|
Proje zamanlamanızda değişiklikler yaptınız ve şimdi bitiş tarihi çok uzaklaştı. Projenin bitiş tarihini düzeltmek için, bitiş tarihini en çok etkileyen görevleri ayarlayın. Bu görevler projenin kritik yolunda yer alır. Bu proje yönetimi yönergeli kılavuzlar serisinde daha fazla makale bulmak için bkz. Project Yol Haritası. |
|---|
Başlamadan önce proje yönetimiyle ilgili ipuçları
Zamanlamanızda değişiklik yaparken bakmanız gereken üç etmen vardır: projenin maliyeti, teslimatların kapsamı ve zaman. Bunlar genellikle üçgen olarak gösterilir. Üçgenin bir noktasını, diğerlerini etkilemeden değiştiremezsiniz.
Burada, bunun projenizin bitiş tarihi için ne anlama geldiğini gösteren örnekler verilmiştir.
- Zamanlanan bitiş tarihini yerine çektiğinizde, maliyetlerin artması ve kapsamın azalması sonuçlarıyla karşılaşabilirsiniz.
- Projenin maliyetlerinin hiç değişmemesi üzerine plan yaparsanız, zamanlamanın uzaması ve kapsamın azalması sonucuyla karşılaşabilirsiniz.
- Teslim edilebilir öğelerin kapsamını veya sayısını artırırsanız, projeniz daha uzun sürebilir ve ek çalışanlar ya da kaynaklarla daha fazla paraya mal olabilir.
Proje yönetimini yeni kullanıyorsanız Bir projeyi ne kadar iyi planlarsanız planlayın, işler ters gidecektir. Sonradan işlerin çok daha kötüye gitmesindense, sorunları aramaya şimdiden başlayın.
Burada, projenizi izleme ve düzeltme konularına başlangıç yapmanın bazı yolları gösterilmiştir.
- Önce en önemli görevlere bakın Projenizdeki sorunları çözmeniz gerektiğinde bazı görevler diğerlerinden daha önemlidir. Zamanlamayı en çok etkileyen görevler kritik görevlerdir ve bunlar da en çok önem vermeniz gerekenlerdir.
- Projenizin doğru görünümünü alma Project'in projenizde neyin yanlış olduğunu çözmenize yardımcı olacak çok sayıda görünümü ve raporu vardır. Basit projelerde, Gantt grafiğini kullanarak bir gözünüzü dikkatle proje bitiş tarihiden ayırmayın. Karmaşık projelerdeyse, fark tablolarına veya kazanılan değer raporlarına bakın.
- Haftalık durum raporlarını alma kişilerin iş durumu raporlarını göndermesi kolay değildir. Durumu öğrenmenin kolay yolu haftalık ekip toplantılarıdır. Haftalığa göre daha sık durum bilgisi toplamak ters etki edebilir.
Deneyimli bir proje yöneticisiyseniz Uzun süredir proje yöneticisi olarak görev yaptınız, ancak şimdi bütçenin içinde kalmak için yakın izleme gerektiren bir projeyle karşı karşıyasınız.
Ayrıca, sponsorunuz da aylık bazda yönetim raporları istediğini söylüyor.
Burada, projenizi izleme, raporlama ve düzeltme konularına başlangıç yapmanız için birkaç şey gösterilmiştir.
- Projeniz için temel oluşturma Zamanlamanızı oluşturduktan sonra temel sürümü kaydedin. Taban çizgisi, projenizin özgün sürümü olup, bunu görevlerinizin ilerleme durumlarıyla karşılaştırmak için kullanabilirsiniz.
- Projenizin doğru görünümünü alma Project'in projenizde neyin yanlış olduğunu çözmenize yardımcı olacak çok sayıda görünümü ve raporu vardır. Projeler karmaşıklaştıkça, nelerin yanlış olduğunu görmek için fark tablolarına veya kazanılan değer raporlarına bakın.
- Haftalık durum raporlarını alma Projeler daha karmaşık hale gelince, haftalık durum raporlarını toplamak için daha karmaşık yöntemler kullanabilirsiniz. Ekip üyeleri durum bilgilerini bir SharePoint görev listesine girebilirler ve bu da Microsoft Project ile eşitlenebilir. Project Professional kullanıyorsanız, ekibinizden durum raporlarını toplamak için Project Web App'ı da kullanabilirsiniz. Haftalığa göre daha sık durum bilgisi almak ters etki edebilir.
- Kazanılan değer analizini anlama Kazanılan değer analizi, projenizin yolunda olup olmadığını belirlemenize yardımcı olur.
