Змінення подання SharePoint за допомогою фільтрування

Змінення подання SharePoint за допомогою фільтрування

Фільтрування дає змогу зменшити кількість даних, що відображаються в поданні. Фільтр вибирає елементи, які відповідають певним умовам, як-от розташування, тип або діапазон цін. Крім того, за допомогою індексів і фільтрів можна полегшити аналіз даних або уникнути перевищення граничного значення подання списку. Фільтр може повертати невпорядковані дані або ж групувати чи сортувати їх для зручнішого перегляду.

Індекси дають змогу підвищити продуктивність фільтрів. Якщо кількість об'єктів у списку або бібліотеці перевищує граничне значення подання списку, можна додати індекси до наявного стовпця. Потім можна застосувати фільтри, щоб отримати потрібні дані, які не перевищують граничного значення подання списку (5000 елементів).

Фільтри зменшують кількість повернених даних за допомогою операторів (наприклад, "більше" або "менше") і зіставлення даних. Коли ви створите відфільтроване подання, перший індексований стовпець у виразі фільтра має максимально зменшити набір даних. Наприклад, зазвичай фільтрування за полем стану або дати допомагає максимально зменшити кількість повернених даних. Якщо ви отримали 15 000 елементів, додайте перший індекс, який повертатиме менше 5000 елементів. Радимо зробити це, навіть якщо в наборі даних менше ніж 5000 елементів.

SharePoint виділяє перший індексований стовпець у запиті, а потім за допомогою решти стовпців виберіть потрібні дані. Інші стовпці, які ви вказали в фільтрі подання, можуть або не індексуватися. Подання не використовує ці індекси, навіть якщо результат відфільтрованого подання повертає менше граничне значення подання списку.

Наприклад, у вас є запит: розмір = великий AND колір = червоний. У списку колір індексовано, а розмір – ні. Якщо "червоних" елементів менше 5000, запит успішно виконається у великому списку. Однак, якщо ваш запит – "розмір = великий OR колір = червоний", хоча база даних може знайти всі червоні елементи, вона має перевірити цілий список, щоб знайти всі великі елементи. Якщо результатів більше 5000 елементів, запит обмежується.

Якщо у виразі фільтра використовується кілька стовпців, визначальний індекс або індекси мають використовувати оператор AND. Наприклад, якщо потрібні результати щодо собак із великого списку тварин. У вас є неіндексований стовпець "Вид", у якому використовується значення "Собака". Якщо просто надіслати запит "Вид = Собака", запит буде обмежено. Однак, якщо у вас є індексований стовпець "Клас", ваш запит матиме вигляд "Клас = Ссавці AND Вид = Собака". Ви також можете знайти котів і собак за допомогою запиту "Клас = Ссавці AND (Вид = Собака OR Вид = Кіт)". За другим запитом вибираються всі ссавці, а потім фільтруються собаки та коти.

Примітка.: Переміщені до кошика елементи враховуються під час визначення того, чи не перевищує вираз фільтра граничне значення подання списку. Якщо очистити кошик, вони більше не враховуватимуться. Докладні відомості наведено в статті очищення кошика або відновлення файлів.

Якщо стовпці, які ви використовуєте для фільтрування, не мають індексів, потрібно спочатку створити індекси. Докладні відомості наведено в статті Додавання індексу до стовпця SharePoint.

Індексований стовпець можна додати під час створення або змінення подання, а потім за його допомогою фільтрувати дані. Перш ніж створити подання, ви можете додати більше стовпців до списку, щоб спростити сортування, групування та фільтрування даних. Сортувати й фільтрувати можна навіть за тими стовпцями в наборі даних, що не відображаються.

Створення подання

Відкрийте список або бібліотеку, де потрібно створити подання.

Залежно від версії виконайте одну з таких дій:

  • УSharePoint виконайте наведені нижче дії.

  1. Клацніть заголовок стовпця, який потрібно відфільтрувати, і виберіть пункт фільтр із параметрів меню.

