Introducere în liste

O listă este o colecție de date pe care o puteți partaja cu membrii echipei și cu persoanele cărora le-ați acordat acces. Veți găsi o serie de șabloane de listă gata de utilizare, pentru a oferi un bun punct de pornire pentru organizarea elementelor de listă. Aflați mai multe la Listați șabloanele în Microsoft 365.

Acest articol explică conceptele din spatele creării și utilizării listelor. Puteți crea liste în SharePoint, în aplicația Liste din Microsoft 365 sau în Microsoft Teams. Aflați cum să începeți lucrul cu Liste în Microsoft Teams.

Consultați următoarele articole pentru informații despre liste:

• Crearea unei liste
• Ștergerea unei liste
• Crearea, modificarea sau ștergerea unei vizualizări a unei liste sau biblioteci
• Liste în Microsoft 365
• Configurarea navigării în metadate pentru o listă sau o bibliotecă
• Gestionarea listelor și bibliotecilor mari

Selectați un titlu de mai jos pentru a-l deschide și a vedea informațiile detaliate.

Prezentare generală a listelor

Organizațiile utilizează de obicei mai multe tipuri de liste, inclusiv linkuri, anunțuri, persoane de contact, urmărire probleme și anchete, pentru a numi doar câteva.

Listele pot include, de asemenea, activități pe care le puteți utiliza ca punct central pentru colaborarea în echipă sau pentru o soluție de afaceri. În multe cazuri, listele pot oferi soluții rapide și eficiente, cu modificări puține sau chiar deloc.

De exemplu, puteți utiliza:

• Activități Include monitorizarea proprietății și a progresului, precum și o cronologie în pagină pentru o prezentare vizuală atractivă a conținutului listei.
• Urmărirea problemelor Include gestionarea versiunilor și stocarea istoricului versiunilor, pentru o analiză aprofundată a proiectelor grupurilor de lucru și a activităților obișnuite de lucru.

Listele sunt bogate în opțiuni, flexibile și au multe caracteristici predefinite care oferă o modalitate sigură de a stoca, a partaja și a lucra cu datele.

De exemplu, puteți să:

• Creați o listă cu mai multe coloane, inclusiv Text, Număr, Alegere, Monedă, Dată și oră, Căutare, Da/Nu și Calculat. De asemenea, aveți posibilitatea să atașați unul sau mai multe fișiere la un element din listă pentru a furniza detalii suplimentare, cum ar fi o foaie de calcul cu numere suport sau un document cu informații generale.
• Crearea de vizualizări de liste pentru a organiza, a sorta și a filtra date în moduri diverse și specifice; modificarea metadatelelor, cum ar fi adăugarea și ștergerea coloanelor și modificarea regulilor de validare; și utilizați liste în mod unitar pe toate site-urile cu tipuri de conținut, coloane de site și șabloane. De exemplu, puteți să vizualizați doar evenimentele curente dintr-un calendar de pe o pagină de pornire și să creați o vizualizare vizuală (similară cu un calendar de perete) pe altă pagină.
• Creați relații între liste utilizând o combinație de coloane unice, de coloane de căutare și de relații impuse (în cascadă sau de restricționare a ștergerii), toate acestea îmbunătățesc capacitatea de a crea soluții business mai sofisticate și vă ajută să păstrați integritatea datelor.
• Creați liste particularizate, afișați datele în părți web și în pagini parte web și importați, exportați și creați linkuri la date din alte programe, cum ar fi Excel și Access.
• Urmăriți versiunile și istoricul detaliat, solicitați aprobarea pentru modificarea datelor, utilizați securitate la nivel de element și folder, arhivarea și extragerea, și primiți în mod automat informații despre modificări utilizând avertizări și fluxuri RSS.
• Organizați conținutul dintr-o singură listă în foldere pentru performanțe mai bune și pentru a lucra mai lejer și îmbunătățiți în general performanțele de lucru cu listele mari utilizând indexarea.

Moduri de lucru cu listele

Iată câteva modalități prin care puteți lucra cu listele pentru a vă ajuta să gestionați informațiile pentru grupul dvs.

