U kunt een externe lijst die klanten, taken, afspraken of berichten bevat, verbinden met Microsoft Outlook 2013. Nadat u de lijst hebt verbonden, kunt u de gegevens weergeven, bewerken en afdrukken met de vertrouwde gebruikersinterface van Outlook alsof de gegevens afkomstig zijn van Outlook zelf.
Als de gegevens die u bijwerkt, contactgegevens zijn, zoals in verband met uw klanten, kunt u deze bellen, e-mailberichten verzenden en vergaderverzoeken indienen. De synchronisatie van de gegevens werkt naar twee kanten, ofwel bidirectioneel. Wijzigingen die worden aangebracht in Outlook 2013, worden automatisch gesynchroniseerd met de externe gegevensbron. Wijzigingen die worden aangebracht in de externe gegevensbron, worden gesynchroniseerd met de items in Outlook 2013, hoewel u de gegevens mogelijk moet vernieuwen.
Zie Inhoud zoeken over externe gegevens voor meer informatie.
Wat wilt u doen?
Voordat u begint
Voor het werken met externe gegevens moet u een paar dingen doen, zodat u veilig toegang hebt tot de gegevens. De volgende informatie kan u helpen uw vervolgstappen te plannen. Als u problemen ondervindt bij het werken met externe gegevens, kunt u deze mogelijk achterhalen aan de hand van deze informatie. Voor toegang tot externe gegevens doet u het volgende:
Algemene taken
De externe gegevensbron voorbereiden Een beheerder moet mogelijk een account maken en machtigingen verlenen voor de gegevensbron, zodat de juiste personen toegang hebben tot de gegevens en de gegevens niet in verkeerde handen kunnen vallen. In een externe database kan de beheerder ook specifieke tabellen, weergaven, query's en dergelijke maken om de resultaten te beperken tot het hoognodige en om de prestaties te verbeteren.
SharePoint-services en -accounts configureren Een beheerder moet de Business Data Connectivity-services en de Secure Store-service activeren.
Secure Store-services configureren Een beheerder moet het volgende doen: de beste toegangsmethode voor de externe gegevensbron bepalen, een doeltoepassing maken en de referenties voor de doeltoepassing instellen.
Business Data Connectivity-services configureren Een beheerder moet ervoor zorgen dat de gebruiker die het externe inhoudstype maakt, machtigingen heeft voor de BDC-metagegevensopslag en dat de juiste gebruikers toegang hebben tot het externe inhoudstype waarop de externe lijst is gebaseerd.
Een extern inhoudstype maken Een gebruiker moet een extern inhoudstype definiëren dat informatie bevat over verbindingen, toegang, werking, kolommen, filters en andere metagegevens die worden gebruikt om gegevens op te halen uit de externe gegevensbron.
Een externe lijst maken Een gebruiker moet een externe lijst maken op basis van het externe inhoudstype en indien nodig een of meer weergaven van de externe lijst maken.
Controleren of de Office-producten gereed zijn voor gebruik Als u externe gegevens wilt synchroniseren met Office-producten, moet u beschikken over Windows 7 of hoger en de volgende gratis softwareproducten, SQL Server Compact 4,0, .NET Framework 4 en WCF Data Services 5,0 voor OData v3 op elke clientcomputer (indien nodig), wordt u automatisch gevraagd om de software te downloaden. Zorg er ook voor dat de Office-installatieoptie, Business Connectivity Services, is ingeschakeld (dit is de standaardinstelling). Met deze optie installeert u de Business Connectivity Services client runtime-runtime die het volgende doet: caches en synchroniseren met externe gegevens, zakelijke gegevens toewijzen aan externe inhoudstypen, de externe itemkiezer in Office-producten weergeven en aangepaste oplossingen uitvoeren in Office-producten.
Vereiste, Outlook-specifieke taken
De functie Offlinesynchronisatie voor externe lijsten activeren De functie voor farms en sites, Offlinesynchronisatie voor externe lijsten, moet ook worden geactiveerd. Deze functie is standaard geactiveerd op farmniveau, maar is standaard gedeactiveerd op siteniveau.
Een door Outlook ondersteund extern inhoudstype maken Als u een extern inhoudstype maakt, moet de gebruiker de optie Ondersteuning voor offlinesynchronisatie inschakelen en het veld Office-itemtype instellen op een van de volgende waarden: Contactpersoon, Afspraak, Taak of Bericht.
Overeenkomende velden toewijzen Een gebruiker moet een of meer van de velden van het externe inhoudstype toewijzen aan de overeenkomstige Outlook-velden.
Wanneer u een extern inhoudstype, zoals Klant, toewijst aan een Outlook-itemtype, zoals Contactpersoon, moet u de afzonderlijke velden in het externe inhoudstype, zoals Voornaam klant, Achternaam klant, Adres klant en Telefoon klant, expliciet toewijzen aan de overeenkomstige velden van het Outlook-itemtype, zoals de Voornaam, Achternaam, Werkadres en Telefoon werk.
U hoeft niet alle overeenkomstige velden toe te wijzen, maar u moet wel de volgende velden toewijzen.
|
Outlook-itemtype |
Outlook-itemveld |
|---|---|
|
Contactpersoon |
Achternaam |
|
Taak |
Onderwerp |
|
Afspraak |
Begin, Eind en Onderwerp |
|
Bericht |
Onderwerp |
Niet-toegewezen velden worden, afhankelijk van het aantal, weergegeven als uitgebreide eigenschappen en wel als volgt:
-
Aangrenzend Toegevoegd aan het formuliergebied, onderaan op de standaardpagina van een Outlook-formulier (2 tot 5 velden).
-
Afzonderlijk Toegevoegd als een nieuwe pagina aan een Outlook-formulier (6 of meer velden).
Als het externe inhoudstype niet rechtstreeks kan worden toegewezen aan een Outlook-itemtype, kunt u de velden toewijzen aan een Outlook-itemtype Bericht, wat het meest algemene itemtype is:
Een externe lijst verbinden met Outlook 2013
-
Ga naar de SharePoint-site die de externe lijst bevat.
-
Klik op lijst > verbinding maken met Outlook.
-
Zo nodig wordt Outlook 2013 geopend, wordt een nieuw Outlook-gegevensbestand (BCSStorage.pst), genaamd Externe SharePoint-lijsten, gemaakt in het navigatiedeelvenster en wordt vervolgens een map genaamd <Site> - <Externe lijst> gemaakt.
Tip: Standaard worden de gegevens elke zes uur automatisch vernieuwd, maar u kunt deze instelling wijzigen. Als u wilt controleren of u de actuele gegevens van de externe gegevensbron ziet, klikt u met de rechtermuisknop op de map en klikt u vervolgens op Nu synchroniseren.
Opmerking: Standaard worden in Outlook 2013 alleen velden weergegeven die door de maker van het externe inhoudstype expliciet zijn toegewezen aan de overeenkomstige Outlook-velden. Als u alle velden uit de externe lijst wilt zien, ongeacht of ze zijn toegewezen, kunt u het volgende doen:
-
Open één item in een formulier (klik op het tabblad Contactpersoon in de groep Weergeven op Gegevens van <naam>.)
-
Maak een aangepaste Outlook-weergave en voegt alle velden uit de externe lijst toe.
Meer informatie over het weergeven van velden en het maken van aangepaste weergaven vindt u in de Help van Outlook.
