Wprowadzenie do bibliotek

Biblioteka to lokalizacja w witrynie, w której można przekazywać, tworzyć, aktualizować pliki i współpracować nad nimi z członkami zespołu. W każdej bibliotece jest wyświetlana lista plików i najważniejsze informacje o plikach, na przykład kto jako ostatni zmodyfikował plik. Większość tworzonych witryn dołącza bibliotekę. Na przykład witryna zespołu zawiera bibliotekę Dokumenty, w której można organizować i udostępniać dokumenty. 

Ponieważ potrzebujesz więcej bibliotek, możesz wybrać jedną z kilku gotowych do użycia aplikacji bibliotek i dodać je do witryny. Biblioteki można też dostosowywać na kilka sposobów. Możesz na przykład kontrolować sposób wyświetlania i tworzenia dokumentów oraz zarządzania nimi. lub śledzić wersje plików, w tym liczbę i typ wersji. Możesz nawet tworzyć niestandardowe widoki, formularze i przepływy pracy, które ułatwiają zarządzanie projektami i procesami biznesowymi.

Linki z instrukcjami

Jeśli po prostu chcesz tworzyć biblioteki lub pracować z nimi i potrzebujesz informacji instruktażowych, poniżej przedstawiono typowe i przydatne zadania, które możesz wykonywać.

• Tworzenie, dodawanie, wyświetlanie i zmienianie nazw bibliotek dokumentów
• Klip wideo: konfigurowanie przechowywania i udostępniania dokumentów na platformie Microsoft 365
• Otwieranie plików programu SharePoint w eksplorator plików
• Tworzenie folderu w bibliotece dokumentów
• Usuwanie pliku, folderu lub linku z biblioteki dokumentów programu SharePoint
• Przekazywanie, tworzenie lub usuwanie plików w bibliotece
• Tworzenie kolumny na liście lub w bibliotece
• Tworzenie, modyfikowanie i usuwanie widoku listy lub biblioteki
• Włączanie i konfigurowanie przechowywania wersji dla listy lub biblioteki
• Określanie szablonu plików dla biblioteki dokumentów lub formularzy
• Synchronizowanie plików za pomocą usługi OneDrive w systemie Windows
• Korzystanie z przepływów pracy w bibliotece
• Ustawianie uprawnień i ustawień zaawansowanych w bibliotece Opis poziomów uprawnień w programie SharePoint
• Praca z fotografiami w bibliotece obrazów
• Konfigurowanie biblioteki elementów zawartości w celu przechowywania obrazów oraz plików audio i wideo
• Zarządzanie listami i bibliotekami zawierającymi wiele elementów
• Zarządzanie dużymi bibliotekami dokumentów i rekordów przy użyciu metadanych (zobacz Wprowadzenie do zarządzanych metadanych)

W jaki sposób typowy zespół korzysta z biblioteki?

Zespół marketingowy firmy Contoso tworzy witrynę zespołu, w której planuje zarządzać projektami i dokumentami. Wybierają właściciela witryny, który będzie nią zarządzał. Właściciel witryny otrzymuje poziom uprawnień Pełna kontrola, gdy zostaje dodany do grupy Właściciele witryny. Udostępnia witrynę i udziela wszystkim uprawnień do jej tworzenia. Zespół postanawia używać biblioteki Dokumenty do zarządzania informacjami prasowymi, plikami budżetowymi, umowami, propozycjami i innymi dokumentami zespołu.

Właściciel witryny przekazał ważne dokumenty, aby umożliwić zespołowi rozpoczęcie korzystania z biblioteki jako lokalizacji centralnej. Następnie włącza przechowywanie wersji, dzięki czemu zespół ma historię ewolucji plików i w razie potrzeby może przywrócić poprzednią wersję. Właściciel witryny dodaje też do biblioteki standardowe szablony raportów marketingowych, umów sprzedaży, planów kampanii i arkuszy budżetów. Każdy szablon zawiera logo firmy i format, na którego używanie zgodzili się wszyscy. Gdy członkowie tworzą nowy plik z biblioteki dokumentów, mogą łatwo wybrać szablon, którego chcą użyć.