Urmărirea versiunilor și istoricul detaliatUrmăriți versiunile elementelor de listă , astfel încât să vedeți ce elemente s-au modificat de la o versiune la alta, precum și cine a modificat elementele din listă. Dacă se fac greșeli într-o versiune mai nouă, puteți restaura o versiune anterioară a unui element. Urmărirea istoricului unei liste este importantă mai ales dacă organizația dvs. trebuie să monitorizeze o listă pe măsură ce aceasta evoluează.

Solicitați aprobareSpecificați că aprobarea este necesară pentru un element din listă înainte ca acesta să poată fi vizualizat de oricine. Elementele rămân în starea de așteptare până când sunt aprobate sau refuzate de către o persoană care are permisiunea să le aproape. Puteți să controlați care grupuri de utilizatori vizualizează un element de listă înainte de aprobare.

Particularizarea permisiunilor Specificați dacă participanții la lista dvs. pot citi și edita doar elementele pe care le-au creat sau toate elementele din listă. People who have permission to manage lists pot citi și edita toate elementele din listă. De asemenea, puteți aplica anumite niveluri de permisiune unui singur element de listă, de exemplu, dacă elementul conține informații confidențiale.

Crearea și gestionarea vizualizărilorCreați vizualizări diferite ale aceleiași liste. Conținutul listei propriu-zise nu se modifică, însă elementele sunt organizate sau filtrate astfel încât persoanele să poată găsi informațiile cele mai importante sau mai interesante, în funcție de necesitățile lor.

Actualizări liste Indiferent de tipul de listă pe care îl actualizați, procesul este similar pentru adăugarea, editarea și ștergerea elementelor de listă.

Adăugare sau editare elemente din listă

Există două modalități de a adăuga sau a edita elemente de listă:

• Utilizând un formular, care este metoda implicită.
• În linie, ceea ce înseamnă că adăugați elementul direct pe pagina listă.

Dacă lista este configurată pentru a urmări versiunile, o nouă versiune a elementului de listă este creată de fiecare dată când editați un element de listă. Puteți să vizualizați un istoric al modului în care s-a modificat elementul din listă și să restaurați o versiune anterioară dacă faceți o greșeală într-o versiune mai nouă.

Utilizarea formulelor și a valorilor calculate Utilizați formule și valori calculate pentru a genera dinamic informații în coloanele unei liste. Operațiunile pot include informații din alte coloane ale unei liste, precum și funcții de sistem, cum ar fi TODAY, pentru a indica data curentă. De exemplu, puteți specifica o dată scadentă implicită, care să fie la șapte zile de la data curentă.

Fiți informat despre modificări Listele și vizualizările pot utiliza fluxuri RSS, astfel încât membrii grupului de lucru să primească automat actualizări. RSS este o tehnologie care permite persoanelor să primească și să vizualizeze actualizări sau fluxuri RSS de știri și informații într-o locație sintetizată. De asemenea, puteți crea avertizări prin e-mail care să vă anunțe atunci când listele se modifică sau când se adaugă elemente noi. Avertizările sunt o modalitate convenabilă de a urmări modificările care sunt importante pentru dvs.

Crearea relațiilor între liste Creați o relație între două liste. În lista sursă, creați o coloană de căutare care regăsește (sau "caută") una sau mai multe valori dintr-o listă țintă dacă acele valori se potrivesc cu valoarea din coloana de căutare din lista sursă. Dacă doriți, puteți continua să adăugați coloane suplimentare din lista țintă la lista sursă. Atunci când creați o coloană de căutare, puteți, de asemenea, să decideți să impuneți un comportament în relație setând o opțiune de ștergere în cascadă sau de restricționare-ștergere care vă ajută să vă mențineți datele valide și să preveniți inconsecvențele care pot cauza probleme pe viitor.

Partajarea informațiilor din listă cu un program de baze de date Dacă aveți instalat un program de baze de date, cum ar fi Access, puteți să exportați și să importați date către și de pe site-ul dvs. sau să legați un tabel din baza de date la o listă. Când lucrați cu datele listei într-o bază de date Access, puteți crea interogări, formulare și rapoarte. Pentru mai multe informații, consultați Importul datelor dintr-o bază de date Access într-o aplicație web Access.

