Χρήση του προτύπου τοποθεσίας διαχείρισης έργου του SharePoint

Το πρότυπο τοποθεσίας διαχείρισης έργου είναι μια τοποθεσία ομάδας που έχει σχεδιαστεί για να λειτουργεί ως εσωτερική αρχική σελίδα για την ομάδα έργου σας. Δημιουργήστε έναν χώρο συνεργασίας για την ομάδα σας όπου μπορείτε να μοιράζεστε ενημερώσεις έργων, να σημειώνετε μετά τη σύσκεψη και να έχετε πρόσβαση σε έγγραφα της ομάδας.

Σε αυτό το άρθρο, κάνουμε κοινή χρήση των στοιχείων που υπάρχουν στο πρότυπο τοποθεσίας διαχείρισης έργου του SharePoint και συζητάμε τον τρόπο με τον οποίο μπορείτε να προσαρμόσετε την τοποθεσία ώστε να την προσαρμόσετε σύμφωνα με τις προτιμήσεις σας.

Δυνατότητες τοποθεσίας

• Προσαρμόσιμη τοποθεσία που συνοδεύεται από προ-συμπληρωμένες εικόνες, τμήματα Web και περιεχόμενο για να εμπνεύσει τους συντάκτες τοποθεσιών όταν κάνουν προσαρμογές για να βοηθήσουν τις ομάδες να συνεργαστούν.
• Έτοιμο προς χρήση πρότυπο αναφοράς κατάστασης έργου που διευκολύνει τη δημοσίευση και την κοινή χρήση ενημερώσεων έργου με την ομάδα και τους συνεργάτες σας.
• Χρησιμοποιήστε Λίστες Microsoft για να δημιουργήσετε μια παρακολούθηση έργου και μια λίστα παρακολούθησης θεμάτων για να διαχειριστείτε και να παρακολουθήσετε τις λεπτομέρειες του έργου με την ομάδα σας.

Βήμα 1: Προσθήκη του προτύπου τοποθεσίας "Διαχείριση έργου"

Πρώτα, ακολουθήστε τις οδηγίες σχετικά με τον τρόπο προσθήκης του προτύπου σε μια νέα ή υπάρχουσα τοποθεσία.

Βήμα 2: Εξέταση προ-συμπληρωμένου περιεχομένου τοποθεσίας

Εξερευνήστε προσυμπληρωμένο περιεχόμενο τοποθεσίας, τμήματα Web και σελίδες και αποφασίστε ποιες προσαρμογές τοποθεσίας θα είναι απαραίτητες για να ευθυγραμμίσετε με την εμπορική επωνυμία, τη φωνή και τον γενικό επιχειρηματικό στόχο της εταιρείας σας.

Προσυμπληρωμένο περιεχόμενο προ-συμπληρωμένου προτύπου, λίστας και δημοσίευσης ειδήσεων:

• Αρχική σελίδα - Παρέχει ένα σημείο προορισμού για την εύκολη κοινή χρήση περιεχομένου, τη συνεργασία και τη λήψη ενημερώσεων για το έργο από τις ομάδες
• Calendar - Εμφανίζει το ημερολόγιο ομάδας του Outlook
• Λίστα παρακολούθησης έργου - Παρακολουθήστε όλη την πρόοδο των εργασιών που σχετίζονται με το επερχόμενο έργο. Προσαρμογή αυτού του προτύπου λίστας με επεξεργασία πεδίων κειμένου λίστας.
• Παρακολούθηση ζητημάτων - Παρακολουθήστε τυχόν προβλήματα που μπορεί να εμποδίζουν το έργο. Προσαρμογή αυτού του προτύπου λίστας με επεξεργασία πεδίων κειμένου λίστας.
• Βιβλιοθήκη εγγράφων - Εύκολη και ασφαλής πρόσβαση σε αρχεία έργου
• Κάδος ανακύκλωσης - Παρέχει πρόσβαση σε περιεχόμενο που απορρίφθηκε πρόσφατα και σχετίζεται με έργο
• Πρότυπο αναφοράς κατάστασης - Χρησιμοποιήστε αυτό το έτοιμο πρότυπο για να δημοσιεύσετε εύκολα αναφορές κατάστασης έργου στην ομάδα σας. Προσαρμογή αυτού του προτύπου δημοσίευσης ειδήσεων μέσω της επεξεργασίας τμημάτων Web λίστας "Κείμενο και εικόνα".