Gdy członkowie zespołu dodają pliki lub współpracują nad dokumentami, organizują bibliotekę, dodając kolumny i tworząc widoki ułatwiające szybkie odnajdowanie dokumentów. Na przykład właściciel witryny dodaje kolumnę "Nazwa projektu", aby członkowie mogli filtrować lub sortować według tej kolumny. Inni członkowie zespołu dodają widoki publiczne grupujące według kwartału obrachunkowego i filtrują kontrakty wygasające w ciągu sześciu miesięcy. Każdy członek tworzy również widoki osobiste, które ułatwiają szybkie znajdowanie informacji i wykonywanie pracy.

Po wielu dyskusjach na zebraniu personelu zespół postanawia ustawić alerty na poziomie biblioteki, aby raz w tygodniu zgłaszać aktualizacje. Każdy członek może zdecydować, jak skonfigurować dodatkowe alerty lub kanały informacyjne RSS dla określonych plików, jeśli jest to konieczne.

Zespół zobowiązuje się również do stosowania ważnych "najlepszych praktyk" w tym nowym świecie współpracy. Gdy członkowie chcą udostępnić dokument, opierają się pokusie dołączenia go do wiadomości e-mail i zamiast tego wysyłają wiadomość e-mail z linkiem do dokumentu. Wysłanie linku pocztą e-mail z biblioteki jest łatwe i wskazuje osobom najnowszą wersję w witrynie zespołu.

Kluczowym zadaniem tego zespołu jest proponowanie kampanii marketingowych w celu zwiększenia sprzedaży i przychodów. Gdy członkowie zespołu opracowują nowy plan kampanii, współtworzą dokumenty i śledzą wersje pomocnicze plików. Współtworzenie umożliwia wielu osobom edytowanie dokumentu w tym samym czasie bez konieczności martwienia się o uzgadnianie zmian. Jeśli popełnią błąd w jednej wersji dokumentu, będą mogli przywrócić poprzednią wersję. Po ukończeniu planu kampanii mogą utworzyć wersję główną, a następnie wysłać ją do zatwierdzenia przez dział prawny i menedżera. Po zatwierdzeniu pliku inni pracownicy w firmie mogą go przeglądać.

Właściciel witryny przegląda dokumentację i szkolenia online oraz uczy się, jak skonfigurować przepływ pracy, skojarzyć go z biblioteką i zautomatyzować proces zbierania opinii, zbierania podpisów i publikowania ostatecznej wersji dokumentu.

Po trzech miesiącach użytkowania biblioteka i witryna Dokumenty stały się kluczowe dla zespołu marketingowego i pomogły zwiększyć jego produktywność oraz widoczność w całym przedsiębiorstwie. Nie wyobrażają sobie pracy bez niego i szukają innych sposobów lepszego współpracowania za pomocą technologii programu SharePoint.

Sposoby pracy z bibliotekami

Oto kilka sposobów pracy z bibliotekami i ich przydatności dla grupy (uporządkowanych luźno od podstawowych do bardziej zaawansowanych):

Używanie i tworzenie widoków Widok umożliwia wyświetlanie tych plików w bibliotece, które są dla Ciebie najważniejsze lub najlepiej pasują do celu. Zawartość biblioteki nie ulega zmianie, ale w każdym widoku pliki są porządkowane lub filtrowane, co ułatwia ich znajdowanie i przeglądanie w zrozumiały sposób. Aby uzyskać więcej informacji o widokach, zobacz Tworzenie, zmienianie i usuwanie widoku listy lub biblioteki.

Śledzenie wersji Jeśli trzeba zachować poprzednie wersje plików, użycie bibliotek pomoże w śledzeniu, przechowywaniu i przywracaniu plików. Można wybrać opcję śledzenia wszystkich wersji w taki sam sposób. Można również oznaczyć pewne wersje jako wersje główne, na przykład dodanie nowego rozdziału do podręcznika, a inne wersje jako wersje pomocnicze, na przykład poprawienie błędu pisowni. Aby ułatwić zarządzanie miejscem w magazynie, możesz opcjonalnie wybrać liczbę wersji każdego typu, które chcesz przechowywać.

Aby uzyskać więcej informacji na temat przechowywania wersji, zobacz Włączanie i konfigurowanie przechowywania wersji dla listy lub biblioteki.

