Змінення подання SharePoint за допомогою фільтрування

Фільтри зменшують кількість повернених даних за допомогою операторів (наприклад, "більше" або "менше") і зіставлення даних. Коли ви створите відфільтроване подання, перший індексований стовпець у виразі фільтра має максимально зменшити набір даних. Наприклад, зазвичай фільтрування за полем стану або дати допомагає максимально зменшити кількість повернених даних. Якщо ви отримали 15 000 елементів, додайте перший індекс, який повертатиме менше 5000 елементів. Навіть якщо ваш набір даних містить не більше 5000 елементів, це все одно доцільно.

SharePoint вибирає перший індексований стовпець у запиті, а потім за допомогою решти стовпців вибирає дані. Інші стовпці, указані у фільтрі подання, можуть або не індексуватися. Ці індекси не використовуються в поданні, навіть якщо результат відфільтрованого подання повертається менше, ніж граничне значення подання списку.

Наприклад, у вас є запит: розмір = великий AND колір = червоний. У списку колір індексовано, а розмір – ні. Якщо "червоних" елементів менше 5000, запит успішно виконається у великому списку. Однак, якщо ваш запит – "розмір = великий OR колір = червоний", хоча база даних може знайти всі червоні елементи, вона має перевірити цілий список, щоб знайти всі великі елементи. Якщо результатів більше 5000 елементів, запит обмежується.

Якщо у виразі фільтра використовується кілька стовпців, визначальний індекс або індекси мають використовувати оператор AND. Наприклад, якщо потрібні результати щодо собак із великого списку тварин. У вас є неіндексований стовпець "Вид", у якому використовується значення "Собака". Якщо просто надіслати запит "Вид = Собака", запит буде обмежено. Однак, якщо у вас є індексований стовпець "Клас", ваш запит матиме вигляд "Клас = Ссавці AND Вид = Собака". Ви також можете знайти котів і собак за допомогою запиту "Клас = Ссавці AND (Вид = Собака OR Вид = Кіт)". За другим запитом вибираються всі ссавці, а потім фільтруються собаки та коти.

Якщо стовпці, які ви використовуватимете для фільтрування, не містять індексів, спочатку створіть індекси. Докладні відомості див. в статті Додавання індексу до стовпця SharePoint.

За допомогою стовпців можна фільтрувати дані в списку, який створює подання. Потім можна відредагувати подання та видалити фільтри. Приховані стовпці також можна використовувати для сортування списку, навіть якщо вони не відображаються.

Створення подання

Відкрийте список або бібліотеку, де потрібно створити подання.

1. Клацніть заголовок стовпця, за яким потрібно відфільтрувати дані, і в параметрах меню виберіть Фільтр.

   

2. В області фільтра, яка відкриється в правій частині сторінки, виберіть значення стовпців, за якими потрібно відфільтрувати список. Завершивши, натисніть кнопку Застосувати .
   
   
   
   Тепер слід помітити, що поруч із заголовком стовпця відображається піктограма фільтра, яка вказує на те, що список фільтрується за значеннями в цьому стовпці.
   
   
   
   Щоб дізнатися більше про область фільтрів і про те, як фільтрувати дані за значеннями, які зберігаються в кількох різних стовпцях, див. статтю Що таке область фільтрів списку та бібліотеки?

3. Повторіть кроки 1 і 2 для всіх інших стовпців, за якими потрібно відфільтрувати дані.

4. Погляньте на меню Подання у верхньому правому куті списку або бібліотеки. Слід помітити ім'я поточного подання зірочкою (*), яка вказує на те, що подання незбережене. Щоб створити нове подання, виберіть ім'я поточного подання, а потім у параметрах меню виберіть Зберегти подання як.
   
   

5. У полі "Зберегти як", що з'явиться, введіть нове ім'я подання. (Якщо потрібно, щоб подання могли бачити всі користувачі, залиште вибраним пункт Зробити це загальнодоступним поданням . В іншому разі зніміть цей прапорець, щоб подання було видимим лише вам.) Натисніть кнопку Зберегти, щоб створити нове подання.
   
