Trabajar con el límite de Umbral de vista de lista solo para SharePoint Server

Uso de un sitio de Centro de documentos   

Un Centro de documentos es una plantilla que se puede usar para crear un sitio con características dirigidas a la manipulación, almacenamiento y búsqueda de documentos. Con los permisos adecuados, se puede crear un sitio o subsitio con esta plantilla. Para obtener más información, vea ¿Qué es un sitio del Centro de documentación?

Usar intervalo diario de horas

Con los servidores de SharePoint Server (SharePoint 2016), el umbral de vista de lista de 5000 elementos también es el predeterminado. Sin embargo, dado que hay más control por parte de los administradores de red, se puede establecer un Intervalo diario de horas donde se quiten los límites de forma eficaz, lo que permite realizar consultas de gran tamaño, así como otras operaciones que consumen muchos datos. Este intervalo normalmente es durante la noche cuando la mayoría de los usuarios no está en el sistema. El administrador también puede elegir elevar el límite si corresponde.

El Intervalo diario de horas es una forma para que los administradores especifiquen un período de tiempo dedicado para que todos los usuarios realicen operaciones ilimitadas sin límites y normalmente se programa durante las horas de poca actividad.

Aunque las vistas son una forma principal de recuperar elementos de una lista o biblioteca, también hay otros comandos y operaciones de SharePoint que se realizan mejor durante el intervalo diario de horas:

• Agregar y eliminar un índice

• Agregar y modificar una columna de lista

• Eliminar y copiar carpetas

• Cambio de configuración de seguridad de una lista o biblioteca

• Guardar una lista con su contenido como una plantilla

• Eliminación de un sitio web

Usar el sitio del Centro de documentación

Puede usar un sitio del Centro de documentación cuando quiera crear, administrar y almacenar grandes cantidades de documentos. El Centro de documentación se basa en una plantilla de sitio y está diseñado para que pueda funcionar como repositorio centralizado para administrar varios documentos. Las características, como la navegación por metadatos y vista de árbol, los tipos de contenido y los elementos web, le ayudan a organizar y recuperar documentos de una forma eficaz y significativa para los usuarios. Para obtener más información sobre el uso de plantillas de sitio, vea Crear y usar plantillas de sitio en versiones de SharePoint Server.

Los administradores de contenido pueden configurar rápidamente la navegación controlada por metadatos para que tenga un buen rendimiento en la mayoría de las bibliotecas sin tener que crear explícitamente los índices, pero también pueden obtener ayuda al crear índices adicionales para mejorar el rendimiento sobre un mayor rango de filtros y vistas. Para obtener más información, vea ¿Qué es un sitio del Centro de documentación?

Puede usar un sitio del Centro de documentación como entorno de creación o como archivo de contenido:

• En un entorno de creación, puede proteger y des proteger archivos de forma activa y crear estructuras de carpetas para esos archivos. El control de versiones está habilitado y puede haber 10 versiones o más de cada documento. Puede proteger y des proteger documentos con frecuencia, y los flujos de trabajo pueden ayudar a automatizar las acciones en los documentos.

• Por el contrario, hay muy poca creación en un archivo de contenido (o de base de conocimiento). Solo puede ver o cargar documentos. Normalmente, los archivos de contenido contienen versiones únicas de los documentos y un sitio puede escalar a millones de archivos. En un escenario típico, como un centro de soporte técnico de una organización grande, es posible que 10 000 usuarios tengan acceso al contenido, principalmente para leerlo. Un subconjunto de 3 000 a 4 000 usuarios podría cargar contenido nuevo en el sitio.

Eliminar listas

La eliminación de listas solo la pueden realizar los administradores de Red o SharePoint y los administradores de granja en las versiones de SharePoint Server.

La eliminación de listas grandes requiere recursos de base de datos que se pueden bloquear mediante el umbral de vista de lista. Para obtener más información sobre cómo eliminar una lista, vea Eliminar una lista.

Restaurar o eliminar elementos de la Papelera de reciclaje

Estos comandos y operaciones pueden fallar si superan los umbrales y límites del sitio al recuperar datos de lista durante el horario normal. Su ejecución sin límites durante el intervalo diario de horas puede evitar errores y que afecten a otros usuarios.

Cambiar el límite del umbral de vista de lista

La última opción, también con las versiones Server de SharePoint, consiste en cambiar el límite. Esto es arriesgado porque un límite mayor aumenta la posibilidad de afectar al rendimiento para algunos o todos los usuarios.

Para comprobar su versión de SharePoint, consulte ¿Qué versión de SharePoint estoy usando?

¿Cómo puedo cambiar el umbral de vista de lista?

El umbral de vista de lista (LVT) se ha establecido para proporcionar rendimiento a los usuarios y proteger el servidor contra sobrecargas accidentales durante las consultas. LvT solo puede cambiarlo un administrador en las versiones Server de SharePoint en la aplicación Central Administración. No se recomienda cambiarlo para evitar la degradación del rendimiento. SharePoint no permite a los administradores cambiar el LVT para proteger a los usuarios de otros inquilinos de problemas de rendimiento cuando se recuperan grandes conjuntos de datos. En su lugar, use índices, filtros y carpetas para administrar las consultas.

Si solo tiene algunas consultas que requieren aumentar el LVT, considere la posibilidad de usar el Intervalo diario de horas durante las horas de descanso en su lugar.

