Delo z omejitvijo praga pogleda seznama za vse različice SharePointa

Uporaba map

Ko ustvarite mapo, v zakulisje ustvarjate notranji indeks. Ta notranji indeks je ustvarjen tudi za korensko mapo ali zgornjo raven seznama ali knjižnice. Ko dostopate do elementov v mapi, s tem notranjim indeksom dostopate do podatkov. Če so v mapi podmape, ne pozabite, da se vsaka podmapa šteje kot element (ne pa tudi elementi v tej podmapi).

Tudi če je vseh elementov na seznamu ali v knjižnici zelo veliko, je pogled posamezne mape vsaj tako hiter kot pogled, ki filtrira skupno število elementov, tako da uporabi indeksiran stolpec. V nekaterih primerih je vse elemente na seznamu ali v knjižnici mogoče razporediti v več map, tako da nobena mapa nima več kot 5000 elementov.

Ko z mapami organizirate velik seznam ali knjižnico, upoštevajte to:

• Mapa lahko vsebuje več elementov od praga pogleda seznama, toda če se želite izogniti blokiranju, boste morda še vedno morali uporabiti filtriran pogled, ki temelji na indeksih stolpcev.

• Če v razdelku Mape izberete možnost Pokaži vse elemente brez map , ko ustvarite ali spremenite pogled na tem seznamu ali v knjižnici, morate uporabiti filter, ki temelji na preprostem indeksu, da ne boste dosegli praga pogleda seznama.

• Privzeti pogled lahko nastavite tako, da pokaže vse razpoložljive mape brez filtriranja, tako da lahko uporabniki ob vstavljanju novih elementov izberejo ustrezno mapo. Če prikažete vse mape, s tem zmanjšate nevarnost, da bodo uporabniki elemente nepravilno dodali zunaj map na seznamu ali v knjižnici. Za razliko od knjižnic, elementov ni mogoče samodejno premikati med mapami na seznamu.

Če želite premikati datoteke med mapami v knjižnici, glejte Premikanje ali kopiranje datotek v SharePointu.

Sinhronizacija brez povezave, zunanji podatki in upravljanje podatkov v Accessu

Ko sinhronizirate z računalnikom, je delo s podatki brez povezave pogosto bolj priročno in učinkovito. Uporabite lahko Excel, Access ali Outlook, odvisno od podatkov seznama, s katerimi delate. Odvisno od storitve SharePoint, ki jo uporabljate, lahko upravljanje zunanjih podatkov brez omejitev uporabljate tudi s sistemi za načrtovanje virov podjetja (ERP), storitvijo OData in spletnimi storitvami.

Uporaba sinhronizacije brez povezave

Spremembe lahko vnesete v namiznem ali prenosnem računalniku, in ko s podatki delate spet ob vzpostavljeni povezavi, lahko spremembe brez težav sinhronizirate in gladko ter učinkovito odpravite morebitne spore. Delo z velikimi seznami s sinhronizacijo brez povezave za »čiščenje«, analiziranje ali poročanje o podatkih pomaga pri nalaganju dejavnosti zbirke podatkov in minimiziranju uporabe SharePointovih virov.

Podatke seznama lahko vnesete brez povezave in sinhronizirate spremembe, ko znova odprete povezavo z več izdelki Microsoft 365. Če želite izvoziti v te programe, morate imeti nameščene aplikacije– Microsoft 365 ali office za namizne računalnike.

Uporaba Microsoft Accessa za sinhronizacijo brez povezave     

Access lahko obdela več vrstic podatkov kot SharePoint, na voljo pa so tudi številna zmogljiva orodja za spreminjanje teh podatkov. Ko delate s podatki v Accessu in sinhronizirane s SharePointom, lahko delate z velikimi nabori podatkov.

Večino izvornih seznamov v Accessu lahko berete in pišete tako, da ustvarite povezavo do njih, Access pa deluje dobro z vsemi SharePointovimi vrstami podatkov. S povezovanjem lahko vzpostavite povezavo s podatki na SharePointovem seznamu, tako da ustvarite dvos smerno povezavo za ogled in urejanje najnovejših podatkov na SharePointovem seznamu in v Accessovi zbirki podatkov. Access ustvari kopijo SharePointovega seznama (ali ga podvoji) v Accessovi tabeli. Ko ustvarite Accessovo tabelo, lahko delate s podatki seznama v Accessu do omejitve za Access dva gigabajta (razen prilog, ki niso shranjene lokalno). Poleg tega Access predpomni podatke seznama v odjemalcu, uporablja učinkovit predpomnilnik v pomnilniku, predpomnilnik za pisanje in prenaša le spremenjene elemente seznama. Vse to omogoča hitrejše izvajanje poizvedb in posodobitev. Pogovorno okno za razrešitev spora prav tako omogoča preprosto upravljanje posodobitev v sporu.