   
   
   Тепер має з'явитися відфільтровано подання списку або бібліотеки з призначеним іменем.

   Примітка.: Ви можете відфільтрувати список або бібліотеку, не зберігаючи їх як подання. 

Видалення фільтра

Поточні фільтри відображаються під назвою списку. Щоб видалити фільтр, просто виберіть фільтр під назвою списку. Щоб видалити всі фільтри одночасно, виберіть очистити фільтри праворуч.  

Змінення подання

Відкрийте список або бібліотеку, де потрібно створити подання.

1. Внесіть додаткові зміни в подання, наприклад сортування, групування або додавання додаткових фільтрів.

2. Виконайте вказівки, наведені на кроках 3 та 4 вище, але цього разу не змінюйте ім'я подання. Натисніть кнопку Зберегти. Буде оновлено наявне подання.

Змінення подання в класичному редакторі подання

1. Прокрутіть униз до розділу Фільтри та виберіть пункт Відображати елементи, лише якщо виконується наведене нижче значення.

2. Додайте інструкції, щоб визначити стовпець або стовпці, за якими потрібно відфільтрувати дані.

   

   Якщо у вас є оператори Or , спочатку вкажіть їх. Потім додайте будь-які необхідні інструкції .

3. Якщо потрібно додати ще один запис до визначення фільтра, виберіть пункт Показати інші стовпці в нижньому правому куті. Визначення фільтра може містити до 10 інструкцій.

   

4. Коли все буде готово, натисніть кнопку OK у верхній або нижній частині сторінки, щоб зберегти подання.

   Сторінка Редагування подання закриється та замінюється визначеним поданням.

Щоб швидко відфільтрувати подання з великою кількістю елементів, перший стовпець у фільтрі потрібно проіндексувати. Для інших стовпців, указаних у фільтрі, ця умова не обов’язкова, адже ці індекси не застосовуватимуться в поданні. Перший стовпець фільтра має повертати кількість елементів, меншу за граничне значення подання списку.

Якщо перший стовпець фільтра повертає кількість елементів, більшу за граничне значення подання списків, ви можете скористатися фільтром із двома або більше стовпцями. Під час визначення відфільтрованого подання з двома або більше стовпцями застосовуйте оператор І, щоб обмежити загальну кількість повернених елементів. Проте навіть у цьому випадку першим стовпцем у фільтрі потрібно вказати той, який, найімовірніше, поверне меншу кількість даних. Фільтр Або майже завжди збільшує кількість повернених елементів, тому він неефективний за цих обставин.

Докладні відомості про подання див. в статті Створення, змінення та видалення подання списку або бібліотеки.

Є два ключові слова, які можна використовувати для фільтрування за поточним днем [Сьогодні] або поточним користувачем [Я]. Вони динамічні, коли змінюються разом із користувачем або датою.

Ключове слово [Я] може допомогти, якщо потрібно переглянути список своїх документів у великій бібліотеці. Воно виконує пошук на основі стовпців, пов’язаних із користувачами, як-от "Автор" або "Автор змін". Наприклад, щоб переглянути всі документи, які ви створили, налаштуйте фільтр, задавши стовпцю "Автор" значення [Я]. Якщо ви редактор і хочете переглянути останні файли, з якими працювали, налаштуйте фільтр, установивши для стовпця "Автор змін" значення [Я]. Щоб переглянути створені та відредаговані файли, додайте два фільтри та з’єднайте їх оператором Або.

Ключове слово [Сьогодні] працює на основі стовпців дат. За допомогою математичних формул ви можете визначити діапазони, які змінюються із сьогоднішньою датою. Наприклад, щоб переглянути всі документи, змінені за останні 30 днів, ви можете створити фільтр на основі стовпця "Дата", вибравши умову "більше або дорівнює" та встановивши значення "[Сьогодні] – 30". Щоб залишити поточний день, налаштуйте другий фільтр на основі стовпця "Дата", вибравши умову "менше", установивши значення [Сьогодні] і вказавши оператор І.

