Arbejde med grænseværdien for listevisning for alle versioner af SharePoint

Om brug af mapper

Når du opretter en mappe i baggrunden, opretter du et internt indeks. Dette interne indeks oprettes også for rodmappen eller det øverste niveau af en liste eller et bibliotek. Når du åbner elementer i en mappe, bruger du effektivt dette interne indeks til at få adgang til dataene. Husk på, at hvis en mappe indeholder undermapper, tælles hver undermappe som et element (men ikke elementer i den pågældende undermappe).

Selvom det samlede antal elementer på en liste eller i et bibliotek er meget højt, er en visning af en enkelt mappe mindst lige så hurtig som en visning, der filtrerer det samlede antal elementer ved hjælp af en indekseret kolonne. I nogle scenarier kan det være muligt at distribuere alle elementerne på en liste eller i et bibliotek i flere mapper, så ingen mappe har mere end 5.000 elementer.

Det er vigtigt at overveje følgende, når du bruger mapper til at organisere en stor liste eller et stort bibliotek:

• En mappe kan indeholde flere elementer end Grænseværdi for listevisning, men for at undgå at blive blokeret skal du muligvis stadig bruge en filtreret visning, der er baseret på kolonneindekser.

• Hvis du vælger indstillingen Vis alle elementer uden mapper i sektionen Mapper, når du opretter eller redigerer en visning på denne liste eller i dette bibliotek, skal du derefter bruge et filter, der er baseret på et enkelt indeks, for at sikre, at du ikke når grænseværdien for listevisning.

• Det er ofte nyttigt at få standardvisningen til at vise alle de tilgængelige mapper uden filtrering, så brugerne kan vælge den relevante mappe, når de indsætter nye elementer. Visning af alle mapper mindsker også risikoen for, at elementer tilføjes forkert uden for mapperne på listen eller i biblioteket. I modsætning til biblioteker er der ingen automatisk metode til at flytte elementer mellem mapper på en liste.

Hvis du vil flytte filer mellem mapper i et bibliotek, skal du se Flyt eller kopiér filer i SharePoint.

Offlinesynkronisering, eksterne data og dataadministration i Access

Det er ofte mere praktisk og effektivt at føre data offline, når du synkroniserer med din computer. Du kan bruge Excel, Access eller Outlook afhængigt af de listedata, du arbejder med. Du kan også bruge ekstern dataadministration uden begrænsninger med ERP-systemer (Enterprise Resource Planning), OData og webtjenester afhængigt af din SharePoint-tjeneste.

Brug af offlinesynkronisering

Du kan foretage ændringer på din stationære eller bærbare computer og derefter synkronisere ændringer og løse konflikter på nem og effektiv vis, når du gør dataene online igen. Når du arbejder med store lister ved at bruge offlinesynkronisering til at "rense", analysere eller rapportere data, hjælper det at indlæse databaseaktivitet og minimere brugen af SharePoint-ressourcer.

Du kan tage listedata offline og synkronisere ændringer, når du igen er online, ved hjælp af flere Microsoft 365-produkter. Hvis du vil eksportere til disse, skal du have appsene installeret, enten Microsoft 365 eller Office på computeren.

Brug af Microsoft Access til offlinesynkronisering     

Access kan håndtere flere rækker med data end SharePoint, og du har adgang til mange effektive værktøjer til manipulation af dataene. Du har mulighed for at arbejde med større datasæt ved at arbejde med data i Access og synkronisere med SharePoint.

Du kan læse og skrive de fleste oprindelige lister fra Access ved at oprette en kæde til dem, og Access fungerer godt sammen med stort set alle SharePoint-datatyper. Sammenkædning giver dig mulighed for at oprette forbindelse til data på en SharePoint-liste, så du kan oprette en tovejsforbindelse for at få vist og redigere de nyeste data både på SharePoint-listen og i din Access-database. Access opretter en kopi af (eller replikerer) SharePoint-listen i en Access-tabel. Når Access-tabellen er oprettet, kan du arbejde med listedata i Access op til Access-grænsen på to gigabyte (undtagen eventuelle vedhæftede filer, der ikke er gemt lokalt). Desuden cachelagrer Access listedataene på klienten, bruger en effektiv cache i hukommelsen og overfører kun ændrede listeelementer. Alt dette får forespørgsler og opdateringer til at køre meget hurtigere. En dialogboks til konfliktløsning hjælper også med en problemfri administration af uoverensstemmende opdateringer.

