ใช้เทมเพลตไซต์ทีมการสื่อสารในภาวะวิกฤติ

เทมเพลตไซต์ทีมการสื่อสารในภาวะวิกฤติของ SharePoint เป็น ไซต์ทีม ที่ออกแบบมาให้ใช้เป็นโฮมเพจภายในสําหรับทีมสื่อสารในภาวะวิกฤติของคุณ ประสานงานและวางแผนรายละเอียดกิจกรรมกับทีมของคุณ พร้อมกับแจ้งให้ทุกคนทราบ

ในบทความนี้ เราจะแชร์องค์ประกอบที่อยู่ในเทมเพลตไซต์ทีมการสื่อสาร SharePoint Crisis และพูดคุยเกี่ยวกับวิธีที่คุณสามารถกําหนดไซต์เพื่อทําให้เป็นของคุณเอง 

ฟีเจอร์ของไซต์

• ไซต์ที่สามารถกําหนดเองได้ที่มาพร้อมกับรูปภาพ Web Part และเนื้อหาที่เติมไว้ล่วงหน้าซึ่งมีไว้เพื่อให้แรงบันดาลใจแก่ตัวแก้ไขไซต์เมื่อทําการกําหนดเองให้เหมาะสมกับความต้องการของทีมของคุณ
• ใช้ Microsoft Lists เพื่อสร้างตัวติดตามโครงการและรายการตัวติดตามปัญหาเพื่อช่วยในการจัดการและติดตามรายละเอียดโครงการกับทีมของคุณ

ขั้นตอนที่ 1: เพิ่มเทมเพลตไซต์ทีมการสื่อสารในภาวะวิกฤติ

ก่อนอื่น ให้ทําตามคําแนะนําเกี่ยวกับวิธีการเพิ่มเทมเพลตไซต์ลงในไซต์ SharePoint ใหม่หรือที่มีอยู่

ขั้นตอนที่ 2: รีวิวเนื้อหาไซต์ที่ใส่ไว้ล่วงหน้า

สํารวจเนื้อหาไซต์ Web Part และหน้าที่มีการใส่ข้อมูลไว้ล่วงหน้า และตัดสินใจว่าการกําหนดไซต์เองแบบใดที่จําเป็นเพื่อให้สอดคล้องกับแบรนด์ เสียง และวัตถุประสงค์ทางธุรกิจโดยรวมขององค์กรของคุณ 

หน้าไซต์ที่มีข้อมูลไว้ล่วงหน้า:

• โฮมเพจ - มอบและจุดเริ่มต้นสําหรับผู้เยี่ยมชมในการตรวจสอบข่าวสารเกี่ยวกับวิกฤตที่กําลังดําเนินอยู่ การอัปเดตการตอบสนอง ข้อมูลเกี่ยวกับนโยบายและขั้นตอน และแหล่งข้อมูลที่เป็นประโยชน์
• อัปเดตล่าสุด - หน้านี้ให้พื้นที่สําหรับคุณในการแชร์ข่าวสารปัจจุบันและการอัปเดตที่เกี่ยวข้องกับวิกฤตและองค์กรของคุณ
• แผนโครงการ – ติดตามความคืบหน้าของงานทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับโครงการที่กําลังจะมาถึง กําหนดเทมเพลตรายการนี้เองโดยการแก้ไขเขตข้อมูลข้อความของรายการ
• ตัวจัดกําหนดการเนื้อหา – จัดระเบียบเนื้อหาที่จะแชร์เกี่ยวกับเหตุการณ์ที่กําลังจะมาถึง กําหนดค่ารายการนี้โดยการแก้ไขเทมเพลตรายการ
• การสนทนา - เชื่อมต่อกับนามแฝงทีมที่แชร์และปฏิทินทีมใน Outlook เชื่อมต่อไซต์นี้กับ กลุ่ม Microsoft 365 เพื่อเพิ่มการแชทแบบเรียลไทม์ใน Microsoft Teams
• เอกสาร - เชื่อมต่อกับนามแฝงทีมที่แชร์และปฏิทินทีมใน Outlook เชื่อมต่อไซต์นี้กับ กลุ่ม Microsoft 365 เพื่อเพิ่มการแชทแบบเรียลไทม์ใน Microsoft Teams
• ถังรีไซเคิล - ให้การเข้าถึงเนื้อหาทีมที่ถูกละทิ้งเมื่อเร็วๆ นี้

