Uvod u liste

Lista je kolekcija podataka koje možete da delite sa članovima tima i osobama kojima ste dali pristup. Pronaći ćete nekoliko predložaka liste spremnih za korišćenje koji će pružiti dobru polaznu tačku za organizovanje stavki liste. Saznajte više u Predlošci lista u usluzi Microsoft 365.

Ovaj članak objašnjava koncepte kreiranja i upotrebe lista. Liste možete da kreirate u sistemu SharePoint, aplikaciji Liste u usluzi Microsoft 365 ili Microsoft Teams. Saznajte prve korake uz Liste u aplikaciji Microsoft Teams.

Više informacija o listama potražite u sledećim člancima:

• Kreiranje liste
• Brisanje liste
• Kreiranje, promena ili brisanje prikaza liste ili biblioteke
• Liste u usluzi Microsoft 365
• Podešavanje navigacije za metapodatke za listu ili biblioteku
• Upravljanje velikim listama i bibliotekama

Izaberite naslov u nastavku da biste ga otvorili i videli detaljne informacije.

Pregled lista

Organizacije obično koriste mnoge tipove lista, uključujući veze, objave, kontakte, praćenje problema i ankete – da spomenemo samo neke.

Liste mogu da sadrže i zadatke koje možete koristiti kao centralnu tačku za saradnju tima ili u poslovnom rešenju. U mnogim slučajevima liste mogu obezbediti brza, efikasna rešenja uz malo izmena ili bez ijedne izmene.

Na primer, možete koristiti:

• Zadaci Uključuje praćenje vlasništva i napretka, kao i vremensku osu na stranici za atraktivnu vizuelnu prezentaciju sadržaja liste.
• Issue tracking Uključuje kreiranje verzija i skladištenje istorije verzija radi dublje analize projekata radnih grupa i uobičajenih radnih zadataka.

Liste su bogate i fleksibilne, s brojnim ugrađenim funkcijama koje obezbeđuju robustan način za skladištenje i deljenje podataka i rad sa njima.

Na primer, možete:

• Kreirajte listu s različitim kolonama, uključujući kolone "Tekst", "Broj", "Izbor", "Valuta", "Datum i vreme", "Pronalaženje", "Da/ne" i "Izračunato". Stavci sa liste možete priložiti i neke datoteke da biste obezbedili dodatne detalje, kao što je unakrsna tabela koja sadrži brojeve za podršku ili dokument koji sadrži pozadinske informacije.
• Kreirate prikaze liste da biste organizovali, sortirali i filtrirali podatke na različite i specifične načine; menjaju metapodatke, kao što su dodavanje i brisanje kolona i promena pravila za validaciju; i dosledno koristite liste na više lokacija sa tipovima sadržaja, kolonama lokacije i predlošcima. Na primer, možete da prikažete samo trenutne događaje iz kalendara na matičnoj stranici, a vizuelni prikaz (slično zidnom kalendaru) na drugoj stranici.
• Kreirajte relacije između lista pomoću kombinacija jedinstvenih kolona, kolona pronalaženja i ojačanja relacija (kaskadno i ograničeno brisanje), što poboljšava mogućnost kreiranja složenijih poslovnih rešenja i pomaže u očuvanju integriteta podataka.
• Kreirajte prilagođene liste, prikažite podatke u veb segmentima i stranicama veb segmenata, uvezite, izvezite i povežite se sa podacima iz drugih programa kao što su Excel i Access.
• Pratite verzije i detaljnu istoriju, zahtevajte odobrenje za izmenu podataka, koristite bezbednost na nivou stavke i bezbednost fascikle, prijavljujte, odjavljujte i automatski ostanite informisani o promenama pomoću upozorenja i RSS feedova.
• Organizujte sadržaj na jednoj listi po fasciklama radi dodatnog olakšanja i boljih performansi i sveukupno poboljšajte performanse pomoću velikih lista korišćenjem indeksiranja.

Načini rada sa listama

Evo nekih načina na koje možete da radite sa listama koje će vam pomoći da upravljate informacijama za grupu.