Współtworzenie lub wyewidencjonowywanie plików Gdy edytujesz dokument programu Microsoft Word lub PowerPoint z poziomu biblioteki bez wyewidencjonowywania go, inne osoby mogą go edytować w tym samym czasie (czyli współtworzenie). Wyewidencjonowanie pliku gwarantuje, że tylko jedna osoba będzie mogła go edytować do czasu zaewidencjonowania go. Można wymagać wyewidencjonowywania dokumentów w bibliotekach zawierających poufne dokumenty lub gdy trzeba uważnie śledzić ewolucję dokumentów. Należy jednak pamiętać, że wymaganie wyewidencjonowania uniemożliwi innym osobom współtworzenie dokumentów. W przypadku wyewidencjonowania użytkownicy zostaną poproszeni o pozostawienie komentarza na temat zmian wprowadzonych w dokumencie, ale wyewidencjonowanie spowolni procesy edytowania i recenzowania. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Współpraca nad dokumentami i współtworzenie lub Wyewidencjonowywanie i ewidencjonowanie plików w bibliotece oraz odrzucanie zmian w nich.

Edytowanie plików w programach komputerowych Gdy przechowujesz dokumenty w witrynie programu SharePoint, możesz tworzyć, edytować i współtworzyć dokumenty bezpośrednio w zgodnych programach klasycznych, takich jak Microsoft Word lub PowerPoint, bez konieczności przechodzenia do witryny. Możesz na przykład edytować prezentację programu PowerPoint w tym samym czasie, w którym edytują ją inne osoby (ta funkcja jest nazywana również współtworzeniem). Możesz także zarządzać ewidencjonowaniem i wyewidencjonowywaniem bezpośrednio z programu PowerPoint. Ponadto możesz używać usługi OneDrive używanej w pracy lub szkole albo programu Outlook, aby przełączać zawartość bibliotek do trybu offline, pracować z nią z lokalizacji zdalnej, a następnie płynnie synchronizować zmiany po powrocie do trybu online.

Aktualne informacje o zmianach Aby otrzymywać aktualizacje dotyczące zmian w dokumentach w bibliotece, konfiguruj alerty, subskrybuj kanały informacyjne RSS lub obserwuj dokumenty. Główna różnica między alertami, kanałami RSS i obserwowanymi dotyczy miejsca, w którym otrzymujesz powiadomienia. Zarówno alerty, jak i kanały informacyjne RSS informują użytkownika o aktualizacjach, a także umożliwiają dostosowanie ilości otrzymywanych informacji. Możesz skonfigurować alerty lub kanały RSS, aby otrzymywać informacje o zmianach wprowadzonych w bibliotece. Jeśli interesuje Cię tylko określony dokument, możesz ustawić alert lub zacząć obserwować ten dokument. Alerty mogą być dostarczane jako wiadomości e-mail lub SMS. Powiadomienia RSS są dostarczane w skonsolidowanym kanale informacyjnym, który można odczytać w programie Outlook lub innym czytniku kanałów informacyjnych. Jeśli obserwujesz dokument, otrzymasz powiadomienie w swoim kanale aktualności (jeśli Twoja organizacja korzysta z kanału aktualności). Aby uzyskać więcej informacji na temat powiadomień, zobacz Tworzenie alertu lub subskrybowanie kanału informacyjnego RSS.

Wymaganie zatwierdzenia dokumentu Można wymagać zatwierdzenia dokumentów, zanim wszyscy będą mogli je zobaczyć. Dokumenty będą pozostawać w stanie oczekiwania do czasu zatwierdzenia lub odrzucenia przez osobę uprawnioną do wykonywania tych czynności. Można określić, które grupy użytkowników mogą wyświetlać dokument przed zatwierdzeniem. Ta funkcja może być przydatna, jeśli biblioteka zawiera ważne wskazówki lub procedury, które powinny być udostępniane tylko w ostatecznej wersji.

Ustawianie uprawnień Grupy programu SharePoint i poziomy uprawnień ułatwiają efektywne zarządzanie dostępem do zawartości. Domyślnie uprawnienia do bibliotek, folderów w bibliotekach i dokumentów są dziedziczone po witrynie. Przypisanie unikatowych uprawnień do określonej biblioteki lub dokumentu może ułatwić ochronę poufnej zawartości, takiej jak umowy lub informacje budżetowe, bez ograniczania dostępu do pozostałej części witryny. Aby uzyskać więcej informacji o uprawnieniach, zobacz Opis poziomów uprawnień w programie SharePoint.