Hvis funktionen Access Services er aktiveret, kan du arbejde med langt flere data end grænseværdien for listevisning, op til 50.000 elementer som standard. Access behandler automatisk liste- eller biblioteksdata i små batches og samler derefter dataene igen, en teknik, der gør det muligt at arbejde med væsentligt flere data end Grænseværdi for listevisning og uden at påvirke andre brugere på SharePoint-webstedet negativt.

Brug af Microsoft Excel til offlinesynkronisering           

Du kan eksportere SharePoint-lister til en Excel-tabel, som opretter en envejsdataforbindelse mellem Excel-tabellen og SharePoint-listen.

Excel giver dig også mulighed for at arbejde med store lister uden at blokere. Du kan desuden synkronisere Excel med både SharePoint og Access for at drage fordel af hver platform.

Når du opdaterer dine data fra SharePoint-listen og opdaterer Excel-tabellen, erstatter Microsoft Excel Excel-dataene med de nyeste SharePoint-listedata og overskriver de ændringer, du har foretaget i den pågældende Excel-tabel.

Når dataene er i Excel-tabellen, kan du drage fordel af de mange dataanalysefunktioner i Excel, f.eks. effektive og fleksible regneark, pivottabeller, professionelt udseende diagrammer og minidiagrammer, betinget formatering med ikoner, datalinjer, farveskalaer og avancerede what if-analysehandlinger.

Hvis funktionen Access Services er aktiveret, kan du arbejde med langt flere data end grænseværdien for listevisning, op til 50.000 elementer som standard.

Brug af Microsoft Outlook til offlinesynkronisering     

Fra Outlook kan du læse og skrive kontakt-, opgave-, kalender- og diskussions-Lister samt synkronisere dokumentbiblioteker. Du kan f.eks. arbejde med både standardopgavelister og projektopgavelister ved at tage opgavelister offline, få vist, opdatere og tildele nye opgaver, gøre dem online igen og synkronisere dem uden at forlade Outlook. Du kan også gemme, dele og administrere SharePoint-kontakter mere effektivt i Outlook.

Toppen af siden

Brug af Access med SharePoint-produkter til offlinesynkronisering

I Access kan du oprette en webdatabase baseret på Access-tjenester ved at opbygge tabeller, der er baseret på sammenkædede lister, sammen med forespørgsler, formularer, rapporter og makroer, som du har publiceret på et SharePoint-websted. Efterhånden som disse webdatabaser opgraderes, kan du stadig bruge og redigere dem og oprette nye ud fra en skabelon (men ikke fra Access 2013).

Du kan oprette en Access-app i SharePoint uden brug af kode. Generelt er en SharePoint-app en fokuseret, punktløsning, der er nem at distribuere og gøre tilgængelig på en markedsplads. Tænk på en app som en nem og alternativ måde at pakke, distribuere, køre, overvåge og tilbagetrække en løsning på. Du kan finde flere oplysninger underOpret en Access-app.

I modsætning til et Access-webdatabaseprogram, der gemmer data på SharePoint-lister, bruger en Access-app en SQL Server database, der er adskilt fra SharePoint-produkter, til at gemme data og er derfor ikke underlagt Grænseværdi for SharePoint-listevisning. Dette forbedrer skalerbarheden af Access-løsninger betydeligt og giver mulighed for effektiv håndtering af potentielt millioner af poster. For SharePoint Server-brugere kan den SQL Server database konfigureres til at leve bag din organisations firewall. For onlinebrugere er databasen en SQL Server Azure-database, der er aktiveret med en gratis konto og gratis lagerplads. Du kan få mere at vide om Azure på Startsiden for Microsoft Azure.