Utilizarea listelor în mod unitar pe toate site-urile Dacă grupul dvs. lucrează cu mai multe tipuri de liste, puteți adăuga consistență în mai multe liste cu tipuri de conținut, coloane de site și șabloane. Aceste caracteristici vă permit să reutilizați setările și structura listei într-un mod eficient. De exemplu, puteți crea un tip de conținut pentru o problemă de serviciu pentru clienți care specifică anumite coloane (cum ar fi persoană de contact client) și anumite procese de afaceri pentru tipul de conținut. Un alt exemplu este crearea unei coloane de site pentru nume de departamente care are o listă verticală de departamente. Puteți reutiliza coloana în mai multe liste pentru a vă asigura că numele apar întotdeauna la fel în fiecare listă.

Lucrul la elemente de listă dintr-un program de e-mail Utilizați un program de e-mail compatibil cu tehnologiile Microsoft pentru a lua cu dvs. informațiile importante din listă. De exemplu, cu Outlook, puteți să vizualizați și să actualizați activitățile, persoanele de contact și forumurile de discuție de pe site din Outlook. Pentru mai multe informații, consultați Conectarea unei liste externe la Outlook.

Setarea direcționării conținutuluiActivați orientarea către public pentru a filtra elementele după grupuri.

Tipuri de liste

Tipul de listă utilizat depinde de tipul de informații pe care le partajați.

Anunțuri Împărtășiți știri și starea și oferiți mementouri. Anunțurile acceptă formatarea îmbunătățită cu imagini, hyperlinkuri și text formatat.

Persoane de contact Stocați informații despre persoanele sau grupurile cu care lucrați. Dacă utilizați un program de gestionare a e-mailului sau a persoanelor de contact care este compatibil cu tehnologiile Microsoft, puteți să vizualizați și să actualizați persoanele de contact de pe site în celălalt program. De exemplu, puteți să actualizați o listă cu toți furnizorii organizației dvs. dintr-un program de e-mail compatibil cu tehnologiile Microsoft, cum ar fi Outlook. O listă de persoane de contact nu gestionează de fapt membrii site-ului, dar poate fi utilizată pentru a stoca și a partaja persoane de contact pentru organizația dvs., cum ar fi o listă de distribuitori externi.

Forumuri de discuție Oferiți un loc central pentru a înregistra și a stoca discuții despre echipă, similar cu formatul grupurilor de știri. Dacă administratorul a activat listele de pe site pentru a primi mesaje de e-mail, forumurile de discuții pot stoca discuții prin e-mail din cele mai obișnuite programe de e-mail. De exemplu, puteți crea un forum de discuții pentru lansarea de produs nou a organizației dvs.

Linkuri Furnizați o locație centrală pentru linkuri către internet, intranetul firmei dvs. și alte resurse. De exemplu, puteți crea o listă de linkuri către site-urile web ale clienților.

Linkuri promovate Afișează un set de acțiuni pentru link într-un aspect vizual.

Calendar Store pentru evenimentele echipei dvs. sau pentru anumite situații, cum ar fi sărbătorile firmei. Un calendar oferă vizualizări vizuale, asemănătoare cu un calendar de birou sau de perete, ale evenimentelor echipei, cum ar fi întâlniri, evenimente sociale și evenimente de o zi întreagă. De asemenea, puteți urmări jaloane pentru echipă, cum ar fi termene limită sau datele de lansare a unor produse, care nu sunt legate de un anumit interval de timp. Pentru mai multe informații, consultați Crearea unei vizualizări calendar dintr-o listă.

Activități Urmăriți informațiile despre proiecte și alte evenimente de făcut pentru grupul dvs. Puteți să atribuiți activități persoanelor și să urmăriți starea și procentul de finalizare pe măsură ce activitatea se apropie de finalizare. Dacă utilizați un program de e-mail sau de gestionare a activităților care este compatibil cu tehnologiile Microsoft, puteți să vizualizați și să actualizați activitățile de pe site în celălalt program. De exemplu, puteți să creați o listă de activități pentru procesul de bugetare al organizației dvs., apoi să o vizualizați și să o actualizați în Outlook împreună cu celelalte activități. Pentru mai multe informații, consultați Crearea unei liste.