ขั้นตอนที่ 3: กําหนดค่าไซต์ของคุณ

เมื่อคุณเพิ่มเทมเพลตไซต์ทีมการสื่อสารในภาวะวิกฤติแล้ว ก็ถึงเวลากําหนดเองและทําให้เป็นของคุณเอง 

แสดงข่าวสารและประกาศที่สําคัญ - ใช้ Web Part Hero เพื่อเน้นโปรโตคอลในภาวะวิกฤติ การอัปเดตสถานการณ์ และแหล่งข้อมูลที่มีประโยชน์ ให้ข้อมูลที่เป็นประโยชน์ - ใช้ Web Part ข้อความเพื่อให้ข้อมูลที่เป็นประโยชน์แก่ทีม เน้นลิงก์ไปยังทรัพยากรที่ใช้บ่อย - ใช้ Web Part ลิงก์ด่วนเพื่อให้เข้าถึงทรัพยากรในภาวะวิกฤติได้อย่างง่ายดาย ให้การเข้าถึงผู้ติดต่อหลัก - ใช้ Web Part People เพื่อแสดงรายชื่อผู้ติดต่อที่สําคัญสําหรับทีมวิกฤติ ให้การเข้าถึงเอกสารที่ง่ายดาย - ใช้ Web Part ไลบรารีเอกสารเพื่อให้เข้าถึงทรัพยากรและเอกสารของแผนกได้อย่างรวดเร็ว รีวิวกิจกรรมไซต์ทีมล่าสุด - ใช้ Web Part กิจกรรมของไซต์เพื่อดูเนื้อหาที่เข้าถึงล่าสุดโดยสมาชิกทีมอื่น มอบการเข้าถึงไปยังสื่อการเรียนรู้และทรัพยากรอื่นๆ - ใช้ Web Part ลิงก์ด่วนเพื่อเรียบเรียงรายการทรัพยากรภายในและภายนอกของหน่วยงาน

กําหนด ลักษณะของไซต์ การ นําทางของไซต์ Web Part และเนื้อหาของคุณให้เหมาะสมกับความต้องการของผู้ชมและขององค์กร เมื่อทําการกําหนดเอง ให้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าไซต์อยู่ในโหมดแก้ไขโดยการเลือก แก้ไขที่ ด้านขวาบนของไซต์ ขณะที่คุณทํางาน บันทึกเป็นแบบร่าง หรือ ประกาศการเปลี่ยนแปลงอีกครั้ง เพื่อให้การแก้ไขปรากฏแก่ผู้ชม

1. ใช้ Web Part Hero เพื่อเน้นโปรโตคอลในภาวะวิกฤต การอัปเดตสถานการณ์ และแหล่งข้อมูลที่มีประโยชน์

1. เริ่มต้นด้วยการเลือก Web Part Hero และเลือก แก้ไขคุณสมบัติ ( )
2. จากนั้น เลือกตัวเลือก ชั้น และ ไทล์ ที่เหมาะกับความต้องการขององค์กรมากที่สุด

ดูเค้าโครงต่างๆ และเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการแก้ไข Web Part Hero

2. ใช้ Web Part ข้อความเพื่อให้ข้อมูลที่เป็นประโยชน์กับทีม

1. เริ่มด้วยการเลือก Web Part ข้อความ แล้วเลือก แก้ไขคุณสมบัติ ( )
2. แก้ไขข้อความของคุณใน Web Part โดยตรง 

เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการแก้ไข Web Part ข้อความ

3. ใช้ Web Part ลิงก์ด่วนเพื่อให้การเข้าถึงทรัพยากรในภาวะวิกฤตเป็นเรื่องง่าย

1. นําทางไปยัง Web Part ลิงก์ด่วน เลือกลิงก์ แล้วเลือก แก้ไขคุณสมบัติ ( )
2. แก้ไขลิงก์ ชื่อเรื่อง ไอคอน และคําอธิบาย ถ้าจําเป็น
3. เมื่อต้องการเพิ่มลิงก์ ให้เลือก + เพิ่มลิงก์

ดูเค้าโครงอื่นๆ และเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการแก้ไข Web Part ลิงก์ด่วน

