Tạo và cập nhật thông tin Nhóm Microsoft 365 tài khoản cơ quan hoặc trường học của bạn

Xem thông tin Nhóm của bạn

• Các thành viên nhóm có thể xem chi tiết hoặc rời khỏi bất kỳ nhóm nào ngoại trừ các nhóm bảo mật.

• Chủ nhóm có thể xem chi tiết, tạo nhóm mới, thêm, loại bỏ thành viên, xóa nhóm của bạn hoặc gia hạn nhóm hết hạn.

Tạo nhóm cho tài khoản cơ quan hoặc trường học của bạn

Bạn có thể không tạo được nhóm tùy thuộc vào chính sách của tổ chức bạn. Có hai loại nhóm: 

• Microsoft 365. Cung cấp cơ hội cộng tác bằng cách cung cấp cho thành viên quyền truy nhập vào hộp thư dùng chung, lịch, tệp, site SharePoint và hơn thế nữa. Tùy chọn này cũng cho phép bạn cấp quyền truy nhập cho những người bên ngoài tổ chức của mình vào nhóm.

• Bảo mật. Được dùng để quản lý quyền truy nhập của thành viên và máy tính vào các tài nguyên được chia sẻ cho một nhóm người dùng. Ví dụ: bạn có thể tạo một nhóm bảo mật cho một chính sách bảo mật cụ thể. Bằng cách này, bạn có thể cấp một tập hợp quyền cho tất cả các thành viên cùng một lúc, thay vì phải thêm quyền cho từng thành viên.

Tạo Nhóm M365 mới  

1. Trên trang Nhóm tại myaccount.microsoft.com/groups, chọn Tạo Nhóm M365. Mô thức sẽ xuất hiện.

   

   

2. Nhập thông tin bắt buộc. Một số thiết đặt có thể không xuất hiện tùy thuộc vào chính sách của tổ chức bạn.  

   • Tên nhóm. Chọn một tên rõ ràng, mang tính mô tả để mọi người hiểu mục đích của nhóm 

   • Biệt danh email. Địa chỉ này trở thành địa chỉ email của nhóm (ví dụ: địa emailalias@contoso.com) và phải là duy nhất trong tổ chức của bạn. 

   • Mô tả nhóm. Thêm mô tả tùy chọn vào nhóm của bạn. 

   • Nhãn nhạy cảm. Chọn nhãn để phân loại nội dung của nhóm nhạy cảm như thế nào và áp dụng bất kỳ chính sách bảo vệ tổ chức nào. 

   • Khả năng hiển thị nhóm. Chọn nhóm là Công khai (bất kỳ ai trong tổ chức của bạn đều có thể tham gia) hay Riêng tư (người dùng phải được chấp thuận để tham gia). 

   • Gửi email chào mừng. Gửi email chào mừng đến các thành viên mới khi họ gia nhập nhóm. Điều này giúp các thành viên mới bắt đầu và hiểu mục đích của nhóm.  

   • Các thành viên tự động theo dõi các cuộc hội thoại nhóm. Các thành viên sẽ tự động theo dõi nhóm và nhận email nhóm cũng như sự kiện lịch trong hộp thư đến cá nhân của họ.  

   • Hiển thị hộp thư và lịch nhóm trong Outlook. Hiển thị hộp thư chung và lịch của nhóm cho các thành viên trong Outlook. 

   • Người gửi được ủy quyền. Kiểm soát những người được phép gửi thư cho nhóm. Nếu trống, tất cả thành viên có thể gửi thư cho nhóm.  

   • Ẩn khỏi danh sách địa chỉ toàn cầu. Ngăn nhóm xuất hiện trong sổ địa chỉ của tổ chức. 

   • Bật chức năng nhóm bảo mật. Cho phép nhóm cũng được sử dụng để quản lý quyền truy nhập vào các ứng dụng và tài nguyên. Không thể tắt thiết đặt này sau khi đã bật. 

   • Cho phép người bên ngoài tổ chức gửi email cho nhóm. Cho phép người gửi bên ngoài gửi email cho nhóm. 

3. Chọn Tạo. Nhóm mới sẽ được tạo với bạn với tư cách là chủ sở hữu và thành viên. Nhóm mới tạo của bạn sẽ được thêm vào danh sách Nhóm tôi sở hữu. Vì bạn là thành viên nên nhóm này cũng sẽ xuất hiện trong danh sách Nhóm tôi đang ở . 

Tạo nhóm bảo mật mới cho tài khoản cơ quan hoặc trường học của bạn 

1. Trên trang Nhóm, chọn Tạo Nhóm Bảo mật. Mô thức sẽ xuất hiện. 
   

2. Nhập thông tin bắt buộc:

   • Tên nhóm. Chọn một tên rõ ràng, mang tính mô tả để mọi người hiểu mục đích của nhóm

   • Mô tả nhóm (tùy chọn). Thêm mô tả tùy chọn vào nhóm của bạn.

