Darbas su sąrašo rodinio ribinėmis reikšmėmis visose "SharePoint" versijose

Indeksų ir filtruotų rodinių naudojimas duomenims valdyti ir našumui pagerinti

Planuodami ir kurdami indeksus bei naudodami juos filtruose, galite išlaikyti sąrašo rodinio ribinės reikšmės elementų skaičių. Daugiau informacijos žr. Indekso įtraukimas į sąrašo arba bibliotekos stulpelį arba Filtravimo naudojimas "SharePoint" rodiniui modifikuoti.

Indeksai sukuriami automatiškai šiose dviejose situacijose:

Kai įrašyti rodiniai turi stulpelių, naudojamų rikiuoti arba filtruoti.
Rūšiuojant pagal šiuolaikinę patirtį.

Pastaba: Automatinis indekso kūrimas rūšiuojant modernioje versijoje yra apribotas sąrašais ir bibliotekomis, kuriose yra mažiau nei 20 000 elementų. Jei jis didesnis nei 20 000 elementų, indeksas bus sukurtas fone. Indeksuotų stulpelių puslapyje bus rodoma "Indeksavimas vykdomas", kol indeksas kuriamas.

Jei blokuojamas "SharePoint Server" sąrašo rodinio ribinė reikšmė, bet bendras elementų skaičius yra mažesnis nei 20 000, galite įtraukti indeksus į stulpelius programoje "SharePoint 2019".

Visose „SharePoint“ versijose galite kurti filtruotą rodinį su stulpelių indeksu, kad sumažėtų rezultatų skaičius dirbant su dideliais sąrašais ir bibliotekomis. Filtruoto rodinio kūrimas su indeksuotu stulpeliu yra dviejų veiksmų procesas:

Kurti stulpelio indeksą.
Kurti rodinį, kuris filtruoja rodinį naudodamas indeksuotą stulpelį.

Daugiau informacijos apie stulpelių indeksavimą žr. Indekso įtraukimas į sąrašo arba bibliotekos stulpelį.

Daugiau informacijos apie stulpelių filtravimą žr. Filtravimo naudojimas "SharePoint" rodiniui modifikuoti.

Sąrašo rodinio redagavimas

Jei dirbant su dideliu sąrašu įvyksta klaida, redaguokite sąrašo rodinį.

Šie keturi pakeitimai pašalina sąrašo rodinio ribinės reikšmės klaidas. Atlikite visus keturis keitimus, kad pašalintumėte visas klaidas.

Sąrašo rodinio rūšiavimo šalinimas

Tiek Pirmiausia rūšiuokite pagal stulpelį, tada rūšiuokite pagal stulpelį, pasirinkite Nėra.

Pastaba: Dėl stulpelių su stulpelių tipais, pvz., žmonių, peržvalgos ar valdomų metaduomenų, rūšiuojant gali kilti sąrašo rodinio ribinės reikšmės klaidų. Tačiau pirmojo rūšiavimo metu galite naudoti tekstą, skaičių, datą ir kitus stulpelių tipus.

Šalinti grupavimą redagavimo rodinyje

Abiejose Dalyje Pirma grupuokite pagal stulpelį ir Tada grupuokite pagal stulpelį, pasirinkite Nėra.

Kiti sąrašo rodinio redagavimai

Visų stulpelių sekcijoje Sumos pasirinkite Nėra.

Sekcijoje Stulpeliai pažymėkite kelis stulpelius, kiek reikia rodyti.

Pastaba: Rodant 12 ar daugiau toliau nurodytų tipų stulpelių gali kilti sąrašo rodinio ribinės reikšmės klaida: žmonės, peržvalga ir valdomi metaduomenys. Kitų tipų stulpelių rodymas nebus. 

Aplankų naudojimas norint tvarkyti   

Nors norint naudoti didelius sąrašus ir bibliotekas nereikia naudoti aplankų, vis tiek galite juos naudoti, kad padėtumėte tvarkyti duomenis ir pagerintumėte prieigos prie duomenų efektyvumą. Pagal numatytuosius parametrus dokumentų bibliotekose, bet ne sąrašuose, įjungiamas aplankų kūrimas. Daugiau informacijos žr. Aplanko kūrimas sąraše arba Aplanko kūrimas dokumentų bibliotekoje.

