Korištenje filtriranja za izmjenu prikaza sustava SharePoint

Filtri smanjuju količinu podataka koja se vraća tako da odabiru stavke na temelju operacija (kao što su veće od ili manje od) te podudarnih podataka. Kada stvorite filtrirani prikaz, prvi indeksirani stupac u izrazu filtra trebao bi uvelike smanjiti skup podataka. Filtriranje po polju države ili datuma, primjerice, često može znatno smanjiti skup podataka. Ako imate 15 000 stavki, željet ćete da prvi indeks vrati manje od 5000 stavki. Čak i ako skup podataka nema više od 5000 stavki, to je i dalje dobra praksa.

SharePoint odabire prvi indeksirani stupac u upitu, a zatim ostale stupce koristi za odabir podataka. Drugi stupci koje navedete u filtru prikaza mogu i ne moraju biti indeksirani. Prikaz te indekse ne koristi, čak i ako rezultat filtriranog prikaza vraća manje od broja zadanog pragom prikaza popisa.

Na primjer, imate upit: veličina = veliko AND boja = crvena. Na popisu veličina nije indeksirana, ali boja jest. Sve dok se na popisu nalazi manje od 5000 "crvenih" stavki, upit uspijeva na velikom popisu. No ako je u pitanju veličina upita = veliko OR boja = crveno, iako baza podataka može pronaći sve crvene stavke, upit mora pregledati cijeli popis da bi pronašao sve velike stavke. Ako se vrati više od 5000 stavki, upit se zagušuje.

Ako koristite dva ili više stupaca u izrazu filtra, indeks ili indeksi za određivanje moraju koristiti operator AND. Na primjer, ako želite vratiti pse s velikog popisa životinja. Imate neindeksirani stupac pod nazivom Vrsta gdje se kao vrijednost nalazi Pas. Ako postavite upit Vrsta = Pas, upit će se zagušiti. No ako imate indeksirani stupac pod nazivom Razred, vaš upit postaje Razred = Sisavci AND Vrsta =Pas. Pomoću upita Razred = Sisavci AND (Vrsta = Pas OR Vrsta = Mačka) možete potražiti i mačke i pse. Drugi upit odabire sve sisavce, a zatim ih filtrira na pse i mačke.

Ako stupci koje ćete koristiti za filtriranje nemaju indekse, možda ćete htjeti početi stvaranjem indeksa. Dodatne informacije potražite u članku Dodavanje indeksa u stupac sustava SharePoint.

Pomoću stupaca možete filtrirati podatke na popisu, čime se stvara prikaz. Zatim možete urediti prikaz i izbrisati filtre. Skriveni stupci mogu se koristiti i za sortiranje popisa, iako se ne prikazuju.

Stvaranje prikaza

Otvorite popis ili biblioteku u kojoj želite stvoriti prikaz.

1. Kliknite naslov stupca po kojem želite filtrirati pa na mogućnostima izbornika odaberite Filtriraj.

   

2. U oknu filtra koje će se otvoriti na desnoj strani stranice odaberite vrijednosti stupaca prema kojima želite filtrirati popis. Kada završite, odaberite gumb Primijeni.
   
   
   
   Sada biste trebali primijetiti da zaglavlje stupca sadrži ikonu filtra pokraj koje se navodi da se popis filtrira prema vrijednostima u tom stupcu.
   
   
   
   Ako želite saznati više o oknu filtara i filtriranju prema vrijednostima pohranjenima u nekoliko različitih stupaca, pročitajte članak Što je okno filtara popisa i biblioteke?

3. Ponovite 1. i 2. korak za sve druge stupce po kojima želite filtrirati.

4. Pogledajte izbornik Prikazi u gornjem desnom kutu popisa ili biblioteke. Trebali biste primijetiti naziv trenutnog prikaza uz zvjezdicu (*) koja označava da prikaz nije spremljen. Da biste stvorili novi prikaz, odaberite naziv trenutnog prikaza, a zatim na mogućnostima izbornika odaberite Spremi prikaz kao.
   
   

5. U okvir "Spremi kao" koji će se prikazati upišite novi naziv prikaza. (Ako želite da svi mogu vidjeti prikaz, ostavite da je ovaj javni prikaz odabran. U suprotnom poništite taj odabir da bi prikaz bio vidljiv samo vama.) Kliknite gumb Spremi da biste stvorili novi prikaz.
   