Ви можете відфільтрувати список SharePoint зі стовпцем метаданих. 

Додавання стовпця метаданих до списку

Перейдіть до списку та виберіть +Додати стовпець.

Натисніть кнопку Додатково... виберіть перемикач Керовані метадані , а потім натисніть кнопку OK.

Крім того, створивши стовпець керованих метаданих і додаючи елементи до списку, можна застосувати позначки метаданих, клацнувши піктограму позначки в області редагування елемента списку.

Застосування позначок метаданих в області подання дерева .

Фільтр за тегами керованих метаданих

1. Виберіть піктограму фільтра , щоб отримати доступ до області фільтрів.

   

   Примітка.: У розкривному списку у верхній частині області можна вибрати параметр Подання дерева , який надає ієрархічне подання термінів, пов'язаних із вибраним стовпцем.

2. Виберіть позначки метаданих, за якими потрібно відфільтрувати дані.

   

3. Крім того, якщо в стовпці Керовані метадані визначено принаймні 5 значень, виберіть посилання Переглянути все , щоб переглянути область фільтра.

   

4. Перевірте позначки метаданих, за якими потрібно відфільтрувати дані, і натисніть кнопку Застосувати.

Нижче наведено кілька рекомендацій для звичайних подань, які знадобляться під час роботи з індексованими стовпцями.

Щоб фільтрувати за	Слід індексувати	Приклад
Нещодавно змінені елементи	Стовпець Змінено	Щоб переглянути лише елементи, змінені за останній тиждень, застосуйте фільтр Змінено більше [Сьогодні]-7.
Нові елементи	Стовпець Створено	Щоб створити подання, використовуючи лише елементи, додані за останній тиждень, застосуйте фільтр Створено більше [Сьогодні]-7.
Мої елементи	Стовпець Автор	Щоб створити подання, використовуючи лише власні елементи, застосуйте фільтр Автор дорівнює [Я].
Елементи на сьогодні	Стовпець Дата завершення (який ви створили в списку або бібліотеці)	Щоб створити подання, використовуючи лише елементи, термін дії яких завершується сьогодні, застосуйте фільтр Дата завершення дорівнює [Сьогодні].
Оновлення дошки обговорень	Стовпець Останнє оновлення	Щоб створити подання, використовуючи лише обговорення, які було оновлено за останній місяць, застосуйте фільтр Останнє оновлення більше [Сьогодні]-30.
Архівування файлів у бібліотеці документів	Дата змінення	Щоб створити подання документів, які не змінювалися після 2016 року (які потім потрібно заархівувати), застосуйте фільтр Дата змінення менше 31 грудня 2016 р.
Пошук підмножини фінансових даних	Регіон, Рік (як два прості індекси)	Щоб створити подання фінансових даних для північно-східного регіону за 2015 рік, застосуйте фільтр Регіон дорівнює "ПС" І Рік дорівнює 2015, тому що стовпець Регіон, імовірно, матиме менше значень, ніж стовпець Рік.
Метадані	Стовпець керованих метаданих	Щоб створити подання керованих метаданих, застосуйте фільтр на основі позначок метаданих, визначених в областіфільтрів списку та бібліотеки. Докладні відомості див. в статті Область фільтрів списку та бібліотеки

Підтримувані типи стовпців Однорядковий текст Вибір (одне значення) Число Грошова одиниця Дата й час Особа або група (одне значення) Керовані метадані Так/Ні Підстановка

Непідтримувані типи стовпців Багаторядковий текст Вибір (кілька значень) Обчислюваний Гіперпосилання або зображення Настроювані стовпці Особа або група (кілька значень) Зовнішні дані

Фільтри зменшують кількість повернених даних за допомогою операторів (наприклад, "більше" або "менше") і зіставлення даних. Коли ви створите відфільтроване подання, перший індексований стовпець у виразі фільтра має максимально зменшити набір даних. Наприклад, зазвичай фільтрування за полем стану або дати допомагає максимально зменшити кількість повернених даних. Якщо ви отримали 15 000 елементів, додайте перший індекс, який повертатиме менше 5000 елементів. Радимо зробити це, навіть якщо в наборі даних менше ніж 5000 елементів.

