Házon kívül esemény felvétele mások Outlook naptárába

"Házon kívül" esemény létrehozása a naptárban az új Outlookban

1. A CalendarKezdőlap lapján válassza az Új esemény lehetőséget. 
2. Adjon címet az eseménynek, majd adja meg a kezdő és a befejező dátumot.
3. Egy teljes nap (vagy napok) blokkolásához csúsztassa bekapcsolt állapotba az Egész napos kapcsolót. 
4. A Beállítások csoportban válassza Elfoglalt, majd a legördülő menüben válassza a Házon kívül lehetőséget.
5. Válassza a Save (Mentés) lehetőséget.

A "házon kívül" esemény elküldése másoknak

Ha követte az előző szakasz lépéseit, akkor a létrehozott esemény Házon kívül jelöléssel jelenik meg. Ez azt jelenti, hogy ha valaki megpróbál értekezletet ütemezni Önnel, az illető látni fogja, hogy Ön nem érhető el. 

Házon kívül esemény elküldésekor gyakran előfordul, hogy az eredeti eseményt megnyitja, és a módosítja.Szabad/foglalt – Házon kívül helyett Szabadként jelenik meg. Ugyanakkor ez azt jelenti, hogy elérhetővé válik mindenki számára, aki értekezletet szeretne ütemezni Önnel. Ennek elkerülése érdekében létre kell hoznia egy másik találkozót a naptárban Szabad/elfoglalt állapot értékre állítva, szükség szerint módosítsa az eseményt, majd küldje el másoknak az új Outlookban.

1. Az új Outlook Calendar alkalmazásában kattintson a jobb gombbal a korábban létrehozott "házon kívül" eseményre, és válassza az Esemény duplikálása lehetőséget.
2. Adjon új címet az eseménynek. A címben például szerepeltetni szeretné a saját nevét, hogy aki megnézi a saját naptárában, azonnal tudni fogja, miről van szó.
3. A Résztvevők csoportban válassza a Válaszlehetőségek lehetőséget, és törölje a legördülő lista Válaszok kérése elemét.
4. A Beállítások csoportban válassza Szabad/foglalt, és a legördülő listából válassza a Szabad.
5. A Résztvevők meghívása csoportban adja hozzá a kívánt címzetteket.
6. Írja be a címzettekkel megosztandó esetleges további információkat.
7. Ha többször lesz az irodától távol, és így ismétlődő időpontok sorozatára szeretné figyelmeztetni a címzetteket, válassza ki az ismétlődési mintát, majd a Mentés lehetőséget.
8. Válassza a Küldés gombot.

Amikor elküldi ezt Az esemény Szabad/foglalt értékre van állítva, és a címzett naptárában az egyes napok tetején jelenik meg az új Outlookban – egy vizuális emlékeztető, amely nem blokkolja a címzett munkaidejét.

Elérhetőség kezelése a naptárban az új Outlookban

Alapértelmezés szerint, amikor új elemet vesz fel a naptárába, vagy elfogadja valaki más meghívását, az elem elfoglaltként jelenik meg a naptárban:

• Ez hatással van arra, hogy mások mikor szabad és foglalt időpontokat látnak az Ön naptárában, amikor értekezletet ütemeznek Önnel.
• Ha Teamst használ, az az állapotjelzőre is hatással van, és elfoglaltként jeleníti meg, ha értekezlete vagy találkozója van ütemezve.

A naptár megtekintésekor az egyes elemek bal széle színkóddal jelzi az elemek állapotát: fehér széle a szabad, a sötétebb szegély pedig az elfoglalt állapotot jelzi.

Bármelyik naptárelemet módosíthatja úgy, hogy Elfoglalt, Szabad, Házon kívül stb. legyen:

1. Kattintson a jobb gombbal a naptárban arra az elemre, amelyet módosítani szeretne.
2. A megjelenő menüben mutasson a Megjelenítési mód elemre, majd válassza ki a kívánt beállítást.

Módosítani szeretné az állapotát a Teamsben? Lásd: Állapot módosítása a Microsoft Teamsben.

A klasszikus Outlookban a szabadság idejének értekezlet-összehívással való ütemezése egy két lépésből álló folyamat. Le kell tiltania a szabadságát a saját naptárában, és tájékoztatnia kell munkatársait arról, hogy távol lesz, oly módon, hogy hozzáadja a szabadság időtartamát a naptárukhoz.

1. lépés: Szabadság időtartamának hozzáadása a munkatársak naptárához

Ha "Házon kívül" jelzéssel lát el egy időtartamot a klasszikus Outlook-naptárában, a munkatársai látni fogják ezt, amikor értekezletet kísérelnek meg ütemezni Önnel az adott időtartamban. Bizonyára hasznosnak találná azonban, ha a rendszer mindenkit azonnal és előre értesítene a távollétéről, anélkül hogy a távollétnek hatása volna az érintettek szabad időpontjaira vagy a naptáraik áttekinthetőségére. Mindezt megteheti úgy, hogy a megadott időszakot egy olyan egész napos eseményként tünteti fel a munkatársak naptárában, amelyet a normál (jellemzően foglalt időpontként beállított) eseményektől eltérően szabad időpontként állít be. Ha így tesz, akkor a létrehozott esemény nem lesz hatással a munkatársai szabad és foglalt időpontjaira.

1. A Calendar Kezdőlap lapján válassza az Új értekezlet lehetőséget a klasszikus Outlookban.

   Tipp:

   Új értekezlet-összehívást is létrehozhat a CTRL+SHIFT+Q billentyűkombinációval.

