Одночасна робота над книгами Excel з іншими користувачами в режимі співавторства

Застосовується до
Excel для Microsoft 365 Excel для Microsoft 365 для Mac Excel для iPad Excel Web App Excel для iPhone Excel для планшетів Android Excel для телефонів Android

Ви можете відкрити одну й ту саму книгу в Excel одночасно зі своїми колегами й працювати над нею разом. Це називається співавторством. У режимі співавторства можна швидко переглядати зміни один одного за лічені секунди. У деяких версіях програми Excel елементи, вибрані іншими користувачами, відображаються різними кольорами. Якщо використовується версія Excel, яка підтримує співавторство, можна вибрати пункт Спільний доступ у верхньому правому куті, ввести адреси електронної пошти, а потім вибрати розташування в хмарі. Якщо вам потрібні докладніші відомості, наприклад про те, які саме версії підтримуються й де можна зберігати файл, перегляньте відповідні покрокові вказівки в цій статті.

Примітка.

Ця функція доступна, лише якщо у вас є передплата на Microsoft 365. Якщо ви – передплатник Microsoft 365subscriber, переконайтеся, що маєте найновішу версію Office.

Придбати або спробувати Microsoft 365

Перш ніж використовувати режим співавторства в класичній програмі Excel для Windows, спочатку переконайтеся, що у вас є все необхідне. Після цього потрібно виконати кілька кроків, щоб працювати в режимі співавторства з іншими користувачами.

Компоненти, необхідні для співавторства

Крок 1. Передавання книги

За допомогою браузера передайте або створіть нову книгу у OneDrive, OneDrive для бізнесу або бібліотеці SharePoint Online. Зверніть увагу, що локальні сайти SharePoint (не розміщені в корпорації Майкрософт) не підтримують співавторство. Якщо ви не знаєте, який із них використовуєте, зверніться до відповідального за ваш сайт або до ІТ-відділу.

Крок 2. Надання спільного доступу

  1. Якщо ви передали файл, виберіть ім'я файлу, щоб відкрити його. Книга відкриється в новій вкладці браузера.
  2. У верхньому правому куті виберіть Редагування (або Перегляд) >Відкрити в класичній програмі.
  3. Коли файл відкриється в класичній програмі Excel, може відобразитися жовта панель із написом Файл у безпечному поданні. У такому разі натисніть кнопку Увімкнути редагування .
  4. У верхньому правому куті натисніть кнопку Спільний доступ .
  5. Введіть адреси електронної пошти в полі адреси. Розділяйте кожну з них крапкою з комою або підтвердьте адреси в розкривному списку під час їх введення.
  6. За замовчуванням усі одержувачі зможуть редагувати книгу, однак ви можете змінити настройки, вибравши параметр Можна редагувати .
  7. За потреби додайте необов'язкове повідомлення для одержувачів.
  8. Виберіть додати зведення файлу з Copilot , щоб отримати довідку з опису документа. 
  9. Натисніть кнопку Додати , щоб надіслати його.

Примітка.

Якщо ви хочете надіслати посилання самостійно, не натискайте кнопку Додати . Натомість у верхньому правому куті документа виберіть пункт Поділитися>копіювати посилання.

Крок 3. Відкриття книги іншими користувачами

Якщо натиснути кнопку Спільний доступ , користувачі отримають повідомлення електронної пошти із запрошенням відкрити файл. Вони можуть вибрати посилання, щоб відкрити книгу. Може відкритися браузер, і книга може відкритися в вебпрограма Excel. Якщо вони хочуть використовувати класичну програму Excel для співавторства, вони можуть вибрати Редагування (або Перегляд) >Редагувати в класичній програмі. Проте знадобиться версія Excel, що підтримує функцію співавторства. Excel для Android, Excel для iOS, Excel Mobile та Excel для Microsoft 365 підтримують співавторство. Якщо в них немає підтримуваної версії, вони можуть редагувати її в браузері.

Примітка.

Якщо дитина використовує найновішу версію Excel, PowerPoint або Word є ще простіший спосіб, вони можуть вибратиПункт Відкритифайл> і вибрати Елемент Мені надано доступ.

