จองห้องใหม่โดยอัตโนมัติด้วย Copilot

นําไปใช้กับ: Outlook บนเว็บ, Outlook สําหรับ Windows ใหม่ และ Calendar ใน Microsoft Teams

ก่อนที่คุณจะเริ่มต้น

คุณต้องการ:

• สิทธิการใช้งาน Microsoft 365 Copilot
• การประชุมที่สร้างหรืออัปเดตใน Outlook บนเว็บ Outlook สําหรับ Windows ใหม่ หรือ Calendar ใน Microsoft Teams
• ห้องที่คุณเพิ่มลงในการประชุม

Outlook สําหรับ Windows แบบคลาสสิกไม่ได้รับการสนับสนุนในขณะนี้ การสนับสนุนกําลังได้รับการพัฒนา

การจองใหม่ใช้ได้กับห้องพักที่เพิ่มโดยผู้จัดเท่านั้น หากผู้เข้าร่วมคนอื่นเพิ่มห้อง Copilot จะไม่จองห้องใหม่โดยอัตโนมัติ

เปิดใช้งาน Copilot จองห้องประชุมที่ถูกปฏิเสธใหม่

หากห้องปฏิเสธ Copilot จะพยายามจองห้องใหม่โดยอัตโนมัติเมื่อมีการเพิ่มห้องจากไคลเอ็นต์ที่รองรับหรือผ่านการจัดกําหนดการของ Copilot จองห้องที่ถูกปฏิเสธใหม่จะเปิดใช้งานตามค่าเริ่มต้น

เพิ่มห้องในไคลเอ็นต์ที่สนับสนุน

หลังจากที่คุณเพิ่มห้อง ให้ตรวจสอบตัวควบคุมจองห้องที่ถูกปฏิเสธใหม่ในฟอร์มเหตุการณ์ ตัวค้นหา Places หรือตัวค้นหาห้องใน Outlook:

1. สร้างการประชุม หรือเปิดการประชุมที่คุณจัด
2. เพิ่มห้อง
3. ยืนยันว่าการจอง ห้องที่ถูกปฏิเสธใหม่ จะยังคงเปิดใช้งานอยู่
4. ส่งคําเชิญหรือการอัปเดตการประชุม

ขอให้ Copilot จัดกําหนดการการประชุมและเพิ่มห้อง

คุณสามารถขอให้ Copilot จัดกําหนดการประชุมและเพิ่มห้องได้ในขั้นตอนเดียว ตัวอย่างเช่น

• "จัดกําหนดการประชุมกับ Barbara และเพิ่มห้อง"
• "นัดหมายการประชุม 30 นาทีกับอเล็กซ์ในช่วงบ่ายวันพรุ่งนี้และเพิ่มห้อง"
• "จัดกําหนดการประชุมกับผู้จัดการของฉันเพื่อหารือเกี่ยวกับรายงานยอดขาย Q1 และเพิ่มห้อง"

Copilot จะยืนยันห้องที่เลือกและระบุว่าการจอง ห้องที่ถูกปฏิเสธใหม่ เปิดอยู่

จะเกิดอะไรขึ้นหลังจากที่คุณส่งคําเชิญ

ถ้าห้องยอมรับ

ไม่จำเป็นต้องดำเนินการใดๆ การประชุมแสดงห้องเป็นยืนยันแล้ว

หากห้องปฏิเสธ

Copilot จะค้นหาห้องทดแทนในพื้นหลัง การค้นหานี้อาจใช้เวลาสักครู่ไปจนถึงสองสามชั่วโมง ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับความพร้อมใช้งานของห้อง ถ้า Copilot ไม่พบห้องว่าง Copilot จะลองอีกครั้งทุกวันก่อนที่การประชุมจะเริ่มขึ้น

1. ค้นหาห้องว่างที่คล้ายกับห้องที่ปฏิเสธ
2. ย้ายไปมาระหว่างห้องตัวเลือก ขณะค้นหาห้องทดแทน
3. Updates the meeting after a alternate room accepts only.

