A nagyszerű virtuális értekezletek és események nem csak úgy megtörténnek, hanem előzetes tervezést és előkészítést igényelnek, hogy a lehető legjobb élményt nyújthassák. A felszerelések ellenőrzésétől az átmenetek gyakorlásáig egy kis előkészítéssel megelőzheti a technikai problémákat, és gondoskodhat az esemény zökkenőmentes menetéről.
Íme néhány tipp a kiváló minőségű értekezletek, gyűlések és webináriumok tervezéséhez és létrehozásához a Microsoft Teamsben.
Első lépések
Töltse le a Microsoft Teams asztali verzióját a legmegbízhatóbb értekezlet- és eseményélmény érdekében. Élvezze a teljes funkcióhozzáférést és a kiváló teljesítményt. Frissítse a Teamst a legújabb biztonsági funkciókhoz és hibajavításokhoz.
Eseménykészítés megtervezése
Az esemény kezdete előtt határozza meg a szerepköröket és a felelősséget, gyakorolja a bemutatókat, és állítsa be a szükséges kommunikációkat az esemény során. A zökkenőmentes beállítás érdekében kövesse az alábbi gyakorlatokat.
- Mindig legyen több személy az eseménycsoportban. Szerepkörök és felelősségek hozzárendelése – beszélje meg, ki a felelős a művelet egyes lépéseiért, a készítőktől és előadóktól kezdve a Q&A moderátorokig
- Tervezze meg az eseménycsoport kommunikációját. A valós idejű kommunikáció létfontosságú nagy értekezletek és események esetén. Az esemény csoportos csevegése (elérhető a szervező, a készítők és az előadók számára) nagyszerű módja a kapcsolattartásnak.
- Gyakorlás. Futtassa végig az eseményt a bemutatók ellenőrzéséhez, az átmenetek gyakorlásához, valamint a hang- és videóbeállítások teszteléséhez. Nézze meg élőben a résztvevői élményt , hogy nagyszerű élményben legyen része a közönségének.
Tipp:
Hibrid események esetén:
- Készítsen előre helyszíni felmérést. Ellenőrizze a szoba AV-infrastruktúráját, Teams-integrációját és fizikai elrendezését.
- Tesztelje és ellenőrizze, hogy a helyiségen belüli összes berendezés működik-e (MTR-konzol, mikrofonok, kamerák, hangszórók, kijelzők, vezérlőpanelek).
- Dokumentálja a szoba jeláramlását (hang, videó, hálózat), és azonosítsa az esetleges korlátozásokat vagy furcsaságokat.
- Frissítheti a belső vezérlőprogramot és a szoftvert az összes Teams-tanúsítvánnyal rendelkező hardveren, és biztosíthatja a Teams legújabb verziójával való kompatibilitást.
- Győződjön meg arról, hogy az éles környezetben használt összes eszközhöz (Teams PC, vMix-gép stb.) rendelkezésre áll vezetékes Ethernet-kapcsolat.
Hang, videó és megosztott tartalom beállítása
A jó minőségű audio- és videoberendezések használata kulcsfontosságú a nagy értekezletek és rendezvények során. Beállíthat kiváló minőségű mikrofonokat és webkamerákat, vagy Teams-konferenciateremből értekezleteket hozhat létre a hibrid élmények érdekében. Ezek a tippek segítenek világosan kommunikálni a közönséggel és az előadókkal az esemény során.
Hang
- Ne feledkezzen meg a hangminőségről sem, hiszen ez egy nagyszerű esemény legfontosabb része. Előfordulhat, hogy vannak, miközben a böngésző a háttérben hallgatja őket.
- Használjon jó minőségű mikrofonokat. A hordható mikrofonok ideálisak a kevésbé tapasztalt előadók számára; A kézi mikrofonok gyakorlást és technikát igényelnek a zajkezelés elkerülése érdekében.
- A számítógépet vagy más eszközt használó előadók számára Teams-tanúsítvánnyal rendelkező fejhallgatót kell használni.
- A teremben tartott bemutatók esetében előzetesen tesztelje a terem hanganyagát, hogy megelőzze a zaj vagy a visszajelzés online továbbítását.
- Adjon hozzá hangot az eseményhez bármilyen hangrögzítő eszközzel, amely kompatibilis kiegyensúlyozott hanggal (XLR-csatlakozók) vagy fejhallgató stílusú 1/8"-os csatlakozókkal, és lehetővé teszi, hogy USB-kapcsolaton keresztül csatlakoztassa azt a Teamst futtató számítógéphez.
- Másik lehetőségként használhat egy csúcskategóriás AVR-rendszert, és egy egyszerű videorögzítő eszközzel, például HDMI-USB-boksinal csatlakoztassa a rendszer HDMI- vagy SDI-kimenetét a Teamshez.
Tipp:
Hibrid események esetén:
- Az élő közvetítés előtt külön-külön tesztelje a helyiségi és az online hangbeállításokat.
