|
У розклад проекту внесено зміни, і тепер дата його завершення не відповідає вимогам. Щоб виправити дату завершення проекту, настройте завдання, які найбільше впливають на неї. Ці завдання розташовано на критичному шляху проекту. Інші статті з цієї серії посібників із керування проектами, див. в розділі Схема керування проектами в програмі Project. |
|---|
Кілька порад із керування проектами, перш ніж ви розпочнете роботу
Під час внесення змін у розклад проекту потрібно звернути увагу на три пункти: вартість проекту, обсяг кінцевих результатів і час. Вони часто відображаються у вигляді трикутника. Не можна змінити одну вершину трикутника так, щоб це не вплинуло на інші вершини.
Нижче наведено приклади застосування цього правила до дати завершення проекту.
- Після встановлення запланованої дати завершення проекту можна отримати збільшені витрати та зменшений обсяг.
- Якщо ви не плануєте змінювати витрати проекту, то можете отримати довший розклад і зменшений обсяг.
- Якщо ви збільшуєте обсяг або кількість кінцевих результатів, виконання проекту може тривати довше, а бюджет проекту може зрости через залучення додаткових працівників або ресурсів.
Якщо ви ще не маєте доступу до керування проектами Незалежно від того, наскільки добре ви плануєте проект, все піде не так. Почніть шукати проблеми зараз, а не тоді, коли ситуація може значно погіршитися.
Нижче наведено кілька способів відстеження помилок у проекті та їх виправлення.
- Спочатку перегляньте найважливіші завдання Деякі завдання важливіші за інші, якщо потрібно вирішити проблеми у проекті. Завдання, які мають найбільший вплив на розклад, – це критичні завдання, отже їм потрібно приділяти найбільшу увагу.
- Отримайте правильне подання проекту Програма Project має багато подань і звітів, які допомагають з'ясувати, що з проектом не так. У простих проектах потрібно уважно стежити за датою завершення, використовуючи для цього діаграму Ганта. У складних проектах слід звертати увагу на таблиці відхилень і звіти про освоєний обсяг.
- Отримання щотижневих звітів про стан Надсилати повідомлення у звітах про стан роботи непросто. Простіше отримати необхідні відомості на щотижневих нарадах групи. Збирати відомості про стан частіше, ніж раз на тиждень, непродуктивно.
Якщо ви досвідчений керівник проекту Ви вже давно є керівником проекту, але зараз ви зіткнулися з проектом, який потребує пильного моніторингу, щоб залишатися в межах бюджету.
Крім того, вашому партнеру потрібні щомісячні звіти про керування проектом.
Нижче наведено кілька способів для відстеження, звітування та виправлення помилок у проекті.
- Створення базового плану для проекту Створивши розклад, збережіть базову версію. Основний план – це вихідна версія проекту, яку можна використовувати, щоб порівнювати перебіг виконання завдань.
- Отримайте правильне подання проекту Програма Project має багато подань і звітів, які допомагають з'ясувати, що з проектом не так. За наявності ускладнень перегляньте таблиці відхилень і звіти про освоєний обсяг, щоб знайти причини проблем.
- Отримання щотижневих звітів про стан Оскільки проекти ускладнюються, можна використовувати складніші методи для збирання щотижневих звітів про стан. Учасники групи можуть вводити відомості про стан у список завдань SharePoint, який згодом можна синхронізувати із програмою Microsoft Project. За використання програми Project Professional також можна скористатися веб-застосунком Project Web App, щоб збирати щотижневі звіти про стан від групи. Збирати відомості про стан частіше, ніж раз на тиждень, непродуктивно.
- Аналіз освоєного обсягу Аналіз освоєного обсягу допомагає визначити, чи проект перебуває в курсі.