ผู้เข้าร่วมจะไม่ได้รับการแจ้งเตือนเกี่ยวกับห้องผู้สมัคร

คุณสามารถแก้ไขเหตุการณ์ได้ตลอดเวลา รวมถึงการเปลี่ยนห้องด้วยตนเอง Copilot ไม่บล็อกหรือป้องกันการเปลี่ยนแปลงด้วยตนเอง

ขณะที่ Copilot กําลังค้นหา

ถ้า Copilot ไม่พบห้องที่เหมาะสมในการค้นหาครั้งแรก ผู้จัดการประชุมจะได้รับอีเมลหนึ่งฉบับจากห้องที่ร้องขอพร้อมชื่อเรื่องว่า Copilot กําลังค้นหาห้อง อีเมลอธิบายว่าห้องที่ร้องขอไม่พร้อมใช้งาน ขณะนี้ยังไม่มีห้องที่คล้ายกันในอาคาร และ Copilot จะดําเนินการค้นหาต่อไป

อีเมลจะถูกส่งเพียงครั้งเดียว ไม่ใช่ทุกวัน ผู้จัดการประชุมสามารถรอให้ Copilot ดําเนินการต่อ หรือเลือก แก้ไขเหตุการณ์ เพื่อเปลี่ยนห้องหรือรายละเอียดการประชุมอื่นๆ

เมื่อ Copilot พบผู้แทนที่

หลังจากห้องแทนที่ตอบรับ สถานที่ประชุมจะถูกอัปเดตและผู้เข้าร่วมจะได้รับการอัปเดตการประชุมเพื่อแจ้งให้ทราบว่าสถานที่มีการเปลี่ยนแปลง เรื่องการประชุมยังคงไม่มีการเปลี่ยนแปลง อีเมลยืนยันจะระบุห้องเดิมและห้องที่ Copilot จอง:

เปิดเหตุการณ์เพื่อยืนยันตําแหน่งที่ตั้งที่อัปเดต คุณยังสามารถเปลี่ยนห้องด้วยตนเองได้ ถ้าการเปลี่ยนห้องไม่ตรงตามความต้องการของคุณ

ถ้า Copilot ไม่พบห้องว่าง

หาก Copilot มาถึงจุดสิ้นสุดของการจองใหม่โดยไม่พบห้องว่าง คุณสามารถรับการแจ้งเตือน Copilot ไม่พบห้องว่าง อธิบายว่าห้องที่ร้องขอไม่พร้อมใช้งานและไม่พบห้องว่างในอาคาร:

เลือก แก้ไขเหตุการณ์ หรือเปิดการประชุมจากปฏิทินของคุณ และอัปเดตรายละเอียดห้องหรือรายละเอียดการประชุมอื่นๆ ด้วยตัวคุณเอง

วิธีที่ Copilot เลือกห้อง

Copilot จะค้นหาห้องที่คล้ายกับห้องที่ปฏิเสธการประชุม โดยพิจารณา:

1. บริบทของสถานที่: ชั้น อาคาร และรายการห้องของห้องเดิม
2. ความพร้อมใช้งาน: ห้องตัวเลือกพร้อมใช้งานสําหรับการประชุมหรือไม่
3. ประวัติการจอง: ห้องพักที่เชื่อมโยงกับการจองก่อนหน้านี้ของคุณ
4. ความจุ: ขนาดของห้องผู้สมัคร ความจุเป็นข้อพิจารณา ไม่ใช่ตัวกรองที่บังคับ

ไม่ได้ระบุลําดับการถ่วงน้ําหนักและลําดับย้อนกลับที่แน่นอนในบทความนี้

การตั้งค่าแผนงานและสถานที่ทํางาน อาจส่งผลต่อลําดับของคําแนะนําตามประวัติการจองของคุณ ซึ่งอาจส่งผลต่อห้องที่ Copilot เลือกในที่สุด