Če je aktivirana funkcija Accessovih storitev, lahko delate z znatno več podatki kot s pragom pogleda seznama, privzeto največ 50.000 elementov. Access samodejno obdela podatke seznama ali knjižnice v majhnih paketih in nato znova sestavi podatke, tehniko, ki omogoča delo z znatno več podatki, kot jih določa prag pogleda seznama, in ne vpliva na druge uporabnike na SharePointovem mestu.

Uporaba Microsoft Excela za sinhronizacijo brez povezave           

SharePointove sezname lahko izvozite v Excelovo tabelo, ki ustvari enos smerno podatkovno povezavo med Excelovo tabelo in SharePointovim seznamom.

Excel vam omogoča tudi delo z velikimi seznami, ne da bi vas blokiral. Poleg tega lahko Excel sinhronizirate tako s SharePointom in kot z Accessom in izkoristite prednosti vsake platforme.

Ko posodobite podatke s SharePointovega seznama in osvežite Excelovo tabelo, Microsoft Excel zamenja Excelove podatke z najnovejšimi podatki SharePointovega seznama in prepiše vse spremembe, ki ste jih naredili v tej Excelovi tabeli.

Ko so podatki v Excelovi tabeli, lahko izkoristite številne Excelove funkcije analize podatkov, kot so zmogljivi in prilagodljivi delovni listi, poročila vrtilne tabele, grafikoni profesionalnega videza in grafikoni spark lines, pogojno oblikovanje z ikonami, podatkovnimi vrsticami, barvnimi lestvicami in dodelanimi analitičnimi postopki »kaj-če«.

Če je aktivirana funkcija Accessovih storitev, lahko delate z znatno več podatki kot s pragom pogleda seznama, privzeto največ 50.000 elementov.

Uporaba Microsoft Outlooka za sinhronizacijo brez povezave     

V Outlooku lahko berete in pišete stike, opravila, koledarje in Seznami ter sinhronizirate knjižnice dokumentov. Tako s standardnimi seznami opravil in seznami projektnih opravil lahko na primer delate tako, da sezname opravil izvajate brez povezave, si ogledate, posodobite in dodelite nova opravila, jih znova omogočite s povezavo in jih sinhronizirate, ne da bi zapustili Outlook. SharePointove stike lahko bolj učinkovito shranjujete, upravljate in daste v skupno rabo v Outlooku.

Na vrh strani

Uporaba Accessa s SharePointovimi izdelki za sinhronizacijo brez povezave

V Accessu ustvarite spletno zbirko podatkov, ki temelji na Accessovih storitvah, tako da ustvarite tabele, ki temeljijo na povezanih seznamih, skupaj s poizvedbami, obrazci, poročili in makri, ki ste jih objavili na SharePointovem mestu. Ko nadgradite te spletne zbirke podatkov, jih lahko še vedno uporabljate in spreminjate ter ustvarjate nove iz predloge (ne pa iz programa Access 2013).

Accessov program lahko v SharePointu ustvarite brez kode. Na splošno je SharePointova aplikacija osredotočena, točkovna rešitev, ki je preprosto porazdeljena in na voljo na tržnici. Program si lahko predstavljate kot priročen, alternativen način za ustvarjanje paketa, porazdeljevanje, zagon, nadzor in umik rešitve. Če želite več informacij, glejteUstvarjanje Accessovega programa.

Za razliko od programa Accessove spletne zbirke podatkov, v katerem so shranjeni podatki na SharePointovih seznamih, Accessov program za shranjevanje podatkov uporablja zbirko podatkov SQL Server, ločeno od SharePointovih izdelkov, zato zanje ne velja prag pogleda SharePointovega seznama. To znatno izboljša skalabilnost Accessove rešitve in omogoča učinkovito ravnanje s potencialno milijoni zapisov. Za uporabnike strežnika SharePoint Server je SQL Server zbirko podatkov mogoče konfigurirati tako, da je za požarnim zidom vaše organizacije. Za spletne uporabnike je zbirka podatkov zbirka podatkov, SQL Server Azure omogočena z brezplačnim računom in brezplačno shrambo. Če želite več informacij o storitvi Azure, glejte domača stran storitve Microsoft Azure.