Apie aplankų naudojimą

Pastabos:

Jei naudojate "SharePoint" komandą Perkelti į arba nuvilkti, esami metaduomenys taip pat perkeliami.
Norėdami efektyviai tvarkyti duomenis, galite naudoti aplankus, tačiau būkite atsargūs, kad aplanke esanti užklausa negrąžintų daugiau nei sąrašo rodinio ribinė reikšmė.
Kaip aptarėme anksčiau, filtruoti rodiniai padeda sumažinti galimų rezultatų skaičių žemiau sąrašo rodinio ribinės reikšmės. Tačiau jei perkeliate elementus į "SharePoint" šiukšlinę, jie vis tiek skaičiuojami nustatant, ar filtro išraiška viršija sąrašo rodinio ribinę vertę. Jei išvalysite šiukšlinę, jos nebebus skaičiuojamos. Daugiau informacijos žr. "SharePoint" svetainės elementų naikinimas arba šiukšlinės ištuštinimas.

Kai kuriate aplanką, užkulisiuose sukuriate vidinį indeksą. Šis vidinis indeksas taip pat sukuriamas šakniniame aplanke arba aukščiausiu bibliotekos ar sąrašo lygiu. Kai pasiekiate elementus aplanke, efektyviai naudojate šį vidinį indeksą duomenims pasiekti. Atminkite, jei aplanke yra poaplankių, kiekvienas poaplankis skaičiuojamas kaip elementas (bet ne elementai tame poaplankyje).

Net jei bendras elementų skaičius sąraše arba bibliotekoje yra labai didelis, vieno aplanko rodinys yra toks pat greitas kaip ir rodinys, kuris filtruoja bendrą elementų skaičių naudodamas stulpelio indeksą. Kai kuriais atvejais gali būti įmanoma paskirstyti visus sąrašo arba bibliotekos elementus į kelis aplankus, kad nė viename aplanke nebūtų daugiau nei 5 000 elementų.

Kai didelį sąrašą arba biblioteką tvarkote naudodami aplankus, svarbu atsižvelgti į šiuos dalykus:

Aplanke gali būti daugiau elementų nei sąrašo rodinio ribinė reikšmė, tačiau norint išvengti blokavimo, vis tiek gali tekti naudoti filtruotą rodinį pagal stulpelių indeksus.
Jei kurdami arba modifikuodami rodinį šiame sąraše arba bibliotekoje pasirinksite parinktį Rodyti visus elementus be aplankų, turite naudoti filtrą, pagrįstą paprastu indeksu, kad užtikrintumėte, jog nepasiekėte sąrašo rodinio ribinės reikšmės.
Dažnai naudinga nustatyti, kad numatytajame rodinyje būtų rodomi visi galimi aplankai be filtravimo, kad vartotojai galėtų pasirinkti atitinkamą aplanką, kai įterpia naujus elementus. Kai rodomi visi aplankai, mažesnė tikimybė, kad aplankai sąraše arba bibliotekoje bus neteisingai įtraukti už aplankų ribų. Skirtingai nei bibliotekose, nėra automatinio būdo perkelti elementus iš vieno sąrašo aplanko į kitą.

Norėdami perkelti failus iš vieno bibliotekos aplanko į kitą, žr. Failų perkėlimas arba kopijavimas programoje "SharePoint".

Sinchronizuoti ir autonominiai duomenys   

Naudodami duomenis neprisijungę galite naudoti "Excel" arba "Access" sąrašo duomenims be apribojimų teikti užklausas. Kai sinchronizuojate dokumentų aplanką, galite dirbti vietiniame kompiuteryje, o pakeitimai serveryje atnaujinami automatiškai. Daugiau informacijos žr. "SharePoint" failų sinchronizavimas su „OneDrive“ sinchronizavimo programa klientu (Groove.exe) arba "SharePoint" ir "Teams" failų sinchronizavimas su kompiuteriu.

Sinchronizavimas neprisijungus, išoriniai duomenys ir „Access“ duomenų valdymas

Paprastai patogiau ir efektyviau paimti duomenis neprisijungus, kai sinchronizuojate su kompiuteriu. Atsižvelgiant į sąrašo duomenis, su kuriais dirbate, galima naudoti „Excel“, „Access“ arba „Outlook“. Taip pat galite naudoti išorinių duomenų valdymą be jokių apribojimų, jei naudojate įmonės išteklių planavimo (ERP) sistemas, „OData“ ir žiniatinklio tarnybas, atsižvelgdami į savo „SharePoint“ tarnybą.

Sinchronizavimas naudojant autonominį režimą

Galite atlikti keitimus darbalaukyje arba nešiojamajame kompiuteryje, o kai prisijungę duomenis įkelsite, galėsite tolygiai ir efektyviai sinchronizuoti keitimus bei spręsti konfliktus. Darbas su dideliais sąrašais naudojant sinchronizavimą neprisijungus norint "trikti", analizuoti arba ataskaitos duomenis padeda pašalinti duomenų bazės veiklą ir sumažinti "SharePoint" išteklių naudojimą.