Si realmente desea cambiar el LVT, siga estos pasos. Son estándar de SharePoint 2016, aunque la interfaz de usuario puede diferir ligeramente. La aplicación Administración central es independiente del sitio de SharePoint y requiere derechos de administrador de granja para el acceso. 

1. Como administrador, inicie sesión en Central Administración.

2. Vaya a Administración de aplicaciones > Administrar aplicaciones web.

3. Seleccione la aplicación para cambiar el umbral de vista de lista.

4. En la cinta de opciones, en Configuración general para acceder al menú, seleccione la flecha abajo y, después, seleccione Limitación de recursos.

5. Cambie el valor de Umbral de vista de lista (el primero de la lista) por un valor razonable.

6. Seleccione Aceptar.

Hay opciones de configuración adicionales en la página de limitación de recursos que como administrador querrá comprender.

Umbral de vista de lista para auditores y administradores: se trata de un "límite más alto" de forma predeterminada. Las consultas que se ejecutan por un auditor o un administrador que específicamente (mediante programación) solicitan invalidar el LVT estarán sujetas a este límite en su lugar. De forma predeterminada, son 20.000 en lugar de 5.000 para LVT. Elevar este límite tiene las mismas ramificaciones que aumentar la LVT. Al cambiar este valor, es posible que deba realizar cambios asociados.

Invalidación del modelo de objetos: si suele usar código personalizado en la implementación y necesita reemplazar lvt a un límite superior, puede ser una buena idea permitir la invalidación del modelo de objetos y conceder permisos de auditor o administrador a la aplicación que realizará las consultas. Esta configuración está activada de manera predeterminada, pero puedes deshabilitarla si no la necesitas. Un buen ejemplo de cuándo es posible que desee usar esto es si ha implementado algún código que realizará el almacenamiento en caché de un conjunto más grande de resultados a los que se accede a menudo por, por ejemplo, varios minutos. Si no está pensando en almacenar en caché el contenido y está planeando ejecutar estas consultas a menudo, no se recomienda usar este método para moverse por LVT, ya que afectará negativamente al rendimiento del servidor. En resumen: "banda ligeramente".

Umbral de búsqueda de vista de lista: esta característica limita el número de combinaciones que puede realizar una consulta. Esto equivale al número de campos De búsqueda, Persona/Grupo o Estado del flujo de trabajo que se incluyen en la consulta. Por ejemplo, una vista que muestra 6 columnas de búsqueda y filtros en otras 3 columnas de búsqueda distintas usa 9 búsquedas. Si el Umbral de búsqueda de vista de lista se establece en 8, esto provocará un error. No se recomienda aumentar el número a más de 8.

Pruebas exhaustivas realizadas por Microsoft han demostrado que hay una degradación grave del rendimiento no gradual que muestra más de 8 combinaciones. No solo el rendimiento del servidor disminuye significativamente en ese momento, sino que la consulta termina usando una cantidad desproporcionadamente grande de los recursos de SQL Server, lo que afecta negativamente a todos los demás usuarios de esa misma base de datos. Para obtener más información, vea la sección Columnas de búsqueda y vistas de lista de Resultados y recomendaciones de pruebas de rendimiento y capacidad.

Intervalo diario de horas para consultas grandes: esta característica le permite establecer una hora cada día en la que los usuarios pueden usar consultas más grandes sin alcanzar los límites. Hay algunas cosas que debe considerar detenidamente antes de decidir en qué momento hacer esto:

• Para que afecte el menor número de usuarios, se debe establecer en horas de poca actividad o en un periodo durante el que se espera la menor carga. Si elige una hora en mitad de la jornada laboral para la mayoría de los usuarios, es posible que incluso los que no usen la lista grande se verán afectados negativamente.

• Intente limitarlo a un periodo de tiempo razonable para que los usuarios lo puedan usar para corregir sus listas, en lugar de ponerse en contacto con el administrador.

• Las operaciones iniciadas durante el intervalo de tiempo no se anularán una vez que finalice el intervalo. Tenga en cuenta el tiempo necesario en caso de que un usuario intente eliminar una lista de gran tamaño justo antes del tiempo de inactividad.

• Considere la posibilidad de diferentes zonas horarias. Esto es especialmente importante si su organización o sus clientes tienen una distribución geográfica amplia y comparten un servidor de SharePoint hospedado de forma centralizada. Establecerlo a las 6:00 p.m. podría funcionar para su propia ubicación, pero no sería beneficioso, por ejemplo, Sydney, Australia.

Umbral de permisos exclusivos de lista: este es el número de permisos exclusivos permitidos por cada lista. Si tiene una carpeta en la que interrumpe la herencia de permisos y establece algunos permisos para ella (y todos los elementos que contiene), entonces cuenta como 1 en el Umbral de permisos exclusivos de lista. A diferencia de lvt y otras configuraciones, este umbral no se activa viendo el contenido o realizando alguna otra operación en él, sino explícitamente al cambiar los permisos.

Si no puede permitirlo, entonces es recomendable reducir este número. El valor predeterminado es 50 000, que es una gran cantidad de permisos exclusivos. Es muy probable que la lista tenga problemas con los permisos antes de llegar a este número, por lo que se recomienda modificarlo de forma preventiva por un valor que pueda funcionar en su entorno.