Βήμα 3: Προσαρμογή της τοποθεσίας σας

Αφού προσθέσετε το πρότυπο τοποθεσίας διαχείρισης έργου, είναι ώρα να το προσαρμόσετε και να το κάνετε δικό σας. Για να ξεκινήσετε την επεξεργασία της τοποθεσίας σας, επιλέξτε Επεξεργασία στην επάνω δεξιά γωνία. Τώρα μπορείτε να αρχίσετε να επεξεργάζεστε όλα τα τμήματα Web και άλλα στοιχεία στην τοποθεσία.

Έλεγχος κατάστασης έργου και λίστες παρακολούθησης ζητημάτων - Χρησιμοποιήστε το τμήμα Web κεντρικής ενότητας για να ενημερώνετε τα μέλη της ομάδας σχετικά με την κατάσταση του έργου. Αντίστροφη μέτρηση μέχρι την έναρξη του έργου - Χρησιμοποιήστε το τμήμα Web "Χρονόμετρο αντίστροφης μέτρησης" για να ενημερώσετε τα μέλη της ομάδας πόσος χρόνος απομένει για προετοιμασία για την έναρξη του έργου. Επισήμανση πόρων που χρησιμοποιούνται συχνά - Χρησιμοποιήστε το τμήμα Web βιβλιοθήκης εγγράφων για να παρέχετε γρήγορη πρόσβαση σε πόρους και αρχεία της ομάδας. Αναθεώρηση πρόσφατης δραστηριότητας τοποθεσίας ομάδας - Χρησιμοποιήστε το τμήμα Web "Δραστηριότητα τοποθεσίας" για να προβάλετε περιεχόμενο που προβλήθηκε πρόσφατα από άλλα μέλη της ομάδας. Εμφάνιση λίστας χρονοδιαγραμμάτων και προθεσμιών έργου - Χρησιμοποιήστε το τμήμα Web "Συμβάντα" για να δημιουργήσετε μια λίστα σημαντικών προθεσμιών ομάδας. Κοινή χρήση ειδήσεων και ανακοινώσεων της ομάδας - Χρησιμοποιήστε το τμήμα Web "Ειδήσεις" για να δημοσιεύσετε ανακοινώσεις της ομάδας και ευκαιρίες εκδηλώσεων. Παροχή μιας λίστας εργαλείων που χρησιμοποιούνται συχνά : Χρησιμοποιήστε το τμήμα Web "Γρήγορες συνδέσεις" για να απλοποιήσετε τη συνεργασία, μεταγλωττίζοντας μια λίστα εργαλείων που χρησιμοποιούνται συχνά για το έργο. Παροχή πρόσβασης σε βασικές επαφές - Χρησιμοποιήστε το τμήμα Web People για να εμφανίσετε πρωτεύοντα σημεία επαφής για τη διαχείριση έργων.

Προσαρμόστε την εμφάνιση, την περιήγηση στην τοποθεσία, τα τμήματα Web και το περιεχόμενο της τοποθεσίας σας, ώστε να ανταποκρίνονται στις ανάγκες των χρηστών και της εταιρείας. Όταν κάνετε προσαρμογές, βεβαιωθείτε ότι η τοποθεσία βρίσκεται σε λειτουργία επεξεργασίας, επιλέγοντας " Επεξεργασία " στην επάνω δεξιά γωνία της τοποθεσίας. Καθώς εργάζεστε, επιλέξτε "Αποθήκευση ως πρόχειρο" ή "Αναδημοσίευση αλλαγών" για να κάνετε τις αλλαγές ορατές στους θεατές.

1. Χρησιμοποιήστε το τμήμα Web Hero για να επισημάνετε την κατάσταση έργου

1. Ξεκινήστε επιλέγοντας το τμήμα Web κύριου στοιχείου και επιλέξτε Επεξεργασία ιδιοτήτων ( ).
2. Στη συνέχεια, ορίστε τις επιλογές επιπέδου και πλακιδίου που ταιριάζουν καλύτερα στις ανάγκες της εταιρείας.

Δείτε διαφορετικές διατάξεις και μάθετε περισσότερα σχετικά με την επεξεργασία του τμήματος Web κύριου στοιχείου.