Tworzenie przepływów pracy Biblioteka dokumentów lub typ zawartości mogą używać przepływów pracy, które Twoja organizacja ma zdefiniowane dla procesów biznesowych, takich jak zarządzanie zatwierdzaniem lub sprawdzaniem dokumentu. Twoja grupa może stosować procesy biznesowe do swoich dokumentów, co jest nazywane przepływami pracy, które określają akcje, które muszą być wykonane w sekwencji, takie jak zatwierdzanie dokumentów. Przepływ pracy programu SharePoint to zautomatyzowany sposób przenoszenia dokumentów lub elementów w ramach sekwencji akcji lub zadań. Domyślnie dla bibliotek są dostępne trzy przepływy pracy: Zatwierdzenie, który kieruje dokument do grupy osób w celu zatwierdzenia; Zbieranie opinii, który kieruje dokument do grupy osób w celu uzyskania opinii i zwraca go do osoby, która zainicjowała przepływ pracy jako kompilację; oraz Zbieranie podpisów, który kieruje dokument do grupy osób w celu zebrania ich podpisów cyfrowych.

Aby uzyskać więcej informacji o przepływach pracy, zobacz Informacje o przepływach pracy dostępnych w programie SharePoint.

Definiowanie typów zawartości Jeśli grupa pracuje z kilkoma typami plików, takimi jak arkusze, prezentacje i dokumenty, można rozszerzyć funkcjonalność biblioteki, włączając i definiując wiele typów zawartości. Typy zawartości zwiększają wszechstronność i spójność bibliotek. Każdy typ zawartości może określać szablon, a nawet procesy przepływu pracy. Szablony działają jak punkt wyjścia przy tworzeniu dokumentów z określonym formatowaniem, dowolnym tekstem standardowym oraz właściwościami odnoszącymi się do dokumentów danego typu, takimi jak nazwa działu czy numer umowy.

Śledzenie inspekcyjne Jeśli chcesz wiedzieć, w jaki sposób są używane dokumenty z grupy plików poufnych, możesz zdefiniować zasadę pozwalającą na włączenie śledzenia inspekcji zdarzeń, takich jak zmiany plików, ich kopiowanie lub usuwanie.

Ustawianie zasad Ustawienia zasad umożliwiają wygasanie dokumentu, jego automatyczne usuwanie lub okresowe przeglądanie (za pośrednictwem przepływu pracy) dokumentów, które osiągnęły określony wiek. W miarę rozwoju bibliotek stosowanie tych ustawień usuwania pozwala zaoszczędzić czas i wysiłek związany z próbami ręcznego czyszczenia zapełnionego miejsca na dysku twardym lub unikania osiągania limitów przydziału.

Korzystanie z witryny Centrum dokumentów Witryna Centrum dokumentów umożliwia tworzenie i przechowywanie dużej liczby obiektów, a także zarządzanie nimi. Centrum dokumentów służy jako scentralizowane repozytorium do zarządzania wieloma dokumentami. Dostępne są funkcje, takie jak metadane i nawigacja w widoku drzewa, typy zawartości oraz składniki Web Part, które ułatwiają organizowanie i pobieranie dokumentów. "Specjaliści ds. zawartości" mogą szybko skonfigurować nawigację opartą na metadanych, która będzie działać prawidłowo dla większości bibliotek bez konieczności jawnego tworzenia indeksów. Zarządcy zawartości mogą również tworzyć indeksy w celu zwiększenia wydajności w szerszym zakresie filtrów i widoków. Witryny Centrum dokumentów można używać jako środowiska tworzenia (w którym użytkownicy ewidencjonują i wyewidencjonowują pliki oraz tworzą struktury folderów dla tych plików) lub jako archiwum zawartości (gdzie użytkownicy tylko wyświetlają i przekazują dokumenty).