Praćenje verzija i detaljne istorijePratite verzije stavki liste da biste mogli da vidite koje su se stavke menjale od verzije do verzije, kao i ko je menjao stavke liste. Ako napravite greške u novijoj verziji, možete vratiti prethodnu verziju stavke u prethodno stanje. Praćenje istorije liste je naročito važno ako organizacija mora da nadgleda razvoj liste.

Zahtevajte odobrenjeNavedite da je neophodno odobrenje za stavku liste da bi svi mogli da je prikažu. Stavke ostaju u stanju na čekanju dok ih ne odobri ili odbije neko ko ima dozvolu da ih odobri. Možete da kontrolišete koje grupe korisnika mogu da prikažu stavku liste pre nego što bude odobrena.

Prilagođavanje dozvola Navedite da li učesnici na listi mogu da čitaju i uređuju samo stavke koje su sami kreirali ili sve stavke na listi. People who have permission to manage lists can read and edit all list items. Takođe možete primeniti određene nivoe dozvola na jednu stavku liste, na primer, ako stavka sadrži poverljive informacije.

Kreiranje prikaza i upravljanje njimaKreirajte različite prikaze iste liste. Sadržaj liste se ne menja, ali se stavke organizuju ili filtriraju tako da osobe mogu da pronađu najvažnije ili najzanimljivije informacije, u zavisnosti od svojih potreba.

Ažuriranje lista Bez obzira na tip liste koju ažurirate, proces je sličan za dodavanje, uređivanje i brisanje stavki liste.

Dodajte ili uredite stavke liste

Postoje dva načina za dodavanje ili uređivanje stavki liste:

• Korišćenjem obrasca, koji je podrazumevani metod.
• Umetnuto, što znači da stavku dodajete direktno na stranicu liste.

Ako je lista podešena da prati verzije, nova verzija stavke liste kreira se svaki put kada uredite stavku liste. Možete da prikažete istoriju promena stavke liste i vratite prethodnu verziju ako napravite grešku u novijoj verziji.

Korišćenje formula i izračunatih vrednosti Koristite formule i izračunate vrednosti da biste dinamički generisali informacije u kolonama liste. Operacije mogu da uključuju informacije iz drugih kolona na listi, kao i sistemske funkcije kao što je DANAS radi označavanja trenutnog datuma. Na primer, možete da navedete podrazumevani krajnji rok koji je sedam dana od trenutnog datuma.

Budite informisani o promenama Liste i prikazi mogu da koriste RSS, tako da članovi radne grupe mogu automatski da primaju ispravke. RSS je tehnologija koja ljudima omogućava da primaju i prikazuju ispravke ili RSS feedove vesti i informacija na konsolidovanoj lokaciji. Takođe možete da kreirate upozorenja putem e-pošte koja vas obaveštavaju kada se liste promene ili kada se dodaju nove stavke. Obaveštenja predstavljaju praktičan način da pratite promene koje su vam važne.

Kreiranje relacija liste Kreiranje relacije između dve liste U izvornoj listi pravite kolonu za pronalaženje koja preuzima (ili "pronalazi") neke vrednosti iz ciljne liste ako se te vrednosti podudaraju sa vrednošću u koloni za pronalaženje u izvornoj listi. Ako želite, možete da nastavite sa dodavanjem dodatnih kolona sa ciljne liste na izvornu listu. Kada kreirate kolonu za pronalaženje, možete odlučiti i da nametnete ponašanje relacije tako što ćete podesiti opciju kaskadnog brisanja ili ograničavanja brisanja koja pomaže da podaci ostanu važeći i sprečavaju nedoslednosti koje mogu dovesti do problema u budućnosti.

Deljenje informacija sa liste pomoću programa za baze podataka Ako imate instaliran program za baze podataka, kao što je Access, možete da izvozite i uvozite podatke na sajt i sa sajta, kao i da povežete tabelu iz baze podataka sa listom. Kada radite sa podacima liste u Access bazi podataka, takođe možete da kreirate upite, obrasce i izveštaje. Više informacija potražite u članku "Uvoz podataka iz Access baze podataka u Access veb aplikaciju".

