De SharePoint-sitesjabloon Projectbeheer gebruiken

De sitesjabloon Projectbeheer is een teamsite die is ontworpen om te fungeren als een interne startpagina voor uw projectteam. Maak een ruimte voor samenwerking voor uw team waar u projectupdates kunt delen, notulen kunt posten en teamdocumenten kunt openen.

In dit artikel bespreken we de elementen die aanwezig zijn op de sitesjabloon SharePoint Projectmanagement en bespreken we hoe u de site kunt aanpassen aan uw eigen wensen.

Sitefuncties

• Aanpasbare site die wordt geleverd met vooraf ingevulde afbeeldingen, webonderdelen en inhoud om site-editors te inspireren bij het maken van aanpassingen om teams te helpen samenwerken.
• Kant-en-klare sjabloon voor projectstatusrapport waarmee je eenvoudig projectupdates kunt publiceren en delen met je team en partners.
• Gebruik Microsoft Lijsten om een projecttracker en een lijst voor het bijhouden van problemen te maken om projectdetails met uw team te beheren en bij te houden.

Stap 1: De sitesjabloon Projectbeheer toevoegen

Volg eerst de instructies voor het toevoegen van de sjabloon aan een nieuwe of bestaande site.

Stap 2: Vooraf ingevulde site-inhoud controleren

Verken vooraf ingevulde site-inhoud, webonderdelen en pagina's en bepaal welke siteaanpassingen nodig zijn om af te stemmen op het merk, de stem en de algemene bedrijfsdoelstellingen van uw organisatie.

Vooraf ingevulde inhoud van site-, lijst- en nieuwsberichtsjabloon:

• Startpagina : biedt een landingsplaats voor teams om eenvoudig inhoud te delen, samen te werken en updates voor het project te krijgen
• Calendar: geeft de Outlook-teamagenda weer
• Projecttrackerlijst - Houd alle voortgang van het werk met betrekking tot het aanstaande project bij. Pas deze lijstsjabloon aan door tekstvelden in de lijst te bewerken.
• Lijst met actie-items: volg eventuele problemen die het project in de weg kunnen staan. Pas deze lijstsjabloon aan door tekstvelden in de lijst te bewerken.
• Documentbibliotheek : eenvoudige en veilige toegang tot projectbestanden
• Prullenbak - Biedt toegang tot onlangs verwijderde projectgerelateerde inhoud
• Sjabloon voor statusrapport - Gebruik deze kant-en-klare sjabloon om eenvoudig projectstatusrapporten naar uw team te publiceren. Pas deze sjabloon voor nieuwsberichten aan door de webonderdelen Tekst en afbeeldingen van de lijst te bewerken.

Stap 3: Uw site aanpassen

Nadat u de sitesjabloon voor projectbeheer hebt toegevoegd, is het tijd om deze aan te passen en eigen te maken. Selecteer Bewerken in de rechterbovenhoek om te beginnen met het bewerken van uw site. U kunt nu alle webonderdelen en andere elementen op de site gaan bewerken.

Controleer lijsten met projectstatus en probleemtrackers: gebruik het webonderdeel Hero om teamleden op de hoogte te houden van de status van het project. Aftellen tot de start van het project - Gebruik het webonderdeel Afteltimer om teamleden te laten weten hoeveel tijd er nog over is om zich voor te bereiden op de start van het project. Veelgebruikte resources markeren : gebruik het webonderdeel Documentbibliotheek om snel toegang te bieden tot teamresources en bestanden. Recente teamsiteactiviteit controleren : gebruik het webonderdeel Siteactiviteit om onlangs bekeken inhoud door andere teamleden te bekijken. Een lijst met projectplanningen en deadlines weergeven - Met het webonderdeel Gebeurtenissen kunt u een lijst maken met belangrijke deadlines voor het team. Teamnieuws en aankondigingen delen : gebruik het webonderdeel Nieuws om teamaankondigingen en evenementmogelijkheden te publiceren. Geef een lijst met veelgebruikte hulpprogramma's : gebruik het webonderdeel Snelkoppelingen om de samenwerking te vereenvoudigen door een lijst samen te stellen met veelgebruikte hulpprogramma's voor het project. Toegang bieden tot belangrijke contactpersonen: met het webonderdeel People kunt u een lijst maken met primaire contactpunten voor projectmanagement.