การประชุมที่เป็นกิจวัตร

การจองห้อง Copilot ใหม่ยังทํางานได้กับการประชุมที่เป็นกิจวัตร

เมื่อห้องยอมรับเฉพาะบางการประชุมในชุด

ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับ การตั้งค่าข้อขัดแย้งของห้องสําหรับคําขอที่เป็นกิจวัตร ห้องสามารถยอมรับการประชุมที่ไม่ขัดแย้งกับการจองที่มีอยู่ และปฏิเสธการประชุมที่ขัดแย้งได้ การตอบกลับของห้องแสดงรายการการประชุมที่ขัดแย้งกัน ดังนี้

ในกรณีดังกล่าว Copilot จะช่วยจองการประชุมที่ถูกปฏิเสธในชุดข้อมูลใหม่ การประชุมที่ยอมรับโดยห้องเดิมจะยังคงไม่เปลี่ยนแปลง

เมื่อห้องปฏิเสธคําขอที่เป็นกิจวัตรทั้งหมด

Copilot จะพยายามจองการประชุมหรือชุดเหตุการณ์ที่เป็นกิจวัตรใหม่ก่อน หากไม่สามารถจองชุดข้อมูลทั้งหมดใหม่ได้ ระบบจะจัดลําดับความสําคัญของการประชุมที่ใกล้ที่สุด เพื่อให้การประชุมที่กําลังจะมาถึงยังคงมีห้องอยู่

ปิดการจองห้อง Copilot ใหม่

คุณสามารถปิดการจองห้อง Copilot ใหม่ก่อนเริ่มการประชุมได้:

1. เปิดการประชุม
2. แก้ไขเหตุการณ์
3. ค้นหา จองห้องที่ถูกปฏิเสธใหม่ในฟอร์มเหตุการณ์ ตัวค้นหา Places หรือตัวค้นหาห้อง
4. ปิดการตั้งค่า
5. ส่งการอัปเดต

การปิดการตั้งค่าจะหยุดการจองอัตโนมัติใหม่ในอนาคต ไม่ได้ลบห้องที่ Copilot จองไว้แล้ว เมื่อต้องการเอาออกหรือแทนที่ห้องที่ยอมรับแล้ว ให้แก้ไขสถานที่ประชุมแล้วส่งการอัปเดต คุณสามารถค้นหาการสลับในฟอร์มกิจกรรมหรือในขณะที่เลือกห้องด้วย เพิ่มห้อง หรือ ตัวค้นหาห้อง:

การแจ้งเตือน

สถานการณ์	เมื่อ	สิ่งที่ผู้จัดการประชุมได้รับ	ผู้เข้าร่วมได้รับอะไรบ้าง
Copilot จองห้องให้คุณใหม่	หลังจากที่ Copilot จองห้องที่ถูกปฏิเสธใหม่สําเร็จ	อีเมลยืนยันที่ระบุห้องเดิมและห้องทดแทน	การอัปเดตการประชุมที่แจ้งให้ทราบว่าสถานที่เปลี่ยนไป เรื่องการประชุมจะไม่เปลี่ยนแปลง
Copilot กําลังค้นหาห้อง	เมื่อการจองใหม่ครั้งแรกสําหรับห้องที่ถูกปฏิเสธไม่พบห้องทดแทนที่เหมาะสม	อีเมลหนึ่งฉบับจากห้องที่ร้องขอ	ไม่มีการแจ้งเตือน
Copilot ไม่พบห้องว่าง	เมื่อการประชุมอยู่ภายใน 24 ชั่วโมงก่อนเริ่มต้น และ Copilot ไม่พบห้องที่พร้อมใช้งาน	การแจ้งเตือนที่มีตัวเลือกในการแก้ไขเหตุการณ์	ไม่มีการแจ้งเตือน

คำถามที่ถามบ่อย

ฉันสามารถเลือกห้องเปลี่ยนได้หรือไม่?