Activități proiect Stocați informațiile despre activitate cu o vizualizare Gantt și bare de progres. Puteți urmări starea și procentul de finalizare pe măsură ce activitatea se apropie de finalizare. Dacă utilizați un e-mail sau un program de gestionare a activităților care este compatibil cu tehnologiile Microsoft, puteți să vizualizați și să actualizați activitățile de proiect din site în celălalt program. De exemplu, puteți să creați o listă de activități de proiect pe site pentru a identifica și a atribui volumul de lucru pentru a crea un manual de instruire, apoi puteți urmări progresul organizației din Project. Pentru mai multe informații, consultați Crearea unei liste.

Urmărirea problemelor Stocați informații despre anumite probleme, cum ar fi problemele de asistență, și urmăriți progresul acestora. Puteți să atribuiți probleme, să le clasificați și să corelați problemele. De exemplu, puteți crea o listă de urmărire a problemelor pentru a gestiona problemele și soluțiile serviciului pentru clienți. De asemenea, puteți comenta problemele de fiecare dată când le editați, creând un istoric al comentariilor fără a modifica descrierea inițială a problemei. De exemplu, un reprezentant al serviciilor pentru clienți poate înregistra fiecare pas efectuat pentru a rezolva o problemă, precum și rezultatele. De asemenea, puteți utiliza o listă de urmărire a problemelor cu un flux de lucru în trei faze pentru a ajuta organizația să gestioneze urmărirea problemelor sau a proiectelor. Pentru mai multe informații, consultați Crearea unei liste.

Anchetă Colectarea și compilarea feedbackului, cum ar fi un sondaj de satisfacție a angajaților sau un test. Puteți să proiectați întrebările și răspunsurile în mai multe moduri diferite și să vedeți o prezentare generală a feedbackului dvs. Dacă aveți o foaie de calcul sau un program de bază de date instalat care este compatibil cu tehnologiile Microsoft, puteți exporta rezultatele pentru a le analiza suplimentar. Pentru mai multe informații, consultați Crearea unei anchete.

Particularizată Începeți o listă de la zero. De asemenea, puteți crea o listă particularizată care se bazează pe o foaie de calcul, dacă aveți un program pentru foi de calcul compatibil cu tehnologiile Microsoft. De exemplu, puteți importa o listă din Excel pe care ați creat-o pentru a stoca și a gestiona contracte cu furnizorii. Pentru mai multe informații, consultați Crearea unei liste bazate pe o foaie de calcul.

Liste externe Lucrați cu date stocate în afara unei liste, dar pe care le puteți citi și scrie în cadrul Microsoft 365. Sursa de date pentru o listă externă se numește tip de conținut extern. Spre deosebire de o listă Microsoft 365 nativă, o listă externă utilizează Servicii de conectivitate cu aplicații de business pentru a accesa datele direct dintr-un sistem extern (cum ar fi SAP, Siebel și Microsoft SQL Server), indiferent dacă sistemul respectiv este o bază de date, un serviciu web sau un sistem line-of-business.

Custom list in datasheetview Creați o listă necompletată, asemănătoare cu o listă particularizată, dar pentru a afișa lista în mod implicit în vizualizarea foaie de date. Vizualizarea foaie de date furnizează o grilă de date pentru vizualizarea și editarea datelor ca rânduri și coloane. Puteți să adăugați și să editați rânduri și coloane, să aplicați filtre și să sortați comenzi, să afișați valori calculate și totaluri și să editați date în celulele grilei, într-un mod comod. Vizualizarea foaie de date necesită Office instalat pe un computer client pe 32 de biți și un browser care acceptă controalele ActiveX.

Listă de stare Afișați și urmăriți obiectivele proiectului. Lista include un set de pictograme colorate pentru a comunica gradul în care sunt îndeplinite obiectivele.

Circulații Trimiteți informații, inclusiv ștampile de confirmare, membrilor echipei.

Lista de dicționare Microsoft IME Utilizați datele din listă ca dicționar Microsoft IME. Puteți efectua conversia elementelor din coloana Citire în Afișare utilizând Microsoft IME și puteți vizualiza conținutul din Comentariu în fereastra Comentarii IME. Datele pot fi legate la un anumit URL.