    Параметр фільтрування заголовків стовпців SharePoint за допомогою меню

  2. В області фільтра, яка відкриється в правій частині сторінки, виберіть значення стовпця, за яким потрібно відфільтрувати список. Завершивши, натисніть кнопку " Додати ".

    Область фільтра списку SharePoint Online

    Тепер ви помітите, що заголовок стовпця містить піктограму фільтра поруч із нею, щоб указати, що список фільтрується за значеннями в цьому стовпці.

    Заголовок стовпця SharePoint із піктограмою фільтра

    Якщо ви хочете дізнатися більше про область фільтрів і як фільтрувати за значеннями, збереженими в кількох різних стовпцях, прочитайте, що таке область фільтрів для списків і бібліотек?

  3. Перегляньте меню подання у верхньому правому куті списку або бібліотеки. Ви повинні помітити назву поточного подання, використовуючи зірочку (*) поруч з нею. Ця дія вказує на те, що подання збережено. Щоб створити нове подання, виберіть ім'я поточного подання, а потім виберіть пункт зберегти подання як у меню параметрів.

    Параметр «Зберегти як» у меню подання списку SharePoint Online

  4. У полі "Зберегти як", що Відкриється, введіть нове ім'я для подання. (Якщо потрібно, щоб усі користувачі могли бачити ваше подання, установіть прапорець "зробити це загальнодоступне подання". Якщо потрібно зробити це подання конфіденційним, щоб ви могли побачити його, зніміть прапорець. Натисніть кнопку зберегти , щоб створити нове подання.

    Діалогове вікно "збереження подання списку SharePoint Online"

    Тепер ви повинні побачити відфільтроване подання списку або бібліотеки.

    Примітка.: Ви можете фільтрувати список або бібліотеку, не зберігаючи її як подання. 

  • У SharePoint 2016, 2013, 2010 або SharePoint класичного досвіду виконайте наведені нижче дії.

  1. Перейдіть на вкладку список або Бібліотека , а потім натисніть кнопку створити подання.

    Кнопка "Створити подання" на стрічці в бібліотеці SharePoint

  2. На сторінці Тип подання виберіть потрібне подання. Якщо ви не знаєте, який тип вам потрібен, виберіть елемент Стандартне подання.

    Сторінка типів подань
  3. Введіть ім’я подання.

    Установлення імені подання та, за потреби, імені файлу
  4. Змініть веб-адресу подання або залиште стандартну. Її можна змінити пізніше.

  5. У розділі Фільтр виберіть пункт Відображати елементи, для яких виконується така умова, а потім виберіть спосіб фільтрування елементів на основі одного з індексованих стовпців.

    Наприклад, щоб створити подання лише з елементів, змінених сьогодні, виберіть стовпець Змінено (індексовано) і умову дорівнює та введіть слово [Сьогодні].

    У SharePoint Online виберіть індексоване поле

    Примітка.: Якщо стовпці з надписом (індексовано) після імені відсутні, значить для цього списку або бібліотеки немає доступних індексованих стовпців. Спочатку потрібно створити простий або складений індекс.

  6. Щоб обмежити кількість елементів, які відображаються на кожній сторінці, прокрутіть униз до пункту Гранична кількість елементів і встановіть значення Кількість показуваних елементів. Коли створюється подання, стандартна кількість показуваних елементів – 30.

    Встановлення кількості елементів для відображення на сторінці "Параметри подання"
  7. Під час настроювання обмеження елементів на сторінці можна вибрати два параметри.

    • За допомогою параметра Відображати елементи блоками вказаного розміру (для поділу на сторінки) можна створити посторінкове відображення даних, у якому зручніше переглядати елементи в неінтерактивному режимі.

      Якщо кількість елементів перевищує граничне значення, вони відображаються по сторінках.

