Bekerja dengan batas Ambang Tampilan Daftar untuk semua versi SharePoint

Tentang menggunakan folder

Saat membuat folder, di balik layar, Anda membuat indeks internal. Indeks internal ini juga dibuat untuk folder akar atau tingkat teratas dari daftar atau pustaka. Saat Anda mengakses item dalam folder, Anda secara efektif menggunakan indeks internal ini untuk mengakses data. Ingatlah bahwa jika folder berisi subfolder, setiap subfolder dihitung sebagai sebuah item (tetapi bukan item apa pun dalam subfolder itu).

Meskipun total jumlah item dalam daftar atau pustaka sangat besar, tampilan sebuah folder setidaknya secepat tampilan yang memfilter total jumlah item dengan menggunakan kolom terindeks. Dalam beberapa skenario, mungkin dimungkinkan untuk mendistribusikan semua item dalam daftar atau pustaka ke dalam beberapa folder sehingga tidak ada folder yang memiliki lebih dari 5.000 item.

Penting untuk mempertimbangkan hal berikut ini saat Anda menggunakan folder untuk menata daftar atau pustaka yang besar:

• Folder bisa berisi lebih banyak item daripada Ambang Tampilan Daftar, tetapi untuk menghindari diblokir, Anda mungkin masih perlu menggunakan tampilan yang difilter berdasarkan indeks kolom.

• Jika Anda memilih opsi Perlihatkan semua item tanpa folder di bagian Folder saat Anda membuat atau mengubah tampilan dalam daftar atau pustaka ini, Anda kemudian harus menggunakan filter yang didasarkan pada indeks sederhana untuk memastikan Anda tidak mencapai Ambang Tampilan Daftar.

• Seringkali berguna untuk membuat tampilan default memperlihatkan semua folder yang tersedia tanpa pemfilteran apa pun sehingga pengguna bisa memilih folder yang sesuai saat mereka menyisipkan item baru. Menampilkan semua folder juga menjadikan kecil kemungkinan item akan ditambahkan secara tidak benar di luar folder dalam daftar atau pustaka. Tidak seperti pustaka, tidak ada cara otomatis untuk memindahkan item antar folder dalam daftar.

Untuk memindahkan file antar folder dalam pustaka, lihat Memindahkan atau menyalin file di SharePoint.

Manajemen data Access, data eksternal, dan sinkronisasi offline

Menjadikan data bersifat offline akan mempermudah Anda dan lebih efisien saat menyinkronkan dengan komputer. Anda dapat menggunakan Excel, Access, atau Outlook, tergantung pada data daftar yang sedang digunakan. Anda juga dapat menggunakan manajemen data eksternal tanpa batasan dengan sistem Perencanaan Sumber Daya Perusahaan (ERP), OData, dan layanan Web, tergantung pada layanan SharePoint Anda.

Menggunakan sinkronisasi offline

Anda dapat melakukan perubahan di komputer desktop atau laptop, lalu menyinkronkan perubahan dan menyelesaikan konflik secara lancar dan efisien saat data kembali dijadikan online. Bekerja dengan daftar besar dengan menggunakan sinkronisasi offline untuk "menggosok," menganalisis, atau data laporan membantu aktivitas database di luar muat dan meminimalkan penggunaan sumber daya SharePoint.

Anda dapat mengambil data daftar secara offline dan menyinkronkan perubahan ketika kembali online menggunakan beberapa produk Microsoft 365. Untuk mengekspor ke aplikasi ini, Anda harus menginstal aplikasi, baik Microsoft 365 atau desktop Office.

Menggunakan Microsoft Access untuk sinkronisasi offline     

Access dapat menangani lebih banyak baris data daripada SharePoint, dan Anda memiliki banyak alat canggih untuk memanipulasi data tersebut. Bekerja dengan data di Access dan menyinkronkan dengan SharePoint akan memungkinkan Anda untuk bekerja dengan kumpulan data yang lebih besar.

Anda bisa membaca dan menulis sebagian besar daftar asli dari Access dengan menautkannya, dan Access berfungsi dengan baik dengan hampir semua tipe data SharePoint. Penautan memungkinkan Anda menyambungkan ke data dalam daftar SharePoint, sehingga Anda membuat koneksi dua arah untuk menampilkan dan mengedit data terbaru baik dalam daftar SharePoint maupun database Access Anda. Access membuat salinan (atau replikasi) daftar SharePoint dalam tabel Access. Setelah tabel Access dibuat, Anda bisa bekerja dengan data daftar di Access hingga batas Access dua gigabyte (tidak termasuk lampiran apa pun yang tidak disimpan secara lokal). Selain itu, Access menyimpan data daftar di klien, menggunakan cache dalam memori, penulisan melalui yang efisien, dan hanya mentransfer item daftar yang diubah. Semuanya membuat kueri dan pembaruan berjalan jauh lebih cepat. Kotak dialog resolusi konflik juga membantu mengelola pembaruan yang berkonflik secara lancar.