Dosledno koristite liste na svim lokacijama Ako vaša grupa radi sa nekoliko tipova lista, možete da dodate doslednost na više lista sa tipovima sadržaja, kolonama sajta i predlošcima. Ove funkcije vam omogućavaju da ponovo na efikasan način koristite postavke i strukturu liste. Na primer, možete da kreirate tip sadržaja za problem sa korisničkom uslugom koji navodi određene kolone (kao što je kontakt sa klijentom) i poslovne procese za tip sadržaja. Drugi primer je pravljenje kolone lokacije za imena odeljenja koja sadrži padajuću listu odeljenja. Kolonu možete ponovo da koristite na više lista da biste se uverili da se imena uvek prikazuju isto na svakoj listi.

Rad na stavkama liste iz programa za e-poštu Koristite program za e-poštu koji je kompatibilan sa Microsoft tehnologijama da biste poneli važne informacije sa liste. Na primer, pomoću programa Outlook možete iz programa Outlook da prikažete i ažurirate zadatke, kontakte i diskusione table na vašoj lokaciji. Više informacija potražite u članku Povezivanje spoljne liste sa programom Outlook.

Postavljanje ciljanja sadržajaOmogućite ciljanje korisnika lokacije da biste filtrirali stavke po grupama.

Tipovi lista

Tip liste koji koristite zavisi od vrste informacija koje delite.

Najave događaja Delite vesti i status i pružite podsetnike. Objave podržavaju poboljšano oblikovanje sa slikama, hipervezama i oblikovanim tekstom.

Kontakti Skladištite informacije o osobama ili grupama sa kojima radite. Ako koristite program za upravljanje e-poštom ili kontaktima koji je kompatibilan sa Microsoft tehnologijama, možete da prikažete i ažurirate kontakte sa svoje lokacije u drugom programu. Na primer, možete da ažurirate listu svih dobavljača u organizaciji iz programa za e-poštu kompatibilnog sa Microsoft tehnologijama, kao što je Outlook. Spisak kontakata zapravo ne upravlja članovima lokacije, ali može da se koristi za skladištenje i deljenje kontakata organizacije, kao što je lista spoljnih prodavaca.

Diskusione table Obezbeđuju centralno mesto za snimanje i skladištenje timskih diskusija slično formatu diskusionih grupa. Ako je administrator omogućio da liste na lokaciji primaju e-poruke, diskusione table mogu da skladište diskusije e-pošte iz većine uobičajenih programa za e-poštu. Na primer, možete da kreirate diskusionu tablu za izdanje novog proizvoda organizacije.

Fejsbuk Obezbedite centralno mesto za veze ka internetu, intranetu preduzeća i drugim resursima. Na primer, možete kreirati listu veza do veb lokacija klijenata.

Unapređene veze Prikaz skupa radnji veze u vizuelnom rasporedu.

Calendar Store za događaje tima ili za posebne situacije, kao što su praznici preduzeća. Kalendar pruža vizuelne prikaze, slično stolnom ili zidnom kalendaru, događaja tima, uključujući sastanke, društvene događaje i događaje koji traju čitav dan. Takođe možete pratiti ključne tačke tima, kao što su rokovi ili datumi plasiranja proizvoda koji nisu povezani sa određenim vremenskim intervalom. Više informacija potražite u članku Kreiranje prikaza kalendara sa liste.

Zadaci Pratite informacije o projektima i drugim događajima zaduženja za grupu. Možete i da dodeljujete zadatke osobama, kao i da pratite status i procenat dovršenosti dok se zadatak približava dovršavanju. Ako koristite e-poštu ili program za upravljanje zadacima koji je kompatibilan sa Microsoft tehnologijama, možete da prikažete i ažurirate zadatke sa svoje lokacije u drugom programu. Na primer, možete da kreirate listu zadataka za proces budžeta organizacije i da je zatim prikažete i ažurirate u programu Outlook zajedno sa drugim zadacima. Dodatne informacije potražite u članku "Kreiranje liste".