Galite paimti sąrašo duomenis neprisijungę ir sinchronizuoti pakeitimus, kai vėl prisijungiate naudodami kelis "Microsoft 365" produktus. Norėdami eksportuoti į juos, turite turėti įdiegtas taikomąsias programas ("Microsoft 365" arba "Office" kompiuterio versija).

"Microsoft Access" naudojimas sinchronizavimui neprisijungus     

"Access" gali apdoroti daugiau duomenų eilučių nei "SharePoint" ir turite daug galingų įrankių duomenims valdyti. Dirbdami su "Access" duomenimis ir sinchronizuodami su "SharePoint", galite dirbti su didesniais duomenų rinkiniais.

Galite skaityti ir rašyti daugumą vietinių sąrašų programoje "Access" susiedami su jais, o "Access" puikiai veikia su beveik visais "SharePoint" duomenų tipais. Susiejimas leidžia prisijungti prie "SharePoint" sąrašo duomenų, kad sukurtumėte dvipusį ryšį ir peržiūrėtumėte bei redaguotumėte naujausius duomenis tiek "SharePoint" sąraše, tiek "Access" duomenų bazėje. "Access" sukuria "SharePoint" sąrašo kopiją (arba replikuoja) "Access" lentelėje. Sukūrę "Access" lentelę, galite dirbti su sąrašo duomenimis programoje "Access" iki dviejų gigabaitų limito (išskyrus priedus, kurie nesaugomi vietoje). Be to, "Access" saugo sąrašo duomenis kliento talpykloje, naudoja efektyvią atminties, rašymo talpyklą ir perkelia tik pakeistus sąrašo elementus. Visa tai leidžia užklausoms ir naujinimams veikti daug greičiau. Neatitikimų sprendimo dialogo langas taip pat padeda sklandžiai valdyti nesuderinamus naujinimus.

Jei "Access Services" funkcija suaktyvinta, galite dirbti su daug daugiau duomenų nei sąrašo rodinio ribinė reikšmė – iki 50 000 elementų pagal numatytuosius parametrus. "Access" automatiškai apdoroja sąrašo arba bibliotekos duomenis mažais paketais, tada iš naujo surenka duomenis – tai būdas, leidžiantis dirbti su gerokai daugiau duomenų, nei leidžia sąrašo rodinio ribinė reikšmė, ir tai nedaro neigiamos įtakos kitiems vartotojams "SharePoint" svetainėje.

"Microsoft Excel" naudojimas sinchronizuojant neprisijungus           

Galite eksportuoti "SharePoint" sąrašus į "Excel" lentelę, kuri sukuria vienpusį duomenų ryšį tarp "Excel" lentelės ir "SharePoint" sąrašo. darbas su visomis "SharePoint" ekrano one.png versijomis

"Excel" taip pat leidžia dirbti su dideliais sąrašais neblokuojant. Be to, „Excel“ galite sinchronizuoti ir su „SharePoint“, ir su „Access“, kad galėtumėte pasinaudoti kiekvienos platformos teikiamais privalumais.

Kai atnaujinate duomenis iš "SharePoint" sąrašo ir atnaujinate "Excel" lentelę, "Microsoft Excel" pakeičia "Excel" duomenis naujausiais "SharePoint" sąrašo duomenimis, perrašydama visus tos "Excel" lentelės pakeitimus.

Kai duomenys yra "Excel" lentelėje, galite pasinaudoti daugeliu "Excel" duomenų analizės funkcijų, pvz., galingų ir lanksčių darbalapių, "PivotTable" ataskaitų, profesionaliai atrodančių diagramų ir miniatiūrinių linijų, sąlyginio formatavimo su piktogramomis, duomenų juostų, spalvų skalių ir sudėtingų sąlyginės analizės operacijų.

Jei "Access Services" funkcija suaktyvinta, galite dirbti su daug daugiau duomenų nei sąrašo rodinio ribinė reikšmė – iki 50 000 elementų pagal numatytuosius parametrus.