      Зображення функції

    • За допомогою параметра Вертати не більше вказаної кількості елементів можна встановити суворе обмеження, щоб повертати або не повертати всі результати операції фільтрування. Це може знадобитися, щоб протестувати подання, створити прототип або, наприклад, отримати лише перші значення в поданні.

  8. Щоб переглянути всі відомості елементів списку у форматі вертикальної області, у розділі Стиль виберіть Область перегляду. Область перегляду – це один зі стилів подання, який ви можете вибрати в колекції Стиль, коли редагуєте або створюєте подання.

    Варіанти стилів на сторінці "Параметри подання"

    Ви можете швидше переміщатися між даними, наводячи вказівник на заголовок елемента в області прокручування ліворуч на сторінці, щоб побачити всі значення стовпця поточного елемента у вертикальному списку в правій частині сторінки. Що менше відображено початкових даних, то швидше відображатиметься подання. Цей стиль також зручний, якщо список широкий або має багато стовпців і потребує горизонтальної прокрутки для перегляду даних.

    Зображення функції

  9. Натисніть кнопку OK.

Нижче наведено кілька дій, за допомогою яких можна переглянути дані, які перевищили граничне значення подання списку , якщо ви заблоковані. Ви також можете сортувати або Групувати за, установлювати підсумки, розгортати папки та оптимізувати перегляд перегляду за допомогою мобільного пристрою.

Змінення подання

Відкрийте список або бібліотеку, де потрібно створити подання.

УSharePoint виконайте наведені нижче дії.

  1. Внесіть додаткові зміни до подання, наприклад сортування, групування або додавання додаткових фільтрів.

  2. Дотримуючись інструкцій, наведених у розділі кроки 3 та 4 вище, але цього разу, не змінюйте ім'я подання. Натисніть кнопку Зберегти. Після цього буде перезаписано наявне подання.

    Якщо ви хочете мати більше зернистого контролю над поданням, це можна зробити, змінивши подання за допомогою класичного редактора подань. Щоб зробити це, виберіть ім'я поточного подання в меню подання та виберіть команду редагувати поточне подання в меню параметрів, а потім дотримуйтеся вказівок, наведених вище для класичної версії SharePoint.

    Параметр меню "Редагувати поточне подання" в SharePoint Online

У SharePoint 2016, 2013, 2010 або SharePoint класичного досвіду виконайте наведені нижче дії.

  1. Перейдіть на вкладку список або Бібліотека , виберіть подання в розділі поточне подання, а потім виберіть команду змінити подання.

    Кнопка "Змінити подання" на вкладці "Бібліотека"

  2. Прокрутіть униз до розділу Подання та виберіть подання.

  3. Після цього ви можете змінити параметри, як указано в кроках 5–9 у розділі Створення подання вище.

  4. Натисніть кнопку OK.

Щоб швидко відфільтрувати подання з великою кількістю елементів, перший стовпець у фільтрі потрібно проіндексувати. Для інших стовпців, указаних у фільтрі, ця умова не обов’язкова, адже ці індекси не застосовуватимуться в поданні. Перший стовпець фільтра має повертати кількість елементів, меншу за граничне значення подання списку.

Якщо перший стовпець фільтра повертає кількість елементів, більшу за граничне значення подання списків, ви можете скористатися фільтром із двома або більше стовпцями. Під час визначення відфільтрованого подання з двома або більше стовпцями застосовуйте оператор І, щоб обмежити загальну кількість повернених елементів. Проте навіть у цьому випадку першим стовпцем у фільтрі потрібно вказати той, який, найімовірніше, поверне меншу кількість даних. Фільтр Або майже завжди збільшує кількість повернених елементів, тому він неефективний за цих обставин.

Докладні відомості про подання див. в статті Створення, змінення та видалення подання списку або бібліотеки.

Увага!: Ви можете індексувати один стовпець підстановки, щоб підвищити продуктивність, але використання індексованого стовпця підстановки не допоможе уникнути перевищення граничного значення подання списку. Використайте інший тип стовпця як основний або додатковий індекс.