Jika fitur Layanan Access diaktifkan, maka Anda dapat bekerja dengan lebih banyak data daripada Ambang Tampilan Daftar, hingga 50.000 item secara default. Access memproses data daftar atau pustaka secara otomatis dalam kumpulan kecil lalu menyusun ulang data, teknik yang memungkinkan bekerja dengan data yang lebih banyak daripada Ambang Tampilan Daftar secara substansial, dan tanpa berdampak buruk pada pengguna lain di situs SharePoint.

Menggunakan Microsoft Excel untuk sinkronisasi offline           

Anda bisa mengekspor daftar SharePoint ke tabel Excel yang membuat koneksi data satu arah antara tabel Excel dan daftar SharePoint.

Excel juga memungkinkan Anda bekerja dengan daftar besar tanpa memblokir. Selain itu, Anda dapat menyinkronkan Excel dengan SharePoint dan Access untuk memanfaatkan fitur setiap platform.

Saat Anda memperbarui data dari daftar SharePoint dan merefresh tabel Excel, Microsoft Excel mengganti data Excel dengan data daftar SharePoint terbaru, menimpa perubahan apa pun yang Anda buat pada tabel Excel tersebut.

Setelah data berada dalam tabel Excel, Anda bisa memanfaatkan banyak fitur analisis data Excel, seperti lembar kerja yang canggih dan fleksibel, laporan PivotTable, bagan dan garis percikan yang terlihat profesional, pemformatan bersyarat dengan ikon, bilah data, skala warna, dan operasi analisis bagaimana-jika yang canggih.

Jika fitur Layanan Access diaktifkan, maka Anda dapat bekerja dengan lebih banyak data daripada Ambang Tampilan Daftar, hingga 50.000 item secara default.

Menggunakan Microsoft Outlook untuk sinkronisasi offline     

Dari Outlook, Anda dapat membaca dan menulis Lists Kontak, Tugas, Kalender, dan Diskusi, serta menyinkronkan pustaka Dokumen. Misalnya, Anda bisa bekerja dengan daftar tugas standar dan daftar tugas proyek dengan membuat daftar tugas offline, menampilkan, memperbarui, dan menetapkan tugas baru, membawanya kembali online, dan menyinkronkannya tanpa meninggalkan Outlook. Anda juga bisa menyimpan, berbagi, dan mengelola kontak SharePoint secara lebih efisien di Outlook.

Atas Halaman

Menggunakan Access dengan Produk SharePoint untuk sinkronisasi offline

Di Access, Anda membuat database web berdasarkan Access Services dengan menyusun tabel berdasarkan daftar tertaut, bersama dengan kueri, formulir, laporan, dan makro yang Anda terbitkan ke situs SharePoint. Saat database web ini dimutakhirkan, Anda masih dapat menggunakan dan mengubahnya, serta membuat database baru dari templat (tetapi tidak dari Access 2013).

Anda dapat membuat Aplikasi Access di SharePoint tanpa menggunakan kode. Secara umum, Aplikasi SharePoint adalah solusi terfokus dan terarah yang mudah didistribusikan dan disediakan di pasaran. Pikirkan sebuah aplikasi sebagai cara alternatif dan mudah untuk mengemas, mendistribusikan, menjalankan, mengawasi, dan menarik solusi. Untuk informasi selengkapnya, lihatMembuat aplikasi Access.

Tidak seperti aplikasi database web Access yang menyimpan data dalam daftar SharePoint, Aplikasi Access menggunakan database SQL Server terpisah dari produk SharePoint untuk menyimpan data dan oleh karena itu tidak tunduk pada Ambang Tampilan Daftar SharePoint. Hal ini akan sangat meningkatkan skalabilitas solusi Access dan menghasilkan penanganan efisien data yang berpotensi berjumlah jutaan. Untuk pengguna SharePoint Server, database SQL Server dapat dikonfigurasi agar berada di belakang firewall organisasi Anda. Untuk pengguna online, database adalah database Azure SQL Server yang diaktifkan dengan akun gratis dan penyimpanan gratis. Untuk informasi selengkapnya tentang Azure, lihat laman Microsoft Azure.