ไม่ Copilot จะเลือกห้องโดยอัตโนมัติ หากคุณต้องการห้องเฉพาะ ให้เปิดเหตุการณ์และใช้ Places Finder หรือ Room Finder เพื่อเปลี่ยนห้องด้วยตัวคุณเอง

เหตุใด Copilot จึงไม่จองห้องที่ถูกปฏิเสธใหม่

ตรวจสอบว่าใครเป็นผู้เพิ่มห้องลงในการประชุม การจองใหม่ใช้ได้กับห้องพักที่เพิ่มโดยผู้จัดเท่านั้น ถ้าผู้เข้าร่วมเพิ่มห้อง ให้เปิดเหตุการณ์นั้นแล้วเพิ่มหรือเปลี่ยนห้องด้วยตัวคุณเอง

ทําไมฉันจึงได้รับการยกเลิกที่เกี่ยวข้องกับห้องเดิม?

ในกล่องจดหมายของคุณ การเปลี่ยนห้องที่ถูกปฏิเสธอาจปรากฏเป็นการยกเลิกห้องเดิมสําหรับการประชุม การดําเนินการนี้จะปลดเฉพาะการจองห้องเดิมเท่านั้น โดยจะไม่ยกเลิกการประชุมบนปฏิทินของคุณหรือคําเชิญสําหรับผู้เข้าร่วมของคุณ

ผู้เข้าร่วมประชุมจะทราบหรือไม่ว่าห้องเปลี่ยนไป

ใช่ หลังจากห้องแทนที่ตอบรับแล้ว ผู้เข้าร่วมจะได้รับการอัปเดตการประชุมเพื่อแจ้งให้ทราบว่าสถานที่เปลี่ยนแปลงไป เรื่องการประชุมจะไม่เปลี่ยนแปลง พวกเขาจะไม่ได้รับการแจ้งเตือนในขณะที่ Copilot กําลังค้นหาห้องผู้สมัคร

ฉันสามารถทําการเปลี่ยนแปลงขณะที่ Copilot กําลังค้นหาได้หรือไม่

ใช่ เปิดเหตุการณ์และเปลี่ยนรายละเอียดห้องหรือรายละเอียดการประชุมอื่นๆ ได้ตลอดเวลา Copilot ไม่บล็อกการเปลี่ยนแปลงด้วยตนเอง

การดูวิธีใช้

หากการจองห้อง Copilot ใหม่ไม่ทํางานตามที่คาดไว้:

1. ยืนยันว่าคุณได้เพิ่มห้องด้วยตนเอง
2. ตรวจสอบว่า จองห้องที่ถูกปฏิเสธใหม่ ยังคงเปิดใช้งานอยู่
3. ตรวจสอบการตอบสนองของห้องและรายละเอียดการประชุมล่าสุด
4. เปิดเหตุการณ์ แล้วอัปเดตด้วยตัวเอง หากคุณต้องการเปลี่ยนแปลงทันที
5. ติดต่อเจ้าหน้าที่ให้ความช่วยเหลือด้าน IT หรือผู้ดูแลระบบ Microsoft 365 ของคุณถ้า Copilot เลือกตําแหน่งที่ตั้งที่ไม่คาดคิดซ้ําๆ หรือไม่พบห้องที่ควรพร้อมใช้งาน

ผู้ดูแลระบบของคุณสามารถใช้ กําหนดค่าการจองห้อง Copilot ใหม่สําหรับ Exchange Online เพื่อตรวจสอบ:

• ข้อมูล Places ที่สมบูรณ์และสอดคล้องกัน รวมถึงชั้น อาคาร และรายชื่อห้อง
• กล่องจดหมายห้องหรือทรัพยากรและการมองเห็นในตัวค้นหาห้องและตัวค้นหา Places
• นโยบายการจองห้องพักและการดําเนินการ
• การกําหนดค่าแพลตฟอร์มที่ทํางาน สถานที่ทํางาน และแผนงาน