Увага!: Якщо ви фільтруєте список за індексованою полем, установіть прапорець кошик для видалених повідомлень зі списку або бібліотеки. Записи в кошику відповідно до граничного значення подання списку та не видаляються з резервної бази даних, доки їх не буде видалено з кошика. Якщо загальна кількість відфільтрованих об'єктів у списку, а в кошику перевищує граничне значення обмеження для списку, може з'явитися неповний набір результатів або його заблоковано. Докладні відомості наведено в статті очищення кошика або відновлення файлів.

Є два ключові слова, які можна використовувати для фільтрування на основі поточного дня [сьогодні] або поточного користувача [я]. Ці динамічні, коли вони змінюються з користувачем або датою.

Примітка.: Під час фільтрування за допомогою заголовка стовпця не можна використовувати фільтри [сьогодні] або [я]. Щоб відфільтрувати стовпці за допомогою цих ключових слів, потрібно використати редактор класичного подання.

Ключове слово [Я] може допомогти, якщо потрібно переглянути список своїх документів у великій бібліотеці. Воно виконує пошук на основі стовпців, пов’язаних із користувачами, як-от "Автор" або "Автор змін". Наприклад, щоб переглянути всі документи, які ви створили, налаштуйте фільтр, задавши стовпцю "Автор" значення [Я]. Якщо ви редактор і хочете переглянути останні файли, з якими працювали, налаштуйте фільтр, установивши для стовпця "Автор змін" значення [Я]. Щоб переглянути створені та відредаговані файли, додайте два фільтри та з’єднайте їх оператором Або.

Фільтрування за ключовим словом [Я]

Ключове слово [Сьогодні] працює на основі стовпців дат. За допомогою математичних формул ви можете визначити діапазони, які змінюються із сьогоднішньою датою. Наприклад, щоб переглянути всі документи, змінені за останні 30 днів, ви можете створити фільтр на основі стовпця "Дата", вибравши умову "більше або дорівнює" та встановивши значення "[Сьогодні] – 30". Щоб залишити поточний день, налаштуйте другий фільтр на основі стовпця "Дата", вибравши умову "менше", установивши значення [Сьогодні] і вказавши оператор І.

Фільтрування за ключовим словом [Сьогодні]

Ви можете відфільтрувати список SharePoint, який має стовпець метаданих. 

Додавання стовпця метаданих до списку

Перейдіть до списку та виберіть + Додати стовпець.

Додавання стовпця метаданих

Виберіть пункт Додатково... Ще виберіть перемикач керовані метадані , а потім натисніть кнопку OK.

Створення стовпця списку

Крім того, після створення стовпця керованих метаданих і доданих елементів до списку, ви можете використовувати теги метаданих, клацнувши піктограму позначки Піктограма тега в області "Редагувати елемент списку".

Область "тег метаданих"

Використання тегів метаданих в області " подання дерева ".

Подання дерева

Фільтрування за позначками керованих метаданих

  1. Виберіть піктограму фільтра, Піктограма фільтра , щоб отримати доступ до області фільтрів.

    Область фільтрів

    Примітка.: У розкривному списку у верхній частині області можна вибрати параметр подання дерева , що містить Ієрархічне подання умов, пов'язаних із вибраним стовпцем.

  2. Виберіть тег метаданих, для якого потрібно виконати фільтрування.

    Фільтрування метаданих
  3. Крім того, якщо у стовпці керовані метадані є принаймні 5 значень, установіть прапорець Переглянути всі посилання, щоб переглянути область фільтрування.

    Область "Фільтр метаданих"

  4. Установіть прапорці поруч із тегом метаданих, які потрібно відфільтрувати, і натисніть кнопку Застосувати.

Нижче наведено кілька рекомендацій для звичайних подань, які знадобляться під час роботи з індексованими стовпцями.

Щоб фільтрувати за

Слід індексувати

Приклад

Нещодавно змінені елементи

Стовпець Змінено

Щоб переглянути лише елементи, змінені за останній тиждень, застосуйте фільтр Змінено більше [Сьогодні]-7.

