Puede conectar una lista externa que contiene clientes, tareas, citas o publicaciones con Microsoft Outlook 2013. Una vez conectado, puede ver, editar e imprimir los datos mediante la conocida interfaz de usuario de Outlook como si se tratase de información nativa de Outlook.
Si los datos que está actualizando son información de contacto, como la relacionada con sus clientes, puede llamarlos, enviarles mensajes de correo electrónico y hacer convocatorias de reunión. La sincronización de los datos es bidireccional o bidireccional. Los cambios realizados en Outlook 2013 se sincronizan automáticamente con el origen de datos externo. Los cambios realizados en el origen de datos externo se sincronizan con los elementos de Outlook 2013, aunque es posible que se necesite una operación de actualización.
Para obtener más información, consulte Buscar contenidos sobre datos externos.
¿Qué desea hacer?
Antes de empezar
Trabajar con datos externos requiere varias tareas previas para habilitar el acceso seguro a los datos. La siguiente información puede resultarle útil para planear los siguientes pasos. Además, si tiene problemas al intentar trabajar con datos externos, esta información puede ayudarle a identificar el problema. Para obtener acceso a datos externos, usted o un administrador deben hacer lo siguiente:
Tareas comunes como requisito previo
Preparar el origen de datos externo Es posible que un administrador tenga que crear una cuenta y proporcionar permisos al origen de datos para garantizar que solo las personas adecuadas disfruten de acceso a los mismos y evitar así que lleguen a las manos equivocadas. Es posible que en una base de datos externa el administrador también desee crear consultas, vistas, tablas, etc. específicas para limitar los resultados a los niveles necesarios y mejorar el rendimiento.
Configurar servicios y cuentas de SharePoint Un administrador debe activar los servicios de conectividad a datos empresariales y los servicios de almacenamiento seguro.
Configurar servicios de almacenamiento seguro Un administrador debe hacer lo siguiente: determinar el mejor modo de acceso al origen de datos externo, crear una aplicación de destino y establecer las credenciales para la aplicación de destino.
Configurar los servicios de conectividad empresarial Un administrador debe asegurarse de que el usuario que crea el tipo de contenido externo tenga permiso para el almacén de metadatos de conectividad a datos empresariales y que los usuarios adecuados tengan acceso al tipo de contenido externo en el que se basa la lista externa.
Crear un tipo de contenido externo Un usuario debe definir un tipo de contenido externo que contenga información sobre las conexiones, el acceso, los métodos de funcionamiento, las columnas, los filtros y otros metadatos que se usan para recuperar los datos del origen de datos externo.
Crear una lista externa Un usuario debe crear una lista externa basada en el tipo de contenido externo y una o más vistas de la lista externa según sea necesario.
Asegurarse de que los productos de Office están listos para usarse Para sincronizar datos externos con productos de Office, debe tener Windows 7 o posterior y los siguientes productos de software gratuitos, SQL Server Compact 4,0, .NET Framework 4 y WCF Data Services 5,0 para OData V3 en cada equipo cliente (si es necesario, se le solicita automáticamente que descargue el software). Además, asegúrese de que la opción de instalación de Office, servicios de conectividad empresarial está habilitada (este es el valor predeterminado). Esta opción instala el tiempo de ejecución del cliente de servicios de conectividad empresarial que hace lo siguiente: las memorias caché y sincroniza con datos externos, asigna datos profesionales a tipos de contenido externo, muestra el selector de elementos externos en productos de Office y ejecuta soluciones personalizadas dentro de los productos de Office.
Tareas específicas de Outlook como requisito previo
Activar la característica sincronización sin conexión para listas externas La característica granja de servidores y sitio, la sincronización sin conexión para listas externas, también debe estar activa. Esta característica está activa de forma predeterminada en el nivel de la granja, pero no está activa de forma predeterminada en el nivel del sitio.
Crear un tipo de contenido externo compatible con Outlook Al crear un tipo de contenido externo, un usuario debe habilitar la opción de compatibilidad de sincronización sin conexión y establecer el campo tipo de elemento de Office en uno de los siguientes: contacto, cita, tareao publicación.
Asignar campos correspondientes Un usuario debe asignar uno o varios de los campos de tipo de contenido externo a sus respectivos campos de Outlook.
Cuando asigne un tipo de contenido externo, como un cliente, a un tipo de elemento de Outlook, como un contacto, debe asignar explícitamente los campos individuales en el tipo de contenido externo, como nombre del cliente, apellidos, Direccióndel cliente y teléfono del cliente, a sus respectivos campos de tipo de elemento de Outlook, como nombre, Apellido, BusinessAddressy teléfonotrabajode un contacto.
No es necesario asignar todos los campos correspondientes, pero se deben asignar los siguientes campos.
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Tipo de elemento de Outlook |
Campo elemento de Outlook |
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Contacto |
Apellidos |
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Tarea |
Asunto |
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cita |
Inicio, fin y asunto |
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Entrada |
Asunto |
Los campos sin asignar, según el número, se muestran como propiedades extendidas de la siguiente manera:
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Adyacente Se anexa al área de formulario de la parte inferior de la página predeterminada de un formulario de Outlook (de 2 a 5 campos).
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Distinto Se ha agregado como una página nueva a un formulario de Outlook (6 o más campos).
Si el tipo de contenido externo no se asigna directamente a ningún tipo de elemento de Outlook, puede asignar los campos a un tipo de elemento de Outlook en el mensaje, que es el tipo de elemento más genérico.
Conectar una lista externa con Outlook 2013
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Vaya al sitio de SharePoint que contiene la lista externa.
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Haga clic en lista > conectarse a Outlook.
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Si es necesario, Outlook 2013 abre y crea un nuevo archivo de datos de Outlook (BCSStorage. pst), denominado listas externas de SharePoint en el panel de navegación y, a continuación, crea una carpeta con el nombre <sitio>-<lista externa>.
Sugerencia: Los datos se actualizan de manera predeterminada cada seis horas, pero este valor puede cambiarse. Para asegurarse de que está viendo los datos actuales del origen de datos externo, haga clic con el botón secundario en la carpeta y, a continuación, haga clic en sincronizar ahora.
Nota: De forma predeterminada, Outlook 2013 solo muestra los campos que el autor del tipo de contenido externo asignó de forma explícita a los respectivos campos de Outlook. Como alternativa, para ver todos los campos de la lista externa independientemente de si están asignados o no, puede hacer lo siguiente:
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Abra un solo elemento de un formulario (en la pestaña contacto , en el grupo Mostrar , haga clic en <nombre> detalles).
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Crear una vista personalizada de Outlook e incluir todos los campos de la lista externa.
Encontrará más información sobre la visualización de campos y la creación de vistas personalizadas en el sistema de ayuda de Outlook.
