リストを自動化するルールを作成する

Microsoft Lists、SharePoint、または Teams でリストを作成した後、リスト内のデータが変更されたときに通知を送信するなどのタスクを自動化するルールを作成できます。

ルールをトリガーする条件と、ルールが実行するアクションを選択します。

  1. リストを Microsoft Lists、SharePoint、または Teams で開き、ページの上部にある [自動化] を選択し、[ルールの作成]を選択します
    リストの [自動化] メニューからルールを作成するスクリーンショット

  2. [ 通知時に他のユーザーに通知する] で、ルールをトリガーする条件を選択します。 たとえば、A 列は を変更します

    ユーザーに通知する場合のルール テンプレートの選択のスクリーンショット
    ここで選択すると、次の手順で完了するルール ステートメントが作成されます。

    注: 複数行のテキスト列に基づくルールの作成はサポートされていません。 

  3. ルール ステートメントの下線付き部分を選択し、列、列の値、通知するユーザーを選択して条件をカスタマイズします。

    たとえば、列が変更された場合に自分に通知するルールを完了するには、[状態]列を選択し、[名前またはメール アドレスを入力] で [自分] を選択できます
    [状態] 列が変更された場合に自分に通知するルールを終了するスクリーンショット。

  4. ステートメントのカスタマイズが完了したら、[作成] を 選択します

[ルールの管理] ページに完了したルールが表示され、ルールが有効にされます。 ルールを編集、削除、または管理する 必要がある 場合は常に、このページに戻ります。

トラブルシューティング: ルールを作成できない

ルールを作成しようとしてエラーが発生した場合は、一覧に適用されたアクセス許可が原因である可能性があります。 この状況を解決するには、リストの所有者であるユーザーの支援が必要です。

所有者はリストを開き、[詳細設定]で [リスト設定>を選択>選択する必要があります。 [アイテムレベルのアクセス許可] で、[読み取りアクセス] オプションを [すべてのアイテムを読み取る]に変更する必要があります。 

さらに、ルールを管理するには、リスト所有者がリストに対する "編集" アクセス許可を付与する必要があります。 これを行う場合は、リストを自分と共有し、[編集可能] を 指定します

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