4. ใช้ Web Part People เพื่อแสดงรายชื่อผู้ติดต่อที่สําคัญสําหรับทีมวิกฤติ

1. เริ่มด้วยการลบ Web Part People พื้นที่ที่สํารองไว้
2. ค้นหา กล่องเครื่องมือ ( ) ทางด้านขวา เลือก ดู Web Part ทั้งหมด จากนั้นเลือกหรือลากแล้วปล่อย People จากรายการ Web Part
3. เลือก แก้ไขคุณสมบัติ ( )
4. ปรับเค้าโครงแล้วใส่ชื่อของบุคคลหรือกลุ่ม จากนั้นเลือกบันทึก

เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับ Web Part People

5. ใช้ Web Part ไลบรารีเอกสารเพื่อให้เข้าถึงทรัพยากรและเอกสารของแผนกได้รวดเร็ว

1. เมื่อต้องการเปลี่ยนมุมมองหรือแหล่งโฟลเดอร์สําหรับ Web Part ไลบรารีเอกสาร ให้เลือก แก้ไขคุณสมบัติ ( )
2. เมื่อต้องการแก้ไขโฟลเดอร์ไลบรารีเอกสาร ป้ายชื่อ เนื้อหา ให้นําทางไปยังไลบรารีใน เนื้อหาไซต์ ทําการแก้ไขของคุณ แล้วคุณจะเห็นการอัปเดตเนื้อหาใน Web Part

เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการแก้ไข Web Part ไลบรารีเอกสาร

6. ใช้ Web Part กิจกรรมของไซต์เพื่อให้มีข้อมูลล่าสุดเกี่ยวกับกิจกรรมของทีมอยู่เสมอ

1. เริ่มต้นด้วยการเลือก Web Part กิจกรรมของไซต์ และเลือก แก้ไขคุณสมบัติ ( )
2. ใส่ตัวเลขในกล่องเครื่องมือภายใต้ แสดงรายการจํานวนเท่านี้ในแต่ละครั้ง

เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้ Web Part กิจกรรมของไซต์

7. ใช้ Web Part ลิงก์ด่วนเพื่อเรียบเรียงรายการทรัพยากรภายในและภายนอกของหน่วยงาน

1. เริ่มด้วยการเลือก Web Part ลิงก์ด่วน แล้วเลือก แก้ไขคุณสมบัติ ( )
2. แก้ไขลิงก์ ชื่อเรื่อง ไอคอน และคําอธิบาย ถ้าจําเป็น
3. เมื่อต้องการเพิ่มลิงก์ ให้เลือก + เพิ่มลิงก์

เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้ส่วน ลิงค์ด่วน

กําหนดหน้าต่อไปนี้ภายในไซต์เอง

• อัปเดตล่าสุด - ให้ข้อมูลอัปเดตเกี่ยวกับวิกฤตการณ์ในปัจจุบันและการตอบสนองของทีมของคุณ กําหนดค่าหน้านี้เองโดยการแก้ไข Web Part ข้อความและคํากระตุ้นให้ดําเนินการ
• แผนโครงการ - ติดตามปัญหาที่อาจเกิดขึ้นกับโครงการ  กําหนดเทมเพลตรายการนี้เอง โดยการแก้ไขเขตข้อมูลข้อความของรายการ
• ตัวจัดกําหนดการเนื้อหา - จัดระเบียบเนื้อหาที่จะแชร์นําไปสู่เหตุการณ์ กําหนดค่ารายการนี้โดยการแก้ไขเทมเพลตรายการ

กําหนดลักษณะและการนําทางของไซต์

ก่อนที่คุณจะแชร์ไซต์ของคุณกับผู้อื่น ให้ตกแต่งไซต์ของคุณให้เสร็จสมบูรณ์โดยทําให้แน่ใจว่าผู้ใช้สามารถค้นหาไซต์ นําทางผ่านลิงก์และหน้าต่างๆ ได้อย่างง่ายดาย และเข้าถึงเนื้อหาบนไซต์ได้อย่างรวดเร็ว