   
   
   Sada biste trebali vidjeti filtrirani prikaz popisa ili biblioteke s dodijeljenim nazivom.

   Napomena: Popis ili biblioteku moguće je filtrirati bez spremanja u obliku prikaza. 

Uklanjanje filtra

Trenutni filtri prikazuju se ispod naslova popisa. Da biste uklonili filtar, jednostavno odaberite filtar ispod naslova popisa. Da biste odjednom uklonili sve filtre, odaberite Očisti filtre s desne strane.  

Izmjena prikaza

Otvorite popis ili biblioteku u kojoj želite stvoriti prikaz.

1. Unesite dodatne promjene u prikaz, kao što su sortiranje, grupiranje ili dodavanje dodatnih filtara.

2. Slijedite upute u prethodnom 3. i 4. koraku, ali ovaj put nemojte mijenjati naziv prikaza. Kliknite gumb Spremi. Time će se ažurirati postojeći prikaz.

Izmjena prikaza u klasičnom uređivaču prikaza

1. Pomaknite se prema dolje do odjeljka Filtri i odaberite Prikaži stavke samo ako je istinito sljedeće.

2. Dodajte naredbe da biste definirali po kojem stupcu ili stupcima želite filtrirati.

   

   Ako imate naredbe Or , najprije ih navedite. Zatim dodajte sve potrebne naredbe And .

3. Ako u definiciju filtra morate dodati još jedan unos, odaberite Prikaži više stupaca u donjem desnom kutu. U definiciji filtra možete imati do 10 naredbi.

   

4. Kada završite, odaberite U redu pri vrhu ili dnu stranice da biste spremili prikaz.

   Stranica Uređivanje prikaza zatvara se i zamjenjuje prikazom koji ste definirali.

Da bi se prikaz brzo filtrirao kroz mnoge stavke, mora se indeksirati prvi stupac u filtru. Drugi stupci koje navedete u filtru prikaza mogu se ili ne indeksirati, ali prikaz ne koristi te indekse. Prvi stupac filtra trebao bi vratiti manje stavki od praga prikaza popisa.

Ako prvi stupac filtra vraća veći broj stavki od broja zadanog pragom prikaza popisa, možete koristiti filtar s više stupaca. Kada definirate filtrirani prikaz koji koristi više stupaca, pomoću operatora AND ograničit ćete ukupan broj vraćenih stavki. No i u tom slučaju kao prvi stupac morate navesti stupac koji će najvjerojatnije vratiti manju količinu podataka. Filtrom OR gotovo uvijek se povećava broj vraćenih stavki i u ovim okolnostima neće biti učinkovit.

Dodatne informacije o prikazima potražite u članku Stvaranje, promjena i brisanje prikaza popisa ili biblioteke.

Dvije su ključne riječi koje možete koristiti za filtriranje: na temelju trenutnog dana [Danas] ili na temelju trenutnog korisnika [Ja]. One su dinamične jer se mijenjaju s korisnikom ili datumom.

Korištenje riječi [Ja] može biti korisno kada samo želite vidjeti svoje dokumente u velikoj biblioteci. [Ja] se primjenjuje na stupce koji se temelje na osobama kao što su Stvorio ili Izmijenio. Da biste, primjerice, vidjeli sve dokumente koje ste stvorili, postavite filtar sa stupcem Stvorio tako da bude jednak parametru [Ja]. Ako uređujete datoteke i želite vidjeti zadnje datoteke na kojima ste radili, postavite filtar na stupcu Izmijenio tako da bude jednak parametru [Ja]. Da bi se prikazala oba, stvorite dva filtra povezana operatorom OR.

Ključna riječ [Danas] funkcionira na stupcima koji se temelje na datumu. Da biste dobili raspone koji mijenjaju datum današnjeg dana, koristite matematičke izraze. Da biste, primjerice, vidjeli sve dokumente koji su izmijenjeni u zadnjih 30 dana, možete stvoriti filtar na stupcu Datum koji je veći od ili jednak parametru [Danas] – 30. Da biste izostavili trenutni dan, postavite drugi filtar na stupcu Datum na manje od [Danas] i povežite ih operatorom AND.

