Rad s ograničenjem praga prikaza popisa za sve verzije sustava SharePoint

Upravljanje podacima i poboljšavanje performansi pomoću indeksa i filtriranih prikaza

Planiranje i stvaranje indeksa te njihovo korištenje u filtrima može broj stavki zadržati ispod praga prikaza popisa. Dodatne informacije potražite u članku Dodavanje indeksa u stupac popisa ili biblioteke ili Izmjena prikaza sustava SharePoint pomoću filtriranja.

Indeksi se stvaraju automatski u sljedeće dvije situacije:

Kada se spremaju prikazi, stupci se koriste za sortiranje ili filtriranje.
Prilikom sortiranja u modernom iskustvu.

Napomena: Automatsko stvaranje indeksa prilikom sortiranja u modernom sučelju ograničeno je na popise i biblioteke s manje od 20 000 stavki. Ako je veći od 20 000 stavki, indeks će se stvoriti u pozadini. Na stranici Indeksirani stupci prikazat će se "Indeksiranje je u tijeku" dok je indeks u izradi.

Ako ste u sustavu SharePoint Server blokirani pragom prikaza popisa, ali je ukupan broj stavki manji od 20 000, u stupce u sustavu SharePoint 2019 možete dodati indekse.

U svim verzijama sustava SharePoint možete stvoriti filtrirani prikaz s indeksom stupca radi smanjenja broja rezultata kada radite s velikim popisima ili bibliotekama. Stvaranje filtriranog prikaza s indeksiranim stupcem postupak je od dva koraka:

Stvaranje indeksa za stupac.
Stvorite prikaz koji koristi indeksirani stupac za filtriranje prikaza.

Dodatne informacije o indeksiranju stupaca potražite u članku Dodavanje indeksa u stupac popisa ili biblioteke.

Dodatne informacije o filtriranju stupaca potražite u članku Izmjena prikaza sustava SharePoint pomoću filtriranja.

Uređivanje prikaza popisa

Ako se prilikom rada s velikim popisom pojavi pogreška, uredite prikaz popisa.

Sljedeće četiri promjene uklanjaju pogreške praga prikaza popisa. Unesite sve četiri promjene da biste uklonili sve pogreške.

Uklanjanje sortiranja za prikaz popisa

U oba odjeljka Prvo sortiraj po stupcu i Zatim sortiraj po stupcu odaberite Ništa.

Napomena: Stupci s vrstama stupaca kao što su osobe, pretraživanje ili upravljani metapodaci mogu uzrokovati pogreške praga prikaza popisa prilikom sortiranja. No prilikom prvog sortiranja možete koristiti tekst, broj, datum i druge vrste stupaca.

Uklanjanje grupiranje u prikazu za uređivanje

U grupi Prvo grupiraj po stupcu iZatim grupiraj po stupcu odaberite Ništa.

Ostale izmjene prikaza popisa

Za sve stupce u odjeljku Ukupni zbroj odaberite Ništa.

U odjeljku Stupci provjerite koliko je stupaca potrebno za prikaz.

Napomena: Prikaz 12 ili više stupaca sljedećih vrsta može uzrokovati pogrešku praga prikaza popisa: osobe, pretraživanje i upravljani metapodaci. Prikaz stupaca drugih vrsta neće. 

Korištenje mapa radi organiziranja   

Iako mape nisu potrebne za korištenje velikih popisa i biblioteka, možete ih koristiti radi jednostavnijeg organiziranja podataka i poboljšanja učinkovitosti pristupa podacima. Stvaranje mape po zadanom je omogućeno u bibliotekama dokumenata, ali ne na popisima. Dodatne informacije potražite u člancima Stvaranje mape na popisu o iliStvaranje mape u biblioteci dokumenata.