Organizowanie bibliotek w witrynie

Sposób organizowania plików w bibliotece zależy od potrzeb grupy oraz od preferowanego sposobu przechowywania i wyszukiwania informacji. Pewne planowanie może pomóc w skonfigurowaniu struktury, która najlepiej odpowiada potrzebom grupy. Biblioteki mają kilka funkcji, które ułatwiają pracę z wieloma plikami w jednej bibliotece. Jednak większa liczba bibliotek może być bardziej odpowiednia dla grupy.

Przechowywanie dokumentów w jednej bibliotece

Jedna biblioteka może zaspokajać zróżnicowane potrzeby. Na przykład możesz mieć kilka projektów w tej samej grupie lub kilka grup pracujących nad tym samym projektem. Rozważ użycie jednej biblioteki w następujących sytuacjach:

• W grupie trzeba wyświetlać informacje podsumowujące dotyczące tego samego zestawu plików lub różne widoki tego samego zestawu plików. Na przykład kierownik może chcieć wyświetlić wszystkie pliki pogrupowane według działu lub daty ukończenia.
• People chcesz wyszukać pliki w tej samej lokalizacji w witrynie.
• Chcesz zastosować te same ustawienia do plików, na przykład śledzić wersje plików lub wymagać zatwierdzenia.
• Grupy pracujące z biblioteką mają podobne cechy charakterystyczne, na przykład te same poziomy uprawnień.
• Jest wymagane analizowanie informacji dotyczących plików w arkuszu kalkulacyjnym lub otrzymywanie skonsolidowanych aktualizacji dotyczących plików.

Aby wydajnie pracować z dokumentami w jednej bibliotece, możesz organizować pliki w bibliotece, dodając kolumny, definiując widoki lub tworząc foldery.

Przechowywanie dokumentów w wielu bibliotekach

Utworzenie wielu bibliotek może być przydatne w przypadku wyraźnych różnic między zestawami plików, które mają być przechowywane i zarządzane, lub między grupami osób pracujących z plikami. Użyj wielu bibliotek w następujących sytuacjach:

• Typy plików, które chcesz przechowywać i którymi chcesz zarządzać, są różne i nie należy się spodziewać, że osoby będą często przeglądać podsumowania plików lub wspólnie przeszukiwać pliki.
• Grupy osób korzystających z plików są różne i mają różne poziomy uprawnień.
• Do różnych zestawów plików należy zastosować różne ustawienia, na przykład przechowywania wersji lub zatwierdzania.
• Nie ma potrzeby wspólnego analizowania plików ani otrzymywania skonsolidowanych aktualizacji plików.
• Chcesz udostępnić różne zestawy opcji do tworzenia nowych plików lub chcesz, aby opcje w menu Nowy biblioteki były wyświetlane w innej kolejności.

Poniżej przedstawiono kilka sposobów wydajnej pracy z wieloma bibliotekami.

Konfigurowanie szablonów i kolumn witryny Jeśli organizacja chce ustanowić pewne spójne ustawienia we wszystkich bibliotekach, może skonfigurować szablony witryn i kolumny witryny. Ustawienia można udostępniać w wielu bibliotekach, dzięki czemu nie trzeba ich za każdym razem tworzyć ponownie.

Wysyłanie plików do innej lokalizacji Jeśli plik ma być dostępny w wielu bibliotekach, można przechowywać go w jednej bibliotece, a następnie wysłać jego kopię do innych bibliotek. Jeśli wprowadzisz zmiany w oryginale, możesz wybrać opcję otrzymywania przypomnień o zaktualizowaniu wszystkich kopii dokumentu.

Tworzenie szablonów bibliotek Jeśli chcesz ustanowić pewne jednolite ustawienia dla bibliotek lub ponownie użyć cech w bibliotekach, możesz zapisać bibliotekę jako szablon. Szablony bibliotek są dostępne jako opcja na stronie dodawania aplikacji w witrynie.

Organizowanie plików w bibliotece

Istnieje kilka sposobów organizowania plików w bibliotece. Możesz dodawać kolumny, definiować widoki i tworzyć foldery. Każde z tych podejść ma swoje zalety i każdą można łączyć ze sobą, aby dopasować je do unikatowych potrzeb biblioteki i zespołu.