"Microsoft Outlook" naudojimas sinchronizavimui neprisijungus     

Programoje "Outlook" galite skaityti ir rašyti kontaktus, užduotis, kalendorių ir diskusijų Sąrašai, taip pat sinchronizuoti dokumentų bibliotekas. Pavyzdžiui, galite dirbti su standartiniais užduočių sąrašais ir projektų užduočių sąrašais, naudodami užduočių sąrašus neprisijungę, peržiūrėdami, atnaujindami ir priskirdami naujas užduotis, sugrąžindami jas internetu ir sinchronizuodami neišeidami iš "Outlook". Taip pat galima efektyviau išsaugoti, bendrinti ir valdyti „SharePoint“ kontaktus programa „Outlook“.

Puslapio viršus

"Access" naudojimas su "SharePoint" produktais norint sinchronizuoti neprisijungus

Programoje "Access" galite kurti žiniatinklio duomenų bazę, pagrįstą "Access Services", kurdami lenteles, pagrįstas susietais sąrašais, taip pat užklausas, formas, ataskaitas ir makrokomandas, kurias publikavote "SharePoint" svetainėje. Atnaujinę šių žiniatinklio duomenų bazių versiją, vis tiek galėsite jas naudoti ir modifikuoti bei kurti naujas pagal šabloną (bet ne naudodami "Access 2013").

"Access" taikomąją programą galite sukurti programoje "SharePoint" nenaudodami kodo. Paprastai "SharePoint" taikomoji programa yra kryptingas, taškinis sprendimas, kuris lengvai platinamas ir pasiekiamas parduotuvėje. Programą galite laikyti patogiu, alternatyviu būdu supakuoti, platinti, paleisti, stebėti ir pašalinti sprendimą. Daugiau informacijos žr."Access" taikomosios programos kūrimas.

Skirtingai nei "Access" žiniatinklio duomenų bazės taikomoji programa, kurioje saugomi duomenys "SharePoint" sąrašuose, "Access" taikomoji programa duomenims saugoti naudoja „SQL Server“ duomenų bazę, atskirtą nuo "SharePoint" produktų, todėl jai netaikoma "SharePoint" sąrašo rodinio ribinė reikšmė. Tai žymiai pagerina "Access" sprendimų išplečiamumą ir leidžia efektyviai tvarkyti galimai milijonus įrašų. "SharePoint Server" vartotojams „SQL Server“ duomenų bazę galima sukonfigūruoti taip, kad ji liktų už jūsų organizacijos užkardos. Internetiniams vartotojams duomenų bazė yra „SQL Server“ "Azure" duomenų bazė, įgalinta naudojant nemokamą paskyrą ir nemokamą saugyklą. Daugiau informacijos apie "Azure" žr. "Microsoft Azure" pagrindiniame puslapyje.

Galiausiai, vis tiek galite sinchronizuoti duomenis tarp "SharePoint" sąrašo ir "Access" lentelės ir išlaikyti abu duomenų rinkinius atnaujintus. Šis sinchronizavimas yra dvikryptis arba dvikryptis. "Access" atlikti sąrašo duomenų pakeitimai nusiunčiami į "SharePoint" sąrašą, o "SharePoint" sąrašo pakeitimai atsiunčiami į "Access" jūsų kompiuteryje. Daugiau informacijos žr. Duomenų importavimas, susiejimas arba perkėlimas į "SharePoint".

"SharePoint" ieškos lauko naudojimas

Alternatyvus būdas rasti dokumentus ar elementus didelėje bibliotekoje arba sąraše yra naudoti sąrašo arba bibliotekos lauką Ieška, kad būtų galima įvesti raktažodį arba frazę. "SharePoint" ieška turi savo indeksavimo mechanizmus ir jai netaikoma sąrašo rodinio ribinė reikšmė ar kitos susijusios ribos.

Kitas didelių bibliotekų valdymo sprendimas yra kurti ir naudoti Dokumentų centro svetainę. Dokumentų valdymui skirta Dokumentų centro svetainė siūlo tokias funkcijas kaip failų įrašymą ir atrakinimą bei paėmimą ir užrakinimą, darbo eigas, filtrus ir rodinius.

Ieškos lauko naudojimas sąrašo arba bibliotekos elementams rasti

„SharePoint“ puslapyje paprastai yra du ieškos laukai: svetainės ieškos laukas puslapio viršuje ir konkretaus sąrašo arba bibliotekos ieškos laukas. Kai naudojate sąrašo arba bibliotekos ieškos lauką, galite palaipsniui išplėsti ieškos operacijos aprėptį:

Pagal numatytuosius nustatymus ieškos apimtis yra visi elementai dabartiniame rodinyje ir visuose poaplankiuose. Rezultatai pateikiami stulpeliais, kuriuos galite dar filtruoti ir rikiuoti. Jei šiuo metu viršijama sąrašo rodinio ribinė reikšmė, rodomi ne visi rezultatai.
Jei nerandate, ko ieškote, galite išplėsti ieškos aprėptį ir įtraukti visą sąrašą, įskaitant visus poaplankius, neatsižvelgiant į dabartinį rodinį arba sąrašo rodinio ribinę vertę.
Galiausiai, galite išplėsti aprėptį ir ieškoti visoje svetainėje. Tokiu atveju visus rezultatus matysite standartiniame svetainės puslapyje Ieška. Galite toliau mažinti rezultatų kiekį filtruodami per tikslinimo pultą, pavyzdžiui, pagal dokumento autorių arba sąrašo elemento sukūrimo datą. Galite naudoti netgi Bulio sintaksę ir loginius operatorius norėdami suformuluoti išsamesnes užklausas.

Pastaba: Klasikiniame "SharePoint" ieškos laukas pasiekiamas tik sąrašuose ir bibliotekose, kurios rodomos kaip kliento sugeneruoti rodiniai. Nors numatytasis veikimo būdas yra rodyti ieškos lauką, ieškos lauką gali slėpti įrankių srities sekcijos Įvairūs ypatybė Sąrašo rodinio puslapio dalis Ieškos laukas. Daugiau informacijos apie "SharePoint Classic" puslapio dalies ypatybes žr. Sąrašo ir kitų puslapio dalių naudojimas klasikiniuose puslapiuose.

Asmeninių rodinių, sąryšinių sąrašų ir RSS informacijos santraukų naudojimas

Norėdami dar labiau pagerinti bendrą sistemos našumą ir išvengti išteklių ribinės reikšmės arba ribos, galite apsvarstyti asmeninių rodinių, susijusių sąrašų arba RSS informacijos santraukų naudojimą.

Asmeniniai rodiniai

Didelių sąrašų ir bibliotekų rodinių, kurie tinkamai naudoja stulpelių indeksą, kūrimas yra sudėtingesnis, todėl galbūt norėsite pašalinti didelio sąrašo ar bibliotekos bendraautorių teises Tvarkyti asmeninius rodinius. Pašalindami šias teises galite neleisti vartotojams kurti rodinio, kuris apimtų visus elementus ir kuris gali neigiamai paveikti likusios svetainės veikimą. Daugiau informacijos apie teises žr. "SharePoint" sąrašo arba bibliotekos teisių tinkinimas.

Sąryšiniai sąrašai

Kai kuriate sąrašų ryšius naudodami peržvalgos stulpelius, unikalius stulpelius ir įgalintą sąryšinį veikimą (dar vadinamą nuorodų vientisumu), galite pasiekti sąrašo rodinio ribinę vertę ir galite būti blokuojami esant šioms aplinkybėms:

Jei esamame sąraše, kuriame yra daugiau elementų nei sąrašo rodinio ribinė reikšmė, sukuriate unikalų stulpelį (tačiau atkreipkite dėmesį, kad vieno elemento įtraukimas į sąrašą, kuris viršija sąrašo rodinio ribinę reikšmę, yra operacija, kuri paprastai nėra blokuojama).
Jei sąraše yra daugiau elementų nei sąrašo rodinio ribinė reikšmė, o to sąrašo peržvalgos lauke įjungiate Pakopinis naikinimas arba Apriboti naikinimą .

RSS informacijos santraukos

Įgalinus RSS palaikymą administravimo centre ir svetainių rinkinių lygiu, galima įgalinti ir konfigūruoti daugelio sąrašų ir bibliotekų tipų RSS palaikymą. Kai vartotojai pasiekia sąrašo arba bibliotekos RSS informacijos santrauką, duomenys gaunami iš sąrašo. Numatytasis RSS rodinys apriboja grąžinamų elementų skaičių, atsižvelgiant į elemento paskutinio modifikavimo datą, naudojant stulpelio Modifikuota filtrą. Jei sąraše arba bibliotekoje yra daug elementų, o vartotojai pasiekia RSS informacijos santrauką, naudinga indeksuoti stulpelį Modifikuota. Taip pat galite sumažinti nuskaitytų elementų skaičių pakeisdami elementų skaičių ir dienų skaičių, kuriam pakeitimai įtraukiami į RSS informacijos santrauką.

Daugiau informacijos apie RSS informacijos santraukų valdymą žr. Svetainės arba svetainių rinkinio RSS informacijos santraukų tvarkymas. Norėdami sužinoti, kaip įtraukti RSS informacijos santrauką, žr. Įspėjimo kūrimas, kad būtų pranešta, kai pakeičiamas failas arba aplankas.