Filters gebruiken om een SharePoint-weergave te wijzigen

Filters gebruiken om een SharePoint-weergave te wijzigen

Filteren vermindert het aantal weergegeven items in een weergave en toont alleen die gegevens die u wilt zien. Met een filter selecteert u items die voldoen aan bepaalde criteria, zoals locatie, soort item of een prijsreeks. Indexen en filters helpen u om uw gegevens te ordenen, of dat u drempelwaarde voor lijstweergave overschrijdt. Een filter kan zelfstandig gegevens filteren of worden gegroepeerd of gesorteerd, voor een verbeterde opmaak.

Indexen werken met filters om de prestaties te verhogen. Als het aantal items in de lijst of bibliotheek de drempelwaarde voor lijstweergaveoverschrijdt, kunt u indexen toevoegen aan bestaande kolommen. Vervolgens kunt u filters toepassen om de weergegeven gegevens onder de drempelwaarde voor lijstweergave van 5000 items te krijgen.

Filters beperken de hoeveelheid gegevens die worden geretourneerd door items te selecteren op basis van bewerkingen (zoals groter of kleiner dan) en op overeenkomende gegevens. Wanneer u een gefilterde weergave maakt, dient de eerste geïndexeerde kolom in de filterexpressie de gegevensset het meest te beperken. Filteren op staat- of datumvelden beperkt de set gegeven meestal aanzienlijk. Als u 15.000 items hebt, zou de eerste index idealiter minder dan 5000 items mogen opleveren. Als een set gegevens niet meer dan 5000 items bevat, is het nog steeds een goede gewoonte.

SharePoint selecteert de eerste geïndexeerde kolom in een query en gebruikt de rest van de kolommen om uw gegevens te selecteren. Andere kolommen die u opgeeft in het weergavefilter, zijn mogelijk niet geïndexeerd. De weergave maakt geen gebruik van deze indexen, zelfs als het resultaat van de gefilterde weergave minder is dan de drempelwaarde voor lijstweergave.

Stel dat u deze query hebt: grootte = groot AND kleur = rood. In de lijst is de kolom Grootte niet geïndexeerd, maar Kleur wel. Zolang er minder dan 5000 "rode" items in de lijst staan, levert de query een grote lijst op. Als u echter de query grootte = groot OR kleur = rood gebruikt, kunt u hiermee alle rode items vinden in de database, maar moet de volledige lijst worden gescand om alle grote items te vinden. Als er meer dan 5000 items worden geretourneerd, wordt de query vertraagd uitgevoerd.

Als u twee of meer kolommen gebruikt in de filterexpressie, moet de bepalende index een AND-operator gebruiken (ook als er meerdere bepalende indexen zijn). Stel dat u 'Honden' wilt ophalen uit een grote lijst met dieren. U hebt een niet-geïndexeerde kolom met de naam Soort, waaraan u 'Hond' als waarde hebt toegevoegd. Als u nu een query uitvoert op Soort = Hond, wordt de query vertraagd. Als u echter een geïndexeerde kolom hebt met de naam Klasse, kunt u deze query gebruiken: Klasse = Zoogdieren AND Soort = Hond. U kunt ook zoeken naar katten en honden met de query Klasse = Zoogdieren AND (Soort = HOND OR Soort = Katten). Met de tweede query worden alle zoogdieren geselecteerd, waarna het resultaat wordt gefilterd op honden en katten.

Opmerking: Als u items verplaatst naar de Prullenbak, worden deze items nog steeds meegeteld bij het bepalen of de filterexpressie de drempelwaarde voor lijstweergave overschrijdt. Maak de Prullenbak leeg om deze items niet meer mee te tellen. Zie De Prullenbak legen of uw bestanden terugzetten voor meer informatie.

Als de kolommen die u gebruikt om te filteren geen indexen bevatten, kunt u beginnen met het maken van indexen. Zie Een index toevoegen aan een SharePoint-kolom voor meer informatie.

Nadat u een kolom hebt geïndexeerd, kunt u deze toevoegen als u een weergave maakt of wijzigt, en deze vervolgens gebruiken om de weergave te filteren. Voordat u een weergave maakt, wilt u wellicht meer kolommen aan de lijst toevoegen om voor meer flexibiliteit te zorgen bij het sorteren, groeperen en filteren. Voor sorteren en filteren kunt u kolommen kiezen die deel uitmaken van de set gegevens, maar die niet worden weergegeven.