Projektni zadaci Skladištenje informacija o zadatku pomoću Gantovog prikaza i traka toka. Možete da pratite status i procenat dovršenosti kako se zadatak približava dovršenju. Ako koristite e-poštu ili program za upravljanje zadacima koji je kompatibilan sa Microsoft tehnologijama, možete da prikažete i ažurirate zadatke projekta sa svoje lokacije u drugom programu. Na primer, možete da kreirate listu zadataka projekta na lokaciji da biste identifikovali i dodelili posao kako biste napravili uputstvo za obuku, a zatim možete da pratite napredak organizacije iz programa Project. Dodatne informacije potražite u članku "Kreiranje liste".

Issue tracking Skladištite informacije o određenim problemima, kao što su problemi sa podrškom, i pratite njihov napredak. Možete da dodeljujete probleme, kategorizujete ih i povezujete jedni sa drugima. Na primer, možete da kreirate listu za praćenje problema da biste upravljali problemima i rešenjima korisničke službe. Pored toga, problemi možete komentarisati svaki put kada ih uređujete i tako kreirati istoriju komentara bez menjanja originalnog opisa problema. Na primer, predstavnik korisničke službe može da snimi svaki preduzet korak za rešavanje problema i rezultate. Možete da koristite i listu za praćenje problema sa tokom posla u tri faze kako biste organizaciji pomogli da upravlja praćenjem problema ili projekata. Dodatne informacije potražite u članku "Kreiranje liste".

Anketa Prikupite i sastavite povratne informacije kao što su anketa o zadovoljstvu zaposlenih ili test. Pitanja i odgovore možete dizajnirati na nekoliko različitih načina i videti pregled povratnih informacija. Ako imate instaliran program za unakrsne tabele ili baze podataka koji je kompatibilan sa Microsoft tehnologijama, možete da izvezete rezultate da biste ih dalje analizirali. Dodatne informacije potražite u članku "Kreiranje ankete".

Prilagođeno Započnite listu od početka. Možete da napravite i prilagođenu listu zasnovanu na unakrsnoj tabeli ako imate program za unakrsne tabele kompatibilan sa Microsoft tehnologijama. Na primer, iz programa Excel možete da uvezete listu koju ste kreirali da biste skladištili ugovore sa prodavcima i upravljali njima. Više informacija potražite u članku Kreiranje liste zasnovane na unakrsnoj tabeli.

Spoljne liste Radite sa podacima koji su uskladišteni izvan liste, ali koje možete da čitate i pišete u okviru sistema Microsoft 365. Izvor podataka za spoljnu listu naziva se spoljni tip sadržaja. Za razliku od izvorne Microsoft 365 liste, spoljna lista koristi usluge poslovnog povezivanja za pristup podacima direktno iz spoljnog sistema (kao što su SAP, Siebel i Microsoft SQL Server), bilo da je taj sistem baza podataka, veb usluga ili sistem za oblast poslovanja.

Prilagođena lista u prikazu lista sa podacima Kreirajte praznu listu sličnu prilagođenoj listi, ali da biste je podrazumevano prikazali u prikazu lista sa podacima. Prikaz lista sa podacima pruža koordinatnu mrežu podataka za prikaz i uređivanje podataka kao redova i kolona. Možete da dodajete i uređujete redove i kolone, primenjujete filtere i sortirate porudžbine, prikazujete izračunate vrednosti i ukupne vrednosti i na prikladniji način uređujete podatke u ćelijama koordinatne mreže. Prikaz lista sa podacima zahteva da se Office instalira na 32-bitnom klijentskom računaru i pregledač koji podržava ActiveX kontrole.

Statusna lista Prikazivanje i praćenje ciljeva projekta. Lista uključuje skup obojenih ikona koje pokazuju stepen do kojeg su ciljevi ispunjeni.

Tiraži Pošaljite informacije, uključujući oznake potvrde, članovima tima.

Lista rečnika Microsoft uređivača metoda unosa Koristite podatke sa liste kao Microsoft IME rečnik. Možete da konvertujete stavke kolone "Čitanje" u prikaz pomoću Microsoft IME uređivača i da prikažete sadržaj u komentaru u prozoru IME komentara. Podaci mogu da se povežu sa određenom URL adresom.