Pas het uiterlijk, de sitenavigatie, de webonderdelen en de inhoud van uw site aan de behoeften van uw kijkers en van de organisatie aan. Wanneer u aanpassingen aanbrengt, zorg er dan voor dat de site in de bewerkingsmodus staat door rechtsboven op de site Bewerken te selecteren. Terwijl je werkt, opslaan als concept of wijzigingen opnieuw publiceren om bewerkingen zichtbaar te maken voor kijkers.

1. Het webonderdeel Hero gebruiken om de projectstatus te markeren

1. Selecteer eerst het webonderdeel Hero en kies Eigenschappen bewerken ( ).
2. Kies vervolgens de opties voor lagen en tegels die het beste passen bij de behoeften van de organisatie.

Bekijk verschillende indelingen en leer meer over het bewerken van het webonderdeel Hero.

2. Gebruik het webonderdeel Afteltimer om teamleden te laten weten hoeveel tijd er nog over is

1. Selecteer eerst het webonderdeel Afteltimer en kies Eigenschappen bewerken ( ).
2. Voeg de datum en tijd van de gebeurtenis toe.
3. Selecteer de indeling voor de timerweergave.
4. Voeg een call-to-action toe door de overlay-tekst te wijzigen en een link naar meer informatie toe te voegen.
5. Pas de achtergrondafbeelding van het webonderdeel aan door Wijzigen te selecteren, een afbeeldingsbron te kiezen en Invoegen te selecteren.

Meer informatie over het gebruik van het webonderdeel Afteltimer.

3. Het webonderdeel Documentbibliotheek gebruiken om snel toegang tot resources te bieden

1. Als u de weergave of mapbron voor het webonderdeel Documentbibliotheek wilt wijzigen, selecteert u Eigenschappen bewerken ( ).
2. Als u mappen, labels en inhoud van documentbibliotheken wilt bewerken, gaat u naar de bibliotheek in Site-inhoud. Breng uw wijzigingen aan en uw inhoud wordt bijgewerkt in het webonderdeel.

Meer informatie over het webonderdeel Documentbibliotheek.

4. Gebruik het webonderdeel Siteactiviteit om op de hoogte te blijven van teamactiviteiten

1. Selecteer eerst het webonderdeel Siteactiviteit en selecteer Eigenschappen bewerken ( ).
2. Voer een getal in de werkset in onder Zoveel items tegelijk weergeven.

Meer informatie over het gebruik van het webonderdeel Siteactiviteit.

5. Het webonderdeel Gebeurtenissen gebruiken om datums en deadlines bij te houden

1. Selecteer eerst het webonderdeel Gebeurtenissen en kies Eigenschappen bewerken ( ).
2. Selecteer de bron.
3. Selecteer vervolgens het datumbereik dat op de website moet worden weergegeven.
4. Selecteer vervolgens de indeling.
5. Selecteer het maximum aantal items dat moet worden vermeld in dit webonderdeel.

Meer informatie over het webonderdeel Gebeurtenissen.

6. Gebruik het webonderdeel Nieuws om aankondigingen van projectteams en mogelijkheden voor evenementen te benadrukken.

1. Selecteer eerst het webonderdeel Nieuws en kies Eigenschappen bewerken ( ).
2. Selecteer vervolgens de nieuwsbron met de informatie die u wilt weergeven.
3. Selecteer de indeling, weergaveopties en een filter waarmee de leden van het team van de organisatie het beste worden weergegeven.
4. Bepaal in de sectie Organiseren de volgorde waarin het nieuws moet worden weergegeven.

Meer informatie over het gebruik van het webonderdeel Nieuws.

7. Met het webonderdeel Snelle koppelingen kunt u een lijst samenstellen met veelgebruikte hulpmiddelen voor het project.

1. Ga naar het webonderdeel Snelle koppelingen, selecteer de koppeling en vervolgens Eigenschappen bewerken ( ).
2. Bewerk zo nodig de koppeling, titel, pictogram en beschrijving.
3. Als u een koppeling wilt toevoegen, selecteert u + Koppelingen toevoegen.

Bekijk de verschillende typen indelingen en bewerkingsopties voor het webonderdeel Snelle koppelingen.

8. Gebruik het webonderdeel People om een lijst weer te geven van primaire contactpunten voor projecten

1. Verwijder eerst de afbeelding van het webonderdeel People.
2. Zoek de Werkset ( ) aan de rechterkant. Selecteer Alle webonderdelen weergeven en selecteer of sleep vervolgens People en zet deze neer in de lijst met webonderdelen.
3. Selecteer Eigenschappen bewerken () in het webonderdeel People.
4. Voer de naam van een persoon of groep in en selecteer vervolgens Opslaan.