Dodawanie kolumn

Domyślnie biblioteki śledzą nazwę pliku, a także informacje o stanie pliku, na przykład czy jest zaewidencjonowany. Możesz jednak określić dodatkowe kolumny, które pomogą grupie kategoryzować i śledzić pliki, takie jak nazwa kampanii, numer projektu lub inne informacje ważne dla zespołu. Dostępnych jest kilka opcji dotyczących typu tworzonej kolumny, między innymi pojedynczy wiersz tekstu, rozwijana lista opcji, liczba obliczana z innych kolumn, a nawet nazwa i zdjęcie osoby w witrynie.

Kolumny zawierają nagłówki kolumn, które ułatwiają sortowanie i filtrowanie dokumentów. Podczas wyświetlania plików w bibliotece można tymczasowo sortować lub filtrować pliki, wskazując nazwę kolumny, a następnie klikając strzałkę w dół obok nazwy. Jest to pomocne, gdy musisz wyświetlić pliki w określony sposób, ale musisz powtórzyć te kroki przy następnym wyświetlaniu biblioteki.

Aby uzyskać więcej informacji na temat dodawania kolumn, zobacz Tworzenie, zmienianie lub usuwanie kolumny na liście lub w bibliotece.

Definiowanie widoków

Czy użytkownicy często będą chcieli wyświetlać wszystkie dokumenty związane z określonym projektem, wszystkie dokumenty należące do określonego działu, czy też pogrupować dokumenty według miesiąca, w którym przypada termin ich wykonania? Jeśli pliki będą często wyświetlane w określony sposób, możesz zdefiniować widok. Z tego widoku można korzystać zawsze, gdy pracujesz z biblioteką. Po utworzeniu widoku jest on dodawany do listy rozwijanej Bieżące widoki, która znajduje się na wstążce biblioteki.

Widok biblioteki to zaznaczenie kolumn na stronie, w którym są wyświetlane elementy biblioteki, a także często jest zdefiniowany określony porządek sortowania, filtrowania, grupowania i układu niestandardowego. Biblioteki mogą mieć widoki osobiste i publiczne. Każda osoba przypisana do grupy Członkowie witryny (z poziomem uprawnień Współtworzenie) może utworzyć widok osobisty, aby wyświetlać pliki w określony sposób lub filtrować tylko te pliki, które chce wyświetlić. Jeśli masz uprawnienia do projektowania biblioteki, możesz utworzyć widok publiczny, z którego każdy może korzystać podczas wyświetlania biblioteki. Domyślnym widokiem biblioteki można także ustawić dowolny widok publiczny, dzięki czemu użytkownicy będą go widzieć automatycznie.

Jeśli członkowie grupy wyświetlają biblioteki na urządzeniach przenośnych, można nawet utworzyć widoki dla urządzeń przenośnych, które zapewniają limity (na przykład liczbę elementów wyświetlanych w widoku), które są optymalne dla przepustowości i ograniczeń urządzeń.

Aby uzyskać więcej informacji o widokach, zobacz Tworzenie, zmienianie i usuwanie widoku listy lub biblioteki.

Tworzenie i używanie folderów

Foldery są kontenerami, których można używać do grupowania zawartości na listach lub w bibliotekach oraz do zarządzania tą zawartością. Jeśli dla biblioteki włączono foldery, można je dodawać do większości typów bibliotek. Jeśli biblioteka zawiera wiele elementów, foldery zwiększają wydajność uzyskiwania dostępu do tych elementów. Podczas tworzenia folderu w tle tej operacji jest tworzony indeks wewnętrzny. Ten indeks jest również tworzony dla folderu głównego lub najwyższego poziomu biblioteki lub listy. Jest on używany do zapewnienia wydajnego dostępu do elementów (danych) w folderze.

Jeśli biblioteka zawiera wiele elementów, które można pogrupować w określony sposób, to do uporządkowania zawartości w bibliotece można użyć folderów. Dobrymi przykładami grup są projekty, zespoły, działy, kategorie produktów, zakresy wiekowe, listy alfabetyczne oraz podgrupy alfabetyczne (A-C, D-F i tak dalej). Foldery mogą ułatwić przeglądanie wielu plików i zarządzanie nimi w znany sposób.

