Conectar una lista externa con Outlook

Tareas de requisitos previos comunes

Preparar el origen de datos externo    Es posible que un administrador tenga que crear una cuenta y proporcionar permisos al origen de datos para garantizar que solo las personas adecuadas disfruten de acceso a los mismos y evitar así que lleguen a las manos equivocadas. Es posible que en una base de datos externa el administrador también desee crear consultas, vistas, tablas, etc. específicas para limitar los resultados a los niveles necesarios y mejorar el rendimiento.

Configurar cuentas y servicios de SharePoint    Un administrador debe activar los Servicios de conectividad a datos empresariales y servicios de almacenamiento seguro.

Configurar servicios de almacenamiento seguro    Un administrador debe hacer lo siguiente: determinar el mejor modo de acceso para el origen de datos externo, crear una aplicación de destino y establecer las credenciales para la aplicación de destino.

Configurar los servicios de conectividad empresarial    Un administrador debe asegurarse de que el usuario que crea el tipo de contenido externo tiene permiso para el almacén de metadatos de conectividad a datos empresariales y que los usuarios adecuados tienen acceso al tipo de contenido externo en el que se basa la lista externa.

Crear un tipo de contenido externo    Un usuario debe definir un tipo de contenido externo que contenga información sobre conexiones, acceso, métodos de operación, columnas, filtros y otros metadatos usados para recuperar los datos del origen de datos externo.

Crear una lista externa    Un usuario debe crear una lista externa basada en el tipo de contenido externo y en una o más vistas de la lista externa según sea necesario.

Asegurarse de que los productos de Office estén listos para su uso    Para sincronizar datos externos con productos de Office, debe tener Windows 7 o versiones posteriores y los siguientes productos de software gratuitos, SQL Server Compact 4.0, .NET Framework 4 y WCF Data Services 5.0 para OData V3 en cada equipo cliente (si es necesario, se le pedirá que descargue el software automáticamente). Además, asegúrese de que la opción de instalación de Office, Servicios de conectividad empresarial está habilitada (esta es la opción predeterminada). Esta opción instala el entorno en tiempo de ejecución de cliente de los Servicios de conectividad empresarial, que hace lo siguiente: almacena en caché y sincroniza con datos externos, asigna datos empresariales a tipos de contenido externo, muestra el selector de elementos externos en productos de Office y ejecuta soluciones personalizadas dentro de productos de Office.

Tareas de requisitos previos específicas de Outlook

Activar la característica de sincronización sin conexión para Listas externa    La característica de granja de servidores y sitios, Sincronización sin conexión para Listas externos, también debe estar activa. Esta característica está activa de forma predeterminada en el nivel de granja de servidores, pero no está activa de forma predeterminada en el nivel de sitio.

Crear un tipo de contenido externo compatible con Outlook     Al crear un tipo de contenido externo, un usuario debe habilitar la opción de compatibilidad de sincronización sin conexión y establecer el campo Tipo de elemento de Office en una de las siguientes opciones: Contacto, Cita, Tarea o Publicación.

Asignar los campos correspondientes    Un usuario debe asignar uno o varios de los campos de tipo de contenido externo a sus respectivos campos de Outlook.

Cuando asigna un tipo de contenido externo, como un cliente, a un tipo de elemento de Outlook, como un contacto, debe asignar explícitamente los campos individuales del tipo de contenido externo, como Nombre del cliente, Apellidos del cliente, Dirección del cliente y Teléfono del cliente, a sus respectivos campos de Tipo de elemento de Outlook, como Nombre de un contacto, LastName, BusinessAddress y BusinessPhone.

No es necesario asignar todos los campos correspondientes, pero se deben asignar los siguientes campos.

Los campos no asignados, dependiendo del número, se muestran como propiedades extendidas de la siguiente manera:

• Contiguo    Anexado al área del formulario en la parte inferior de la página predeterminada de un formulario de Outlook (de 2 a 5 campos).

• Separar    Se ha agregado como una página nueva a un formulario de Outlook (6 o más campos).

Si el tipo de contenido externo no se asigna directamente a ningún tipo de elemento de Outlook, puede asignar los campos a un tipo de elemento posterior a Outlook, que es el tipo de elemento más genérico.

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