Een weergave maken

Ga naar de lijst of bibliotheek waarin u een weergave wilt maken en open het onderdeel.

Voer een van de volgende handelingen uit, afhankelijk van uw versie:

  • Ga als volgt te werk inSharePoint:

  1. Klik op de kop van de kolom waarop u wilt filteren en kies filter in de menu opties.

    De menu optie filteren op kolomkoppen in SharePoint

  2. Kies in het deelvenster filter dat aan de rechterkant van de pagina wordt weergegeven de kolomwaarde (n) waarop u de lijst wilt filteren. Wanneer u klaar bent, klikt u op de knop toepassen .

    Deelvenster Lijst filter in SharePoint Online

    U ziet nu dat de kolomkop een filterpictogram bevat, om aan te geven dat de lijst wordt gefilterd op waarden in die kolom.

    SharePoint-kolom header met filter pictogram

    Als u meer wilt weten over het deelvenster filters en de manier waarop u kunt filteren op waarden die zijn opgeslagen in verschillende kolommen, raadpleegt u Wat is het deelvenster lijst-en bibliotheek filters?

  3. Bekijk het menu Weergaven rechtsboven in de lijst of bibliotheek. Let op de naam van de huidige weergave, met een sterretje (*) ernaast. Dit geeft aan dat de weergave niet is opgeslagen. Als u een nieuwe weergave wilt maken, selecteert u de naam van de huidige weergave en klikt u vervolgens op weergave opslaan als in de menu opties.

    Optie voor opslaan als in SharePoint Online

  4. Typ in het vak Opslaan als dat wordt weergegeven een nieuwe naam voor de weergave. (Als u wilt dat iedereen uw weergave kan zien, laat u het selectievakje deze een openbare weergave maken ingeschakeld. Als u deze weergave wilt instellen als privé, zodat u de enige bent die deze kan zien, schakelt u het selectievakje uit.) Klik op de knop Opslaan om de nieuwe weergave te maken.

    SharePoint Online-dialoogvenster weergave opslaan

    U ziet nu een gefilterde weergave van uw lijst of bibliotheek.

    Opmerking: U kunt een lijst of bibliotheek filteren zonder deze op te slaan als een weergave. 

  • Ga als volgt te werk in SharePoint 2016, 2013, 2010 of SharePoint klassieke ervaring.

  1. Klik op het tabblad lijst of bibliotheek en klik vervolgens op weergave maken.

    De knop Weergave maken van de SharePoint-bibliotheek op het lint.

  2. Klik op de pagina Type weergave op de weergave die u wilt gebruiken. Als u het niet zeker weet, kiest u Standaardweergave.

    Pagina Typen weergeven
  3. Typ een weergavenaam.

    Stel een naam in en desgewenst een bestandsnaam voor de weergave
  4. Bewerk het webadres voor de weergave of accepteer de standaardwaarde. U kunt teruggaan en dit later wijzigen.

  5. Klik in de sectie Filteren op de optie Alleen items weergeven als er aan de volgende voorwaarde is voldaan en kies vervolgens hoe u de items wilt filteren op basis van een van de kolommen die is geïndexeerd.

    Als u bijvoorbeeld een weergave wilt maken van alleen de items die vandaag zijn gewijzigd, kiest u de kolom Gewijzigd (Geïndexeerd) en de voorwaarde is gelijk aan en typt u vervolgens [Vandaag].

    Kies een geïndexeerd veld in SharePoint Online

    Opmerking: Als u geen kolommen ziet met (Geïndexeerd) achter de naam, zijn er geen geïndexeerde kolommen beschikbaar voor die lijst of bibliotheek. U moet eerst een eenvoudige of samengestelde index maken.

  6. Als u het aantal items wilt beperken dat wordt weergegeven op een pagina, schuift u omlaag naar Itemlimiet en geeft u een waarde op voor Aantal weer te geven items. Wanneer u een weergave maakt, wordt deze optie standaard ingesteld op 30.

    Aantal items instellen dat moet worden weergegeven op de pagina Weergave-instellingen
  7. U kunt kiezen uit twee opties voor het instellen van een limiet op een pagina:

    • Als u Items weergeven in batches van de opgegeven grootte selecteert, maakt u een paginagewijze weergave van de gegevens. Dit is handig om op een niet-interactieve wijze door items te schuiven.