Možete filtrirati popis sustava SharePoint koji sadrži stupac metapodataka. 

Dodavanje stupca metapodataka na popis

Idite na popis i odaberite +Dodaj stupac.

Odaberite Više... izborni gumb Upravljani metapodaci, a zatim U redu.

Osim toga, kada stvorite stupac upravljanih metapodataka i dodate stavke na popis, oznake metapodataka možete primijeniti klikom na ikonu Oznaka u oknu stavke popisa za uređivanje.

Primjena oznaka metapodataka u oknu prikaza stabla .

Filtriranje prema oznakama upravljanih metapodataka

1. Odaberite ikonu filtra biste pristupili oknu filtra.

   

   Napomena: Na padajućem popisu pri vrhu okna možete odabrati mogućnost Prikaz stabla, koja omogućuje hijerarhijski prikaz pojmova povezanih s odabranim stupcem.

2. Odaberite oznake metapodataka po kojima želite filtrirati.

   

3. Ako u stupcu Upravljani metapodaci imate najmanje 5 vrijednosti, odaberite vezu Prikaži sve da biste vidjeli okno filtra.

   

4. Provjerite oznake metapodataka koje želite filtrirati, a zatim odaberite Primijeni.

Slijede prijedlozi uobičajenih prikaza koji daju dobre rezultate s indeksiranim stupcima:

Da biste filtrirali prema:	Indeksirajte sljedeće:	Na primjer:
nedavno promijenjenim stavkama	stupac Izmijenjeno	Da biste prikazali samo stavke koje su promijenjene tijekom proteklog tjedna, primijenite filtar Izmijenjeno je veće od[danas]-7.
novim stavkama	stupac Stvoreno	Da biste stvorili prikaz samo onih stavki koje su dodane tijekom proteklog tjedna, primijenite filtar Stvoreno je veće od [danas]-7.
svojim stavkama	stupac Stvorio	Da biste stvorili prikaz samo onih stavki koje ste vi dodali, primijenite filtar Stvorio je jednako [ja].
stavkama kojima je rok danas	stupac Datum krajnjeg roka (stvorili ste ih vi na popisu ili u biblioteci)	Da biste stvorili prikaz samo onih stavki čiji je rok danas, primijenite filtar Datum krajnjeg roka jednak je [danas].
ažuriranjima prostora za raspravu	stupac Zadnje ažuriranje	Da biste stvorili prikaz samo onih rasprava koje su ažurirane tijekom proteklog mjeseca, primijenite filtar Zadnje ažuriranje veće je od [danas]-30.
arhivskim datotekama u biblioteci dokumenata	Datum izmjene	Da biste stvorili prikaz dokumenata koji nisu promijenjeni od 2016. (koje zatim želite arhivirati), primijenite filtar Datum promjene je prije 31. prosinca 2016.
pronađenom podskupu financijskih podataka	Regija, Godina (dva jednostavna indeksa)	Da biste stvorili prikaz financijskih podataka za sjeveroistočnu regiju za 2015. godinu, primijenite filtar Regija jednako "SI" AND Godina jednako 2015 jer će stupac Regija vjerojatno sadržavati manje vrijednosti od stupca Godina.
Metapodaci	Stupac upravljanih metapodataka	Da biste stvorili prikaz upravljanih metapodataka, primijenite filtar na temelju oznaka metapodataka koje definirate u oknu filtara popisa i biblioteke. Dodatne informacije potražite u članku Što je okno filtara popisa i biblioteke?

Podržane vrste stupaca jedan redak teksta odabir (jedna vrijednost) Broj Valuta Datum i vrijeme osoba ili grupa (jedna vrijednost) upravljani metapodaci Da/ne Pretraživanje

Nepodržane vrste stupaca više redaka teksta odabir (više vrijednosti) izračunati hiperveza ili slika prilagođeni stupci osoba ili grupa (više vrijednosti) vanjski podaci

Filtri smanjuju količinu podataka koja se vraća tako da odabiru stavke na temelju operacija (kao što su veće od ili manje od) te podudarnih podataka. Kada stvorite filtrirani prikaz, prvi indeksirani stupac u izrazu filtra trebao bi uvelike smanjiti skup podataka. Filtriranje po polju države ili datuma, primjerice, često može znatno smanjiti skup podataka. Ako imate 15 000 stavki, željet ćete da prvi indeks vrati manje od 5000 stavki. Ako vaš skup podataka nema više od 5000 stavki, i tada je to koristan postupak.

