Používanie šablóny Centra dobrovoľníkov v SharePointe

Šablóna lokality dobrovoľníckeho centra je komunikačná lokalita , ktorá je navrhnutá tak, aby slúžila ako centrálne centrum prístupu ku kľúčovým informáciám dobrovoľníkov vo vašej neziskovej organizácii. Zdieľajte informácie a zdroje, aby sa vaši dobrovoľníci mohli zapojiť do vašej organizácie a pripraviť ich na podporu vašej misie.

Privítajte nových dobrovoľníkov a zapojte ich, uverejňujte oznámenia, prezentujte nadchádzajúce udalosti, zdôrazňujte poslanie a programy organizácie a predstavte zamestnancov. Poskytnite rýchly a jednoduchý prístup k školiacim a registračným materiálom pre dobrovoľníkov a iným lokalitám.

V tomto článku sa dozviete, ako používať prvky šablóny lokality centra dobrovoľníkov v SharePointe a ako prispôsobiť lokalitu tak, aby vyhovovala potrebám vašej organizácie. 

Funkcie lokality

• Prispôsobiteľná lokalita s vopred vyplnenými obrázkami, webovými časťami a obsahom, ktorá inšpiruje redaktorov lokality pri prispôsobovaní podľa potrieb vašej organizácie.
• Predvyplnené stránky, ktoré dobrovoľníkom uľahčujú získanie všetkých informácií potrebných na to, aby sa zapojili a dozvedeli sa viac o vašej organizácii, získali prístup k školeniam a zdrojom registrácie a získali prehľad o najnovších správach a udalostiach na podporu vašej misie.

Krok 1: Pridanie šablóny lokality dobrovoľníckeho centra

Ak chcete začať, postupujte podľa krokov na pridanie šablóny na novú alebo existujúcu lokalitu. 

Krok 2: Kontrola vopred vyplneného obsahu lokality

Preskúmajte vopred vyplnený obsah lokality, webové časti a stránky. Rozhodnite sa, ktoré prispôsobenia lokality potrebujete na zosúladenie so značkou, hlasom a poslaním vašej organizácie.

• Vopred vyplnené stránky:

  • Domovská stránka: Poskytuje dobrovoľníkom miesto, kde sa môžu zapojiť do najnovších správ a oznámení, udalostí, získať prístup ku kľúčovým informáciám a získať ďalšie informácie o vašej organizácii a zamestnancoch.
  • O nás: Zdôraznite svoje poslanie, vplyv, programy a predstavte svoj tím, aby dobrovoľníci lepšie pochopili, kto ste a čo robíte. Túto stránku môžete prispôsobiť úpravou webových častí Obrázok, Text a Rýchle prepojenia.
  • Noví dobrovoľníci: Privítajte nových dobrovoľníkov a preveďte ich procesom zaradenia poskytnutím informácií, kontaktov a zdrojov, ktoré potrebujú na začiatok. Túto stránku môžete prispôsobiť úpravou webových častí Obrázok, Text, People, Rýchle prepojenia a Udalosti.
  • Školenie: Poskytnite svojim dobrovoľníkom jednoduchý prístup k vzdelávacím zdrojom. Dobrovoľníci môžu objaviť a nájsť školiace materiály, pomocou ktorých sa môžu pripraviť na svoju úlohu vo vašej organizácii. Túto stránku môžete prispôsobiť úpravou webových častí Obrázok, Text a Rýchle prepojenia.

• Files & formuláre: zdieľajte, ukladajte a usporadúvajte dokumenty, ako sú napríklad dobrovoľnícke formuláre, školiaci obsah, programové materiály a ďalšie zdroje v tejto knižnici dokumentov.

Krok 3: Prispôsobenie lokality

Po pridaní šablóny lokality centra pre dobrovoľníkov je čas prispôsobiť si ju a vytvoriť si vlastnú. Prispôsobte vzhľad lokality, navigáciu na lokalite, webové časti a obsah tak, aby vyhovovali potrebám vašej organizácie a dobrovoľníkov.

Tu je prehľad spôsobov, akými môžete prispôsobiť domovskú stránku.

Prezentácia dôležitých informácií: Webová časť Hlavný baner slúži na zvýraznenie dôležitých informácií pre dobrovoľníkov. Poskytnutie rýchleho prístupu k zdrojom: Webová časť Rýchle prepojenia umožňuje dobrovoľníkom zjednodušiť prístup k zdrojom, ktoré potrebujú. Informovanie dobrovoľníkov o aktuálnom stave: Pomocou webovej časti Správy môžete dobrovoľníkov informovať o najnovších správach a oznámeniach. Informujte a zapojte svojich dobrovoľníkov: Pomocou webových častí Text a Obrázok zdôraznite svoje poslanie a ukážte, ako dobrovoľníci prinášajú zmenu. Povzbudzujte dobrovoľníkov, aby konali: webovú časť Výzva na akciu môžete použiť na povzbudenie dobrovoľníkov k akcii. Predstavte zamestnancov: Pomocou webovej časti People môžete predstaviť dobrovoľných manažérov a zamestnancov. Vzbudzujte záujem o nadchádzajúcu udalosť: pomocou webovej časti Odpočítavanie môžete budovať očakávanie blížiacej sa udalosti. Propagácia nadchádzajúcich udalostí: Webová časť Udalosti sa používa na prezentáciu nadchádzajúcich udalostí. Zobrazenie živých aktualizácií: Webová časť Twitter sa používa na zobrazenie živých aktualít z vybratých kont.

