Met aangepaste sjablonen in Microsoft Planner kunt u een bestaand plan omzetten in een herbruikbare sjabloon voor uw groep. Sjablonen helpen werk te standaardiseren, het maken van plannen te versnellen en het gemakkelijker te maken om best-practice werkstromen te delen.
Met aangepaste sjablonen kunt u het volgende doen:
- Maak een herbruikbare sjabloon op basis van een bestaand Planner-plan.
- Kies welke velden worden gekopieerd naar nieuwe plannen.
- Deel sjablonen met een Microsoft 365-groep, zodat anderen ze opnieuw kunnen gebruiken. Aangepaste sjablonen zijn het meest geschikt voor herhaalbaar werk, zoals projectlanceringen, onboarding-werkstromen, campagneplanning of operationele controlelijsten.
Voordat u begint
Controleer het volgende voordat u aangepaste sjablonen gebruikt:
- U hebt toegang tot Microsoft Planner.
- Het plan dat u wilt omzetten in een sjabloon, wordt ondersteund door groepen.
- U bent lid van een Microsoft 365-groep waarmee u het abonnement wilt delen. Sjablonen worden opgeslagen bij de groep waarmee u ze deelt en de toegang is gekoppeld aan het groepslidmaatschap.
Licenties en beschikbaarheid
Aangepaste sjablonen zijn beschikbaar voor alle gebruikers met toegang tot Microsoft Planner, ongeacht de licentielaag.
Opmerking
Aangepaste sjablonen verschillen van vooraf gemaakte sjablonen. Vooraf gemaakte sjablonen zijn door Microsoft geleverde startersplannen die beschikbaar zijn in de sjabloongalerie. Aangepaste sjablonen zijn plannen die u zelf maakt en publiceert, afgestemd op de werkstromen van uw team.
Een aangepaste sjabloon maken op basis van een bestaand plan
Begin met een plan dat u al hebt ingesteld of maak een nieuw basisplan om dit om te zetten in een aangepaste sjabloon.
Een sjabloon maken:
- Open het plan dat u opnieuw wilt gebruiken in Planner.
- Selecteer Delen in de rechterbovenhoek.
- Selecteer Publiceren als sjabloon.
- Voer een naam en beschrijving in voor de sjabloon.
- Kies de Microsoft 365-groep waarmee u de sjabloon wilt delen.
- Selecteer welke velden van het plan u wilt opnemen; Standaard worden alle taken opgenomen.
- Selecteer Publiceren. Wanneer de sjabloon is gepubliceerd, is deze beschikbaar voor leden van de geselecteerde groep.
Kiezen wat wordt gekopieerd
Wanneer u een sjabloon publiceert, kunt u bepalen welke elementen worden gekopieerd naar nieuwe plannen die op basis van die sjabloon zijn gemaakt. Beschikbare opties zijn mogelijk:
- Doelstellingen
- Buckets
- Taken
- Taaklabels
- Taaknotities
- Controlelijsten voor taken
- Taakbijlagen
Alleen de items die u selecteert, worden gekopieerd wanneer een lid een nieuw plan maakt op basis van de sjabloon. De taakstatus en -voortgang worden opnieuw ingesteld in het nieuwe plan.
Opmerking: Taakbijlagen worden gekopieerd als koppelingen.
Een nieuw plan maken op basis van een aangepaste sjabloon
Nadat een sjabloon is gepubliceerd, kan iedereen in de gedeelde groep deze gebruiken om een nieuw plan te maken.
Een plan maken met behulp van een aangepaste sjabloon:
- Open Planner.
- Begin met het maken van een nieuw plan.
- Ga in de categorie 'Een sjabloon kiezen' naar Gedeeld of Door mij gemaakt, waar sjablonen worden weergegeven die met u zijn gedeeld of door u zijn gemaakt.
- Selecteer de sjabloon die u wilt gebruiken.
- Bevestig en configureer de details van het abonnement. Planner maakt een nieuw plan met behulp van de structuur die in de sjabloon is gedefinieerd.
Sjablonen delen en beheren
Aangepaste sjablonen worden gedeeld op groepsniveau:
- Alle leden van de groep kunnen de sjabloon zien en gebruiken.
- Sjablonen blijven beschikbaar zolang de groep bestaat. Als een sjabloon moet worden gewijzigd, werkt u het onderliggende plan bij en publiceert u een nieuwe sjabloonversie. Toekomstige sjabloonwijzigingen hebben geen invloed op bestaande plannen die zijn gemaakt op basis van een sjabloon.
Een aangepaste sjabloon verwijderen
Nadat een sjabloon is gepubliceerd, kan iedereen in de gedeelde groep de sjabloon verwijderen.
Een sjabloon verwijderen:
- Open Planner.
- Navigeer naar Een plan maken.
- Ga in de categorie 'Kies een sjabloon' naar 'Gedeeld of **Door mij gemaakt' en bepaal welke sjabloon u wilt verwijderen.
- Klik op ... om de optie **Sjabloon verwijderen **te openen.
- Klik op Verwijderen om het verwijderen van de sjabloon te bevestigen. De bijgewerkte sjabloon is beschikbaar voor leden van de groep. Plannen die al zijn gemaakt op basis van de sjabloon, worden niet gewijzigd.
Veelvoorkomende scenario's
Aangepaste sjablonen zijn handig wanneer u het volgende wilt doen:
- Zorg voor een consistente installatie van terugkerend werk.
- Verminder de tijd die besteed wordt aan het maken van volledig nieuwe plannen.
- Deel beproefde werkstromen met uw team. Voorbeelden hiervan zijn marketinglanceringen, sprintplanning, onboardingplannen en operationele playbooks.