Projenizi izleyin
| Zamanlamanızın ilerleme durumunu izleme | Nerelerde sorun olduğunu öğrenmek için ekip üyelerinden gelen görev güncelleştirmelerini görüntüleyin. Gantt grafiğini kullanarak ilerleme durumunu hızlı şekilde izleyebilir veya karmaşık bir kazanılan değer çözümlemesi kullanabilirsiniz. Bu, projenizdeki çalışmanın beklendiği gibi ilerleyip ilerlemediğini görmenize yardımcı olur. |
| Projenizin nasıl zamanlandığını öğrenmek için görev zamanlama bilgilerini görüntüleme | Projenizin nasıl zamanlandığı hakkında bilgi edinin. Görev zaman çizelgesindeki değişikliklerin projenizin bitiş tarihini nasıl etkilediğini görebilirsiniz. |
| Projenizin kritik yolunu gösterme | Proje bitiş tarihinde en büyük etkisi olan görevleri gösterin. Zamanlamanızdaki sorunları düzeltmek için önce bu görevlere bakın. |
| Proje zamanlamanız için doğru görünümü seçme | Nerelerde sorun olabileceğini saptamak ve zamanlamada değişiklik yapmayı kolaylaştırmak için Project'teki görünüm ve raporları kullanın. |
| Temel ayarlama ve kaydetme | İzlemeye başlamak için, gelecekteki ilerleme durumuyla karşılaştırmak üzere yeni bir temel başlatın. |
| Olası sorunları gösteren bir rapor görüntüleme | Projenin ilerleme durumunu gösteren grafik raporlar oluşturup özelleştirebilirsiniz. Bu raporları Project'te görüntüleyebilir ya da PowerPoint, Word veya Excel gibi başka uygulamalara aktarabilirsiniz. |
| Kazanılan değer çözümlemesini kullanarak sorunları bulma | Kazanılan değer, “Bu projede tamamlanan çalışma miktarına bakarsak, ne kadar para harcamış olmamız gerekiyordu?” veya "Zamanında bitirebilecek miyiz?" gibi soruları yanıtlayabilmenizi sağlar. |
Sorunları düzeltme
| Başlangıç tarihini veya bitiş tarihini değiştirme | Geçerli planın tarihinden önceki bir tarihte başlayan veya biten bir tarih seçin. Bu, projeniz için bir seçenekse, önce başlangıç tarihini değiştirmeyi deneyin. |
|---|---|
| Görev süresini değiştirme | Bitiş tarihine uymak için görev sürelerini kısaltabilirsiniz. Proje bitiş tarihi üzerinde en çok etkisi olan kritik görevlerin sürelerini kısaltmaya dikkat edin. |
| Bir görevdeki çalışmayı yeniden atama | Aynı anda çok fazla atamada çalışanlar varsa, Project'in kaynak atamalarını seviyelendirerek çalışmayı daha eşit dağıtmasını sağlayabilirsiniz. |
| Görevi bölme | Tek bir görevi, farklı kaynaklar tarafından aynı anda üzerinde çalışabilecek birden çok öğeden oluşuyorsa bölebilirsiniz. Kritik bir yol görevini farklı atamalarla bu farklı öğelere bölerseniz, bitiş tarihini karşılayabilirsiniz. |
| Projenize ek kişiler ekleme | Bitiş tarihini uzatmaya zorlayan görevlerde çalışacak kişiler ekleyebilirsiniz. |
| Bir kişiyi ekipten çıkarma | Görevlerden kişileri kaldırmak, projenin bitiş tarihini getirmenin başka bir yoludur. Bir görevde çok fazla kişi veya yanlış kişiler olması iletişim sorunlarına yol açabilir ve bu da görev süresini uzatabilir. |
| Proje takviminin çalışma günlerini değiştirme | Kişilerin çalışma takvimlerini değiştirerek projenin bitiş tarihini yerine çekebilirsiniz. Kişilerin zamanlamalarına ek iş günleri ekleyebilir veya fazla mesai yapmalarını sağlayabilirsiniz. |
| Project forumunda soru sorun | Project ile ilgili sorularınıza uzmanlardan yanıt alabilirsiniz. Answers.com adresindeki Project forumunda, sorularınızı yanıtlamaya hazır Project danışmanlarının yanı sıra deneyimli kullanıcılar da bulunur. |
| Project bilgilerini iletme | Bir kişinin zamanlamasında değişiklik yaptıktan sonra, bilgilerin kaybolmaması için bu değişiklikleri bildirin. |
| Bir projeyi yönetirken kararların sonuçlarını anlama | Projedeki herhangi bir değişikliğin zaman, para veya kapsam açısından bir bedeli vardır. Bunlar, Project planınızı takip etmek için her gün hokkabazlık yaptığınız faktörlerdir. Bu kısıtlamalarla çalışmayı öğrenin. |
| Project görevleri nasıl zamanlar | Project, zamanlamanızda ayarlama yaptıkça, görevler beklenmedik şekilde yer değiştirebilir. Project’in güçlü zamanlama altyapısının ardındaki büyük “Neden?” sorusunu anlamalısınız. |