Terakhir, Anda masih bisa menyinkronkan data antara daftar SharePoint dan tabel Access dan menjaga kedua kumpulan data tetap terkini. Sinkronisasi ini bersifat dua arah atau dua arah. Perubahan yang dibuat di Access ke data daftar diunggah ke daftar SharePoint, dan perubahan yang dibuat pada daftar SharePoint diunduh ke Access di komputer Anda. Untuk informasi selengkapnya, lihat Mengimpor, menautkan, atau memindahkan data ke SharePoint.

Menggunakan kotak Pencarian untuk menemukan item pustaka atau daftar

Terdapat dua kotak pencarian di halaman SharePoint, pencarian situs di bagian atas halaman dan kotak pencarian daftar atau pustaka tertentu. Saat Anda menggunakan kotak Pencarian daftar atau pustaka, Anda bisa memperluas lingkup operasi pencarian secara progresif:

• Secara default, lingkup pencarian awalnya didasarkan pada semua item dalam tampilan sekarang dan subfolder apa pun. Anda melihat hasil sebagai kolom yang selanjutnya bisa Anda filter dan urutkan. Jika Ambang Tampilan Daftar saat ini terlampaui, tidak semua hasil akan muncul.

• Jika Anda tidak menemukan apa yang Anda cari, Anda bisa memperluas lingkup pencarian Anda untuk menyertakan seluruh daftar termasuk semua subfolder, terlepas dari tampilan saat ini atau Ambang Tampilan Daftar.

• Terakhir, Anda bisa memperluas lingkup untuk mencari di seluruh situs. Dalam kasus ini, Anda melihat semua hasil dalam halaman situs Pencarian standar. Anda bisa selanjutnya mempersempit hasil dengan menggunakan panel Perbaikan untuk memfilter, misalnya, menurut penulis dokumen atau tanggal pembuatan item daftar. Anda bahkan bisa menggunakan sintaks Boolean dan operator logika untuk merumuskan kueri yang lebih terperinci.

Tampilan pribadi

Karena membuat tampilan yang menggunakan indeks kolom dengan benar lebih rumit untuk daftar dan pustaka berukuran besar, Anda mungkin ingin menghapus izin Kelola Tampilan Pribadi dari kontributor untuk daftar atau pustaka berukuran besar. Dengan menghapus izin ini, Anda dapat mencegah pengguna membuat tampilan yang mencakup semua item dan yang mungkin mengganggu kinerja situs lainnya. Untuk informasi selengkapnya tentang izin, lihat Mengustomisasi izin untuk daftar atau pustaka SharePoint.

Daftar relasional

Saat Anda membuat hubungan daftar dengan menggunakan kolom pencarian, kolom unik, dan perilaku relasional yang diberlakukan (juga disebut integritas referensial), Anda bisa mencapai Ambang Tampilan Daftar dan mungkin diblokir dalam keadaan berikut ini:

• Jika Anda membuat kolom unik dalam daftar yang sudah ada yang memiliki lebih banyak item daripada Ambang Tampilan Daftar (tetapi perhatikan bahwa menambahkan satu item ke daftar yang membuat daftar melebihi Ambang Tampilan Daftar adalah operasi yang biasanya tidak diblokir).

• Jika daftar memiliki lebih banyak item daripada Ambang Tampilan Daftar, lalu Anda mengaktifkan Penghapusan Bersisik atau Penghapusan Terbatas untuk bidang pencarian dalam daftar tersebut.

Umpan RSS

Setelah dukungan RSS diaktifkan di Administrasi Pusat dan di tingkat kumpulan situs, Anda bisa mengaktifkan dan mengonfigurasi dukungan RSS untuk banyak tipe daftar dan pustaka. Saat pengguna mengakses Umpan RSS untuk daftar atau pustaka, data diambil dari daftar. Tampilan RSS default membatasi jumlah item yang dikembalikan, berdasarkan tanggal terakhir kali item diubah menggunakan filter pada kolom Diubah. Jika daftar atau pustaka memiliki banyak item dan pengguna mengakses Umpan RSS, ada baiknya mengindeks kolom Diubah. Anda juga bisa mengurangi jumlah item yang diambil dengan mengubah jumlah item dan jumlah hari yang perubahannya disertakan dalam Umpan RSS.

Untuk informasi selengkapnya tentang mengelola umpan RSS, lihat Mengelola umpan RSS untuk situs atau kumpulan situs. Untuk mempelajari tentang cara menambahkan umpan RSS, lihat Membuat pemberitahuan untuk mendapatkan pemberitahuan saat file atau folder berubah.