Verbinden einer externen Liste mit Outlook
Gilt für
Microsoft Office SharePoint Online Server 2013 EnterpriseSie können eine externe Liste, die Kunden, Aufgaben, Termine oder Beiträge enthält, mit Microsoft Outlook 2013 verbinden. Sobald die Verbindung hergestellt wurde, können Sie die Daten über die vertraute Outlook-Benutzeroberfläche anzeigen, bearbeiten und drucken, als ob es sich um native Outlook-Informationen handelte.
Wenn es sich bei den Daten, die Sie aktualisieren, um Kontaktinformationen handelt, z. B. im Zusammenhang mit Ihren Kunden, können Sie diese anrufen, ihnen E-Mail-Nachrichten senden und Besprechungsanfragen stellen. Die Synchronisierung der Daten erfolgt in zwei Richtungen (bidirektional). Änderungen, die in Outlook 2013 vorgenommen werden, werden automatisch mit der externen Datenquelle synchronisiert. Änderungen, die in der externen Datenquelle vorgenommen werden, werden mit den Elementen in Outlook 2013 synchronisiert (u. U. müssen die Daten dazu aktualisiert werden).
Weitere Informationen finden Sie unter Suchen von Inhalten zu externen Daten.
Inhalt dieses Artikels
Vorbereitende Schritte
Das Arbeiten mit externen Daten erfordert mehrere erforderliche Aufgaben, um den sicheren Zugriff auf die Daten zu ermöglichen. Die folgenden Informationen können Ihnen helfen, Ihre nächsten Schritte zu planen. Wenn Beim Versuch, mit externen Daten zu arbeiten, Probleme auftreten, können Ihnen diese Informationen außerdem helfen, das Problem zu identifizieren. Um auf externe Daten zuzugreifen, müssen Sie oder ein Administrator folgendes tun:
Allgemeine erforderliche Aufgaben
Vorbereiten der externen Datenquelle Ein Administrator muss möglicherweise ein Konto erstellen und Berechtigungen für die Datenquelle erteilen, um sicherzustellen, dass die richtigen Personen Zugriff auf die Daten haben und die Daten nicht in die falschen Hände gelangen. In einer externen Datenbank möchte der Administrator möglicherweise auch bestimmte Tabellen, Sichten, Abfragen usw. erstellen, um die Ergebnisse auf die erforderlichen Elemente zu beschränken und die Leistung zu verbessern.
Konfigurieren von SharePoint-Diensten und -Konten Ein Administrator muss Business Data Connectivity Services und Secure Store Services aktivieren.
Konfigurieren von Secure Store Services Ein Administrator muss folgende Aufgaben ausführen: Er muss den geeigneten Zugriffsmodus für die externe Datenquelle ermitteln, eine Zielanwendung erstellen und die Anmeldeinformationen für die Zielanwendung festlegen.
Konfigurieren von Business Data Connectivity Services Ein Administrator muss sicherstellen, dass der Benutzer, der den externen Inhaltstyp erstellt, über Berechtigungen für den Business Data Connectivity-Metadatenspeicher verfügt und die entsprechenden Benutzer auf den externen Inhaltstyp zugreifen können, auf dem die externe Liste basiert.
Erstellen eines externen Inhaltstyps Ein Benutzer muss einen externen Inhaltstyp definieren, der Informationen über Verbindungen, Zugriffsrechte, Arbeitsweisen, Spalten, Filter und andere Metadaten enthält, mit denen die Daten aus der externen Datenquelle abgerufen werden.
Erstellen einer externen Liste Ein Benutzer muss eine externe Liste erstellen, die auf dem externen Inhaltstyp und je nach Bedarf mindestens einer Ansicht der externen Liste basiert.
Sicherstellen, dass Office-Produkte einsatzbereit sind Um externe Daten mit Office-Produkten zu synchronisieren, müssen Sie windows 7 oder höher und die folgenden kostenlosen Softwareprodukte, SQL Server Compact 4.0, .NET Framework 4 und WCF Data Services 5.0 für OData V3 auf jedem Clientcomputer verwenden (bei Bedarf werden Sie automatisch aufgefordert, die Software herunterzuladen). Stellen Sie außerdem sicher, dass die Office-Installationsoption Business Connectivity Services aktiviert ist (Dies ist die Standardeinstellung). Mit dieser Option wird die Business Connectivity Services-Clientruntime installiert, die Folgendes ausführt: Zwischenspeichert und synchronisiert sie mit externen Daten, ordnet Geschäftsdaten externen Inhaltstypen zu, zeigt die Auswahl externer Elemente in Office-Produkten an und führt benutzerdefinierte Lösungen in Office-Produkten aus.