O korištenju mapa

Napomene:

Ako u sustavu SharePoint koristite naredbu Premjesti u ili povlačenje i ispuštanje, premještaju se i postojeći metapodaci.
Mape možete koristiti radi učinkovitog organiziranja podataka, no trebali biste biti pažljivi jer upit za mapu ne bi trebao vraćati više rezultata od praga prikaza popisa.
Kao što smo već raspravili, filtrirani prikazi pomažu smanjivanjem broja mogućih rezultata ispod praga prikaza popisa. No ako stavke premjestite u koš za smeće sustava SharePoint, te se stavke i dalje broje prilikom određivanja premašuje li izraz filtra prag prikaza popisa. Ako očistite koš za smeće, te se stavke neće više brojati. Dodatne informacije potražite u članku Brisanje stavki ili pražnjenje koša za smeće web-mjesta sustava SharePoint.

Kada stvarate mapu, u pozadini stvarate interni indeks. Taj se interni indeks stvara i za korijensku mapu, odnosno najvišu razinu biblioteke ili popisa. Kada pristupate stavkama u mapi, koristite taj interni indeks za pristup podacima. Imajte na umu da se podmape tih mapa računaju kao stavke (ali se stavke u tim podmapama ne računaju).

Čak i kada je ukupan broj stavki na popisu ili u biblioteci vrlo velik, brzina prikaza pojedinačne mape brza je barem koliko i prikaz koji filtrira ukupan broj stavki pomoću indeksiranog stupca. U nekim je slučajevima moguće raspodijeliti sve stavke na popisu ili biblioteci u više mapa tako da nijedna mapa ne sadrži više od 5000 stavki.

Prilikom organiziranja velikog popisa ili biblioteke prilikom korištenja mapa važno je uzeti u obzir sljedeće:

Mapa može sadržavati više stavki od praga prikaza popisa, ali da ne biste bili blokirani, možda ćete i dalje morati koristiti filtrirani prikaz na temelju indeksa stupaca.
Ako odaberete mogućnost Prikaži sve stavke bez mapa u odjeljku Mape kada stvorite ili izmijenite prikaz na ovom popisu ili u biblioteci, morate koristiti filtar koji se temelji na jednostavnom indeksu da ne biste došli do praga prikaza popisa.
Često je korisno da zadani prikaz prikazuje sve dostupne mape bez filtriranja da bi korisnici prilikom umetanja novih stavki mogli odabrati odgovarajuću mapu. Prikazivanje svih mapa smanjuje vjerojatnost da će se stavka neispravno dodati izvan mapa popisa ili biblioteke. Za razliku od biblioteka, ne postoji automatski način premještanja stavki iz jedne mape na drugu na popisu.

Upute za premještanje datoteka iz jedne mape u biblioteku u drugu potražite u članku Premještanje i kopiranje datoteka u sustavu SharePoint.

Sinkronizirani i izvanmrežni podaci   

Izvanmrežni podaci omogućuju vam korištenje programa Excel ili Access radi postavljanja upita podacima popisa bez ograničenja. Kada sinkronizirate mapu dokumenata, radite lokalno na računalu, a promjene se automatski ažuriraju na poslužitelju. Dodatne informacije potražite u članku Sinkronizacija datoteka sustava SharePoint s klijentom sustava Sinkronizacija sa servisom OneDrive (Groove.exe) ili Sinkroniziranje datoteka sustava SharePoint i teams s računalom.

Izvanmrežna sinkronizacija, vanjski podaci i upravljanje podacima u programu Access

Prebacivanje podataka u izvanmrežni način rada često je praktičnije i učinkovitije kada sinkronizirate s vlastitim računalom. Ovisno o podacima popisa s kojima radite, koristiti možete Excel, Access ili Outlook. Uz sustave Enterprise Resource Planning (ERP), OData i web-servise možete koristiti vanjsko upravljanje podacima, ovisno o servisu sustava SharePoint.

Korištenje izvanmrežne sinkronizacije

Promjene možete unijeti na stolnom ili prijenosnom računalu, a zatim, kada podatke vratite u mrežni način rada, jednostavno i učinkovito sinkronizirati promjene i riješiti sukobe. Rad s velikim popisima pomoću izvanmrežne sinkronizacije radi "čišćenje" analize ili izvješća podataka pomaže u aktivnostima baze podataka pri učitavanju i minimiziranju korištenja resursa sustava SharePoint.