Domyślnie foldery w bibliotece z włączonymi folderami są wyświetlane w widoku domyślnym biblioteki bez żadnych filtrów. Jest to wygodne, ponieważ użytkownicy mogą wybrać odpowiedni folder, gdy wstawiają nowe dokumenty. Wyświetlenie wszystkich folderów pozwala zmniejszyć prawdopodobieństwo niepoprawnego dodawania elementów poza folderami w bibliotece. Możesz łatwo reorganizować dokumenty i umieszczać je w różnych folderach biblioteki przy użyciu polecenia Otwórz w Eksploratorze dostępnego na wstążce biblioteki.

Mimo że foldery bibliotek nie są wyświetlane w nawigacji witryny, właściciel witryny lub użytkownik z uprawnieniami do projektowania witryny może włączyć widok drzewa, w którym w nawigacji witryny jest wyświetlana sekcja Zawartość witryny i w którym można rozwijać oraz zwijać foldery bibliotek, a także łatwo poruszać się między nimi.

Aby uzyskać więcej informacji o folderach, zobacz Tworzenie folderu w bibliotece dokumentów lub Usuwanie folderu w bibliotece.

Jednoczesne używanie kolumn, widoków i folderów

Wszystkie trzy podejścia mogą ze sobą współpracować. Tych samych kolumn, które są używane do śledzenia dokumentów w widoku domyślnym biblioteki, można użyć do utworzenia widoku z kilkoma kryteriami filtrowania. Aplikacja People może dynamicznie sortować i filtrować widok, klikając nagłówki kolumn, aby błyskawicznie znaleźć zawartość. Jeśli w bibliotece została zdefiniowana struktura folderów, widok biblioteki można "spłaszczyć", ustawiając opcję Pokaż wszystkie elementy bez folderów w sekcji Foldery podczas tworzenia lub modyfikowania widoku. Każde podejście może uzupełniać drugie, aby uzyskać odpowiednią zawartość we właściwym czasie i we właściwy sposób.

Typy bibliotek

Niektóre biblioteki, na przykład biblioteka Dokumenty w witrynie zespołu, są tworzone automatycznie podczas tworzenia nowej witryny. Biblioteki te można dostosowywać do własnych potrzeb, a także tworzyć własne dodatkowe biblioteki. Każdy typ biblioteki ma określone przeznaczenie, a niektóre mają inny zestaw zachowań i funkcji.

Biblioteka elementów zawartości Do udostępniania cyfrowych zasobów multimedialnych, takich jak obrazy, pliki audio i wideo, oraz zarządzania nimi, służy biblioteka elementów zawartości. Biblioteka elementów zawartości ułatwia użytkownikom odnajdowanie i ponowne używanie cyfrowych plików multimedialnych już utworzonych przez inne osoby, takich jak logo i obrazy korporacyjne. Biblioteka elementów zawartości udostępnia także typy zawartości z właściwościami i widokami do zarządzania zasobami multimedialnymi, takimi jak miniatury i słowa kluczowe metadanych, oraz do przeglądania ich. Na przykład możesz chcieć zarządzać markowymi obrazami i fragmentami zawartości do ponownego użycia z aplikacji, aby były dostępne w całym przedsiębiorstwie i stale używane.

Biblioteka Pulpity nawigacyjne Zawiera strony składników Web Part, strony składników Web Part z listami stanu i wdrożone pulpity nawigacyjne programu PerformancePoint.

Biblioteka połączeń danych Aby uprościć obsługę połączeń danych i zarządzanie nimi, użyj biblioteki połączeń danych. Biblioteka połączeń danych to scentralizowane miejsce do przechowywania plików połączeń danych pakietu Office (ODC). Każdy z tych plików (odc) zawiera informacje dotyczące lokalizowania zewnętrznego źródła danych, logowania się, wykonywania zapytań i uzyskiwania do niego dostępu. Scentralizowanie plików ODC w bibliotece połączeń danych umożliwia również udostępnianie i przeszukiwanie plików połączeń danych oraz zarządzanie nimi w witrynie programu SharePoint, a także pomaga zapewnić, że dane biznesowe i raporty, zwłaszcza arkusze kalkulacyjne, zachowują spójny zestaw wartości i wyników formuł jako "jednej wersji prawdy".

