Створення розкривного списку

1. На новому аркуші введіть записи, які мають відображатися в розкривному списку. В ідеалі елементи списку потрібно розташувати в таблиці Excel. Якщо це не так, ви можете швидко перетворити свій список на таблицю, вибравши будь-яку клітинку в діапазоні та натиснувши клавіші Ctrl+T.
   

   Примітка.

   • Не знаєте, навіщо розміщувати дані в таблиці? Завдяки цьому, коли ви додаватимете до таблиці елементи або вилучатимете їх, усі створені на її основі розкривні списки автоматично оновлюватимуться. Не потрібно нічого робити.
   • Тепер потрібно відсортувати дані в діапазоні або таблиці в розкривному списку.

2. На аркуші виберіть клітинку для розкривного списку.

3. Перейдіть на вкладку " Дані " на стрічці, а потім виберіть "Перевірка даних".

   Примітка.

   Якщо не вдається вибрати перевірку даних, можливо, аркуш захищено або до нього надано спільний доступ. Розблокуйте окремі області захищеної книги або скасуйте спільний доступ до аркуша, а потім виконайте крок 3 ще раз.

4. На вкладці Параметри в списку Тип даних виберіть пункт Список.

5. Виберіть у полі "Джерело ", а потім виберіть діапазон свого списку. Ми розмістимо список "Міста" в клітинках A2:A9. Зверніть увагу, що рядок заголовка не входить до вибраного діапазону, тому що він не має відображатися в списку доступних варіантів:
   

6. Щоб користувачі могли залишати клітинку пустою, установіть прапорець "Ігнорувати пусті клітинки".

7. Установіть прапорець Список припустимих значень.

8. Перейдіть на вкладку " Введення повідомлення ".

   • Якщо потрібно, щоб під час виділення клітинки відображалося повідомлення, установіть прапорець Відображати підказку, коли клітинку вибрано , а потім у відповідні поля введіть заголовок і текст повідомлення (до 225 символів). Якщо це не потрібно, зніміть прапорець.
     

9. Перейдіть на вкладку "Оповіщення про помилку ".

   • Якщо потрібно, щоб відображалося повідомлення, коли користувачі вводитимуть відсутні в списку дані, установіть прапорець Відображати повідомлення про помилку, у полі Вид виберіть потрібний параметр, а потім введіть заголовок і текст повідомлення. Якщо це не потрібно, зніміть прапорець.
     

10. Не знаєте, який параметр вибрати в полі Вид?

    • Щоб відображати повідомлення, яке не запобігає введенню відсутніх у розкривному списку даних, виберіть "Інформація " або " Попередження". Information will show a message with this icon , а якщо натиснути кнопку "Попередження ", відобразиться повідомлення з такою піктограмою: .

    • Щоб заборонити користувачам вводити відсутні в розкривному списку дані, виберіть "Стоп".

      Примітка.

      Якщо заголовок і текст не введено, за промовчанням використовується заголовок «Microsoft Excel» і повідомлення «Введене значення неправильне. У цю клітинку можна вводити обмежений набір значень».

Щоб пришвидшити введення даних, ви можете обмежити значення, які можна додати до клітинки, створивши розкривний список. Це також гарантує узгодженість даних.

Спочатку створіть список припустимих записів на аркуші й відсортуйте або перевпорядкуйте їх у потрібному порядку. Потім ці записи можна додати до даних розкривного списку. Якщо список невеликий, ви можете легко переглянути його та ввести записи безпосередньо в засобі перевірки даних.

1. Щоб створити список припустимих записів розкривного списку, введіть їх в одному стовпці або рядку аркуша без пустих клітинок.

2. Виберіть клітинки, у які потрібно вводити дані.

3. На вкладці "Дані" в розділі "Знаряддя" виберіть "Перевірка даних" або "Перевірка".

   Примітка.

   Якщо команда перевірки недоступна, можливо, аркуш захищено або до книги надано спільний доступ. Якщо аркуш захищено або до книги надано спільний доступ, змінити параметри перевірки даних не можна. Відомості про те, як захистити книгу, див. в цій статті.

4. Перейдіть на вкладку «Параметри », а потім у спливаючому меню «Дозволити » виберіть «Список».

5. Виберіть у полі "Джерело ", а потім на аркуші виберіть свій список припустимих записів.
   Діалогове вікно згорнеться, щоб ви могли зручніше переглянути аркуш.

6. Натисніть клавішу Return або виберіть Expand Data), щоб відновити діалогове вікно, а потім натисніть кнопку OK.

   Порада.

   • Також можна ввести значення через кому безпосередньо в поле "Джерело ".
   • Щоб змінити список припустимих записів, просто змініть значення в списку джерел або виберіть інший діапазон у полі Source (Джерело).
   • Ви можете вказати власне повідомлення про помилку, яке з’являтиметься, коли користувачі вводитимуть неприпустимі дані. На вкладці "Дані " натисніть кнопку "Перевірка даних " або "Validate" (Перевірити), а потім виберіть вкладку "Error Alert" (Повідомлення про помилку ).

Додаткові відомості

Застосування перевірки даних до клітинок

1. На новому аркуші введіть записи, які мають відображатися в розкривному списку. В ідеалі елементи списку потрібно розташувати в таблиці Excel.

   Примітка.

   • Не знаєте, навіщо розміщувати дані в таблиці? Завдяки додаванню або вилученню елементів до таблиці розкривні списки, створені на її основі, автоматично оновлюватимуться. Не потрібно нічого робити.
   • Радимо також відсортувати дані в порядку, у якому вони мають відображатися в розкривному списку.

2. На аркуші виберіть клітинку, яка має містити розкривний список.

3. Перейдіть на вкладку "Дані" на стрічці, а потім виберіть "Data Tools Data Validation" (Знаряддя> даних).

4. На вкладці Параметри в списку Тип даних виберіть пункт Список.

5. Якщо ви вже створили таблицю із записами розкривного списку, виберіть їх у полі "Джерело ", а потім виберіть і перетягніть клітинки з цими записами. Не додавайте клітинку заголовка. Виберіть лише клітинки, які мають відображатися в розкривному списку. Також можна просто ввести список записів у полі "Джерело ", розділяючи його крапкою з комою:
   Фрукти;Овочі;Хлібні злаки;Молочні продукти;Закуски

6. Щоб користувачі могли залишати клітинку пустою, установіть прапорець "Ігнорувати пусті клітинки".

7. Установіть прапорець Список припустимих значень.

8. Перейдіть на вкладку " Введення повідомлення ".

   • Якщо потрібно, щоб під час виділення клітинки відображалося повідомлення, установіть прапорець Показати повідомлення , а потім у відповідні поля введіть заголовок і текст повідомлення (до 225 символів). Якщо це не потрібно, зніміть прапорець.

9. Перейдіть на вкладку "Оповіщення про помилку ".

   • Якщо потрібно, щоб відображалося повідомлення, коли користувачі вводитимуть відсутні в списку дані, установіть прапорець Показувати оповіщення, у полі Тип виберіть потрібний параметр, а потім введіть заголовок і текст повідомлення. Якщо це не потрібно, зніміть прапорець.

10. Натисніть кнопку OK.

Створивши розкривний список, переконайтеся, що він працює належним чином. Наприклад, перевірте, чи ширина стовпців та висота рядків змінились достатньо, щоб відображати всі записи. Щоб дізнатися, як змінити варіанти в розкривному списку, див. статтю Додавання або вилучення елементів розкривного списку. Щоб дізнатися, як видалити розкривний список, див. статтю Видалення розкривного списку.

Почніть роботу з Excel безкоштовно в Інтернеті.