   • Chính sách nhóm. Chọn cho phép mọi người tham gia nhóm, yêu cầu phê duyệt chủ sở hữu hoặc chỉ cho phép chủ sở hữu của nhóm thêm thành viên.

3. Chọn Tạo. Nhóm mới sẽ được tạo với bạn với tư cách là chủ sở hữu và thành viên. Nhóm mới tạo của bạn sẽ được thêm vào danh sách Nhóm tôi sở hữu. Vì bạn là thành viên nên nhóm này cũng sẽ xuất hiện trong danh sách Nhóm tôi đang ở .

Sửa nhóm hiện có

Sau khi tạo nhóm, bạn có thể sửa chi tiết nhóm, bao gồm cập nhật hầu hết thông tin hiện có ngoại trừ Loại Nhóm.

1. Chọn nhóm bạn muốn chỉnh sửa từ trang Nhóm, rồi chọn Chỉnh sửa chi tiết trên <group_name> trang. Hộp Chỉnh sửa chi tiết xuất hiện và bạn có thể cập nhật thông tin mà bạn đã thêm vào khi tạo nhóm lúc đầu.

2. Thực hiện tất cả các thay đổi của bạn, sau đó chọn Cập nhật.

Thêm hoặc loại bỏ thành viên

Bạn có thể thêm hoặc loại bỏ thành viên cho bất kỳ nhóm nào bạn sở hữu ngoại trừ nhóm hoặc nhóm động được đồng bộ từ Exchange hoặc tại chỗ.

1. Chọn nhóm bạn muốn thêm thành viên, rồi chọn + trên <group_name> trang.
   

2. Tìm kiếm thành viên bạn muốn thêm, từ hộp Thêm thành viên, rồi chọn Thêm. Lời mời được gửi đến thành viên mới, để bắt đầu truy nhập vào các ứng dụng của tổ chức.
   

3. Nếu bạn thêm nhầm thành viên hoặc nếu một thành viên đã rời khỏi tổ chức của bạn, bạn có thể loại bỏ thành viên đó bằng cách chọn Loại bỏ thành viên bên cạnh tên của thành viên đó trên trang <group_name>.

Gia hạn nhóm Microsoft 365

Nếu tổ chức của bạn cho phép điều này, bạn có thể gia hạn nhóm Microsoft 365, kéo dài ngày hết hạn của mình.

1. Chọn nhóm Microsoft 365 mà bạn muốn gia hạn, rồi chọn Gia hạn nhóm.
   

2. Bấm OK để đóng thông báo xác nhận. Sau khi bạn làm mới trang, bạn sẽ thấy ngày hết hạn Nhóm và Gia hạn Gần nhất được cập nhật của bạn.

Xóa nhóm

Bạn có thể xóa bất kỳ nhóm nào của riêng mình bất cứ lúc nào. Tuy nhiên, nếu bạn xóa nhầm nhóm, bạn sẽ phải tạo nhóm và thêm lại thành viên.

1. Chọn nhóm bạn muốn xóa vĩnh viễn, rồi chọn Xóa nhóm trên <group_name> trang.
   

2. Chọn Có trên thông báo xác nhận. Nhóm sẽ bị xóa vĩnh viễn.

Tham gia nhóm hiện có

Bạn có thể tham gia hoặc rời khỏi nhóm đã có từ trang Nhóm.

1. Trên trang Nhóm, chọn Tham gia nhóm từ khu vực Nhóm tôi đang ở. Trang Tham gia nhóm sẽ xuất hiện.
   

2. Trên trang Tham gia nhóm , chọn tên của nhóm bạn muốn tham gia, xem chi tiết nhóm được liên kết, sau đó nếu nhóm sẵn dùng, hãy chọn Gia nhập nhóm. Nếu nhóm yêu cầu chủ sở hữu nhóm phê duyệt tư cách thành viên, bạn sẽ được yêu cầu nhập một lý do tại sao bạn cần gia nhập nhóm, rồi chọn Yêu cầu. Nếu nhóm không yêu cầu phê duyệt, bạn sẽ ngay lập tức được thêm vào với tư cách là thành viên và nhóm xuất hiện trong danh sách Nhóm của tôi.

3. Nếu bạn gia nhập nhầm nhóm hoặc nếu bạn không còn cần tham gia nhóm đó nữa, bạn có thể chọn tên nhóm từ trang Gia nhập nhóm, rồi chọn Rời khỏi nhóm.
   

Bước tiếp theo

• Truy nhập và sử dụng ứng dụng trên cổng Ứng dụng của tôi tin

• Thay đổi thông tin hồ sơ của bạn