Outlook-spezifische Erforderliche Aufgaben
Aktivieren des Features "Offlinesynchronisierung für externe Listen" Das Farm- und Standortfeature Offlinesynchronisierung für externe Listen muss ebenfalls aktiv sein. Dieses Feature ist standardmäßig auf Farmebene, aber nicht standardmäßig auf Standortebene aktiv.
Erstellen eines von Outlook unterstützten externen Inhaltstyps Wenn Sie einen externen Inhaltstyp erstellen, muss ein Benutzer die Supportoption Offlinesynchronisierung aktivieren und das Feld Office-Elementtyp auf eine der folgenden Optionen festlegen: Kontakt, Termin, Aufgabe oder Post.
Entsprechende Felder zuordnen Ein Benutzer muss mindestens ein Feld des externen Inhaltstyps seinen jeweiligen Outlook-Feldern zuordnen.
Wenn Sie einem Outlook-Elementtyp, z. B. einem Kontakt, einen externen Inhaltstyp, z. B. einen Kunden, zuordnen, müssen Sie die einzelnen Felder im externen Inhaltstyp explizit zuordnen, z. B. "Vorname des Kunden", "Nachname des Kunden", "Kundenadresse" und "Kundentelefon" den jeweiligen Feldern des Outlook-Elementtyps, z. B. vorname eines Kontakts, LastName, BusinessAddress und BusinessPhone.
Sie müssen nicht alle entsprechenden Felder zuordnen, aber die folgenden Felder müssen zugeordnet werden.
Outlook-Elementtyp |
Outlook-Elementfeld |
---|---|
Kontakt |
Nachname |
Aufgabe |
Betreff |
Termin |
Start, Ende und Betreff |
Beitrag |
Betreff |
Nicht zugeordnete Felder werden je nach Anzahl wie folgt als erweiterte Eigenschaften angezeigt:
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Angrenzend Wird an den Formularbereich unten auf der Standardseite eines Outlook-Formulars angefügt (2 bis 5 Felder).
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Trennen Als neue Seite zu einem Outlook-Formular hinzugefügt (6 oder mehr Felder).
Wenn der externe Inhaltstyp keinem Outlook-Elementtyp direkt zugeordnet ist, können Sie die Felder einem Outlook-Post-Elementtyp zuordnen, der der generischste Elementtyp ist.
Verbinden einer externen Liste mit Outlook 2013
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Navigieren Sie zu der SharePoint-Website, die die externe Liste enthält.
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Klicken Sie auf Liste > Verbindung mit Outlook herstellen.
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Falls erforderlich, öffnet und erstellt Outlook 2013 eine neue Outlook-Datendatei (BCSStorage.pst), die im Navigationsbereich als SharePoint External Listen bezeichnet wird, und erstellt dann einen Ordner mit dem Namen <Site> – <External List>.
Tipp: Standardmäßig werden die Daten automatisch alle sechs Stunden aktualisiert, aber dieser Wert kann geändert werden. Um sicherzustellen, dass aktuelle Daten aus der externen Datenquelle angezeigt werden, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner, und klicken Sie dann auf Jetzt synchronisieren.
Hinweis: Standardmäßig zeigt Outlook 2013 nur Felder an, die vom Autor des externen Inhaltstyps explizit den entsprechenden Outlook-Feldern zugeordnet wurden. Alternativ können Sie wie folgt vorgehen, um alle Felder aus der externen Liste anzuzeigen, unabhängig davon, ob sie zugeordnet oder nicht zugeordnet sind:
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Öffnen Eines einzelnen Elements in einem Formular (Klicken Sie auf der Registerkarte Kontakt in der Gruppe Anzeigen auf <Namen> Details.)
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Erstellen Sie eine benutzerdefinierte Outlook-Ansicht, und schließen Sie alle Felder aus der externen Liste ein.
Weitere Informationen zum Anzeigen von Feldern und Erstellen benutzerdefinierter Ansichten finden Sie im Outlook-Hilfesystem.