2. Χρησιμοποιήστε το τμήμα Web "Χρονόμετρο αντίστροφης μέτρησης" για να ενημερώσετε τα μέλη της ομάδας πόσος χρόνος απομένει

1. Ξεκινήστε επιλέγοντας το τμήμα Web "Χρονόμετρο αντίστροφης μέτρησης" και επιλέξτε "Επεξεργασία ιδιοτήτων" ( ).
2. Προσθέστε την ημερομηνία και την ώρα του συμβάντος.
3. Επιλέξτε το Μορφή για την οθόνη χρονοδιακόπτη.
4. Προσθέστε μια πρόσκληση σε δράση , αλλάζοντας το κείμενο επικάλυψης και προσθέστε μια σύνδεση σε περισσότερες πληροφορίες.
5. Προσαρμόστε την εικόνα φόντου του τμήματος Web επιλέγοντας "Αλλαγή", επιλέγοντας μια προέλευση εικόνας και επιλέγοντας "Εισαγωγή".

Μάθετε περισσότερα σχετικά με τη χρήση του τμήματος Web "Χρονόμετρο αντίστροφης μέτρησης".

3. Χρήση του τμήματος Web βιβλιοθήκης εγγράφων για γρήγορη πρόσβαση σε πόρους

1. Για να αλλάξετε την προβολή ή την προέλευση φακέλου για το τμήμα Web βιβλιοθήκης εγγράφων, επιλέξτε Επεξεργασία ιδιοτήτων ( ).
2. Για να επεξεργαστείτε φακέλους, ετικέτες και περιεχόμενο βιβλιοθήκης εγγράφων, περιηγηθείτε στη βιβλιοθήκη από τα περιεχόμενα τοποθεσίας. Κάντε τις αλλαγές σας και το περιεχόμενό σας θα ενημερωθεί στο τμήμα Web.

Μάθετε περισσότερα σχετικά με τη χρήση του τμήματος Web βιβλιοθήκης εγγράφων.

4. Χρησιμοποιήστε το τμήμα web "Δραστηριότητα τοποθεσίας" για να παραμείνετε ενημερωμένοι σχετικά με τη δραστηριότητα της ομάδας

1. Ξεκινήστε επιλέγοντας το τμήμα web "Δραστηριότητα τοποθεσίας" και επιλέξτε "Επεξεργασία ιδιοτήτων " ( ).
2. Εισαγάγετε έναν αριθμό στην εργαλειοθήκη στην περιοχή Εμφάνιση τόσων στοιχείων κάθε φορά.

Μάθετε περισσότερα σχετικά με τη χρήση του τμήματος web "Δραστηριότητα τοποθεσίας".

5. Χρησιμοποιήστε το τμήμα web "Συμβάντα" για να παρακολουθείτε ημερομηνίες και προθεσμίες

1. Ξεκινήστε επιλέγοντας το τμήμα web "Συμβάντα" και επιλέξτε "Επεξεργασία ιδιοτήτων " ( ).
2. Επιλέξτε την προέλευση.
3. Στη συνέχεια, επιλέξτε το εύρος ημερομηνιών που θα πρέπει να εμφανίζεται στην τοποθεσία.
4. Στη συνέχεια, επιλέξτε το στοιχείο Διάταξη.
5. Επιλογή του μέγιστου αριθμού στοιχείων που θα εμφανίζονται σε αυτό το τμήμα Web.

Μάθετε περισσότερα σχετικά με το τμήμα Web "Εκδηλώσεις".

6. Χρησιμοποιήστε το τμήμα Web "Ειδήσεις" για να δώσετε έμφαση στις ανακοινώσεις των ομάδων έργου και στις ευκαιρίες εκδηλώσεων.

1. Ξεκινήστε επιλέγοντας το τμήμα Web "Ειδήσεις" και επιλέξτε "Επεξεργασία ιδιοτήτων " ( ).
2. Στη συνέχεια, επιλέξτε την πηγή ειδήσεων που περιέχει τις πληροφορίες που θέλετε να εμφανίσετε.
3. Επιλέξτε τη διάταξη, τις επιλογές προβολής και το φίλτρο που εμφανίζει καλύτερα τα μέλη της ομάδας του οργανισμού.
4. Στην ενότητα Οργάνωση , καθορίστε τη σειρά με την οποία θα εμφανίζονται οι ειδήσεις.

Μάθετε περισσότερα σχετικά με τη χρήση του τμήματος Web "Ειδήσεις".