PerformancePoint lista sadržaja Skladištite stavke kontrolne table, kao što su rezultati, izveštaji, filteri, stranice kontrolne table i druge stavke kontrolne table koje kreirate pomoću programskog dodatka PerformancePoint Dashboard Designer.

Jezici i prevodioci Koristite sa tokom posla za upravljanje prevodima u biblioteci za upravljanje prevodima. Tok posla koristi listu za dodeljivanje zadataka prevođenja prevodiocu navedenom u listi za svaki jezik. Ovu listu možete da kreirate ručno ili možete da odaberete da se ona automatski kreira kada dodate tok posla "Upravljanje prevodom" u biblioteku "Upravljanje prevodom".

KPI lista Pratite indikatore ključnih performansi (KPI-ove) da biste brzo procenili napredak postignut u odnosu na merljive ciljeve. KPI liste možete da podesite za praćenje performansi pomoću jednog od četiri izvora podataka: ručno uneti podaci, podaci na Microsoft 365 listi, podaci u Excel radnim sveskama ili podaci iz usluge Analysis Services, komponente sistema Microsoft SQL Server. Kada se napravi KPI lista, možete je koristiti za prikazivanje statusa indikatora na stranici kontrolne table.

Uvoz unakrsne tabele Koristite kolone i podatke iz postojeće unakrsne tabele. Da biste uvezli unakrsne tabele, potreban vam je Microsoft Excel ili neki drugi kompatibilan program.

Dodavanje liste na stranicu

Da biste dodali listu na stranicu modernog SharePoint iskustva:

1. Ako stranica nije već u režimu uređivanja, izaberite stavku "Uredi " u gornjem desnom uglu stranice.

2. Zadržite miš iznad ili ispod postojećeg veb segmenta i videćete liniju sa zaokruženim znakom +, kao što je ova:

   

3. Kliknite na + i videćete listu veb segmenata koje možete odabrati. Pomerite se nadole do odeljka "Dokumenti, liste i biblioteke ".

4. Izaberite listu.
   Prikazuju se imena svih dostupnih lista.

5. Izaberite listu koju želite da umetnete na stranicu.

6. Ako ste zadovoljni izborom, izaberite opciju "Sačuvaj kao radnu verziju " blizu gornjeg levog ugla. Zatim, da biste ažuriranu stranicu učinili dostupnom drugima, izaberite stavku "Objavi" blizu gornjeg desnog ugla.

Da biste dodali listu na stranicu klasičnog SharePoint iskustva:

1. U okviru "Lokacije" izaberite stavku , a zatim izaberite stavku "Sadržaj lokacije".

2. Kliknite na ikonu "Dodaj aplikaciju ".

   

3. Pomerite se kroz aplikaciju koju želite da koristite i kliknite na nju. Moguće je da postoji više stranica.

4. Dajte aplikaciji jedinstveno ime kako biste kasnije mogli da ga se setite na stranici i kliknite na dugme "Kreiraj".

5. Kada se vratite na ekran "Sadržaj lokacije", možete da uradite tri stvari:

   • Zatvorite prozor i vratite se na stranicu. Dodajte novu aplikaciju na svoju stranicu pomoću opcije "Umetanje veb segmenata".
   • Kliknite na aplikaciju i počnite da unosite podatke.
   • Kliknite na tri tačke (...), a zatim izaberite stavku "Postavke". Ovde možete da dodajete kolone, menjate imena i obavljate druge zadatke.

Organizovanje lista na lokaciji

Iako funkcije lista možete koristiti na različite načine, način njihovog korišćenja zavisi od veličine i broja lista koje imate i potreba vaše organizacije.

Skladištenje više stavki na jednoj listi

Možda ćete želeti da jedna velika lista služi većem broju potreba. Na primer, možda imate veliki broj tehničkih problema koje treba da pratite u celoj organizaciji, a problemi se primenjuju na više projekata i grupa.