2. Írja be a leírást a Cím mezőbe, és ha szeretné, adja meg a helyet a Hely mezőben.

3. A Kezdő időpont és a Befejező időpont listában adja meg, hogy mikortól meddig lesz házon kívül. Szabadság esetén rendszerint egész napokról van szó. Ha ezt szeretné beállítani, jelölje be az Egész napos esemény jelölőnégyzetet.

   Megjegyzés

   Az Outlook alapértelmezés szerint a számítógép aktuális időzóna-beállítását veszi alapul az ütemezéshez. Ha másik időzónát szeretne használni a házon kívül töltött idő ütemezéséhez, jelölje be az Időzónák jelölőnégyzetet, és válassza ki a megfelelő időzónát.

4. A Résztvevők csoport Válaszlehetőségek mezőjében törölje a jelet a Válaszok kérése legördülő menüből.

5. A Beállítások csoport Megjelenítési mód legördülő listájában válassza a Szabad lehetőséget. Ha már megadta, hogy egész napos eseményről van szó, akkor a Megjelenítési mód legördülő listában automatikusan a Szabad lehetőség lesz kiválasztva.

   Fontos

   • Győződjön meg róla, hogy a Megjelenítési mód legördülő listában a Szabad lehetőség van kiválasztva. Ez a beállítás teszi lehetővé, hogy az értekezlet-összehívás címzettjei elfogadják a meghívást, és felvegyék az Ön szabadságának időtartamát a naptárukba anélkül, hogy a felvett időtartam foglaltként jelenne meg a naptárukban. Így a címzettek naptára az Ön szabadságának időtartama alatt továbbra is szabad időtartamot fog jelezni.
   • Egész napos esemény választásakor az esemény kezdő időpontja éjfél. Annak érdekében, hogy megkímélje a munkatársait a szokatlan időpontban kapott értesítésektől, állítsa az Emlékeztető beállítást a Nincs értékre.

6. Írja be a címzettekkel megosztandó esetleges további információkat.

7. Adja hozzá a kívánt címzetteket a Kötelező vagy a Nem kötelező sorhoz.

8. Ha többször lesz az irodától távol, és így ismétlődő időpontok sorozatára szeretné figyelmeztetni a címzetteket, a Beállítások csoportban válassza az Ismétlődés lehetőséget, adja meg az ismétlődési mintát, majd kattintson az OK gombra.

9. Válassza a Küldés gombot.

Ha az értekezlet-összehívás elküldésekor a Megjelenítési mód lista Szabad beállítását választotta, az esemény a munkatársak Outlook-naptárában az egyes napok tetején lesz látható – egy képi emlékeztető formájában, amely nem foglal le munkaidőt.

2. lépés: Szabadság időtartamának lefoglalása a saját naptárban

Ha végrehajtotta az előző szakasz lépéseit, akkor az elküldött értekezlet-összehívás szabad időként kerül be a munkatársai naptárába annak érdekében, hogy ne foglalja le a naptárbeli idejüket. Az időtartam azonban a saját naptárában is szabadként jelenik meg. Mostantól létre kell hoznia egy további találkozót saját magának a klasszikus Outlookban, hogy mások láthassák, nem lesz elérhető a megadott időtartam során.

Sokan esnek abba a hibába, hogy az eredeti összehívás elküldése után megnyitják az értekezlet-összehívást a naptárukban, és a Megjelenítési mód beállítást Szabad beállításról Házon kívül beállításra módosítják. Ekkor azonban a rendszer frissítést küld minden olyan személynek, aki megkapta az értekezlet-összehívást, és a Szabad beállítást Házon kívül beállításra állítja át, érvénytelenítve azokat a lépéseket, amelyekkel mindezt el szerette volna kerülni. létre kell hoznia egy másik találkozót a naptárában, amelyben a Megjelenítési mód beállítást Házon kívül értékre kell állítani.

Amikor a felhasználók a klasszikus Outlook-naptár használatával értekezleteket és más eseményeket ütemezzenek, láthatják az elérhetőségét, hacsak Ön nem módosította a naptár engedélyeit. A találkozók, értekezletek és események Megjelenítési mód beállítása általában Elfoglalt. Létrehozhat elemeket is, melynél a Megjelenítési módbeállítás van "Házon kívül" beállítás. A Házon kívül beállítású elemeket a program az Elfoglalt elemekhez hasonlónak tekinti – senki sem várhatja, hogy éppen elérhető lesz. Vizuálisan a két típus különbözik egymástól – a Házon kívül beállítású elemeket lila szín jelöli, az Elfoglalt értéket pedig kék színtéma azonosítja. Ez a megjelenésbeli különbség segít kiemelni az okokat, amelyek miatt nem érhető el. Előfordulhat például, hogy át tud helyezni egy ütköző Foglalt elemet, de egy Házon kívül elemet (például a szabadságát) nem tud vagy nem hajlandó módosítani.

1. A Calendar lap Kezdőlap lapján válassza az Új találkozó lehetőséget a klasszikus Outlookban.
2. A Cím mezőbe írja be a távollét nevét.
3. A Kezdés és a Befejezés mezőben válassza ki a távollét kezdő és záró dátumát.
4. Jelölje be az Egész napos esemény jelölőnégyzetet.
5. Módosítsa a Megjelenítési mód beállítást Házon kívül értékre.
6. Válassza a Mentés & a Bezárás lehetőséget.