Sie können eine externe Liste, die Kunden, Aufgaben, Termine oder Beiträge enthält, mit Microsoft Outlook 2013 verbinden. Nachdem die Verbindung hergestellt wurde, können Sie die Daten mithilfe der vertrauten Outlook-Benutzeroberfläche anzeigen, bearbeiten und drucken, als ob es sich um systemeigene Outlook-Informationen handelt.
Wenn es sich bei den Daten, die Sie aktualisieren, um Kontaktinformationen handelt, beispielsweise in Bezug auf Ihre Kunden, können Sie diese anrufen, Ihnen e-Mail-Nachrichten senden und Besprechungsanfragen durchführen. Die Synchronisierung der Daten erfolgt in zwei Richtungen (bidirektional). Änderungen, die in Outlook 2013 vorgenommen werden, werden automatisch mit der externen Datenquelle synchronisiert. Änderungen, die in der externen Datenquelle vorgenommen werden, werden mit den Elementen in Outlook 2013 synchronisiert (u. U. müssen die Daten dazu aktualisiert werden).
Weitere Informationen finden Sie unter Suchen von Inhalten zu externen Daten.
Inhalt dieses Artikels
Vorbereitende Schritte
Für das Arbeiten mit externen Daten sind mehrere Voraussetzungen erforderlich, um den sicheren Zugriff auf die Daten zu ermöglichen. Die folgenden Informationen können Ihnen bei der Planung der nächsten Schritte helfen. Wenn beim Versuch, mit externen Daten zu arbeiten, Probleme auftreten, können Sie diese Informationen auch bei der Identifizierung des Problems unterstützen. Für den Zugriff auf externe Daten müssen Sie oder ein Administrator die folgenden Aktionen ausführen:
Häufige erforderliche Aufgaben
Vorbereiten der externen Datenquelle Ein Administrator muss möglicherweise ein Konto erstellen und Berechtigungen für die Datenquelle bereitstellen, um sicherzustellen, dass die richtigen Personen Zugriff auf die Daten haben und dass die Daten nicht in die falschen Hände geraten. In einer externen Datenbank möchte der Administrator möglicherweise auch bestimmte Tabellen, Ansichten, Abfragen und so weiter erstellen, um die Ergebnisse auf genau das zu begrenzen, was erforderlich ist, und um die Leistung zu verbessern.
Konfigurieren von SharePoint-Diensten und -Konten Ein Administrator muss Business Data Connectivity Services und Secure Store Services aktivieren.
Konfigurieren von Secure Store Services Ein Administrator muss folgende Aufgaben ausführen: Er muss den geeigneten Zugriffsmodus für die externe Datenquelle ermitteln, eine Zielanwendung erstellen und die Anmeldeinformationen für die Zielanwendung festlegen.
Konfigurieren von Business Data Connectivity Services Ein Administrator muss sicherstellen, dass der Benutzer, der den externen Inhaltstyp erstellt, über Berechtigungen für den Business Data Connectivity-Metadatenspeicher verfügt und die entsprechenden Benutzer auf den externen Inhaltstyp zugreifen können, auf dem die externe Liste basiert.
Erstellen eines externen Inhaltstyps Ein Benutzer muss einen externen Inhaltstyp definieren, der Informationen über Verbindungen, Zugriffsrechte, Arbeitsweisen, Spalten, Filter und andere Metadaten enthält, mit denen die Daten aus der externen Datenquelle abgerufen werden.
Erstellen einer externen Liste Ein Benutzer muss eine externe Liste erstellen, die auf dem externen Inhaltstyp und je nach Bedarf mindestens einer Ansicht der externen Liste basiert.
Sicherstellen, dass Office-Produkte einsatzbereit sind Wenn Sie externe Daten mit Office-Produkten synchronisieren möchten, benötigen Sie Windows 7 oder höher und die folgenden kostenlosen Softwareprodukte, SQL Server Compact 4,0, .NET Framework 4 und WCF Data Services 5,0 für OData V3 auf jedem Clientcomputer (bei Bedarf werden Sie automatisch aufgefordert, die Software herunterzuladen). Stellen Sie außerdem sicher, dass die Option Office-Installation, Business Connectivity Services aktiviert ist (Dies ist die Standardeinstellung). Mit dieser Option wird die Business Connectivity Services-Client Laufzeit installiert, die Folgendes ausführt: speichert und synchronisiert mit externen Daten, ordnet Geschäftsdaten externen Inhaltstypen zu, zeigt die Auswahl externer Elemente in Office-Produkten an und führt benutzerdefinierte Lösungen in Office-Produkten aus.
