Hvor gemmes mine Viva Engage filer?

Bemærk!: For alle grupper bruger Viva Engage SharePoint-biblioteker til at indeholde og styre indhold. Alle Viva Engage filer for forbundne communities gemmes i SharePoint og åbnes inde fra Viva Engage. Da Viva Engage er forbundet med Microsoft 365, understøttes hvert community også af en gruppe i Microsoft 365.

Hvis du vil se, hvor dine Viva Engage filer gemmes, skal du klikke på Filer i sidehovedet for alle Microsoft 365-forbundne Viva Engage community.

Communityet overtager licensering fra den person, der opretter communityet. Det betyder, at medlemmer af communityet ikke behøver at have SharePoint-licenser for at få vist eller uploade til communityet.

Hvis dit netværk gemmer filer for forbundne communities i SharePoint, vises denne overskrift over listen over filer:

Skærmbillede viser sidehovedet for communityfiler, når Viva Engage er forbundet med Microsoft 365.

Egenskaber for SharePoint-bibliotekslager til Engage-filer

SharePoint-biblioteker i Engage-communities bruger følgende funktioner.

Nyt fillager

Alle nye filer til Microsoft 365 forbundne grupper gemmes i SharePoint-dokumentbiblioteket for det Engage community. Se dem på listen filer i Viva Engage-gruppen eller i mappen Apps/Viva Engage i communityets SharePoint-dokumentbibliotek.

Opret nye Office-filer

Du kan ikke oprette nye filer fra siden Filer . Opret filen på en anden placering, og upload den derefter til Viva Engage.

Filorganisation

I højre navigationsrude skal du vælge linket SharePoint-dokumentbibliotek for gruppen og vælge mappen Apps/Viva Engage. Sortér og filtrer fillisten.

Brugere kan omorganisere eller flytte filer til undermapper, og links fra Viva Engage fungerer stadig. Åbn SharePoint-dokumentbiblioteket for at få vist omorganiseringen.

Bemærk!: Når du får vist listen over filer fra Viva Engage, angiver listen kun, at filen er gemt i SharePoint og ikke angiver mappenavnet.

Fileksempler

Hvis du vil se et eksempel, skal du vælge filen.

Rediger en fil fra Viva Engage

For Word-, Excel- og PowerPoint-dokumenter skal du foretage ændringer i Office Online eller i appen. SharePoint-dokumentbiblioteket registrerer ændringer.

Rediger dokument og andre handlinger vises over eksemplet.

Adgangsrettigheder

Filens community bestemmer adgangsrettighederne for den pågældende fil, men SharePoint-administratorer kan ændre adgangsrettigheder for individuelle filer.

Sådan får gæster adgang til filer

Gæsteadgang til filer afhænger af typen af gæst:

Gæster på netværksniveau har ikke standardadgang til at få vist Viva Engage filer, der er gemt i SharePoint.

For at gæster kan anmode om adgang til at få vist bestemte filer, skal du tilføje dem som en Azure B2B-gæst på den Microsoft 365 lejer. Du kan få mere at vide i dokumentationen Azure Active Directory B2B.
Communitymedlemmer kan få vist, uploade og redigere fra SharePoint-biblioteket. Gæster på netværksniveau, der er Azure B2B-gæster, kan også gøre det. Engage understøtter ikke direkte redigering.
Hvis du ønsker, at de skal kunne overføre filer til et bestemt community fra SharePoint eller have standardadgang til filer, der er uploadet til SharePoint, skal du tilføje dem som communitymedlem i SharePoint.
Gæster på samtaleniveau har ikke standardadgang til filer, der er gemt i SharePoint. Hvis du vil tillade adgang til bestemte filer i samtalen, skal du tilføje gæsterne som en Azure B2B-gæst på den Microsoft 365 lejer. De kan ikke uploade filer.
Eksterne gæster kan kun være medlemmer af eksterne grupper. Eksterne grupper gemmer kun filer i Viva Engage.

Forhindre andre i at foretage ændringer

Alle Engage communitymedlemmer kan tjekke filer ud i SharePoint, hvilket forhindrer andre i at redigere dem. SharePoint-administratorer kan ændre filtilladelser.

Spor revisioner

Få vist revisionsoversigten og tidligere versioner fra SharePoint-dokumentbiblioteket.

Der vises flere oplysninger om ændringer i ændringsoversigten, og ældre versioner kan slettes.

Markér som officiel

Brugerne kan ikke markere en bestemt version af en fil som officiel.

Søg

Viva Engage søgning søger kun i titlen og forfatteren. Hvis du vil foretage en indholdssøgning af Viva Engage filer i SharePoint, skal du udføre søgningen fra SharePoint-dokumentbiblioteket.

Få mere at vide

Rediger en tidligere opdateret fil, når din Viva Engage-gruppe gemmer filer i SharePoint

Dataopbevaring i Viva Engage