SharePoint odabire prvi indeksirani stupac u upitu, a zatim ostale stupce koristi za odabir podataka. Drugi stupci koje navedete u filtru prikaza mogu i ne moraju biti indeksirani. Prikaz te indekse ne koristi, čak i ako rezultat filtriranog prikaza vraća manje od broja zadanog pragom prikaza popisa.

Na primjer, imate upit: veličina = veliko AND boja = crvena. Na popisu veličina nije indeksirana, ali boja jest. Sve dok se na popisu nalazi manje od 5000 "crvenih" stavki, upit uspijeva na velikom popisu. No ako je u pitanju veličina upita = veliko OR boja = crveno, iako baza podataka može pronaći sve crvene stavke, upit mora pregledati cijeli popis da bi pronašao sve velike stavke. Ako se vrati više od 5000 stavki, upit se zagušuje.

Ako koristite dva ili više stupaca u izrazu filtra, indeks ili indeksi za određivanje moraju koristiti operator AND. Na primjer, ako želite vratiti pse s velikog popisa životinja. Imate neindeksirani stupac pod nazivom Vrsta gdje se kao vrijednost nalazi Pas. Ako postavite upit Vrsta = Pas, upit će se zagušiti. No ako imate indeksirani stupac pod nazivom Razred, vaš upit postaje Razred = Sisavci AND Vrsta =Pas. Pomoću upita Razred = Sisavci AND (Vrsta = Pas OR Vrsta = Mačka) možete potražiti i mačke i pse. Drugi upit odabire sve sisavce, a zatim ih filtrira na pse i mačke.

Ako stupci koje ćete koristiti za filtriranje nemaju indekse, započnite stvaranjem indeksa. Dodatne informacije potražite u članku Dodavanje indeksa u stupac sustava SharePoint.

Kada indeksirate stupac, možete ga dodati prilikom stvaranja ili izmjene prikaza, a zatim ga iskoristiti za filtriranje prikaza. Prije nego što stvorite prikaz, trebali biste dodati više stupaca da biste omogućili veću fleksibilnost sortiranja, grupiranja i filtriranja. Za sortiranje i filtriranje možete odabrati stupce koji se nalaze u skupu podataka, no ne prikazuju se.

Stvaranje prikaza

Otvorite popis ili biblioteku u kojoj želite stvoriti prikaz.

1. Kliknite karticu Popisili Biblioteka , a zatim Stvori prikaz.
   
   

2. Na stranici Vrsta prikaza kliknite prikaz koji želite koristiti. Ako niste sigurni, odaberite Standardni prikaz.

   

3. Upišite Naziv prikaza.

   

4. Uredite web-adresu za prikaz ili prihvatite zadanu postavku. Možete se vratiti i promijeniti je kasnije.

5. U sekciji Filtriranje kliknite Prikaži stavke samo ako vrijedi sljedeće, a zatim odaberite način filtriranja stavki na temelju jednog od indeksiranih stupaca.

   Na primjer, da biste stvorili prikaz samo onih stavki koje su se promijenile danas, odaberite stupac Izmijenjeno (indeksirano) i uvjet jednako je, a zatim upišite [Danas].

   

   Napomena: Ako ne vidite stupce nakon čijeg naziva piše (indeksirano), nema dostupnih indeksiranih stupaca za taj popis ili biblioteku. Morate najprije stvoriti jednostavni ili složeni indeks.

6. Da biste ograničili broj stavki koje se prikazuju na svakoj stranici, pomaknite se prema dolje do opcije Ograničenje stavki i postavite vrijednost Broj stavki za prikaz. Kada stvorite prikaz, zadani je broj stavki za prikaz 30.

   

7. Prilikom postavljanja ograničenja stavki na stranicu možete odabrati jednu od sljedeće dvije mogućnosti:

   • Prikaži stavke u skupovima navedene veličine koja stvara prikaz podataka stranicu po stranicu, što je korisno kada pregledavate stavke na način koji nije interaktivan.