Endelig kan du stadig synkronisere data mellem en SharePoint-liste og en Access-tabel og holde begge datasæt opdaterede. Denne synkronisering er tovejs eller tovejs. Ændringer, der er foretaget i Access til listedataene, uploades til SharePoint-listen, og ændringer, der foretages på SharePoint-listen, downloades til en Access-fil på computeren. Du kan finde flere oplysninger i Importere, sammenkæde eller flytte data til SharePoint.

Brug af feltet Søg til at finde på lister eller i biblioteker

Der er som regel to søgefelter på en SharePoint-side – webstedssøgningen øverst på siden og det specifikke søgefelt for listen eller biblioteket. Når du bruger listens eller bibliotekets søgefelt, kan du gradvist udvide søgeområdet:

• Søgeområdet er som standard først baseret på alle elementerne i den aktuelle visning og eventuelle undermapper. Du får vist resultaterne i kolonner, du kan filtrere og sortere i. Hvis Grænseværdi for listevisning i øjeblikket overskrides, vises ikke alle resultater.

• Hvis du ikke kan finde det, du leder efter, kan du udvide søgeområdet til at omfatte hele listen, herunder alle undermapper, uanset den aktuelle visning eller Grænseværdi for listevisning.

• Endelig kan du udvide området for at søge på hele webstedet. I dette tilfælde kan du se alle resultaterne på standardsiden for søgewebstedet. Du kan indsnævre resultaterne yderligere ved at bruge panelet Afgrænsning til at filtrere, f.eks. efter forfatteren af et dokument eller oprettelsesdatoen for et listeelement. Du kan endda bruge boolesk syntaks og logiske operatorer til at formulere mere omfattende forespørgsler.

Personlige visninger

Da det er mere kompliceret at oprette visninger, der bruger et kolonneindeks korrekt, end det er tilfældet for store lister og biblioteker, kan det være en ide at fjerne tilladelsen Administrer personlige visninger fra bidragydere til store lister og biblioteker. Ved at fjerne denne tilladelse kan du forhindre brugere i at oprette en visning, der omfatter alle elementerne, og som kan påvirke ydeevnen for resten af webstedet. Du kan finde flere oplysninger om tilladelser under Tilpas tilladelser for en SharePoint-liste eller et SharePoint-bibliotek.

Relationslister

Når du opretter listerelationer ved hjælp af opslagskolonner, entydige kolonner og gennemtvunget relationsfunktionsmåde (også kaldet referentiel integritet), kan du nå Grænseværdi for listevisning og kan blive blokeret under følgende omstændigheder:

• Hvis du gør en kolonne entydig på en eksisterende liste, der har flere elementer end Grænseværdi for listevisning (men bemærk, at tilføjelse af ét element på en liste, der får listen til at overskride Grænseværdi for listevisning, er en handling, der normalt ikke er blokeret).

• Hvis en liste har flere elementer end Grænseværdi for listevisning, og du derefter slår Kaskadevis sletning eller Begræns sletning til for et opslagsfelt på den pågældende liste.

RSS-feeds

Når RSS-understøttelse er aktiveret i Central administration og på niveauet for gruppen af websteder, kan du aktivere og konfigurere RSS-understøttelse for de mange typer lister og biblioteker. Når brugerne får adgang til RSS-feed for en liste eller et bibliotek, hentes data fra listen. Standard RSS-visningen begrænser antallet af elementer, der returneres, baseret på den dato, hvor elementet sidst blev ændret, ved hjælp af et filter i kolonnen Ændret. Hvis listen eller biblioteket har mange elementer, og brugerne har adgang til RSS-feedet, er det en god ide at indeksere kolonnen Ændret. Du kan også reducere antallet af elementer, der hentes, ved at ændre antallet af elementer og antallet af dage, som ændringer er inkluderet i et RSS-feed.

Du kan få mere at vide om administration af RSS-feeds under Administrere RSS-feeds for et websted eller en gruppe af websteder. Du kan få mere at vide om, hvordan du tilføjer et RSS-feed, under Opret en besked for at få besked, når en fil eller mappe ændres.