SharePoint вибирає перший індексований стовпець у запиті, а потім за допомогою решти стовпців вибирає дані. Інші стовпці, указані у фільтрі подання, можуть або не індексуватися. Ці індекси не використовуються в поданні, навіть якщо результат відфільтрованого подання повертається менше, ніж граничне значення подання списку.

Наприклад, у вас є запит: розмір = великий AND колір = червоний. У списку колір індексовано, а розмір – ні. Якщо "червоних" елементів менше 5000, запит успішно виконається у великому списку. Однак, якщо ваш запит – "розмір = великий OR колір = червоний", хоча база даних може знайти всі червоні елементи, вона має перевірити цілий список, щоб знайти всі великі елементи. Якщо результатів більше 5000 елементів, запит обмежується.

Якщо у виразі фільтра використовується кілька стовпців, визначальний індекс або індекси мають використовувати оператор AND. Наприклад, якщо потрібні результати щодо собак із великого списку тварин. У вас є неіндексований стовпець "Вид", у якому використовується значення "Собака". Якщо просто надіслати запит "Вид = Собака", запит буде обмежено. Однак, якщо у вас є індексований стовпець "Клас", ваш запит матиме вигляд "Клас = Ссавці AND Вид = Собака". Ви також можете знайти котів і собак за допомогою запиту "Клас = Ссавці AND (Вид = Собака OR Вид = Кіт)". За другим запитом вибираються всі ссавці, а потім фільтруються собаки та коти.

Якщо стовпці, які ви використовуватимете для фільтрування, не містять індексів, створіть індекси. Докладні відомості див. в статті Додавання індексу до стовпця SharePoint.

Індексований стовпець можна додати під час створення або змінення подання, а потім за його допомогою фільтрувати дані. Перш ніж створити подання, ви можете додати більше стовпців до списку, щоб спростити сортування, групування та фільтрування даних. Сортувати й фільтрувати можна навіть за тими стовпцями в наборі даних, що не відображаються.

Створення подання

Відкрийте список або бібліотеку, де потрібно створити подання.

1. Перейдіть на вкладку Список або Бібліотека та натисніть кнопку Створити подання.
   
   

2. На сторінці Тип подання виберіть потрібне подання. Якщо ви не знаєте, який тип вам потрібен, виберіть елемент Стандартне подання.

   

3. Введіть ім’я подання.

   

4. Змініть веб-адресу подання або залиште стандартну. Її можна змінити пізніше.

5. У розділі Фільтр виберіть пункт Відображати елементи, для яких виконується така умова, а потім виберіть спосіб фільтрування елементів на основі одного з індексованих стовпців.

   Наприклад, щоб створити подання лише з елементів, змінених сьогодні, виберіть стовпець Змінено (індексовано) і умову дорівнює та введіть слово [Сьогодні].

   

   Примітка.: Якщо стовпці з надписом (індексовано) після імені відсутні, значить для цього списку або бібліотеки немає доступних індексованих стовпців. Спочатку потрібно створити простий або складений індекс.

6. Щоб обмежити кількість елементів, які відображаються на кожній сторінці, прокрутіть униз до пункту Гранична кількість елементів і встановіть значення Кількість показуваних елементів. Коли створюється подання, стандартна кількість показуваних елементів – 30.

   

7. Під час настроювання обмеження елементів на сторінці можна вибрати два параметри.

   • За допомогою параметра Відображати елементи блоками вказаного розміру (для поділу на сторінки) можна створити посторінкове відображення даних, у якому зручніше переглядати елементи в неінтерактивному режимі.