Відстеження проекту
| Відстеження перебігу виконання розкладу | Переглядайте оновлення завдань від учасників групи, щоб дізнатися про наявність проблем. Можна швидко відстежувати перебіг виконання проекту за допомогою діаграми Ганта або використовувати для цього складний аналіз освоєного обсягу. Це дасть змогу визначити, чи відповідає перебіг виконання проекту вихідному плану. |
| Перегляд і відстеження факторів планування | Дізнайтеся, як планується проект. Ви можете побачити, як зміни в розкладі завдань впливають на дату завершення проекту. |
| Відображення критичного шляху проекту | Відображайте завдання, які мають найбільший вплив на дату завершення проекту. Перегляньте ці завдання, щоб вирішити проблеми в розкладі. |
| Вибір правильного подання для плану проекту | Використовуйте подання та звіти у програмі Project, щоб визначити потенційні проблеми та внести необхідні зміни в розклад. |
| Установлення та збереження основного плану | Щоб розпочати відстеження, установіть новий основний план, щоб порівняти поточний перебіг виконання з майбутнім. |
| Перегляд звіту про потенційні проблеми | Створіть і настройте графічні звіти про перебіг виконання завдань проекту. Переглядайте ці звіти у програмі Project або експортуйте їх до інших застосунків на кшталт PowerPoint, Word або Excel. |
| Пошук проблем за допомогою аналізу освоєного обсягу | Освоєний обсяг допоможе вам відповісти на такі запитання: "Дивлячись на обсяг роботи, виконаний до цих пір в цьому проекті, скільки грошей ми повинні були витратити?" або "Чи завершимо ми вчасно?" |
Вирішення проблем
| Змінення дати початку або дати завершення | Виберіть дату, яка починається або завершується в день, раніший за дату поточного плану. Якщо це варіант для проекту, спочатку спробуйте змінити дату початку. |
|---|---|
| Змінення тривалості завдання | Зменшуйте тривалість завдань, щоб установити дату завершення. Переконайтеся, що ви зменшуєте тривалість для критичних завдань, які мають найбільший вплив на дату завершення проекту. |
| Перепризначення роботи над завданням | Якщо люди працюють над завеликою кількістю завдань одночасно, дайте змогу програмі Project розподілити роботу ефективніше, вирівнявши використання ресурсів завдань. |
| Розділення завдання | Якщо воно складається з кількох елементів, над якими можна одночасно працювати різними ресурсами, можна розділити одне завдання. Якщо завдання критичного шляху буде розірвано на ці різні елементи з різними призначеннями, можливо, ви зможете відповідати даті завершення. |
| Залучення додаткових працівників до проекту | Додайте працівників для роботи над завданнями, через які відкладається дата завершення. |
| Видалення працівника із групи | Видалення користувачів із завдань – це ще один спосіб перенесення дати завершення проекту. Забагато працівників або непотрібні працівники можуть спричинити проблеми спілкування, що збільшить тривалість виконання завдань. |
| Змінення робочих днів у календарі проекту | Можна встановити дату завершення проекту, змінивши робочі дні в календарі працівників. Ви можете збільшити кількість робочих днів у розкладі працівників або запропонувати їм працювати понаднормово. |
| Поставте запитання на форумі Project | На свої запитання ви можете отримати відповіді від фахівців. На форумі програми Project на сайті Answers.com можна знайти досвідчених користувачів і консультантів із програми Project, які дадуть відповідь на ваші запитання. |
| Передавання інформації про проект | Після внесення змін до розкладу працівника повідомте його про це, щоб зміни не залишилися без уваги. |
| Розуміння компромісів під час керування проектом | Будь-яка зміна у проекті пов’язана з часом, грошима або обсягом. Це фактори, які ви щодня жонглюєте, щоб тримати план Project у курсі. Дізнайтеся, як працювати з цими обмеженнями. |
| Планування завдань у програмі Project | Коли програма Project змінює розклад, завдання можуть несподівано переміщуватися. Зрозумійте велике "Чому?" позаду потужного обробника планування Project. |