Listă de conținut PerformancePoint Stocați elementele tabloului de bord, cum ar fi rapoarte de tip scorecard, rapoarte, filtre, pagini de tablou de bord și alte elemente de tablou de bord, pe care le creați utilizând PerformancePoint Dashboard Designer.

Limbi și traducători Utilizați cu un flux de lucru Gestionare traduceri într-o Bibliotecă de gestionare traduceri. Fluxul de lucru utilizează lista pentru a atribui activități de traducere traducătorului specificat în listă pentru fiecare limbă. Puteți crea această listă manual sau puteți alege ca această listă să fie creată automat atunci când adăugați un flux de lucru Gestionare traduceri la o bibliotecă de gestionare traduceri.

Listă KPI Urmăriți indicatorii cheie de performanță (KPI) pentru a evalua rapid progresul făcut către obiective măsurabile. Puteți configura listele KPI pentru a urmări performanța utilizând una dintre cele patru surse de date: date introduse manual, date dintr-o listă Microsoft 365, date din registre de lucru Excel sau date din Analysis Services, o componentă Microsoft SQL Server. După ce creați lista KPI, o puteți utiliza pentru a afișa starea indicatorului pe o pagină de tablou de bord.

Import spreadsheet Utilizați coloane și date dintr-o foaie de calcul existentă. Importul unei foi de calcul necesită Microsoft Excel sau un alt program compatibil.

Adăugarea unei liste la pagină

Pentru a adăuga o listă la o pagină de experiență modernă SharePoint:

1. Dacă pagina nu este deja în modul de editare, faceți clic pe Editare în partea din dreapta sus a paginii.

2. Treceți cu mouse-ul deasupra sau dedesubtul unei părți web existente și veți vedea o linie cu un semn + încercuit, ca aici:

   

3. Faceți clic pe + și veți vedea o listă de părți web din care să alegeți. Defilați în jos la secțiunea Documente, Liste și Biblioteci .

4. Selectare listă.
   Se afișează numele tuturor listelor disponibile.

5. Selectați lista pe care doriți să o inserați pe pagină.

6. Dacă sunteți mulțumit de selecție, selectați Salvați ca schiță în partea din stânga sus. Apoi, pentru a face pagina actualizată disponibilă altor persoane, selectați Publicare lângă partea din dreapta sus.

Pentru a adăuga o listă la o pagină de experiență clasică SharePoint:

1. În Site-uri, faceți clic pe , apoi faceți clic pe Conținut site.

2. Faceți clic pe pictograma Adăugați o aplicație .

   

3. Defilați și faceți clic pe aplicația pe care doriți să o utilizați. Pot exista mai multe pagini.

4. Dați aplicației un nume unic, ca să o puteți retrage mai târziu pentru o pagină și faceți clic pe Creare.

5. Atunci când reveniți la ecranul Conținut site, puteți efectua trei lucruri:

   • Închideți fereastra și reveniți la pagină. Adăugați noua aplicație pe pagină utilizând Inserare părți web.
   • Faceți clic pe aplicație și începeți să introduceți date.
   • Faceți clic pe punctele de suspensie (...), apoi pe Setări. Puteți să adăugați coloane, să modificați nume și să efectuați alte activități aici.

Organizarea listelor pe un site

Deși puteți utiliza caracteristicile listelor în diverse moduri, modul în care le utilizați depinde de dimensiunea și de numărul de liste pe care le aveți și de necesitățile organizației dvs.

Stocarea mai multor elemente într-o singură listă

Poate veți dori o listă mare pentru diverse necesități. De exemplu, este posibil să aveți un număr mare de probleme tehnice de monitorizat în cadrul organizației, cu probleme care se aplică la mai multe proiecte și grupuri.

Utilizați o singură listă atunci când:

• Grupul are nevoie de informații diferite despre elementele din listă sau de vizualizări diferite pentru același set de elemente. De exemplu, un manager poate dori să vadă progresul tuturor problemelor tehnice pentru o organizație sau să vadă toate problemele care au fost înregistrate în aceeași perioadă de timp.
• People doresc să navigheze sau să caute problemele în aceeași locație de pe un site.
• Doriți să aplicați aceleași setări pentru elementele din listă, cum ar fi urmărirea versiunilor sau solicitarea aprobării.
• Grupurile care lucrează în listă au caracteristici similare, cum ar fi nivelul de permisiune. Pot fi aplicate permisiuni unice pentru anumite elemente din listă, dar, dacă nivelurile de permisiune variază considerabil, luați în considerare mai multe liste.
• Doriți să analizați informații despre listă sau să primiți actualizări unificate pentru listă. Puteți să primiți avertizări atunci când elementele din listă se modifică sau să vedeți modificările dintr-o listă utilizând tehnologia RSS. Fluxurile RSS le permit membrilor din grupul de lucru să vadă o listă unificată cu informațiile care s-au modificat.