     Якщо кількість елементів перевищує граничне значення, вони відображаються по сторінках.

     

   • За допомогою параметра Вертати не більше вказаної кількості елементів можна встановити суворе обмеження, щоб повертати або не повертати всі результати операції фільтрування. Це може знадобитися, щоб протестувати подання, створити прототип або, наприклад, отримати лише перші значення в поданні.

8. Щоб переглянути всі відомості елементів списку у форматі вертикальної області, у розділі Стиль виберіть Область перегляду. Область перегляду – це один зі стилів подання, який ви можете вибрати в колекції Стиль, коли редагуєте або створюєте подання.

   

   Ви можете швидше переміщатися між даними, наводячи вказівник на заголовок елемента в області прокручування ліворуч на сторінці, щоб побачити всі значення стовпця поточного елемента у вертикальному списку в правій частині сторінки. Що менше відображено початкових даних, то швидше відображатиметься подання. Цей стиль також зручний, якщо список широкий або має багато стовпців і потребує горизонтальної прокрутки для перегляду даних.

   

9. Натисніть кнопку OK.

З поданням можна виконати більше дій, але цього достатньо, щоб переглянути дані, які перевищили граничне значення подання списку , якщо вас заблоковано. Крім того, можна сортувати або групувати за, установлювати підсумки, розгортати папки та оптимізувати перегляд подання за допомогою мобільного пристрою.

Змінення подання

Відкрийте список або бібліотеку, де потрібно створити подання.

1. Перейдіть на вкладку Список або Бібліотека , виберіть подання в розділі Поточне подання та натисніть кнопку Змінити подання.
   
   

2. Прокрутіть униз до розділу Подання та виберіть подання.

3. Після цього ви можете змінити параметри, як указано в кроках 5–9 у розділі Створення подання вище.

4. Натисніть кнопку OK.

Щоб швидко відфільтрувати подання з великою кількістю елементів, перший стовпець у фільтрі потрібно проіндексувати. Для інших стовпців, указаних у фільтрі, ця умова не обов’язкова, адже ці індекси не застосовуватимуться в поданні. Перший стовпець фільтра має повертати кількість елементів, меншу за граничне значення подання списку.

Якщо перший стовпець фільтра повертає кількість елементів, більшу за граничне значення подання списків, ви можете скористатися фільтром із двома або більше стовпцями. Під час визначення відфільтрованого подання з двома або більше стовпцями застосовуйте оператор І, щоб обмежити загальну кількість повернених елементів. Проте навіть у цьому випадку першим стовпцем у фільтрі потрібно вказати той, який, найімовірніше, поверне меншу кількість даних. Фільтр Або майже завжди збільшує кількість повернених елементів, тому він неефективний за цих обставин.

Докладні відомості про подання див. в статті Створення, змінення та видалення подання списку або бібліотеки.

Є два ключові слова, які можна використовувати для фільтрування за поточним днем [Сьогодні] або поточним користувачем [Я]. Вони динамічні, коли змінюються разом із користувачем або датою.

Ключове слово [Я] може допомогти, якщо потрібно переглянути список своїх документів у великій бібліотеці. Воно виконує пошук на основі стовпців, пов’язаних із користувачами, як-от "Автор" або "Автор змін". Наприклад, щоб переглянути всі документи, які ви створили, налаштуйте фільтр, задавши стовпцю "Автор" значення [Я]. Якщо ви редактор і хочете переглянути останні файли, з якими працювали, налаштуйте фільтр, установивши для стовпця "Автор змін" значення [Я]. Щоб переглянути створені та відредаговані файли, додайте два фільтри та з’єднайте їх оператором Або.