Meer informatie over het webonderdeel People.

Pas de volgende pagina's op de site aan:

• Projecttrackerlijst - Houd alle voortgang van het werk met betrekking tot het aanstaande project bij. Pas deze lijstsjabloon aan door tekstvelden in de lijst te bewerken.
• Lijst met actie-items: volg eventuele problemen die het project in de weg kunnen staan. Pas deze lijstsjabloon aan door tekstvelden in de lijst te bewerken.
• Sjabloon voor statusrapport - Open deze sjabloon in Instellingen en vervolgens Site-inhoud. Gebruik deze kant-en-klare sjabloon om eenvoudig projectstatusrapporten naar uw team te publiceren. Pas deze sjabloon voor nieuwsberichten aan door de webonderdelen Tekst en afbeeldingen van de lijst te bewerken.

Het uiterlijk en de sitenavigatie aanpassen

Voordat u uw site met anderen deelt, moet u de laatste hand leggen aan uw site door ervoor te zorgen dat gebruikers de site kunnen vinden, gemakkelijk door koppelingen en pagina's kunnen navigeren en snel toegang hebben tot inhoud op de site.

• Bewerk documentbibliotheken door de mapnamen bij te werken en resources te uploaden.
• Sitenavigatie bewerken en aanpassen.
• Wijzig het uiterlijk van uw site door het thema, het logo, de koptekstindelingen en het uiterlijk van uw site aan te passen.
• U kunt pagina's toevoegen aan of verwijderen uit deze site of de sitenavigatie om plaats te maken voor bestaande inhoud.
• Kies ervoor om deze site te koppelen aan een hubsite binnen uw organisatie of voeg deze site zo nodig toe aan een bestaande hubsitenavigatie .

Stap 4: Uw site met anderen delen

Deel uw site met anderen nadat u uw site hebt aangepast, beoordeeld en het definitieve concept hebt gepubliceerd.

1. Selecteer Instellingen en vervolgens Sitemachtigingen.
2. Selecteer vervolgens Personen uitnodigen en selecteer vervolgens Leden aan groep toevoegen en vervolgens Toevoegen om volledige toegang te verlenen tot de inhoud van de teamsite, gedeelde resources zoals de Outlook-agenda van het team en bewerkingsrechten voor de site.
3. Selecteer vervolgens Personen uitnodigen en vervolgens Alleen site delen en vervolgens Opslaan om de site te delen, maar niet de gedeelde resources of de bewerkingsrechten van de site.

Meer informatie over het beheren van teamsite-instellingen, site-informatie en machtigingen.

Stap 5: Uw site onderhouden

Nadat u de site hebt gemaakt en gestart, is de volgende belangrijke fase het onderhouden van de inhoud van de site. Zorg dat u een plan hebt om de inhoud en webonderdelen up-to-date te houden.

Aanbevolen procedures voor siteonderhoud:

• Plan voor siteonderhoud : stel een planning op om de site-inhoud zo vaak als nodig te controleren om ervoor te zorgen dat de inhoud nog steeds accuraat en relevant is.
• Regelmatig nieuws posten : de meest recente aankondigingen, informatie en status binnen de organisatie verspreiden. Lees hoe u een nieuwsbericht toevoegt op een teamsite of communicatiesite en anderen die aankondigingen plaatsen, laat zien hoe ze SharePoint-nieuws kunnen gebruiken.
• Koppelingen en webonderdelen controleren : koppelingen en webonderdelen bijgewerkt houden om ervoor te zorgen dat u de volledige waarde van uw site benut.
• Gebruik analyses om betrokkenheid te verbeteren - bekijk het sitegebruik met behulp van het ingebouwde rapport met gebruiksgegevens om informatie te krijgen over populaire inhoud, sitebezoeken en meer.
• Controleer regelmatig uw site-instellingen : nadat u een site in SharePoint hebt gemaakt, kunt u wijzigingen aanbrengen in de instellingen, sitegegevens en machtigingen voor de site.

Meer informatiebronnen over aanpassing

Lees meer over het plannen, bouwen en onderhouden van SharePoint-sites.

Bekijk meer SharePoint-sitesjablonen.