• แก้ไขไลบรารีเอกสาร ด้วยการอัปเดตชื่อโฟลเดอร์และอัปโหลดทรัพยากร
• แก้ไขและ กําหนดการนําทางของไซต์เอง
• เปลี่ยนลักษณะของไซต์ของคุณโดยการกําหนดธีม โลโก้ เค้าโครงส่วนหัว และลักษณะของไซต์ของคุณ
• การเพิ่มหรือเอาหน้าไปยัง ไซต์นี้หรือการนําทางของ ไซต์นี้ ออกเพื่อให้รองรับเนื้อหาที่มีอยู่แล้ว
• เลือกเพื่อ เชื่อมโยงไซต์นี้กับไซต์ฮับภายใน องค์กรของคุณ หรือ เพิ่มไซต์นี้ไปยังการนําทางไซต์ฮับที่มีอยู่ถ้า จําเป็น

ขั้นตอนที่ 4: แชร์ไซต์ของคุณกับผู้อื่น

แชร์ไซต์ของคุณกับผู้อื่นหลังจากที่คุณได้กําหนดไซต์ของคุณเอง ตรวจทาน และเผยแพร่แบบร่างขั้นสุดท้ายแล้ว 

1. เลือก การตั้งค่า จากนั้นเลือก สิทธิ์สําหรับไซต์
2. จากนั้นเลือก เชิญบุคคล แล้วเลือก เพิ่มสมาชิกลงในกลุ่ม จากนั้นเลือก เพิ่มเพื่อให้ สิทธิ์การเข้าถึงเนื้อหาของไซต์ทีมอย่างเต็มที่ ทรัพยากรที่แชร์ เช่น ปฏิทิน Outlook ของทีม และสิทธิ์การแก้ไขไซต์
3. จากนั้นเลือก เชิญบุคคล จากนั้น แชร์ไซต์เท่านั้น จากนั้น บันทึก เพื่อแชร์ไซต์ แต่ไม่แชร์ทรัพยากรที่แชร์หรือสิทธิ์การแก้ไขไซต์

เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับ การจัดการการตั้งค่าไซต์ทีม ข้อมูลไซต์ และสิทธิ์

ขั้นตอนที่ 5: รักษาไซต์ของคุณ

หลังจากที่คุณสร้างและเปิดใช้ไซต์ของคุณ ขั้นตอนถัดไปที่สําคัญคือการรักษาเนื้อหาของไซต์ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีแผนที่จะอัปเดตเนื้อหาและ Web Part อยู่เสมอ 

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสําหรับการบํารุงรักษาไซต์:

• แผนสําหรับการบํารุงรักษาไซต์ - สร้างกําหนดการเพื่อตรวจทานเนื้อหาของไซต์บ่อยเท่าที่จําเป็นเพื่อให้แน่ใจว่าเนื้อหายังคงถูกต้องและเกี่ยวข้อง
• โพสต์ข่าวสารอย่างสม่ําเสมอ - เผยแพร่ประกาศ ข้อมูล และสถานะล่าสุดไปทั่วทั้งองค์กร  เรียนรู้วิธีการเพิ่มโพสต์ข่าวสาร บนไซต์ทีมหรือไซต์การติดต่อสื่อสาร และแสดงให้ผู้อื่นเห็นว่าใครจะโพสต์ประกาศ พวกเขาจะใช้ข่าวสารของ SharePoint ได้อย่างไร
• ตรวจสอบลิงก์และ Web Part - อัปเดตลิงก์และ Web Part อยู่เสมอเพื่อให้แน่ใจว่าคุณใช้ประโยชน์จากประโยชน์ทั้งหมดของไซต์ของคุณ
• ใช้การวิเคราะห์เพื่อปรับปรุงการมีส่วนร่วม - ดูการใช้งานไซต์โดยใช้ รายงานข้อมูลการใช้งาน ที่มีอยู่แล้วภายในเพื่อรับข้อมูลเกี่ยวกับเนื้อหายอดนิยม การเยี่ยมชมไซต์ และอื่นๆ
• ตรวจทานการตั้งค่าไซต์ของคุณเป็นระยะๆ - เมื่อคุณสร้างไซต์ใน SharePoint คุณสามารถ เปลี่ยนแปลงการตั้งค่า ข้อมูลไซต์ และสิทธิ์สําหรับ ไซต์ได้

ทรัพยากรการปรับแต่งเพิ่มเติม

เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับ การวางแผนการสร้าง และ การบํารุงรักษาไซต์ SharePoint

ดูเทมเพลตไซต์ SharePoint เพิ่มเติม