Met aangepaste sjablonen in Microsoft Planner kunt u een bestaand plan omzetten in een herbruikbare sjabloon voor uw groep. Sjablonen helpen het werk te standaardiseren, het maken van plannen te versnellen en het gemakkelijker te maken om werkstromen voor aanbevolen procedures te delen.
Met aangepaste sjablonen kunt u het volgende doen:
- Maak een herbruikbare sjabloon op basis van een bestaand Planner-plan.
- Kies welke velden worden gekopieerd naar nieuwe abonnementen.
- Deel sjablonen met een Microsoft 365-groep, zodat anderen ze opnieuw kunnen gebruiken. Aangepaste sjablonen zijn het meest geschikt voor herhaalbaar werk, zoals project kickoffs, onboarding-werkstromen, campagneplanning of operationele controlelijsten.
Voordat u begint
Controleer het volgende voordat u aangepaste sjablonen gebruikt:
- U hebt toegang tot Microsoft Planner.
- Het plan dat u wilt omzetten in een sjabloon, wordt door een groep ondersteund.
- U bent lid van een Microsoft 365-groep waarmee u het plan wilt delen. Sjablonen worden opgeslagen met de groep waarmee u ze deelt en toegang is gekoppeld aan groepslidmaatschap.
Een aangepaste sjabloon maken van een bestaand plan
Begin met een plan dat u al hebt ingesteld of maak een nieuw basisplan om dit om te zetten in een aangepaste sjabloon.
Een sjabloon maken:
- Open het plan dat u opnieuw wilt gebruiken in Planner.
- Selecteer delen in de rechterbovenhoek.
- Selecteer Publiceren als sjabloon.
- Voer een sjabloonnaam en beschrijving in.
- Kies de Microsoft 365-groep waarmee u de sjabloon wilt delen.
- Selecteer welke velden van het plan u wilt opnemen; standaard zijn alle taken opgenomen.
- Selecteer Publiceren. Zodra de sjabloon is gepubliceerd, is deze beschikbaar voor leden van de geselecteerde groep.
Kiezen wat er wordt gekopieerd
Wanneer u een sjabloon publiceert, kunt u bepalen welke elementen worden gekopieerd naar nieuwe plannen die op basis van die sjabloon zijn gemaakt. Beschikbare opties zijn onder andere:
- Doelstellingen
- Emmers
- Taken
- Taaklabels
- Taaknotities
- Controlelijsten voor taken
- Taakbijlagen
Alleen de items die u selecteert, worden gekopieerd wanneer een lid een nieuw plan maakt op basis van de sjabloon. Taakstatus en voortgang worden opnieuw ingesteld in het nieuwe plan.
Opmerking: Taakbijlagen worden gekopieerd als koppelingen.
Een nieuw plan maken van een aangepaste sjabloon
Nadat een sjabloon is gepubliceerd, kan iedereen in de gedeelde groep deze gebruiken om een nieuw plan te maken.
Een plan maken met een aangepaste sjabloon:
- Open Planner.
- Begin met het maken van een nieuw plan.
- Navigeer onder de categorie Kies een sjabloon naar Gedeeld of Gemaakt door mij, waarin sjablonen worden vermeld die met u worden gedeeld of die door u zijn gemaakt.
- Selecteer de sjabloon die u wilt gebruiken.
- Bevestig en configureer de details van het plan. Planner maakt een nieuw plan met behulp van de structuur die is gedefinieerd in de sjabloon.
Sjablonen delen en beheren
Aangepaste sjablonen worden gedeeld op groepsniveau:
- Alle leden van de groep kunnen de sjabloon zien en gebruiken.
- Sjablonen blijven beschikbaar zolang de groep bestaat. Als een sjabloon moet worden gewijzigd, werkt u het onderliggende plan bij en publiceert u een nieuwe sjabloonversie. Bestaande plannen die zijn gemaakt op basis van een sjabloon, worden niet beïnvloed door toekomstige sjabloonwijzigingen.
Een aangepaste sjabloon verwijderen
Nadat een sjabloon is gepubliceerd, kan iedereen in de gedeelde groep de sjabloon verwijderen.
Een sjabloon verwijderen:
- Open Planner.
- Navigeer naar Een plan maken.
- Ga onder de categorie Kies een sjabloon naar Gedeeld of **Gemaakt door mij **en bepaal welke sjabloon u wilt verwijderen.
- Klik op ... om de optie **Sjabloon verwijderen ** te openen.
- Klik op Verwijderen om het verwijderen van de sjabloon te bevestigen. De bijgewerkte sjabloon is beschikbaar voor leden van de groep. Plannen die al zijn gemaakt op basis van de sjabloon, worden niet gewijzigd.
Veelvoorkomende scenario's
Aangepaste sjablonen zijn handig als u het volgende wilt doen:
- Zorg voor een consistente installatie voor terugkerend werk.
- Verminder de tijd die is besteed aan het maken van helemaal nieuwe plannen.
- Deel bewezen werkstromen met uw team. Voorbeelden zijn marketinglanceringen, sprintplanning, onboardingplannen en operationele playbooks.
Opmerkingen over beschikbaarheid
Houd er rekening mee dat niet alle gebruikers de nieuwe Planner-interface op hetzelfde moment zien. Deze vernieuwde interface, samen met de taakchat en de weergave Doelen, wordt vandaag geïmplementeerd in basisplannen en wordt de komende weken verder uitgerold.