     Kada postoji više stavki od postavke ograničenja, prikaz će biti u obliku stranica.

     

   • Ograniči ukupni broj rezultata na navedeni iznos koja stvara čvrsto ograničenje koje može, ali ne mora vratiti čitav skup rezultata operacije filtriranja. To može biti korisno prilikom provjere prikaza, stvaranja prototipa ili ako želite dohvatiti samo najveće vrijednosti u prikazu.

8. U odjeljku Stil možete odabrati Okno pretpregleda da biste vidjeli sve podatke iz stavki na popisu u obliku okomitog okna. Okno pretpregleda jedan je od stilova prikaza koji možete prilikom uređivanja ili stvaranja prikaza odabrati u odjeljku Stil.

   

   Podatke možete brže pregledavati tako da pokazivač miša postavite iznad naslova stavke u području za pomicanje na lijevoj strani stranice da biste vidjeli sve vrijednosti stupaca trenutnih stavki koje su u okomitom načinu navedene na popisu na desnoj strani stranice. Prikazuje se manje početnih podataka pa je na taj način prikaz brži. Taj je stil iznimno koristan i kada je popis širok ili sadrži mnogo stupaca pa bi pregled podataka zahtijevao vodoravno pomicanje.

   

9. Kliknite U redu.

Još je nekoliko radnji koje možete poduzeti u vezi s prikazom, no to je dovoljno da se prikažu podaci koji su prekoračili prag prikaza popisa ako ste blokirani. Možete i sortirati ili grupirati rezultate, postaviti ukupne zbrojeve, proširivati mape te optimizirati prikaz na mobilnom uređaju.

Izmjena prikaza

Otvorite popis ili biblioteku u kojoj želite stvoriti prikaz.

1. Kliknite karticu Popisili Biblioteka , odaberite prikaz u odjeljku Trenutni prikaz, a zatim kliknite Izmijeni prikaz.
   
   

2. Pomaknite se prema dolje do odjeljka Prikazi, a zatim kliknite prikaz.

3. Nakon toga možete promijeniti postavke kao što je navedeno u uputama od 5. do 9. koraka prethodno opisanog postupka Stvaranje prikaza.

4. Kliknite U redu.

Da bi se prikaz brzo filtrirao kroz mnoge stavke, mora se indeksirati prvi stupac u filtru. Drugi stupci koje navedete u filtru prikaza mogu se ili ne indeksirati, ali prikaz ne koristi te indekse. Prvi stupac filtra trebao bi vratiti manje stavki od praga prikaza popisa.

Ako prvi stupac filtra vraća veći broj stavki od broja zadanog pragom prikaza popisa, možete koristiti filtar s više stupaca. Kada definirate filtrirani prikaz koji koristi više stupaca, pomoću operatora AND ograničit ćete ukupan broj vraćenih stavki. No i u tom slučaju kao prvi stupac morate navesti stupac koji će najvjerojatnije vratiti manju količinu podataka. Filtrom OR gotovo uvijek se povećava broj vraćenih stavki i u ovim okolnostima neće biti učinkovit.

Dodatne informacije o prikazima potražite u članku Stvaranje, promjena i brisanje prikaza popisa ili biblioteke.

Dvije su ključne riječi koje možete koristiti za filtriranje: na temelju trenutnog dana [Danas] ili na temelju trenutnog korisnika [Ja]. One su dinamične jer se mijenjaju s korisnikom ili datumom.

Korištenje riječi [Ja] može biti korisno kada samo želite vidjeti svoje dokumente u velikoj biblioteci. [Ja] se primjenjuje na stupce koji se temelje na osobama kao što su Stvorio ili Izmijenio. Da biste, primjerice, vidjeli sve dokumente koje ste stvorili, postavite filtar sa stupcem Stvorio tako da bude jednak parametru [Ja]. Ako uređujete datoteke i želite vidjeti zadnje datoteke na kojima ste radili, postavite filtar na stupcu Izmijenio tako da bude jednak parametru [Ja]. Da bi se prikazala oba, stvorite dva filtra povezana operatorom OR.

