Tóm tắt
Hướng dẫn này đề cập đến cách sử dụng Trình soạn thảo Microsoft để cải thiện đề xuất chính tả, ngữ pháp và văn phong trước khi gửi email trong Outlook for Windows mới, Outlook cho Microsoft 365 cổ điển, Outlook trên Web hoặc ứng dụng Outlook.com. Trình soạn thảo cung cấp các đề xuất theo thời gian thực trong nội dung thư (được gạch dưới bằng màu đỏ) và trong cửa sổ Trình soạn thảo.
Hướng dẫn này cũng đề cập đến cách kiểm tra chính tả trước khi gửi thư email cho các phiên bản Outlook cổ điển cũ hơn, chẳng hạn như Outlook 2024 hoặc 2021, có thể không có Trình soạn thảo. Đối với các phiên bản đó, bạn có thể bật tính năng tự động kiểm tra chính tả hoặc kiểm tra chính tả trong thư email > của mình bất cứ lúc nào bằng cách chọn Xemlại Chính tả & Pháp.
Bạn không chắc mình đang sử dụng phiên bản nào? Xem mục Tôi có phiên bản Outlook nào?
Lưu ý
Nếu các bước bên dưới tab Outlook Mới này không hoạt động, có thể bạn chưa sử dụng Outlook for Windows mới. Chọn Outlook Cổ điển và làm theo các bước đó thay vào đó.
Sử dụng Trình soạn thảo khi soạn thảo thư trong Outlook mới
Để sử dụng Trình soạn thảo, trên tab Thư trong nhóm Kiểm lỗi , chọn Trình soạn thảo, rồi Mở Trình soạn thảo.
Ngăn Trình soạn thảo phân loại các vấn đề về chính tả, ngữ pháp và văn phong.
Chọn từng danh mục để giải quyết sự cố.
Lưu ý
Nếu bạn đổi ý về một sự cố mà bạn đã bỏ qua, hãy đóng và mở lại tài liệu, rồi quay lại Trình soạn thảo. Trình soạn thảo sẽ lại tìm thấy sự cố.
Xem lại đề xuất
Trình soạn thảo Microsoft cung cấp các đề xuất trong cửa sổ Trình soạn thảo và trong nội dung thư. Trong nội dung thư, đề xuất được gạch dưới bằng màu đỏ. Bấm chuột trái vào văn bản được gạch dưới bằng màu đỏ để xem và chọn thay đổi được đề xuất.
Trong Trình soạn thảo Microsoft, để tập trung vào các sự cố bạn quan tâm nhất, hãy chọn một loại chỉnh sửa hoặc tinh chỉnh, chẳng hạn như Ngữpháp hoặc Clarity. Sau đó, sử dụng các mũi tên gần phía trên cùng của ngăn để xem từng loại sự cố.
Chọn một đề xuất để kết hợp đề xuất đó vào tài liệu của bạn. Nếu bạn không thích đề xuất này, hãy chọn Bỏ qua Một lần. Hoặc nếu bạn không bao giờ muốn loại đề xuất này, hãy chọn Không kiểm tra sự cố này.
Lưu ý
Nếu bạn đổi ý về một sự cố mà bạn đã bỏ qua, hãy đóng và mở lại tài liệu, rồi quay lại Trình soạn thảo. Trình soạn thảo sẽ lại tìm thấy sự cố.
Bật hoặc tắt các loại đề xuất Trình soạn thảo cụ thể trong Outlook mới
Khi ở trong bản nháp email ở Outlook mới, trong dải băng đơn giản hóa, chọn (...) menu tràn.
Trong dải băng Cổ điển, chọn biểu tượng Trình soạn thảo.Sử dụng danh sách menu, chọn Trình soạn thảo → Cài đặt Trình soạn thảo.
Pa-nen Cài đặt của Trình soạn thảo Microsoft được hiển thị. Chọn các nút bật hoặc tắt theo tùy chọn của bạn. Nếu cần, bạn có thể chọn Đặt lại về mặc định.
Chọn OK để quay lại bản nháp của bạn.
Quản lý các đề xuất Trình soạn thảo trong Outlook mới
Khi bạn soạn email, Trình soạn thảo Microsoft sẽ cung cấp một bản tổng hợp các chỉnh sửa được đề xuất theo thời gian thực. Số này xuất hiện bên dưới khu vực thành phần email. Khi không có đề xuất nào được xác định, nút Trình soạn thảo sẽ xuất hiện ở cùng một vị trí.
Việc chọn một trong các biểu tượng này sẽ mở ngăn Trình soạn thảo.
Bạn có thể tắt hiển thị của đề xuất Trình soạn thảo được tính như sau.
- Trong dải băng Outlook mới, chọn (...) menu tràn.
- Trong danh sách menu tràn, chọn Trình soạn thảo.
- Trong danh sách liền kề, chọn Ẩn số lượng đề xuất.
Thay đổi ngôn ngữ kiểm lỗi trong Outlook mới
Khi soạn thảo email, chọn (...) menu tràn, sau đó chọn Trình soạn thảo.
- Tiếp tục đến Trình soạn → Cài đặt Trình soạn thảo.
- Chọn Quản lý ngôn ngữ kiểm tra chính tả.
- Trong Ngôn ngữ kiểm lỗi, chọn + Thêm ngôn ngữ khác.
- Chọn mũi tên xuống để cuộn qua các ngôn ngữ hoặc bắt đầu nhập để chọn ngôn ngữ, sau đó chọn Thêm, sau đó chọn Xong.
- Hãy dành chút thời gian để hệ thống kiểm tra lại với ngôn ngữ mới được chọn.
Lưu ý
Lựa chọn ngôn ngữ kiểm lỗi được thực hiện trong thành phần email sẽ chỉ áp dụng cho bản nháp email cụ thể đó.
Bài viết liên quan
Kiểm tra ngữ pháp, chính tả và nhiều nội dung khác trong Word
Trình soạn thảo Microsoft kiểm tra ngữ pháp và nhiều nội dung khác trong tài liệu, thư và web