Poleg tega lahko še vedno sinhronizirate podatke med SharePointovim seznamom in Accessovo tabelo in ohranite oba nabora podatkov posodobljena. Ta sinhronizacija je dvosmerna ali dvosmerna. Spremembe, narejene v Accessu do podatkov seznama, so prenesene na SharePointov seznam, spremembe na SharePointovem seznamu pa so prenesene v Access v vašem računalniku. Če želite več informacij, glejte Uvoz, povezovanje ali premikanje podatkov v SharePoint.

Iskanje elementov seznama ali knjižnice z iskalnim poljem

Na SharePointovi strani sta običajno dve iskalni polji, iskanje po mestu na vrhu strani in določeno iskalno polje seznama ali knjižnice. Ko uporabite polje za iskanje seznama ali knjižnice, lahko postopno razširite obseg iskanja:

• Privzeto obseg iskanja najprej temelji na vseh elementih v trenutnem pogledu in morebitnih podmapah. Rezultate vidite kot stolpce, ki jih lahko filtrirate in razvrščate. Če je prag pogleda seznama presežen, niso prikazani vsi rezultati.

• Če ne najdete tega, kar iščete, lahko obseg iskanja razširite tako, da vključuje celoten seznam, vključno s podmapami, ne glede na trenutni pogled ali prag pogleda seznama.

• Obseg lahko razširite, če želite iskati po celotnem spletnem mestu. V tem primeru vidite vse rezultate na standardni strani za iskanje po mestu. Rezultate lahko še dodatno zožite tako, da s ploščo za natančnejšo opredelitev iskanja filtrirate na primer po avtorju dokumenta ali datumu izdelave elementa seznama. Zapletenejše poizvedbe lahko ustvarite z logično sintakso in logičnimi operatorji.

Osebni pogledi

Ustvarjanje pogledov, ki pravilno uporabljajo indeks stolpca, je bolj zapleteno za velike sezname in knjižnice, zato je pri velikem seznamu ali knjižnici priporočljivo odstraniti dovoljenje za upravljanje osebnih pogledov za sodelavce. Z odstranitvijo dovoljenja lahko preprečite, da bodo uporabniki ustvarili pogled, ki obsega vse elemente in ki lahko ogrozi učinkovitost delovanja drugih delov mesta. Če želite več informacij o dovoljenjih, glejte Prilagajanje dovoljenj za SharePointov seznam ali knjižnico.

Seznami relacij

Ko ustvarite relacije seznama s stolpci za iskanje, enoličnimi stolpci in vsilim vedenjem relacije (imenovanim tudi referenčna integriteta), lahko dosežete prag pogleda seznama in je lahko blokiran v teh okoliščinah:

• Če spremenite stolpec v enoličen na obstoječem seznamu, ki ima več elementov, kot je določen s pragom pogleda seznama (vendar upoštevajte, da je dodajanje enega elementa na seznam, zaradi katerega seznam preseže prag pogleda seznama, postopek, ki običajno ni blokiran).

• Če je na seznamu več elementov, kot je nastavljenega v pragu pogleda seznama, vklopite kaskadno brisanje ali omeji brisanje za polje za iskanje na tem seznamu.

viri RSS

Po tem, ko je v Osrednjem skrbništvu in na ravni zbirke mest omogočena podpora virov RSS, lahko omogočite podporo virov RSS in jo konfigurirate za različne vrste seznamov in knjižnic. Ko uporabniki dostopijo do virov RSS za seznam ali knjižnico, se podatki pridobijo s seznama. Privzeti pogled RSS omeji število vrnjenih elementov glede na datum, ko je bil element nazadnje spremenjen, tako da uporabi filter v stolpcu Spremenjeno. Če ima seznam ali knjižnica veliko elementov in uporabniki dostopajo do vira RSS, je dobro indeksirati stolpec Spremenjeno. Število pridobljenih elementov lahko zmanjšate tudi tako, da spremenite število elementov in število dni, za katere so spremembe vključene v vir RSS.

Če želite več informacij o upravljanju virov RSS, glejte Upravljanje virov RSS za mesto ali zbirko mest. Če želite izvedeti več o tem, kako dodate vir RSS, glejte Ustvarjanje opozorila, da prejmete obvestilo, ko se datoteka ali mapa spremeni.