- Használjon független mikrofonokat a személyes és a virtuális közönséghez, de ügyeljen arra, hogy csak egy domináns hangforrás csatlakozzon az értekezleti platformhoz.
- Ha többen használnak a helyiségen belüli eszközöket, a visszhang vagy a visszajelzés megelőzése érdekében kérje meg őket, hogy bontsák a számítógép hangját.
- Vigyen magával extra mikrofonokat (pl. kézi mikrofonokat, lavaliereket) a panelisták vagy a barangoló Q&A számára.
Videó
- Jól világítsa meg a témát – a legtöbb fényképezőgép esetében nem lehet túl sok fény. A világítás lehet a különbség aközött, hogy egy produkciót professzionálisnak vagy amatőrnek tekintenek.
- Használjon három fényt a téma megvilágításához: billentyűt, töltőfényt és ellenfényt a megfelelő mélység érdekében.
- A HDMI-rögzítő eszközökkel egy számítógép kimenetét (PC-n vagy Macen) is továbbíthatja a Teamsbe – ez ideális kiváló minőségű videók, szoftveres demók vagy mozgó grafikák megjelenítéséhez úgy, mintha a kamera hírcsatornái lennének.
- Ne csatlakoztasson HDMI-bemenetet közvetlenül a Teams-értekezlethez, mivel a Teams natív módon nem támogatja a HDMI-forrásokat. Ehelyett egy HDMI-rögzítő eszköz használatával vigye a HDMI-videót a számítógépre, ahol virtuális kameraként jelenhet meg a Teamsben. Ez a beállítás például lehetővé teszi, hogy kiváló optikával és HDMI-n keresztüli zoommal rendelkező prosumer kamerát csatlakozzon, ezzel javítva az értekezlet videominőségét.
Tartalom megosztása a képernyőről
Az események közbeni képernyőmegosztással kiválóan bemutathat termékeket és munkafolyamatokat, illetve végigvezetheti a közönséget a fontos erőforrásokon.
Ezek a tippek segítenek a tartalom hatékony bemutatásában az esemény létrehozása során.
Ha Ön az esemény egyedüli létrehozója, két monitor használatát javasoljuk. Ez lehetővé teszi, hogy tartalmat osszon meg a második monitorról, miközben az eseményt az első monitorból hozza létre.
Média bemutatása közben megoszthatja a hangot az eszközéről.
A nagy értekezleteken tartott bemutatókhoz további útmutatásért lásd: Tippek nagy értekezleteken és eseményeken tartott bemutatókhoz a Microsoft Teamsben.
Termelési folyamat és az esemény napja
- Azt javasoljuk, hogy az eseménycsoport az esemény kezdete előtt legalább 15 perccel az esemény napján csatlakozzon.
- A várakozási szobában felkészülhet a többi szervezővel és előadóval az esemény kezdete előtt. Ellenőrizze az összes mikrofont, kamerát és hírcsatornát.
- Hagyjon minden hangot elnémítva, amíg készen nem áll az élő bemutatóra az esemény kezdetén.
- Rendeljen valakit, hogy a szobai és a virtuális hírcsatornákat is figyelje, hogy vannak-e problémák.
Műszaki problémák tervezése
Technikai problémák történhetnek, még a legjobb előkészítés mellett is. Egy megbízható tartalék terv gondoskodik arról, hogy az esemény zökkenőmentesen fusson, ha valami elromlik.
Mindig legyen egy második termelő, aki átveheti az irányítást, ha az elsődleges termelő kiesik vagy technikai problémákkal szembesül.
Legyen tartalék laptopja, amelyre előre telepítve és tesztelve kell lennie az összes diával és hordozóval. Készítsen elő extra mikrofonokat, webkamerákat és kábeleket hardverhiba esetére.
Ha a fő kapcsolat megszakad, használjon másodlagos internetkapcsolatot, például mobil elérési pontot. Az esemény kezdete előtt tesztelje a biztonsági másolat-kapcsolatot.
A fontos bemutatókat rögzítheti előre, és gyorsan átválthat a rögzített videóra, ha megszakad a kapcsolat.
A Microsoft Teams az esemény létrehozásakor elküld egy csatlakozási hivatkozást. A közvetlen naptárhivatkozás megosztása helyett hozzon létre egy egyéni URL-címet, például a Bit.ly-t, hogy megoszthassa a résztvevőkkel.
- Ha egy műszaki probléma vagy a készítő hibája miatt új közvetítést kell létrehoznia, gyorsan frissítse az egyéni URL-címet, hogy az az új eseményre mutasson, és nem kell újra kapcsolatba lépnie a résztvevőkkel.
További segítségre van szüksége?
A Microsoft Teams eseményszolgáltatásokja további támogatást nyújtanak a nagy értekezletek és események tervezéséhez és lebonyolításához. További információ: Microsoft Adoption.
Kapcsolódó témakörök
Ajánlott eljárások nagy értekezletekhez és eseményekhez a Microsoft Teamsben