Podatke s popisa možete preuzeti izvan mreže i sinkronizirati promjene kada se vratite na mrežu pomoću nekoliko proizvoda sustava Microsoft 365. Da biste ih izvezli, morate imati instalirane aplikacije, Microsoft 365 ili Office za stolna računala.

Korištenje programa Microsoft Access za izvanmrežnu sinkronizaciju     

Access može upravljati većim brojem redaka podataka od sustava SharePoint, a dostupno vam je mnogo naprednih alata za rukovanje tim podacima. Rad s podacima u programu Access i sinkroniziranje uz SharePoint omogućuju vam rad s većim skupovima podataka.

Većinu nativnih popisa iz programa Access možete čitati i pisati tako da ih povežete, a Access funkcionira dobro sa svim vrstama podataka sustava SharePoint. Povezivanje omogućuje povezivanje s podacima na popisu sustava SharePoint da biste stvorili dvosmjdne veze za prikaz i uređivanje najnovijih podataka na popisu sustava SharePoint i u bazi podataka programa Access. Access stvara kopiju (ili repliciranje) popisa sustava SharePoint u tablici programa Access. Nakon stvaranja tablice programa Access možete raditi s podacima popisa u programu Access do ograničenja pristupa od dva gigabajta (osim privitaka koji nisu lokalno pohranjeni). Osim toga, Access predmemoriraj podatke popisa na klijentu, koristi učinkovitu memoriju, predmemoriju za pisanje i samo prenosi promijenjene stavke popisa. Zbog toga upiti i ažuriranja izvršavaju mnogo brže. Dijaloški okvir razrješavanja sukoba omogućuje i besprijekorno upravljanje sukobljenim ažuriranjima.

Ako je značajka Access Services aktivirana, možete raditi s znatno više podataka od praga prikaza popisa, a po zadanom do 50 000 stavki. Access automatski obrađuje podatke popisa ili biblioteke u malim grupama, a zatim ponovno sastavi podatke, tehniku koja omogućuje rad sa znatno više podataka od praga prikaza popisa i bez negativnog utjecaja na druge korisnike na web-mjestu sustava SharePoint.

Korištenje programa Microsoft Excel za izvanmrežnu sinkronizaciju           

Popise sustava SharePoint možete izvesti u tablicu programa Excel koja stvara jednosmjnu podatkovnu vezu između tablice programa Excel i popisa sustava SharePoint. rad sa svim verzijama sustava SharePoint – snimka zaslona one.png

Excel vam omogućuje i rad s velikim popisima bez blokiranja. Uz to, Excel možete sinkronizirati pomoću sustava SharePoint i programa Access da biste iskoristili prednosti obje platforme.

Kada ažurirate podatke s popisa sustava SharePoint i osvježite tablicu programa Excel, Microsoft Excel zamjenjuje podatke programa Excel najnovijim podacima popisa sustava SharePoint prebrisujući promjene koje ste napravili u toj tablici programa Excel.

Kada se podaci nalaze u tablici programa Excel, možete iskoristiti mnoge značajke analize podataka programa Excel, kao što su napredni i fleksibilni radni listovi, izvješća zaokretnih tablica, grafikoni profesionalnog izgleda i minigrafikoni, uvjetno oblikovanje s ikonama, trake podataka, ljestvice boja i sofisticirane operacije analize "što ako".

Ako je značajka Access Services aktivirana, možete raditi s znatno više podataka od praga prikaza popisa, a po zadanom do 50 000 stavki.

Korištenje programa Microsoft Outlook za izvanmrežnu sinkronizaciju     

Iz programa Outlook možete čitati i pisati kontakte, zadatke, kalendare i rasprave Lists te sinkronizirati biblioteke dokumenata. Možete, primjerice, raditi s standardnim popisima zadataka i popisima projektnih zadataka tako da popise zadataka uklonite izvan mreže, pregledate, ažurirate i dodijelite nove zadatke, vratite ih na mrežu i sinkronizirate ih bez napuštanja programa Outlook. U programu Outlook možete učinkovitije pohranjivati i zajednički koristiti kontakte sustava SharePoint te njima upravljati.