Crearea mai multor liste

Poate că doriți mai multe liste atunci când există anumite diferențe între elementele pe care doriți să le gestionați sau între grupurile de persoane care lucrează cu acestea.

Utilizați mai multe liste atunci când:

• Nu vă așteptați ca oamenii să aibă nevoie de rezumate ale elementelor împreună.
• Grupurile de persoane care lucrează cu informațiile sunt distincte și au nivele de permisiune diferite.
• Trebuie să aplicați setări diferite, cum ar fi gestionarea versiunilor sau aprobarea, la mai multe seturi de elemente.
• Nu trebuie să analizați elementele împreună sau să primiți actualizări unificate referitoare la listă.

Organizarea elementelor dintr-o listă

Iată în continuare câteva moduri în care puteți să organizați listele și elementele de listă:

Adăugarea coloanelor Ajutați grupul să identifice elementele cele mai importante, puteți adăuga coloane la listă. De exemplu, puteți adăuga coloana Proiect într-o listă pentru a ajuta persoanele care lucrează la anumite proiecte să vadă și să lucreze mai ușor cu elementele lor. De asemenea, poate doriți să adăugați mai multe coloane dacă doriți să colectați informații suplimentare pentru fiecare element din listă, cum ar fi numele departamentului sau numele unui angajat.

Dacă aveți mai multe elemente într-o listă, luați în considerare indexarea anumitor coloane pentru a îmbunătăți performanțele atunci când vizualizați mai multe elemente sau comutați între vizualizări. Această caracteristică nu schimbă modul în care sunt organizate elementele, dar le poate permite organizațiilor să stocheze mai ușor un număr mare de elemente într-o listă. Cu toate acestea, indexarea poate ocupa mai mult spațiu în baza de date. Pentru mai multe informații, consultați Crearea, modificarea sau ștergerea unei vizualizări a unei liste sau biblioteci.

Crearea de vizualizări Utilizați vizualizări dacă persoanele din grupul dvs. trebuie să vadă frecvent datele într-un anumit fel. Vizualizările utilizează coloane pentru a sorta, a grupa, a filtra și a afișa datele. De asemenea, puteți selecta câte elemente să se afișeze în același timp în fiecare vizualizare. De exemplu, utilizatorii pot răsfoi o listă în seturi de 25 sau 100 de elemente de listă pe pagină, în funcție de preferințele și viteza conexiunii.

Vizualizările vă oferă flexibilitatea de a stoca un număr mare de elemente într-o listă, dar puteți vedea numai subseturile pe care le doriți la un moment dat, cum ar fi doar problemele care au fost publicate anul acesta, sau doar evenimentele curente dintr-un calendar. Puteți crea vizualizări personale care sunt disponibile doar pentru dvs. și, dacă aveți permisiunea de a modifica o listă, puteți crea vizualizări publice care sunt disponibile pentru oricine. Pentru mai multe informații, consultați Crearea, modificarea sau ștergerea unei vizualizări a unei liste sau biblioteci.

Crearea de foldere Adăugați foldere la majoritatea tipurilor de liste, dacă proprietarul listei dvs. a permis crearea de foldere. Acest lucru este util mai ales dacă elementele din listă pot fi împărțite într-un anumit mod, de exemplu după proiect sau grup. Folderele ajută la căutarea și gestionarea mai simplă a elementelor din listă. Tehnologiile Microsoft oferă o vizualizare arborescentă care permite utilizatorilor să navigheze prin site-urile și folderele lor similar cu modul în care lucrează cu folderele de pe hard disk. De exemplu, fiecare departament poate avea propriul folder. Pentru mai multe informații, consultați Crearea unui folder într-o listă.