Mẫu site nhóm truyền thông khủng hoảng SharePoint là site nhóm được thiết kế để đóng vai trò là trang chủ nội bộ cho nhóm truyền thông khủng hoảng của bạn. Phối hợp và lên kế hoạch chi tiết sự kiện với nhóm của bạn trong khi vẫn thông báo cho mọi người.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ chia sẻ các yếu tố có trong mẫu site nhóm truyền thông Khủng hoảng SharePoint và thảo luận về cách bạn có thể tùy chỉnh site để biến site thành của riêng mình.
Lưu ý
- Mẫu này là mẫu được kết nối Microsoft 365. Khi một nhóm được tạo bằng mẫu này, mẫu SharePoint được kết nối sẽ được áp dụng cho site và nhóm.
- Các cấu phần SharePoint như trang, danh sách và tích hợp Power Platform được tự động thêm và ghim dưới dạng tab vào kênh Chung trong nhóm. Người dùng có thể chỉnh sửa các trang và danh sách này ngay trong Teams.
Tính năng site
- Trang web có thể tùy chỉnh đi kèm với các hình ảnh, phần web và nội dung được điền sẵn nhằm truyền cảm hứng cho người biên tập trang khi thực hiện các tùy chỉnh cho phù hợp với nhu cầu của nhóm bạn.
- Sử dụng Danh sách Microsoft để tạo danh sách theo dõi dự án và trình theo dõi vấn đề nhằm giúp quản lý và theo dõi chi tiết dự án cùng nhóm của bạn.
Lưu ý
- Một số chức năng được giới thiệu dần với các tổ chức đã được đưa vào chương trình Bản phát hành mục tiêu. Điều này nghĩa là bạn có thể chưa nhìn thấy tính năng này hoặc tính năng này có thể trông khác với những gì được mô tả trong các bài viết trợ giúp.
- Khi bạn áp dụng mẫu cho site hiện có, nội dung của bạn sẽ không tự động phối với mẫu mới. Thay vào đó, nội dung hiện có sẽ được lưu trữ dưới dạng một trang trùng lặp trong Nội dung site.
Bước 1: Thêm mẫu site nhóm liên lạc chống khủng hoảng
Trước tiên, làm theo hướng dẫn về cách thêm mẫu site vào site SharePoint mới hoặc hiện có.
Lưu ý
Bạn phải có quyền tạo site để thêm mẫu này vào site của bạn.
Bước 2: Xem lại nội dung site được điền sẵn
Khám phá nội dung site, phần web và trang được điền sẵn, đồng thời quyết định những tùy chỉnh site nào sẽ cần thiết để phù hợp với thương hiệu, giọng nói và mục tiêu kinh doanh tổng thể của tổ chức bạn.
Các trang site được điền sẵn:
- Trang chủ - Cung cấp và đặt chân đến để khách truy cập xem lại tin tức về các cuộc khủng hoảng đang diễn ra, cập nhật ứng phó, thông tin về các chính sách và thủ tục cũng như các tài nguyên hữu ích.
- Cập nhật mới nhất - Trang này cung cấp không gian để bạn chia sẻ tin tức và cập nhật hiện tại liên quan đến khủng hoảng và tổ chức của bạn.
- Kế hoạch dự án – Theo dõi mọi tiến độ công việc liên quan đến các dự án sắp tới. Tùy chỉnh mẫu danh sách này bằng cách sửa các trường văn bản danh sách.
- Bộ lập lịch nội dung – Sắp xếp nội dung sẽ được chia sẻ liên quan đến các sự kiện sắp tới. Tùy chỉnh danh sách này bằng cách sửa mẫu danh sách.
- Cuộc trò chuyện - Kết nối với bí danh nhóm và lịch nhóm dùng chung trong Outlook. Kết nối trang web này với nhóm Microsoft 365 để thêm trò chuyện thời gian thực trong Microsoft Teams.
- Tài liệu - Kết nối với một bí danh nhóm dùng chung và lịch nhóm trong Outlook. Kết nối trang web này với nhóm Microsoft 365 để thêm cuộc trò chuyện thời gian thực trong Microsoft Teams.
- Thùng rác - Cấp quyền truy nhập vào nội dung nhóm đã bị loại bỏ gần đây.