7. Χρησιμοποιήστε το τμήμα Web "Γρήγορες συνδέσεις" για να συντάξετε μια λίστα εργαλείων που χρησιμοποιούνται συχνά για το έργο.

1. Μεταβείτε στο Τμήμα Web γρήγορων συνδέσεων και επιλέξτε τη σύνδεση και, στη συνέχεια, επιλέξτε την Επεξεργασία ιδιοτήτων ( ).
2. Επεξεργαστείτε τη σύνδεση, τον τίτλο, το εικονίδιο και την περιγραφή, εάν είναι απαραίτητο.
3. Για να προσθέσετε μια σύνδεση, επιλέξτε + Προσθήκη συνδέσεων.

Δείτε διαφορετικούς τύπους διατάξεων και επιλογών επεξεργασίας για το Τμήμα Web γρήγορων συνδέσεων.

8. Χρήση του τμήματος Web People για τη λίστα κύριων σημείων επαφής για έργα

1. Ξεκινήστε διαγράφοντας την εικόνα του People τμήματος Web.
2. Βρείτε την Εργαλειοθήκη ( ) στα δεξιά. Επιλέξτε "Προβολή όλων των τμημάτων Web" και, στη συνέχεια, επιλέξτε ή People κάνετε μεταφορά και απόθεση από τη λίστα των τμημάτων Web.
3. Επιλέξτε Επεξεργασία ιδιοτήτων () στο People Τμήμα Web.
4. Πληκτρολογήστε το όνομα ενός ατόμου ή μιας ομάδας και, στη συνέχεια, επιλέξτε Αποθήκευση .

Μάθετε περισσότερα σχετικά με το τμήμα web People.

Προσαρμόστε τις ακόλουθες σελίδες μέσα στην τοποθεσία:

• Λίστα παρακολούθησης έργου - Παρακολουθήστε όλη την πρόοδο των εργασιών που σχετίζονται με το επερχόμενο έργο. Προσαρμογή αυτού του προτύπου λίστας με επεξεργασία πεδίων κειμένου λίστας.
• Παρακολούθηση ζητημάτων - Παρακολουθήστε τυχόν προβλήματα που μπορεί να εμποδίζουν το έργο. Προσαρμογή αυτού του προτύπου λίστας με επεξεργασία πεδίων κειμένου λίστας.
• Πρότυπο αναφοράς κατάστασης - Αποκτήστε πρόσβαση σε αυτό το πρότυπο στις "Ρυθμίσεις " και, στη συνέχεια, στο "Περιεχόμενο τοποθεσίας". Χρησιμοποιήστε αυτό το έτοιμο πρότυπο για να δημοσιεύσετε εύκολα αναφορές κατάστασης έργου στην ομάδα σας. Προσαρμογή αυτού του προτύπου δημοσίευσης ειδήσεων μέσω της επεξεργασίας τμημάτων Web λίστας "Κείμενο και εικόνα ".

Προσαρμογή της εμφάνισης και της περιήγησης τοποθεσίας

Πριν θέσετε την τοποθεσία σας σε κοινή χρήση με άλλους, βάλτε τις τελευταίες πινελιές στην τοποθεσία σας, εξασφαλίζοντας ότι οι χρήστες μπορούν να βρουν την τοποθεσία, να περιηγηθούν εύκολα σε συνδέσεις και σελίδες και να αποκτήσουν γρήγορα πρόσβαση σε περιεχόμενο της τοποθεσίας.

• Επεξεργαστείτε τις βιβλιοθήκες εγγράφων ενημερώνοντας τα ονόματα φακέλων και αποστέλλοντας πόρους.
• Επεξεργασία και προσαρμογή περιήγησης τοποθεσίας.
• Αλλάξτε την εμφάνιση της τοποθεσίας σας, προσαρμόζοντας το θέμα, το λογότυπο, τις διατάξεις κεφαλίδας και την εμφάνιση της τοποθεσίας σας.
• Προσθέστε ή καταργήστε σελίδες σε αυτήν την τοποθεσία ή την περιήγηση στην τοποθεσία για να συμπεριλάβετε υπάρχον περιεχόμενο.
• Επιλέξτε να συσχετίσετε αυτή την τοποθεσία με μια συγκεντρωτική τοποθεσία εντός του οργανισμού σας ή προσθέστε αυτή την τοποθεσία σε μια υπάρχουσα περιήγηση συγκεντρωτικής τοποθεσίας , εάν είναι απαραίτητο.