Vrh stranice

Korištenje programa Access s proizvodima sustava SharePoint za izvanmrežnu sinkronizaciju

U programu Access stvarate web-bazu podataka utemeljenu na komponenti Access Services stvaranjem tablica na temelju povezanih popisa, zajedno s upitima, obrascima, izvješćima i makronaredbama koje ste objavili na web-mjestu sustava SharePoint. Budući da su te web-baze podataka nadograđene, i dalje ih možete koristiti i mijenjati te stvarati nove iz predloška (ali ne i iz programa Access 2013).

Aplikaciju programa Access u sustavu SharePoint možete stvoriti bez korištenja koda. Aplikacija sustava SharePoint fokusirano je rješenje koje jednostavno možete distribuirati i staviti na tržište. Aplikacija je zapravo praktičan i drugačiji način pakiranja, distribucije, pokretanja, nadziranja i povlačenja rješenja. Dodatne informacije potražite u člankuStvaranje aplikacije programa Access.

Za razliku od aplikacije web-baze podataka programa Access koja pohranjuje podatke na popise sustava SharePoint, aplikacija programa Access koristi bazu podataka programa SQL Server odvojenu od proizvoda sustava SharePoint za pohranu podataka i stoga ne podliježe pragu prikaza popisa sustava SharePoint. Time se znatno poboljšava skalabilnost rješenja programa Access te se omogućuje učinkovito obrađivanje zapisa čiji broj može dostizati i milijune. Korisnicima sustava SharePoint Server SQL Server bazu podataka sustava SharePoint Moguće je konfigurirati tako da živi iza vatrozida tvrtke ili ustanove. Za mrežne korisnike baza podataka je baza podataka SQL Server azure s besplatnim računom i besplatnim prostorom za pohranu. Dodatne informacije o platformi Azure potražite na početnoj stranici platforme Microsoft Azure.

I dalje možete sinkronizirati podatke između popisa sustava SharePoint i tablice programa Access te oba skupa podataka zadržati ažurnim. Ta je sinkronizacija dvosmjerna ili dvosmjerna. Promjene unesene u access na podatke popisa prenose se na popis sustava SharePoint, a promjene unesene na popis sustava SharePoint preuzimaju se u Access na vašem računalu. Dodatne informacije potražite u članku Uvoz, povezivanje ili premještanje podataka u SharePoint.

Korištenje okvira za pretraživanje sustava SharePoint

Drugi način pronalaženja dokumenata ili stavki u velikim bibliotekama ili na popisu jest korištenje okvira za pretraživanje popisa ili biblioteke za unos ključne riječi ili izraza. Pretraživanje sustava SharePoint ima vlastite mehanizme indeksiranja i ne podliježe pragu prikaza popisa ni drugim povezanim ograničenjima.

Drugo rješenje za upravljanje velikim bibliotekama stvaranje je i korištenje web-mjesta centra za dokumente. Web-mjesto centra za dokumente, osmišljeno za upravljanje dokumentima, nudi značajke kao što su prijava i odjava datoteka, tijekovi rada, filtri i prikazi.

Traženje stavki na popisu ili u biblioteci pomoću okvira za pretraživanje

Na stranici sustava SharePoint obično se nalaze dva okvira za pretraživanje: pretraživanje web-mjesta pri vrhu stranice i određeni okvir za pretraživanje popisa ili biblioteke. Kada koristite okvir za pretraživanje popisa ili biblioteke, možete postupno proširiti opseg postupka pretraživanja:

Početni opseg pretraživanja po zadanom obuhvaća sve stavke u trenutnom prikazu te eventualne podmape. Rezultati se prikazuju kao stupci koje možete dalje filtrirati i sortirati. Ako je prag prikaza popisa trenutno premašen, neće se pojaviti svi rezultati.
Ako ne pronađete ono što tražite, opseg pretraživanja možete proširiti da biste obuhvatili cijeli popis, uključujući sve podmape, bez obzira na trenutni prikaz ili prag prikaza popisa.
Možete proširiti opseg da biste pretražili cijelo web-mjesto. U tom će se slučaju rezultati prikazivati na standardnoj stranici pretraživanja web-mjesta. Rezultate zatim možete suziti pomoću ploče za sužavanje rezultata na kojoj ih možete filtrirati prema, primjerice, autoru dokumenta ili datumu stvaranja stavke popisa. Možete čak koristiti i Booleovu sintaksu te logičke operatore da biste sastavili složenije upite.

Napomena: U klasičnom sustavu SharePoint okvir za pretraživanje dostupan je samo za popise i biblioteke koji se prikazuju kao prikazi na strani klijenta. Premda je zadano prikazivanje okvira za pretraživanje, okvir za pretraživanje može sakriti svojstvo web-dijela prikaza popisa, okvir za pretraživanje u odjeljku Razno u oknu alata. Dodatne informacije o svojstvima web-dijelova u klasičnom sustavu SharePoint potražite u članku Korištenje popisa i drugih web-dijelova na klasičnim stranicama.

Korištenje osobnih prikaza, relacijskih popisa i RSS sažetaka sadržaja

Da biste dodatno poboljšali sveukupne performanse sustava i izbjegli dosezanje praga ili ograničenja, razmislite želite li koristiti osobne prikaze, relacijske popise ili RSS sažetke sadržaja.

Osobni prikazi

Osobama koje surađuju na velikom popisu ili biblioteci možete oduzeti dozvolu Upravljanje osobnim prikazima jer je stvaranje prikaza koji ispravno koriste indeks stupca složenije za velike popise i biblioteke. Uklanjanjem te dozvole korisnicima možete onemogućiti stvaranje prikaza koji obuhvaća sve stavke i koji može negativno utjecati na performanse ostatka web-mjesta. Dodatne informacije o dozvolama potražite u članku Prilagodba dozvola za popis ili biblioteku sustava SharePoint.

Relacijski popisi

Kada stvorite odnose popisa pomoću stupaca s vrijednostima, jedinstvenih stupaca i nametnute relacijske ponašanje (naziva se i referencijalni integritet), možete dosegnuti prag prikaza popisa i možda će biti blokirani u sljedećim okolnostima:

Ako stupac učinite jedinstvenim na postojećem popisu koji sadrži više stavki od praga prikaza popisa (ali imajte na umu da je dodavanje jedne stavke na popis zbog kojeg popis premašuje prag prikaza popisa operacija koja obično nije blokirana).
Ako popis sadrži više stavki od praga prikaza popisa, a zatim uključite kaskadno brisanje ili ograničavanje brisanja za polje s vrijednostima na tom popisu.

RSS sažeci

Nakon što se u središnjoj administraciji i na razini zbirke web-mjesta omogući podrška za RSS, možete omogućiti i konfigurirati podršku za RSS za razne vrste popisa i biblioteka. Kada korisnici pristupe RSS sažetku sadržaja popisa ili biblioteke, podaci se dohvaćaju s popisa. Zadani RSS prikaz ograničava broj vraćenih stavki na temelju datuma zadnje izmjene stavke pomoću filtra u stupcu Izmijenjeno. Ako popis ili biblioteka imaju mnogo stavki, a korisnici pristupaju RSS sažetku sadržaja, dobro je indeksirati stupac Izmijenjeno. Broj dohvaćenih stavki možete smanjiti i promjenom broja stavki i broja dana za koje su promjene obuhvaćene RSS sažetkom sadržaja.

Dodatne informacije o upravljanju RSS sažecima sadržaja potražite u članku Upravljanje RSS sažecima sadržaja za web-mjesto ili zbirku web-mjesta. Informacije o dodavanju RSS sažetka sadržaja potražite u članku Stvaranje upozorenja za primanje obavijesti kada se datoteka ili mapa promijeni.