Ključna riječ [Danas] funkcionira na stupcima koji se temelje na datumu. Da biste dobili raspone koji mijenjaju datum današnjeg dana, koristite matematičke izraze. Da biste, primjerice, vidjeli sve dokumente koji su izmijenjeni u zadnjih 30 dana, možete stvoriti filtar na stupcu Datum koji je veći od ili jednak parametru [Danas] – 30. Da biste izostavili trenutni dan, postavite drugi filtar na stupcu Datum na manje od [Danas] i povežite ih operatorom AND.

Možete filtrirati popis sustava SharePoint koji sadrži stupac metapodataka. 

Dodavanje stupca metapodataka na popis

Idite na popis i odaberite +Dodaj stupac.

Odaberite Više... izborni gumb Upravljani metapodaci, a zatim U redu.

Osim toga, kada stvorite stupac upravljanih metapodataka i dodate stavke na popis, oznake metapodataka možete primijeniti klikom na ikonu Oznaka u oknu stavke popisa za uređivanje.

Primjena oznaka metapodataka u oknu prikaza stabla .

Filtriranje prema oznakama upravljanih metapodataka

1. Odaberite ikonu filtra biste pristupili oknu filtra.

   

   Napomena: Na padajućem popisu pri vrhu okna možete odabrati mogućnost Prikaz stabla, koja omogućuje hijerarhijski prikaz pojmova povezanih s odabranim stupcem.

2. Odaberite oznake metapodataka po kojima želite filtrirati.

   

3. Ako u stupcu Upravljani metapodaci imate najmanje 5 vrijednosti, odaberite vezu Prikaži sve da biste vidjeli okno filtra.

   

4. Provjerite oznake metapodataka koje želite filtrirati, a zatim odaberite Primijeni.

Slijede prijedlozi uobičajenih prikaza koji daju dobre rezultate s indeksiranim stupcima:

Da biste filtrirali prema:	Indeksirajte sljedeće:	Na primjer:
nedavno promijenjenim stavkama	stupac Izmijenjeno	Da biste prikazali samo stavke koje su promijenjene tijekom proteklog tjedna, primijenite filtar Izmijenjeno je veće od[danas]-7.
novim stavkama	stupac Stvoreno	Da biste stvorili prikaz samo onih stavki koje su dodane tijekom proteklog tjedna, primijenite filtar Stvoreno je veće od [danas]-7.
svojim stavkama	stupac Stvorio	Da biste stvorili prikaz samo onih stavki koje ste vi dodali, primijenite filtar Stvorio je jednako [ja].
stavkama kojima je rok danas	stupac Datum krajnjeg roka (stvorili ste ih vi na popisu ili u biblioteci)	Da biste stvorili prikaz samo onih stavki čiji je rok danas, primijenite filtar Datum krajnjeg roka jednak je [danas].
ažuriranjima prostora za raspravu	stupac Zadnje ažuriranje	Da biste stvorili prikaz samo onih rasprava koje su ažurirane tijekom proteklog mjeseca, primijenite filtar Zadnje ažuriranje veće je od [danas]-30.
arhivskim datotekama u biblioteci dokumenata	Datum izmjene	Da biste stvorili prikaz dokumenata koji nisu promijenjeni od 2016. (koje zatim želite arhivirati), primijenite filtar Datum promjene je prije 31. prosinca 2016.
pronađenom podskupu financijskih podataka	Regija, Godina (dva jednostavna indeksa)	Da biste stvorili prikaz financijskih podataka za sjeveroistočnu regiju za 2015. godinu, primijenite filtar Regija jednako "SI" AND Godina jednako 2015 jer će stupac Regija vjerojatno sadržavati manje vrijednosti od stupca Godina.
Metapodaci	Stupac upravljanih metapodataka	Da biste stvorili prikaz upravljanih metapodataka, primijenite filtar na temelju oznaka metapodataka koje definirate u oknu filtara popisa i biblioteke. Dodatne informacije potražite u članku Što je okno filtara popisa i biblioteke?

Podržane vrste stupaca jedan redak teksta odabir (jedna vrijednost) Broj Valuta Datum i vrijeme osoba ili grupa (jedna vrijednost) upravljani metapodaci Da/ne Pretraživanje

Nepodržane vrste stupaca više redaka teksta odabir (više vrijednosti) izračunati hiperveza ili slika prilagođeni stupci osoba ili grupa (više vrijednosti) vanjski podaci