Крок 4. Робота в режимі співавторства з іншими користувачами

Відкрийте файл в Excel і переконайтеся, що у верхньому лівому куті вікна активовано автозбереження. Коли інші користувачі відкриють файл, ви зможете працювати разом. Про те, що використовується режим співавторства, свідчать зображення користувачів у верхньому правому куті вікна Excel. (Замість них можуть також відображатися ініціали або буква "Г", що позначає гостя.)

People піктограми, коли інші користувачі працюють у режимі співавторства, вони відображатимуться тут

Ось кілька порад щодо співавторства:

  • Елементи, які виділили інші користувачі, можуть відображатися різними кольорами. Це трапляється, якщо вони використовують абонентів Excel для Microsoft 365, вебпрограма Excel, Excel для Android, Excel Mobile або Excel для iOS. Якщо використовується інша версія, вибрані вами дані не відображатимуться, але їхні зміни відображатимуться під час роботи.
  • Якщо вибрані іншими користувачами елементи позначаються, вони виділяються різними кольорами (синім, фіолетовим тощо). Однак ті, що вибрали ви, завжди позначатимуться зеленим кольором. А на екранах інших користувачів власний вибір також буде зеленим. Якщо ви втратите дані про те, хто є, наведіть курсор на виділений фрагмент, і ім'я особи буде показано. Якщо потрібно перейти до місця, де працює хтось, виберіть його зображення або ініціали, а потім виберіть параметр Перейти до .

Пошук попередніх версій файлу в Excel для Microsoft 365

Виберіть Банкверсійвідомостей про>файл>. Потім знайдіть у списку минулу версію та виберіть її, щоб відкрити. Якщо потрібно відновити поточну версію, зачекайте, доки інші користувачі більше не працюватиме в режимі співавторства, а потім виберіть її, щоб відновити до цієї версії. Докладні відомості про версії див. в статті Перегляд історичних версій файлів Microsoft 365.

Потрібно, щоб дозволи надавалися на рівні сайту, а не окремих документів.

Що таке автоматичне збереження?

У Excel для Microsoft 365 абонентів ви можете помітити автозбереження у верхньому лівому куті. Функція автозбереження активується, якщо файл зберігається в SharePoint Online або в сховищі OneDrive чи "OneDrive для бізнесу". Зміни автоматично зберігаються в хмарі під час роботи. Якщо над тим самим файлом працюють інші користувачі, функція автозбереження дає їм змогу переглядати внесені зміни за лічені секунди. Докладні відомості про автозбереження див. в статті Що таке автозбереження? включно з причинами, з яких вона може бути доступною або недоступною.

Чому з’являється повідомлення "Файл заблоковано"?

Ця помилка може виникати з багатьох причин. Найімовірніше, вона стається, коли хтось відкриває файл у версії Excel, що не підтримує співавторство. Якщо це робить лише одна особа, усі інші користувачі отримають повідомлення про помилку "заблоковано", навіть якщо всі інші користувачі використовують версію Excel, яка підтримує співавторство.

Версії Excel, які підтримують співавторство:

  • Excel для Microsoft 365*
  • Excel для Microsoft 365 для Mac*
  • Інтернет-версія Excel
  • Excel для Android
  • Excel для iOS
  • Excel Mobile

* Щоб використовувати співавторство в цій версії, потрібно інсталювати найновішу версію Excel для Microsoft 365 та ввійти в обліковий запис передплати Microsoft 365. Зверніть увагу: якщо у вас робочий або навчальний обліковий запис, можливо, у вас ще немає версії, яка підтримує співавторство. Можливо, адміністратор не надав останню версію для інсталяції.

Якщо повідомлення про помилку "заблоковано" не зникло, див. статтю Файл Excel заблоковано для редагування , щоб отримати додаткові способи вирішення цієї проблеми.

Чому не відображаються вибрані іншими користувачами параметри?

Вибрані іншими користувачами кольори можна переглядати різними кольорами, але лише якщо ви та інші користувачі використовуєте Excel для Microsoft 365 абонентів, вебпрограма Excel, Excel для Android, Excel Mobile або Excel для iOS. Крім того, якщо користувачі використовують Excel для Microsoft 365 абонентів, усім користувачам потрібно ввімкнути функцію автозбереження, щоб побачити кольорові параметри.