Ak chcete začať, vyberte položku Upraviť v pravom hornom rohu stránky a povoľte režim úprav. Počas práce vyberte položku Uložiť ako koncept alebo Znova publikovať , aby boli zmeny viditeľné pre používateľov.

1. Webová časť hlavného banera vám poskytne dôležité informácie pre vašich dobrovoľníkov.

1. Vyberte webovú časť hlavného banera a potom vyberte .
2. Vyberte možnosti rozloženia , ktoré najlepšie vyhovujú potrebám vašej organizácie.
3. Vyberte dlaždicu alebo vrstvu a potom vyberte .
4. Pre každú dlaždicu alebo vrstvu zadajte prepojenie, podľa potreby zadajte názov a popis a vyberte obrázok pozadia.
5. Môžete nastaviť aj ďalšie možnosti, ako napríklad nadpis témy a výzvu na akciu.

Ďalšie informácie o používaní webovej časti hlavného banera .

2. Webová časť Rýchle prepojenia poskytuje dobrovoľníkom rýchly a jednoduchý prístup k zdrojom.

1. Vyberte webovú časť Rýchle prepojenia a potom vyberte .
2. Vyberte možnosti rozloženia , ktoré najlepšie vyhovujú potrebám vašej organizácie.
3. Vyberte prepojenie a potom vyberte .
4. V prípade každého prepojenia podľa potreby upravte prepojenie, názov, miniatúru a popis.
5. Ak chcete pridať prepojenie, vyberte položku + Pridať prepojenia.

Ďalšie informácie o používaní webovej časti Rýchle prepojenia .

3. Pomocou webovej časti Správy môžete dobrovoľníkov informovať o najnovších správach a oznámeniach.

1. Vyberte webovú časť Správy a potom vyberte .
2. Zadajte zdroj správ.
3. Vyberte požadované možnosti rozloženia a filtra .
4. V časti Usporiadať určite poradie, v akom sa majú zobraziť novinky.

Ďalšie informácie o používaní webovej časti Správy .

4. Pomocou webových častí Text a Obrázok zdôraznite svoje poslanie a ukážte, ako dobrovoľníci prinášajú zmenu. 

Používanie webovej časti Text:

1. Kliknite do textového poľa a zadajte text.
2. Na formátovanie textu použite možnosti na paneli s nástrojmi na formátovanie. Ak chcete zobraziť ďalšie možnosti formátovania, kliknutím na tri bodky (...) na pravej strane panela s nástrojmi otvorte tablu Formátovanie textu a tabuľky .

Ďalšie informácie o používaní webovej časti Text .

Používanie webovej časti Obrázok

1. Vyberte webovú časť Obrázok a potom vyberte .
2. Vyberte alebo nahrajte obrázok.
3. Môžete pridať prepojenie na obrázok a nasmerovať dobrovoľníkov na inú stránku. Môžete tiež pridať text cez obrázok a alternatívny text.

Ďalšie informácie o používaní webovej časti Obrázok .

5. Využite webovú časť Výzva do akcie na zapojenie dobrovoľníkov a povzbudenie ich k akcii.

1. Vyberte webovú časť Výzva na akciu a potom vyberte .
2. Vyberte obrázok pozadia.
3. Zadajte požadovaný text pre označenie tlačidla, zadajte webovú adresu pre prepojenie tlačidla a nastavte zarovnanie tlačidiel.

Ďalšie informácie o webovej časti Výzva na akciu .

6. Pomocou webovej časti People predstavte dobrovoľníkov a kľúčové kontakty dobrovoľníkov.

1. Vyberte webovú časť People a potom vyberte .
2. Vyberte požadované rozloženie .
3. Pridajte mená alebo e-mailové adresy ľudí, ktorých chcete zobraziť na strane.

Ďalšie informácie o webovej časti People.

7. Webová časť Odpočítavanie sa používa na budovanie očakávania nadchádzajúcej udalosti alebo kampane.

1. Vyberte webovú časť Odpočítavanie a potom vyberte položku Upraviť .
2. Vyberte dátum a čas, podľa potreby zadajte výzvu k akcii a vyberte obrázok pozadia.

Ďalšie informácie o používaní webovej časti Odpočítavanie .

8. Webová časť Udalosti sa používa na zobrazenie a propagáciu nadchádzajúcich udalostí a kampaní.

1. Vyberte webovú časť Udalosti a potom vyberte položku Upraviť .
2. Zadať zdroj, rozloženie a ďalšie možnosti.
3. Ak chcete pridať alebo upraviť udalosti, vyberte položku + Pridať udalosť.