Koristite jednu listu kada:

• Vaša grupa treba da vidi rezime informacija o stavkama liste ili različite prikaze istog skupa stavki. Na primer, menadžer možda želi da vidi napredak u vezi sa svim tehničkim problemima za organizaciju ili da vidi sve probleme koji su podneti u istom vremenskom periodu.
• People žele da pretražuju probleme na istom mestu na lokaciji.
• Želite da primenite iste postavke na stavke liste, na primer praćenje verzija ili zahtevanje odobrenja.
• Grupe koje rade na listi imaju slične karakteristike, na primer iste nivoe dozvole. Na određene stavke liste se mogu primeniti jedinstvene dozvole, ali ako se nivoi dozvole razlikuju u velikoj meri, razmotrite više listi.
• Želite da analizirate informacije o listi ili da primate objedinjene ispravke za listu. Možete da primate obaveštenja kada se stavke liste promene ili možete videti promene na listi pomoću RSS tehnologije. RSS feedovi omogućavaju članovima radne grupe da vide objedinjenu listu informacija koje su promenjene.

Pravljenje više lista

Možda ćete želeti da napravite više listi ukoliko postoje jasne razlike između stavki kojima želite da upravljate ili između grupa osoba koje rade sa njima.

Više lista koristite u sledećim slučajevima:

• Ne očekujete da će osobama biti potrebni rezimei stavki zajedno.
• Grupe osoba koje rade sa informacijama su različite i imaju različite nivoe dozvola.
• Na više skupova stavki treba da primenite različite postavke, na primer kreiranje verzija ili odobrenje.
• Nije potrebno da zajedno analizirate stavke niti da primate objedinjene ispravke o listi.

Organizovanje stavki u listi

Evo nekih načina na koje možete da organizujete liste i stavke liste:

Dodavanje kolona Pomozite grupi da pronađe najvažnije stavke, možete da dodate kolone na listu. Na primer, kolonu projekta možete dodati na listu da biste pomogli osobama koje rade na određenim projektima da lakše vide svoje stavke i rade sa njima. Možda ćete želeti da dodate više kolona ako želite da prikupite dodatne informacije za svaku stavku liste, kao što su ime sektora ili ime zaposlenog.

Ako imate više stavki na listi, trebalo bi da razmotrite indeksiranje određenih kolona da biste poboljšali performanse prilikom prikazivanja nekoliko stavki ili prebacivanja između prikaza. Ova funkcija ne menja način na koji su stavke organizovane, ali može da omogući organizacijama da lakše skladište veliki broj stavki na listi. Međutim, indeksiranje može da zauzme više prostora u bazi podataka. Više informacija potražite u članku "Kreiranje, promena ili brisanje prikaza liste ili biblioteke".

Kreiranje prikaza Koristite prikaze ako osobe u grupi često treba da pregledaju podatke na određen način. Prikazi koriste kolone za sortiranje, grupisanje, filtriranje i prikaz podataka. Takođe možete da izaberete koliko se stavki prikazuje odjednom u svakom prikazu. Na primer, osobe mogu da pregledaju listu u skupovima od 25 ili 100 stavki liste po stranici, u zavisnosti od željenih postavki i brzine veze.

Prikazi vam pružaju fleksibilnost skladištenja velikog broja stavki na listi, ali možete da vidite samo podskupove koje želite u određenom trenutku, kao što su samo izdanja koja su objavljena ove godine ili samo trenutni događaji u kalendaru. Možete da kreirate lične prikaze koji su dostupni samo vama, a ako imate dozvolu da menjate listu, možete da kreirate javne prikaze koji su dostupni svima. Više informacija potražite u članku "Kreiranje, promena ili brisanje prikaza liste ili biblioteke".

Kreiranje fascikli Dodajte fascikle na većinu tipova lista ako je vlasnik liste dozvolio kreiranje fascikli. To je naročito korisno ako se stavke liste mogu podeliti na određeni način, na primer po projektu ili grupi. Fascikle ljudima pomažu da lakše pregledaju stavke liste i upravljaju njima. Microsoft tehnologije obezbeđuju prikaz stabla koji ljudima omogućava da se kreću po sajtovima i fasciklama slično načinu na koji rade sa fasciklama na čvrstom disku. Na primer, svaki sektor može da ima sopstvenu fasciklu. Dodatne informacije potražite u članku " Kreiranje fascikle na listi".