      Als er meer items zijn dan de ingestelde limiet, worden de items verdeeld over pagina's weergegeven.

      Functie-afbeelding

    • Als u Het totale aantal geretourneerde items beperken tot de opgegeven hoeveelheid selecteert, stelt u een harde limiet in die alle resultaten van uw filterbewerking mogelijk wel of mogelijk niet retourneert. Dit kan handig zijn wanneer u uw weergave test, een prototype maakt of wanneer u alleen de bovenste waarden in een weergave wilt ophalen.

  8. Onder stijl kunt u voorbeeldvenster kiezen, om alle informatie van items in uw lijst in een verticaal deelvenster weer te geven. Het voorbeeldvenster is een van de weergavestijlen die u kunt kiezen onder stijl wanneer een weergave bewerkt of maakt.

    Stijlkeuzen op de pagina Weergave-instellingen

    U kunt sneller navigeren door de naam van de item in een schuifbalkgebied aan de linkerkant van de pagina, zodat alle kolomwaarden van het huidige item verticaal worden weergegeven aan de rechterkant van de pagina. Er worden minder initiële gegevens weergegeven en u kunt deze sneller weergeven. Deze stijl is ook zeer handig wanneer uw lijst breed of veel kolommen bevat en als horizontale schuifbalk voor de gegevens moet worden weergegeven.

    Functie-afbeelding

  9. Klik op OK.

Er zijn meer stappen die u met een weergave doen kunt, maar dit is voldoende om gegevens weer te geven die de drempelwaarde voor lijstweergave hebben overschreden, indien u wordt geblokkeerd. U kunt met een mobiel apparaat ook sorteren, groeperen, totalen instellen, mappen uitvouwen en de weergave optimaliseren.

Een weergave wijzigen

Ga naar de lijst of bibliotheek waarin u een weergave wilt maken en open het onderdeel.

Ga als volgt te werk inSharePoint:

  1. Maak een extra wijziging in de weergave, zoals sorteren, groeperen of toevoegen van extra filters.

  2. Wanneer u de instructies in stap 3 en 4 hierboven volgt, wijzigt u de naam van de weergave niet. Klik op de knop Opslaan. Hiermee wordt de bestaande weergave overschreven.

    Als u meer controle over uw weergave wilt hebben, kunt u dat doen door de weergave te wijzigen in de klassieke weergave-editor. Hiervoor selecteert u de naam van de huidige weergave in het menu Beeld en kiest u huidige weergave bewerken in de menu opties en volgt u de bovenstaande instructies voor de klassieke versie van SharePoint.

    Menu optie huidige weergave bewerken in SharePoint Online

In SharePoint 2016, 2013, 2010 of SharePoint klassieke ervaring doet u het volgende:

  1. Ga naar het tabblad lijst of bibliotheek , selecteer de weergave onder huidige weergaveen klik vervolgens op weergave wijzigen.

    Tabblad Bibliotheek met de weergave Wijzigen gemarkeerd

  2. Schuif omlaag naar het gedeelte Weergaven en klik vervolgens op een weergave.

  3. U kunt vervolgens instellingen wijzigen zoals hierboven wordt beschreven in stap 5 tot en met 9 in de procedureEen weergave maken.

  4. Klik op OK.

Als u snel wilt filteren hoeveel items u wilt weergeven, moet u de eerste kolom in het filter indexeren. Andere kolommen die u opgeeft in het weergavefilter, zijn mogelijk niet geïndexeerd, maar de weergave gebruikt geen indexen. De eerste kolom van het filter moet minder items opleveren dan de drempelwaarde voor de lijstweergave.

Als de eerste kolom van het filter meer items retourneert dan de drempel voor de lijstweergave, kunt u een filter gebruiken met twee of meer kolommen. Wanneer u een gefilterde weergave definieert die twee of meer kolommen gebruikt, gebruikt u de operator ANDom het totale aantal geretourneerde items te beperken. Maar zelfs in dit geval moet u als eerste kolom in het filter nog steeds de kolom opgeven die waarschijnlijk de kleinere hoeveelheid gegevens retourneert. Het gebruiken van een filter met OR verhoogt het aantal geretourneerde items bijna altijd en zal onder deze omstandigheden niet effectief zijn.

Zie Een weergave van een lijst of bibliotheek maken, wijzigen of verwijderen voor meer informatie over weergaven.