Βήμα 4: Κοινή χρήση της τοποθεσίας σας με άλλους

Κάντε κοινή χρήση της τοποθεσίας σας με άλλους αφού προσαρμόσετε την τοποθεσία σας, την εξετάσετε και δημοσιεύσετε το τελικό πρόχειρο.

1. Επιλέξτε "Ρυθμίσεις " και, στη συνέχεια, "Δικαιώματα τοποθεσίας".
2. Στη συνέχεια, επιλέξτε "Πρόσκληση ατόμων " και, στη συνέχεια, επιλέξτε "Προσθήκη μελών"και, στη συνέχεια, επιλέξτε "Προσθήκη μελών" για να παραχωρήσετε πλήρη πρόσβαση σε περιεχόμενο τοποθεσίας ομάδας, κοινόχρηστους πόρους, όπως η ομάδα, το ημερολόγιο του Outlook, και δικαιώματα επεξεργασίας στην τοποθεσία.
3. Στη συνέχεια, επιλέξτε Πρόσκληση ατόμων και, στη συνέχεια, Κοινή χρήση μόνο τοποθεσίας και, στη συνέχεια, Αποθήκευση για κοινή χρήση της τοποθεσίας, αλλά όχι κοινόχρηστων πόρων ή δικαιωμάτων επεξεργασίας τοποθεσίας.

Μάθετε περισσότερα σχετικά με τη διαχείριση ρυθμίσεων τοποθεσίας ομάδας, πληροφοριών και δικαιωμάτων τοποθεσίας.

Βήμα 5: Διατηρήστε την τοποθεσία σας

Μετά τη δημιουργία και την εκκίνηση της τοποθεσίας σας, η επόμενη σημαντική φάση είναι η διατήρηση του περιεχομένου της τοποθεσίας. Βεβαιωθείτε ότι έχετε ένα σχέδιο για να διατηρείτε ενημερωμένο το περιεχόμενο και τα τμήματα Web.

Βέλτιστες πρακτικές συντήρησης τοποθεσίας:

• Σχεδιασμός για συντήρηση τοποθεσίας - Καταρτίστε ένα χρονοδιάγραμμα για την επανεξέταση του περιεχομένου της τοποθεσίας όσο συχνά χρειάζεται, ώστε να διασφαλίσετε ότι το περιεχόμενο εξακολουθεί να είναι ακριβές και σχετικό.
• Δημοσιεύετε τακτικά ειδήσεις - Διανείμετε τις πιο πρόσφατες ανακοινώσεις, πληροφορίες και κατάσταση σε ολόκληρη την εταιρεία. Μάθετε πώς μπορείτε να προσθέσετε μια δημοσίευση ειδήσεων σε μια τοποθεσία ομάδας ή μια τοποθεσία επικοινωνίας και δείξτε σε άλλα άτομα που θα δημοσιεύουν ανακοινώσεις πώς μπορούν να χρησιμοποιήσουν τις ειδήσεις του SharePoint.
• Έλεγχος συνδέσεων και τμημάτων Web - Διατηρήστε ενημερωμένες τις συνδέσεις και τα τμήματα Web για να βεβαιωθείτε ότι αξιοποιείτε την πλήρη αξία της τοποθεσίας σας.
• Χρήση αναλυτικών στοιχείων για τη βελτίωση της δέσμευσης - Προβάλετε τη χρήση της τοποθεσίας χρησιμοποιώντας την ενσωματωμένη αναφορά δεδομένων χρήσης για να λάβετε πληροφορίες σχετικά με δημοφιλές περιεχόμενο, επισκέψεις τοποθεσιών και πολλά άλλα.
• Περιοδική αναθεώρηση των ρυθμίσεων τοποθεσίας - Αφού δημιουργήσετε μια τοποθεσία στο SharePoint, μπορείτε να κάνετε αλλαγές στις ρυθμίσεις, τις πληροφορίες τοποθεσίας και τα δικαιώματα για την τοποθεσία.

Περισσότεροι πόροι προσαρμογής

Μάθετε περισσότερα σχετικά με το σχεδιασμό, τη δημιουργία και τη συντήρηση τοποθεσιών του SharePoint.

Δείτε περισσότερα πρότυπα τοποθεσίας του SharePoint.