Ďalšie informácie o používaní webovej časti Udalosti .

9. Webová časť Twitter sa používa na zobrazenie živých aktualít z vybratých kont.

1. Vyberte webovú časť Twitter a potom vyberte položku Upraviť .
2. Vyberte meno používateľa Twitteru (začínajúce sa znakom @) alebo pridajte prepojenie (začínajúce na https://) na používateľské konto, tweet alebo kolekciu.
3. Vyberte maximálny počet tweetov, ktoré chcete zobraziť. Môžete nastaviť aj ďalšie možnosti, napríklad farbu motívu.

Ďalšie informácie o webovej časti Twitter .

Prispôsobenie ostatných stránok lokality

• O nás: Túto stránku môžete prispôsobiť úpravou webových častí Obrázok, Text a Rýchle prepojenia .
• Noví dobrovoľníci: Túto stránku môžete prispôsobiť úpravou webových častí Obrázok, Text, People,Rýchle prepojenia a Udalosti.
• Školenie: Túto stránku môžete prispôsobiť úpravou webových častí Obrázok, Text a Rýchle prepojenia .

Prispôsobenie vzhľadu a navigácie na lokalite

Pred zdieľaním lokality s inými používateľmi dokončite úpravy lokality tak, že zabezpečíte, aby ju používatelia mohli nájsť, jednoducho prechádzať prepojeniami a stránkami a rýchlo pristupovať k obsahu lokality.

• Upravte knižnice dokumentov aktualizáciou názvov priečinkov a nahratím zdrojov.
• Úprava a prispôsobenie navigácie na lokalite.
• Zmeňte vzhľad lokality prispôsobením motívu, loga, rozloženia hlavičiek a vzhľadu lokality.
• Pridajte alebo odstráňte stránky na tejto lokalite alebo prispôsobte navigáciu na lokalite SharePoint tak, aby sa prispôsobila existujúcemu obsahu.
• Zvoľte, či chcete priradiť túto lokalitu k centrálnej lokalite v rámci svojej organizácie, alebo v prípade potreby pridajte túto lokalitu do existujúcej navigácie na centrálnej lokalite .

Krok 4: Zdieľanie lokality s inými používateľmi

Po prispôsobení lokality, kontrole a publikovaní konečného konceptu zdieľajte lokalitu s ostatnými používateľmi. 

1. V pravom hornom rohu stránky vyberte položku Zdieľať.
2. Získajte pomoc so správou lokality pridaním vlastníkov a členov lokality, ktorí budú mať povolenie na úpravu obsahu lokality.
3. Na table Zdieľať lokalitu zadajte mená osôb, s ktorými chcete lokalitu zdieľať. Ak chcete, aby mal k lokalite prístup každý v organizácii, môžete vybrať možnosť Všetci okrem externých používateľov . Predvolená úroveň povolení je iba na čítanie.
   
4. Ak chcete odoslať e-mailové oznámenie ľuďom, s ktorými zdieľate lokalitu, uistite sa, že je začiarknuté políčko Odoslať e-mail , a ak chcete správu zahrnúť, zadajte svoju správu. Ak e-mail nechcete odoslať, zrušte začiarknutie políčka Odoslať e-mail .
5. Vyberte položku Zdieľať.

Krok 5: Údržba lokality

Ďalšou dôležitou fázou po vytvorení a spustení lokality je údržba obsahu lokality. Uistite sa, že máte plán na aktualizáciu obsahu a webových častí. 

Tu sú osvedčené postupy údržby lokality.

• Plánovanie údržby lokality – vytvorte plán kontroly obsahu lokality tak často, ako je to potrebné, aby bol obsah stále presný a relevantný.
• Pravidelne zverejňujte správy – zdieľajte najnovšie oznámenia a informácie, aby boli dobrovoľníci informovaní a zapojení. Pridajte alebo odstráňte príspevok s novinkami a ukážte ostatným používateľom, ktorí budú uverejňovať oznámenia, ako môžu používať správy v SharePointe.
• Kontrola prepojení a webových častí – prepojenia a webové časti vždy aktualizujte, aby ste mohli využívať plnú hodnotu svojej lokality.
• Použitie analýzy na zlepšenie zapojenia – pomocou vstavanej zostavy údajov o používaní môžete zobraziť používanie lokality a získať tak informácie o obľúbenom obsahu, návštevách lokality a podobne.
• Pravidelne kontrolujte nastavenie lokality – kontrolujte a aktualizujte nastavenia, informácie o lokalite a povolenia podľa potreby.

Ďalšie zdroje na prispôsobenie

Získajte ďalšie informácie o plánovaní, zostavovaní a údržbe lokalít SharePointu.

Pozrite si ďalšie šablóny lokality SharePoint a šablóny dobrovoľníckej práce.