Belangrijk: Hoewel u een bepaalde opzoekkolom kunt indexeren om de prestaties te verbeteren, kunt u geen geïndexeerde opzoekkolom gebruiken om te voorkomen dat de drempel voor de lijstweergave wordt overschreden. Gebruik een ander type kolom als primaire of secundaire index.

Belangrijk: Als u een lijst filtert op een geïndexeerd veld, controleer dan of er nog verwijderde items van de lijst of de bibliotheek in de Prullenbak aanwezig zijn. Items in de Prullenbak worden meegeteld voor de drempelwaarde voor lijstweergave, en worden pas daadwerkelijk uit de back-enddatabase verwijderd nadat ze uit de Prullenbak zijn verwijderd. Als het totale aantal gefilterde items in de lijst en in de Prullenbak groter is dan de drempel voor de lijstweergave, krijgt u mogelijk onvolledige of helemaal geen resultaten, of wordt u geblokkeerd. Zie De Prullenbak legen of uw bestanden terugzetten voor meer informatie.

Er zijn twee woorden die u kunt gebruiken om te filteren op basis van de huidige dag [Vandaag] en de huidige gebruiker [mij]. Ze zijn dynamisch omdat ze veranderen indien de gebruiker of de datum wijzigt.

Opmerking: U kunt de filters [vandaag] en [mij] niet gebruiken wanneer u een kolomkop filtert. U moet de klassieke weergave-editor gebruiken om kolommen te filteren met behulp van deze trefwoorden.

Het gebruik van [mij] is handig wanneer u alleen uw documenten wilt vinden in een grote bibliotheek. [Mij] wordt toegepast op kolommen die gebruikersinformatie bevatten, zoals Gemaakt door, of Gewijzigd door. Om bijvoorbeeld alle documenten weer te geven die u hebt gemaakt, stelt u een filter in waar de kolom Gemaakt door gelijk is aan [mij]. Wanneer u een u redacteur bent en de nieuwste bestanden wilt weergeven waaraan u gewerkt heeft, stelt u een filter in waar de kolom Gewijzigd door gelijk is aan [mij]. Als u beide wilt zien, maakt u twee filters aan die verbonden zijn met of.

Filters die [Ik] gebruiken

Het trefwoord [Vandaag] werkt op basis van datumkolommen. U kunt wiskunde toepassen om een datumbereik te genereren dat verandert op basis van de datum van vandaag. Als u bijvoorbeeld alle documenten wilt zien die zijn gewijzigd in de afgelopen 30 dagen, kunt u een filter op de kolom datum instellen dat groter is dan of gelijk aan [Vandaag] - 30. Om de huidige dag weg te laten, stelt u een tweede filter in op de kolom datum dat kleiner is dan [Vandaag] en verbind ze met en.

Filter me behulp van [Vandaag]

U kunt een SharePoint-lijst met een metagegevenskolom filteren. 

Een metagegevenskolom toevoegen aan de lijst

Ga naar de lijst en selecteer + kolom toevoegen.

Metagegevenskolom toevoegen

Selecteer meer... Meer Kies het keuzerondje beheerde metagegevens en selecteer vervolgens OK.

Een lijstkolom maken

Wanneer u een kolom met beheerde metagegevens hebt gemaakt en items aan de lijst hebt toegevoegd, kunt u ook labels voor metagegevens toepassen door op het pictogram van het label te klikken Pictogram Label in het deelvenster lijstitem bewerken.

Deelvenster metagegevenslabel

Tags voor metagegevens toepassen in het deelvenster van de boomstructuur .

Structuurweergave

Opmerking: U kunt de optie voor structuurweergave selecteren in de vervolgkeuzelijst boven aan het deelvenster, met een hiërarchische weergave van de voorwaarden die aan de geselecteerde kolom worden gekoppeld.

Labels op beheerde metagegevens filteren

  1. Selecteer het filterpictogram Filterpictogram om het filterdeelvenster te openen.

    Deelvenster Filter

  2. Selecteer de meta gegevenslabel (s) waarop u wilt filteren.

    Metagegevens filteren
  3. Als u minimaal 5 waarden hebt gedefinieerd in de kolom beheerde metagegevens, selecteert u de koppeling Alles weergeven om het deelvenster filters weer te geven.