Якщо ви використовуєте Excel для Microsoft 365, вебпрограма Excel, Excel для Android або Excel для iOS, а вибрані елементи інших користувачів не відображаються, зачекайте кілька секунд. Якщо ви все одно не бачите вибраного користувача, переконайтеся, що він використовує Excel для Microsoft 365, вебпрограма Excel, Excel для Android або Excel для iOS. Якщо використовується інша версія, наприклад Excel Mobile, вибрані вами варіанти не відображатимуться. Однак будь-які зміни, які вони вносять, відображатимуться майже миттєво. Крім того, якщо вони використовують попередню версію Excel, вони не зможуть редагувати файл одночасно з вами, і ви не зможете побачити їх вибір.

Чому не відображаються зміни інших користувачів?

Щоб співпрацювати з колегами та бачити їхні зміни, усі учасники мають використовувати версію Excel, що підтримує співавторство. Excel для Android, абоненти Excel Mobile та Excel для Microsoft 365 excel для iOS – це версії, які зараз підтримують співавторство. Якщо у них немає підтримуваної версії, вони завжди можуть використовувати вебпрограма Excel у своєму браузері. Якщо проблема не зникне, спробуйте виконати одну або кілька з цих дій:

  • Зачекайте одну-дві хвилини. Іноді обмін даними між програмою Excel і хмарою може тривати кілька хвилин.
  • Скажіть всім, чи відображається кнопка Увімкнути редагування .
  • Переконайтеся, що в усіх, хто працює в Excel для Microsoft 365 абоненти, увімкнуто функцію автозбереження у верхньому лівому куті вікна Excel.
  • Якщо ви використовуєте OneDrive для синхронізації файлів, переконайтеся, що її не призупинено, і переконайтеся, що файли та папки комп'ютера синхронізуються з OneDrive.
  • Переконайтеся, що в тих користувачів, які працюють у програмі Excel для Android, активовано автозбереження. Щоб увімкнути цей параметр, торкніться піктограми "Файл".>Автозбереження.
  • Переконайтеся, що в тих користувачів, які працюють у програмі Excel для iOS, активовано автозбереження. Вони можуть увімкнути його, натиснувши кнопку "Файл"автозбереження>.
  • Переконайтеся, що файл доступний не лише для читання.
  • На ПК з Windows відкрийте файл і перейдіть до розділу Відомості про файл>. Виправте всі помилки, які можуть тут відображатися.

Вони можуть відображатися, якщо хтось із користувачів використовує функцію Excel, яка наразі не повністю підтримує співавторство в Excel. Через це режим співавторства може тимчасово вимкнутися. Якщо у вас немає незбережених змін, просто натисніть кнопку Оновити. Якщо у вас є незбережені зміни, які не потрібно зберігати, можна вибрати скасувати зміни. Для елементів, які потрібно зберегти, виберіть зберегти копію та збережіть файл під іншим іменем. Потім виберіть і скопіюйте зміни, які потрібно залишити. Нарешті, один останній крок – знову відкрийте вихідний файл у хмарі та вставте зміни знову.

Що відбувається, коли два користувачі вносять зміни до одного й того ж елемента?

Загалом остання зміна, збережена за допомогою кнопки Зберегти або автоматично за допомогою функції автозбереження, – це та, що "виграє". Є деякі винятки з цього, але це, як правило, як це працює. Якщо не потрібно конфліктувати з іншими користувачами, призначте області або аркуші кожному користувачу. Ви можете пояснити ці завдання, надіславши посилання, або зробити завдання очевидними в самій книзі, помістивши імена людей у клітинки заголовків або назвавши аркуші іменами користувачів.

Пам'ятайте: якщо ви синхронізуєте файли за допомогою OneDrive, зміни, внесені під час роботи в автономному режимі, не об'єднуватимуться, доки комп'ютер знову не буде підключено до Інтернету. Щойно ви це зробите, усі ваші зміни буде відразу об’єднано.