Ключове слово [Сьогодні] працює на основі стовпців дат. За допомогою математичних формул ви можете визначити діапазони, які змінюються із сьогоднішньою датою. Наприклад, щоб переглянути всі документи, змінені за останні 30 днів, ви можете створити фільтр на основі стовпця "Дата", вибравши умову "більше або дорівнює" та встановивши значення "[Сьогодні] – 30". Щоб залишити поточний день, налаштуйте другий фільтр на основі стовпця "Дата", вибравши умову "менше", установивши значення [Сьогодні] і вказавши оператор І.

Ви можете відфільтрувати список SharePoint зі стовпцем метаданих. 

Додавання стовпця метаданих до списку

Перейдіть до списку та виберіть +Додати стовпець.

Натисніть кнопку Додатково... виберіть перемикач Керовані метадані , а потім натисніть кнопку OK.

Крім того, створивши стовпець керованих метаданих і додаючи елементи до списку, можна застосувати позначки метаданих, клацнувши піктограму позначки в області редагування елемента списку.

Застосування позначок метаданих в області подання дерева .

Фільтр за тегами керованих метаданих

1. Виберіть піктограму фільтра , щоб отримати доступ до області фільтрів.

   

   Примітка.: У розкривному списку у верхній частині області можна вибрати параметр Подання дерева , який надає ієрархічне подання термінів, пов'язаних із вибраним стовпцем.

2. Виберіть позначки метаданих, за якими потрібно відфільтрувати дані.

   

3. Крім того, якщо в стовпці Керовані метадані визначено принаймні 5 значень, виберіть посилання Переглянути все , щоб переглянути область фільтра.

   

4. Перевірте позначки метаданих, за якими потрібно відфільтрувати дані, і натисніть кнопку Застосувати.

Нижче наведено кілька рекомендацій для звичайних подань, які знадобляться під час роботи з індексованими стовпцями.

Щоб фільтрувати за	Слід індексувати	Приклад
Нещодавно змінені елементи	Стовпець Змінено	Щоб переглянути лише елементи, змінені за останній тиждень, застосуйте фільтр Змінено більше [Сьогодні]-7.
Нові елементи	Стовпець Створено	Щоб створити подання, використовуючи лише елементи, додані за останній тиждень, застосуйте фільтр Створено більше [Сьогодні]-7.
Мої елементи	Стовпець Автор	Щоб створити подання, використовуючи лише власні елементи, застосуйте фільтр Автор дорівнює [Я].
Елементи на сьогодні	Стовпець Дата завершення (який ви створили в списку або бібліотеці)	Щоб створити подання, використовуючи лише елементи, термін дії яких завершується сьогодні, застосуйте фільтр Дата завершення дорівнює [Сьогодні].
Оновлення дошки обговорень	Стовпець Останнє оновлення	Щоб створити подання, використовуючи лише обговорення, які було оновлено за останній місяць, застосуйте фільтр Останнє оновлення більше [Сьогодні]-30.
Архівування файлів у бібліотеці документів	Дата змінення	Щоб створити подання документів, які не змінювалися після 2016 року (які потім потрібно заархівувати), застосуйте фільтр Дата змінення менше 31 грудня 2016 р.
Пошук підмножини фінансових даних	Регіон, Рік (як два прості індекси)	Щоб створити подання фінансових даних для північно-східного регіону за 2015 рік, застосуйте фільтр Регіон дорівнює "ПС" І Рік дорівнює 2015, тому що стовпець Регіон, імовірно, матиме менше значень, ніж стовпець Рік.
Метадані	Стовпець керованих метаданих	Щоб створити подання керованих метаданих, застосуйте фільтр на основі позначок метаданих, визначених в областіфільтрів списку та бібліотеки. Докладні відомості див. в статті Область фільтрів списку та бібліотеки

Підтримувані типи стовпців Однорядковий текст Вибір (одне значення) Число Грошова одиниця Дата й час Особа або група (одне значення) Керовані метадані Так/Ні Підстановка

Непідтримувані типи стовпців Багаторядковий текст Вибір (кілька значень) Обчислюваний Гіперпосилання або зображення Настроювані стовпці Особа або група (кілька значень) Зовнішні дані