Biblioteka dokumentów W przypadku wielu typów plików, w tym dokumentów i arkuszy kalkulacyjnych, używaj biblioteki dokumentów. W bibliotece dokumentów można przechowywać inne rodzaje plików, chociaż niektóre typy plików są blokowane ze względów bezpieczeństwa. Podczas pracy z programami, które nie są blokowane, można tworzyć te pliki z biblioteki. Na przykład zespół marketingowy może mieć własną bibliotekę dokumentów do planowania materiałów, informacji prasowych i publikacji.

Biblioteka formularzy Jeśli musisz zarządzać grupą formularzy biznesowych opartych na języku XML, użyj biblioteki formularzy. Na przykład w organizacji można zechcieć używać biblioteki formularzy do obsługi raportów wydatków. Aby skonfigurować bibliotekę formularzy, należy korzystać z edytora XML lub programu do projektowania formularzy XML, takiego jak Microsoft InfoPath. Formularz wypełniany przez użytkowników jest plikiem .xml zawierającym dane (i tylko te) wprowadzone w formularzu, na przykład datę i kwotę wydatku. Wszystkie inne elementy, które składają się na raport z wydatków, znajdują się w szablonie formularza. Po wypełnieniu formularzy przez użytkowników można scalić dane formularza lub wyeksportować je do analizy.

Biblioteka obrazów Aby udostępnić kolekcję obrazów cyfrowych lub grafik, należy skorzystać z biblioteki obrazów. Chociaż obrazy można przechowywać także w innych bibliotekach programu SharePoint, biblioteki obrazów mają kilka zalet. Z biblioteki obrazów można na przykład wyświetlać obrazy w pokazie slajdów, pobierać obrazy na komputer i edytować obrazy w zgodnych programach graficznych, takich jak program Microsoft Paint. Warto rozważyć utworzenie biblioteki obrazów, jeśli chcesz przechowywać zdjęcia z wydarzeń zespołowych lub premier produktów. Ponadto można tworzyć linki do obrazów w bibliotece z innych miejsc w witrynie, na przykład z witryn typu wiki i blogów.

Biblioteka rekordów Aby zachować centralne repozytorium służące do przechowywania rekordów lub ważnych dokumentów biznesowych organizacji oraz zarządzania nimi, użyj biblioteki rekordów. Organizacja może na przykład wymagać przestrzegania przepisów dotyczących zgodności, które wymagają zorganizowanego procesu zarządzania odpowiednimi dokumentami. Witryna centrum rekordów może zawierać kilka bibliotek rekordów służących do przechowywania różnych typów rekordów. Dla każdej biblioteki można ustawić zasady określające, jakie rekordy mają być przechowywane, jak rozsyłać dokumenty i zarządzać nimi oraz jak długo te rekordy muszą być przechowywane.

Biblioteka raportów Aby uprościć tworzenie, zarządzanie i dostarczanie stron internetowych, dokumentów i kluczowych wskaźników wydajności (KPI) metryk i celów, użyj biblioteki raportów. Biblioteka raportów jest centralnym miejscem, w którym można tworzyć i zapisywać raporty, takie jak skoroszyty programu Excel i strony pulpitu nawigacyjnego. Po opublikowaniu skoroszytu programu Excel w bibliotece raportów można go otworzyć jednym kliknięciem w widoku w przeglądarce, co stanowi wygodny sposób wyświetlenia skoroszytu bez dodawania go do strony składników Web Part.

Biblioteka diagramów procesów (jednostki metryczne i amerykańskie) Do przechowywania i udostępniania dokumentów procesów diagramów, na przykład utworzonych w programie Microsoft Visio, użyj biblioteki diagramów procesów. Biblioteki jednostek metrycznych i niemetrycznych są dostosowane do odpowiednich miar.

Biblioteka stron typu wiki Aby utworzyć zbiór połączonych stron typu wiki, należy użyć biblioteki stron typu wiki. Strona typu wiki umożliwia wielu osobom zbieranie informacji w formacie łatwym do tworzenia i modyfikowania. Do biblioteki można również dodawać strony typu wiki zawierające obrazy, tabele, hiperlinki i linki wewnętrzne. Jeśli na przykład Twój zespół utworzy witrynę typu wiki dla projektu, witryna ta może zawierać porady i wskazówki na połączonych ze sobą stronach.