Outlook-spezifische Voraussetzungen
Aktivieren des Features "Offline Synchronisierung für externe Listen" Das Feature Farm und Website, Offline Synchronisierung für externe Listen, muss ebenfalls aktiviert sein. Dieses Feature ist standardmäßig auf der Farmebene aktiv, aber nicht standardmäßig auf Websiteebene aktiviert.
Erstellen eines von Outlook unterstützten externen Inhaltstyps Wenn Sie einen externen Inhaltstyp erstellen, muss ein Benutzer die Option zur Unterstützung der Offline Synchronisierung aktivieren und das Feld Office-Elementtyp auf eine der folgenden Optionen festlegen: Kontakt, Termin, Aufgabeoder Posten.
Zuordnen entsprechender Felder Ein Benutzer muss einem oder mehreren Feldern des externen Inhaltstyps die entsprechenden Outlook-Felder zuordnen.
Wenn Sie einen externen Inhaltstyp, beispielsweise einen Kunden, einem Outlook-Elementtyp, beispielsweise einem Kontakt, zuordnen, müssen Sie die einzelnen Felder im externen Inhaltstyp, wie Kunden Vorname, Nachnamedes Kunden, Kunden Adresseund Kundentelefon, ihren jeweiligen Outlook-Elementtyp Feldern, wie beispielsweise dem Vornamen, dem Nachname, dem Namen desKontakts und Telefon geschäftlich, zuordnen.
Sie müssen nicht alle entsprechenden Felder zuordnen, aber die folgenden Felder müssen zugeordnet sein.
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Outlook-Elementtyp |
Outlook-Element Feld |
|---|---|
|
Kontakt |
Nachname |
|
Aufgabe |
Subject |
|
Termin |
Anfang, Ende und Betreff |
|
Beitrag |
Subject |
Nicht zugeordnete Felder werden in Abhängigkeit von der Zahl als erweiterte Eigenschaften wie folgt angezeigt:
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Benachbarten An den Formularbereich am unteren Rand der Standardseite eines Outlook-Formulars angefügt (2 bis 5 Felder).
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Separaten Als neue Seite zu einem Outlook-Formular hinzugefügt (6 oder mehr Felder).
Wenn der externe Inhaltstyp nicht direkt einem Outlook-Elementtyp zugeordnet ist, können Sie die Felder einem Post-Outlook-Elementtyp zuordnen, der den generischen Typ von Element darstellt.
Verbinden einer externen Liste mit Outlook 2013
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Navigieren Sie zu der SharePoint-Website, die die externe Liste enthält.
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Klicken Sie auf Liste > mit Outlook verbinden.
-
Falls erforderlich, wird Outlook 2013 geöffnet und erstellt eine neue Outlook-Datendatei (BCSStorage. PST), so genannte SharePoint-externe Listen im Navigationsbereich, und erstellt dann einen Ordner mit dem Namen <Website>-<externe Liste>.
Tipp: Standardmäßig werden die Daten alle sechs Stunden automatisch aktualisiert, aber dieser Wert kann geändert werden. Wenn Sie sicherstellen möchten, dass aktuelle Daten aus der externen Datenquelle angezeigt werden, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner, und klicken Sie dann auf Jetzt synchronisieren.
Hinweis: Standardmäßig werden Outlook 2013 nur Felder angezeigt, die vom Autor des externen Inhaltstyps explizit den entsprechenden Outlook-Feldern zugeordnet wurden. Sie können auch die folgenden Aktionen ausführen, um alle Felder aus der externen Liste anzuzeigen, unabhängig davon, ob Sie zugeordnet oder nicht zugeordnet sind:
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Öffnen Sie ein einzelnes Element in einem Formular (Klicken Sie auf der Registerkarte Kontakt in der Gruppe anzeigen auf <Name> Details.)
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Erstellen Sie eine benutzerdefinierte Outlook-Ansicht, und schließen Sie alle Felder aus der externen Liste ein.
Weitere Informationen zum Anzeigen von Feldern und zum Erstellen von benutzerdefinierten Ansichten finden Sie im Outlook-Hilfesystem.