Bước 3: Tùy chỉnh site của bạn
Khi bạn đã thêm mẫu site nhóm truyền thông Khẩn cấp, đã đến lúc tùy chỉnh và biến mẫu đó thành của riêng bạn.
Lưu ý
Để sửa site SharePoint, bạn phải là chủ sở hữu site hoặc thành viên site.
|
|
|---|
Tùy chỉnh diện mạo site, dẫn hướng site, các phần web và nội dung để phù hợp với nhu cầu của người xem và của tổ chức. Khi thực hiện tùy chỉnh, hãy đảm bảo site đang ở chế độ chỉnh sửa bằng cách chọn Chỉnh sửa ở phía trên cùng bên phải của site. Khi bạn làm việc, hãy Lưu dưới dạng bản thảo hoặc Phát hành lại thay đổi để các chỉnh sửa hiển thị với người xem.
1. Sử dụng phần web Hero để làm nổi bật các giao thức khủng hoảng, cập nhật tình huống và tài nguyên hữu ích
- Bắt đầu bằng cách chọn phần web Chính và chọn Chỉnh sửa thuộc tính (
). - Sau đó, chọn các tùy chọn Tầng vàÔ xếp phù hợp nhất với nhu cầu của tổ chức.
Xem các bố trí khác nhau và tìm hiểu thêm về cách chỉnh sửa phần web Hero.
2. Sử dụng phần web Văn bản để cung cấp thông tin hữu ích cho nhóm
- Bắt đầu bằng việc chọn phần web Văn bản và chọn Sửa thuộc tính ( ).
- Chỉnh sửa văn bản trực tiếp trong phần web.
Tìm hiểu thêm về chỉnh sửa phần web Văn bản.
3. Sử dụng phần web Liên kết nhanh để cung cấp quyền truy nhập dễ dàng vào các tài nguyên hỗ trợ khủng hoảng
- Dẫn hướng đến phần web Liên kết Nhanh, chọn nối kết, rồi chọn Sửa thuộc tính ( ).
- Chỉnh sửa liên kết, tiêu đề, biểu tượng và mô tả nếu cần.
- Để thêm liên kết, hãy chọn + Thêm liên kết.
Xem các bố trí khác nhau và tìm hiểu thêm về việc chỉnh sửa phần web Nối kết Nhanh.
4. Sử dụng phần web People để liệt kê các liên hệ chính cho nhóm xử lý khủng hoảng
- Bắt đầu bằng cách xóa phần web People chỗ dành sẵn.
- Tìm Hộp công cụ (
) ở bên phải. Chọn Xem tất cả các phần web, rồi chọn hoặc kéo và thả People từ danh sách các phần web. - Chọn Sửa thuộc tính ( ).
- Điều chỉnh bố cục và nhập tên của một người hoặc nhóm, sau đó chọn Lưu.
Tìm hiểu thêm về phần web People.
5. Sử dụng phần web Thư viện tài liệu để cung cấp quyền truy nhập nhanh vào tài nguyên và tài liệu của bộ phận
- Để thay đổi dạng xem hoặc nguồn thư mục cho phần web thư viện tài liệu, hãy chọn Sửa thuộc tính ( ).
- Để sửa thư mục thư viện tài liệu, nhãn, nội dung, hãy dẫn hướng đến thư viện trong Nội dung Site, thực hiện chỉnh sửa, sau đó bạn sẽ thấy nội dung cập nhật trong phần web.
Tìm hiểu thêm về chỉnh sửa phần web Thư viện Tài liệu.
6. Sử dụng phần web hoạt động của Site để luôn cập nhật về hoạt động nhóm
- Bắt đầu bằng cách chọn phần web hoạt động của site và chọn Sửa thuộc tính ( ).
- Nhập một số vào hộp công cụ dưới Hiển thị số lượng mục này cùng một lúc.
Tìm hiểu thêm về việc sử dụng phần web Hoạt động của Site.
7. Sử dụng phần web Liên kết nhanh để quản lý danh sách các tài nguyên của cơ quan nội bộ và bên ngoài
- Bắt đầu bằng việc chọn phần web Liên kết nhanh và chọn Sửa thuộc tính ( ).
- Chỉnh sửa liên kết, tiêu đề, biểu tượng và mô tả nếu cần.
- Để thêm liên kết, hãy chọn + Thêm liên kết.
Tìm hiểu thêm về việc sử dụng phần Liên kết nhanh.