    Deelvenster voor filter van metagegevens

  4. Controleer de metagegevens Tags waarop u wilt filteren en selecteer toepassen.

Hier volgen enkele suggesties voor weergaven die geschikt zijn voor geïndexeerde kolommen:

Als u wilt filteren op:

Indexeert u de kolom:

Bijvoorbeeld:

Recentelijk gewijzigde items

Gewijzigd

Als u alleen items wilt weergeven die in de laatste week zijn gewijzigd, past u het filter Gewijzigd is groter dan[Vandaag]-7 toe.

Nieuwe items

Gemaakt

Als u alleen de items wilt weergeven die in de laatste week zijn toegevoegd, past u het filter Gemaakt is groter dan [Vandaag]-7 toe.

Mijn items

Gemaakt door

Als u alleen de items wilt weergeven die u hebt toegevoegd, past u het filter Gemaakt door is gelijk aan [Mij] toe.

Items met de einddatum van vandaag

Einddatum (door u gemaakt in een lijst of bibliotheek)

Als u alleen de items wilt weergeven die de einddatum van vandaag hebben, past u het filter Einddatum is gelijk aan [Vandaag] toe.

Wijzigingen in het discussiebord

Laatst bijgewerkt

Als u alleen de discussies wilt weergeven die in de laatste maand zijn bijgewerkt, past u het filter Laatst bijgewerkt is groter dan [Vandaag]-30 toe.

Bestanden archiveren in een documentbibliotheek

Gewijzigd op

Als u documenten wilt weergeven die niet zijn gewijzigd sinds het jaar 2016 (die u vervolgens wilt archiveren), past u het filter Gewijzigd op is kleiner dan 31 december 2016 toe.

Een subset vinden van financiële gegevens

Regio, Jaar (als twee eenvoudige indexen)

Als u financiële gegevens wilt weergeven voor de regio Noord-Oost in 2015, past u het filter Regio is gelijk aan "NO" AND Jaar is gelijk aan 2015 toe, omdat de kolom Regio waarschijnlijk minder waarden bevat dan de kolom Jaar.

Toepassingsmetagegevens

Kolom beheerde metagegevens

Als u een weergave van beheerde metagegevens wilt maken, past u een filter toe op basis van Tags voor metagegevens die u definieert in hetdeelvensterlijst-en bibliotheek filters. Zie Wat is het deelvenster met lijst-en bibliotheek filters? voor meer informatie.

Opmerking: Ook als u een gefilterde weergave maakt op basis van kolomindexen, indien u over de drempelwaarde voor lijstweergave bent gegaan, kunnen bepaalde aanvullende bewerkingen nog steeds geblokkeerd zijn omdat daarvoor toegang tot de gehele lijst of bibliotheek nodig is. Deze bewerkingen zijn onder andere: een index toevoegen of verwijderen, een sortering maken in de weergavedefinitie, een kolomtotaal weergeven en berekende velden toevoegen, bijwerken of verwijderen. U kunt in dat geval proberen om de bewerking uit te voeren tijdens het dagelijkse tijdvenster, aangezien de limieten dan niet van toepassing zijn.

Ondersteunde kolomtypen

  • Een regel tekst

  • Keuze (enkele waarde)

  • Getal

  • Valuta

  • Datum en tijd

  • Persoon of groep (enkele waarde)

  • Beheerde metagegevens

  • Ja/Nee

  • Opzoeken

Niet-ondersteunde kolomtypen

  • Meerdere regels tekst

  • Keuze (meerdere waarden)

  • Berekend

  • Hyperlink of afbeelding

  • Aangepaste kolommen

  • Persoon of groep (enkele waarde)

  • Externe gegevens

We zijn erg geïnteresseerd

Was dit artikel nuttig? Als dat het geval is, laat het ons dan weten onder aan deze pagina. Als het artikel niet nuttig was, horen we graag van u wat er niet duidelijk was of wat er ontbrak. Geef op welke versie van SharePoint, welk besturingssysteem en welke browser u gebruikt. Wij gebruiken uw feedback om de feiten te controleren, informatie toe te voegen en dit artikel bij te werken.

Opmerking:  Deze pagina is automatisch vertaald en kan grammaticale fouten of onnauwkeurigheden bevatten. Wij hopen dat deze inhoud nuttig voor je is. Wil je ons laten weten of deze informatie nuttig is? Hier is het Engelstalige artikel ter referentie.

Uw Office-vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagenten.

×