Нові елементи

Стовпець Створено

Щоб створити подання, використовуючи лише елементи, додані за останній тиждень, застосуйте фільтр Створено більше [Сьогодні]-7.

Мої елементи

Стовпець Автор

Щоб створити подання, використовуючи лише власні елементи, застосуйте фільтр Автор дорівнює [Я].

Елементи на сьогодні

Стовпець Дата завершення (який ви створили в списку або бібліотеці)

Щоб створити подання, використовуючи лише елементи, термін дії яких завершується сьогодні, застосуйте фільтр Дата завершення дорівнює [Сьогодні].

Оновлення дошки обговорень

Стовпець Останнє оновлення

Щоб створити подання, використовуючи лише обговорення, які було оновлено за останній місяць, застосуйте фільтр Останнє оновлення більше [Сьогодні]-30.

Архівування файлів у бібліотеці документів

Дата змінення

Щоб створити подання документів, які не змінювалися після 2016 року (які потім потрібно заархівувати), застосуйте фільтр Дата змінення менше 31 грудня 2016 р.

Пошук підмножини фінансових даних

Регіон, Рік (як два прості індекси)

Щоб створити подання фінансових даних для північно-східного регіону за 2015 рік, застосуйте фільтр Регіон дорівнює "ПС" І Рік дорівнює 2015, тому що стовпець Регіон, імовірно, матиме менше значень, ніж стовпець Рік.

Метаданих

Стовпець керованих метаданих

Щоб створити подання керованих метаданих, застосувати фільтр на основі тегів метаданих , які ви визначаєте вобласті" фільтри списку та бібліотеки". Докладні відомості наведено в розділі що таке область фільтрів для списків і бібліотек?

Примітка.: Навіть якщо ви створюєте відфільтроване подання на основі індексів стовпців, перевищивши граничне значення подання списку, певні додаткові операції все ще можуть блокуватися, оскільки вони потребують доступу до повного списку або бібліотеки. До цих операцій належать додавання або видалення індексу, сортування у визначенні подання, відображення підсумку за стовпцем, додавання, оновлення чи видалення обчислюваних полів. У такому разі виконуйте операцію протягом щоденного проміжку часу, коли обмеження знято.

Підтримувані типи стовпців

  • Однорядковий текст

  • Вибір (одне значення)

  • Число

  • Грошова одиниця

  • Дата й час

  • Особа або група (одне значення)

  • Керовані метадані

  • Так/Ні

  • Підстановка

Непідтримувані типи стовпців

  • Багаторядковий текст

  • Вибір (кілька значень)

  • Обчислюваний

  • Гіперпосилання або зображення

  • Настроювані стовпці

  • Особа або група (кілька значень)

  • Зовнішні дані

Ми дослухаємося до вас

Ця стаття допомогла вам? Якщо так, повідомте нам про це, вибравши відповідний варіант унизу цієї сторінки. Якщо ні, розкажіть, що саме не було зрозуміло чи згадано. Укажіть свою версію SharePoint, ОС і браузера. Ці відомості допоможуть нам ретельно перевірити факти, додати вказівки та оновити цю статтю.

Примітка.:  Цю сторінку перекладено за допомогою засобу автоматичного перекладу, тому вона може містити смислові, синтаксичні або граматичні помилки. Ми вважаємо, що цей вміст стане вам у пригоді. Повідомте нас, чи була ця інформація корисною. Для довідки цю статтю можна переглянути англійською мовою.

Потрібна додаткова довідка?

Удосконалення навичок роботи з Office
Ознайомтеся з навчальними матеріалами
Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо, що знайшли час і надіслали нам відгук! Можливо, у нас не буде часу відповісти на кожен коментар, але докладемо максимум зусиль, щоб переглянути їх усі. Вас цікавить, як ми використовуємо ваші відгуки?

×