Tùy chỉnh các trang sau đây trong site
- Cập nhật mới nhất - Cung cấp cập nhật về các cuộc khủng hoảng hiện tại và phản ứng của nhóm bạn. Tùy chỉnh trang này bằng cách chỉnh sửa phần web Văn bản và Kêu gọi hành động .
- Kế hoạch dự án - Theo dõi bất kỳ sự cố nào có thể cản trở dự án. Tùy chỉnh mẫu danh sách này bằng cách sửa các trường văn bản danh sách.
- Bộ lập lịch nội dung - Sắp xếp nội dung sẽ được chia sẻ dẫn đến sự kiện. Tùy chỉnh danh sách này bằng cách sửa mẫu danh sách.
Tùy chỉnh giao diện và dẫn hướng site
Trước khi bạn chia sẻ site của mình với người khác, hãy hoàn thiện site của bạn bằng cách đảm bảo người dùng có thể tìm thấy site, dẫn hướng qua các liên kết và trang một cách dễ dàng, cũng như nhanh chóng truy nhập nội dung trên site.
- Chỉnh sửa thư viện tài liệu bằng cách cập nhật tên thư mục và tải lên tài nguyên.
- Chỉnh sửa và tùy chỉnh dẫn hướng site.
- Thay đổi diện mạo site của bạn bằng cách tùy chỉnh chủ đề, logo, bố trí đầu trang và giao diện cho site của bạn.
- Thêm hoặc loại bỏ các trang vào site này hoặc dẫn hướng site để phù hợp với nội dung hiện có.
- Chọn liên kết site này với site hub trong tổ chức của bạn hoặc thêm site này vào dẫn hướng site hub hiện có nếu cần.
Bước 4: Chia sẻ site của bạn với người khác
Chia sẻ trang web của bạn với những người khác sau khi bạn đã tùy chỉnh trang web của mình, xem lại trang web và phát hành bản thảo cuối cùng.
- Chọn Thiết đặt , rồi chọn Quyền Site.
- Sau đó chọn Mời mọi người rồi chọn Thêm thành viên vào nhóm rồi Thêm để cấp quyền truy nhập đầy đủ vào nội dung site nhóm, các tài nguyên dùng chung như lịch Outlook của nhóm và quyền chỉnh sửa đối với site.
- Sau đó, chọn Mời mọi người rồi chỉ chia sẻ site, rồi Lưu để chia sẻ site nhưng không chia sẻ tài nguyên hoặc quyền chỉnh sửa site.
Tìm hiểu thêm về quản lý cài đặt site nhóm, thông tin site và quyền.
Bước 5: Duy trì site của bạn
Sau khi bạn tạo và cho chạy site của mình, giai đoạn quan trọng tiếp theo là duy trì nội dung site. Đảm bảo bạn có kế hoạch duy trì cập nhật nội dung và phần web.
Cách thực hành tốt nhất để bảo trì site:
- Lập kế hoạch bảo trì site - Thiết lập lịch biểu để xem lại nội dung site thường xuyên khi cần để đảm bảo nội dung vẫn chính xác và phù hợp.
- Thường xuyên đăng tin tức - Phân phối các thông báo, thông tin và trạng thái mới nhất cho toàn tổ chức. Tìm hiểu cách thêm một bài đăng Tin tức trên một site nhóm hoặc site liên lạc và cho người khác thấy những người sẽ đăng thông báo cách họ có thể sử dụng tin tức SharePoint.
- Kiểm tra liên kết và phần web - Giữ cho liên kết và phần web luôn cập nhật để đảm bảo bạn đang tận dụng toàn bộ giá trị site của mình.
- Sử dụng phân tích để cải thiện mức độ tương tác - Xem mức sử dụng site bằng cách sử dụng báo cáo dữ liệu mức sử dụng tích hợp sẵn để nhận thông tin về nội dung phổ biến, lượt truy cập site và nhiều nội dung khác.
- Xem lại định kỳ cài đặt site của bạn - Sau khi đã tạo site trong SharePoint, bạn có thể thực hiện thay đổi đối với cài đặt, thông tin site và quyền cho site.
Xem thêm tài nguyên tùy chỉnh
Tìm hiểu thêm về việc lập kế hoạch, xây dựng và duy trì site SharePoint.
Xem thêm mẫu site SharePoint.