filen öppnas i Excel-skrivbordsprogrammet kan du se ett gult fält med en text som talar om att filen öppnades i Skyddad vy. Välj knappen Aktivera redigering om så är fallet.
4. Välj Dela i det övre högra hörnet.
5. Skriv e-postadresser i adressrutan. Avgränsa dem med semikolon eller bekräfta adresserna i listrutan när du anger dem.
6. Som standard kan alla mottagare redigera arbetsboken, men du kan ändra inställningarna genom att välja alternativet Kan redigera .
7. Lägg eventuellt till ett meddelande för mottagarna om du vill.
8. Välj Lägg till en filsammanfattning med Copilot om du vill ha hjälp med att beskriva dokumentet. 
9. Välj Lägg till för att skicka det.

Steg 3: Andra kan öppna den

Om du valde knappen Dela skickas ett e-postmeddelande till de inbjudna så att de kan öppna filen. De kan välja länken för att öppna arbetsboken. En webbläsare kan öppnas och arbetsboken kan öppnas i Excel för webben. Om de vill använda Excel-skrivbordsappen för samtidig redigering kan de välja Redigera (eller Visa) >Redigera på skrivbordet. De måste dock ha en version av Excel-programmet som har stöd för samtidig redigering. Excel för Android, Excel för iOS, Excel Mobile och Excel för Microsoft 365 prenumerationer stöder samtidig redigering. Om de inte har en version som stöds kan de redigera i webbläsaren.

Steg 4: Samtidig redigering med andra

När filen fortfarande är öppen i Excel ska du kontrollera att Spara automatiskt är aktiverat i det övre vänstra hörnet. När andra så småningom öppnar filen kommer ni att kunna redigera tillsammans. Du vet att du redigerar samtidigt med andra om du ser bilder av personer i det övre högra hörnet av Excel-fönstret. (Du kan även se deras initialer, eller ett ”G” som står för gästanvändare.)

Tips för samtidig redigering:

• Du kanske ser andra personers markeringar i olika färger. Detta inträffar om de använder Excel för Microsoft 365 prenumeranter, Excel för webben, Excel för Android, Excel Mobile eller Excel för iOS. Om de använder en annan version kan du inte se deras markeringar, men deras ändringar visas när de arbetar.
• Om du ser andras markeringar i olika färger visas de i blått, lila och så vidare. Din markering kommer dock alltid att vara grön. Och på andra personers skärmar kommer deras egna markeringar också att vara gröna. Om du glömmer bort vem som är vem placerar du markören över markeringen så visas namnet på den person. Om du vill hoppa till det ställe där någon arbetar väljer du deras bild eller initialer och väljer sedan alternativet Gå till .

Hitta tidigare versioner av en fil i Excel för Microsoft 365

VäljVersionshistorik för filinformation>>. Leta sedan efter en tidigare version i listan och välj den för att öppna den. Om du vill återställa den till den aktuella versionen väntar du tills alla har avslutat den samtidiga redigeringen och väljer sedan för att återställa till den aktuella versionen. Mer information om versioner finns i Visa historiska versioner av Microsoft 365-filer.

Det krävs bara fyra steg för samtidig redigering i Excel för webben.

Steg 1. Ladda upp arbetsboken

Med en webbläsare kan du ladda upp eller skapa en ny arbetsbok på OneDrive, OneDrive för företag eller i ett SharePoint Online-bibliotek.

Steg 2: Dela arbetet

1. Välj Dela längst upp i menyfliksområdet. Dialogrutan Skicka länk öppnas så att du kan skicka en länk till arbetsboken till andra.
2. Som standard kan alla i organisationen använda länken för att öppna och redigera arbetsboken. Om du vill justera vem som kan använda länken och vad de kan göra väljer du People i [Din organisation] med länken kan redigera, väljer de alternativ du vill ha i dialogrutan Länkinställningar och väljer sedan Använd.
3. I dialogrutan Skicka länk anger du e-postadresser, avgränsade med semikolon.
4. Lägg till ett meddelande till mottagarna. Det här steget är valfritt.
5. Välj Skicka.

Steg 3: Andra kan öppna den

Om du valde knappen Dela skickas ett e-postmeddelande till de inbjudna så att de kan öppna filen. De kan välja länken för att öppna arbetsboken. En webbläsare öppnas och arbetsboken öppnas i Excel för webben. Om de vill använda en Excel-app för samtidig redigering kan de välja Redigera i skrivbordsappen. De måste dock ha en version av Excel-programmet som har stöd för samtidig redigering. Excel för Android, Excel för iOS, Excel Mobile och Excel för Microsoft 365 är de versioner som för närvarande stöder samtidig redigering. Om de inte har en version som stöds kan de redigera i webbläsaren.

Steg 4: Samtidig redigering med andra

Nu kan du redigera arbetsboken samtidigt som andra personer. Du vet att du redigerar samtidigt med en annan person om du ser ett meddelande i det övre högra hörnet om att de redigerar. Om fler än en person redigerar visas ett annat meddelande som anger hur många personer som redigerar samtidigt. Till exempel: ”2 andra personer är här.”

Tips för samtidig redigering:

• Om du vill granska ändringar som andra har gjort sedan du öppnade filen väljer du Visa ändringar. Då öppnas ett fönster där du kan se ändringarna, inklusive tidigare cellvärden (om några har ändrats).
• Om du vill hoppa till det ställe där någon arbetar väljer du namnet och sedan knappen Redigering....
• Du kanske ser andra personers markeringar i olika färger. Detta inträffar om de använder Excel för Microsoft 365, Excel för webben, Excel för Android, Excel Mobile eller Excel för iOS. Om de använder en annan version kan du inte se deras markeringar, men deras ändringar visas när de arbetar.
• Om du ser andras markeringar i olika färger visas de i blått, lila och så vidare. Din markering kommer dock alltid att vara grön. Och på andra personers skärmar kommer deras egna markeringar också att vara gröna. Om du glömmer bort vem som är vem placerar du markören över markeringen så visas namnet på den person.

Hitta tidigare versioner av en fil i Excel för webben

Gå till mappen som innehåller filen, högerklicka på filnamnet och välj Versionshistorikförfilbläddring>. Välj Öppna version på den version som du vill granska. Om du vill återställa den här versionen väntar du tills alla har avslutat den samtidiga redigeringen och väljer sedan Återställ.