Arbeide med terskelen for listevisning for alle versjoner av SharePoint

Om å bruke mapper

Når du oppretter en mappe, oppretter du en intern indeks i bakgrunnen. Denne interne indeksen opprettes også for rotmappen eller øverste nivå i et bibliotek eller en liste. Når du åpner elementer i en mappe, bruker du effektivt denne interne indeksen til å få tilgang til dataene. Husk at hvis en mappe inneholder undermapper, regnes hver undermappe som et element (men ikke elementene i undermappen):

Også når det totale antallet elementer i en liste eller bibliotek er svært stort, er en visning av en enkelt mappe minst like raskt som en visning som filtrerer det totale antallet elementer ved å bruke en indeksert kolonne. I noen scenarioer kan det være mulig å distribuere alle elementene i en liste eller et bibliotek til flere mapper, slik at ingen mappe har mer enn 5000 elementer.

Det er viktig å vurdere følgende når du bruker mapper til å organisere en stor liste eller et stort bibliotek:

• En mappe kan inneholde flere elementer enn terskelen for listevisning, men for å unngå å bli blokkert, må du kanskje fortsatt bruke en filtrert visning basert på kolonneindekser.

• Hvis du velger alternativet Vis alle elementer uten mapper i Mapper-delen når du oppretter eller endrer en visning i listen eller biblioteket, må du deretter bruke et filter som er basert på en enkel indeks, for å sikre at du ikke når terskelen for listevisning.

• Det er ofte nyttig å få standardvisningen til å vise alle tilgjengelige mapper uten filtrering, slik at brukere kan velge den riktige mappen når de setter inn nye elementer. Når alle mappene vises, er det også mindre sannsynlighet for at elementer feilaktig legges til utenfor mappene i listen eller biblioteket. I motsetning til biblioteker finnes det ingen automatisk måte å flytte elementer mellom mapper i en liste på.

Hvis du vil flytte filer mellom mapper i et bibliotek, kan du se Flytte eller kopiere filer i SharePoint.

Synkronisering i frakoblet modus, eksterne data og Access-databehandling

Det å ta data over i frakoblet modus er ofte mer praktisk og effektiv når du synkroniserer med datamaskinen. Du kan bruke Excel, Access eller Outlook avhengig av listedataene du arbeider med. Du kan også bruke ekstern databehandling uten grenser med Enterprise Resource Planning-systemer (ERP), OData og nettjenester, avhengig av SharePoint-tjenesten.

Synkronisering i frakoblet modus

Du kan gjøre endringer på skrivebordet eller den bærbare datamaskinen, og deretter når du henter dataene tilbake online, synkronisere endringer og løser konflikter på en jevn og effektiv måte. Arbeid med store lister ved å bruke frakoblet synkronisering til å «skrubbe», analysere eller rapportere data bidrar til å laste opp databaseaktivitet og minimere bruken av SharePoint-ressurser.

Du kan koble fra listedata og synkronisere endringer når du kobler til igjen ved hjelp av flere Microsoft 365-produkter. Hvis du vil eksportere til disse, må du ha appene installert, enten Microsoft 365 eller Office-skrivebord.

Bruke Microsoft Access for frakoblet synkronisering     

Access kan behandle flere rader med data enn SharePoint, og du kan ha mange kraftfulle verktøy for å manipulere dataene. Hvis du arbeider med dataene i Access og synkroniserer med SharePoint, kan du arbeide med større datasett.

Du kan lese og skrive de fleste opprinnelige lister fra Access ved å koble til dem, og Access fungerer bra med nesten alle SharePoint-datatyper. Med kobling kan du koble til data i en SharePoint-liste, slik at du kan opprette en toveis tilkobling for å vise og redigere de nyeste dataene både i SharePoint-listen og Access-databasen. Access oppretter en kopi av (eller replikerer) SharePoint-listen i en Access-tabell. Når Access-tabellen er opprettet, kan du arbeide med listedata i Access opptil tilgangsgrensen på to gigabyte (unntatt vedlegg som ikke er lagret lokalt). I tillegg bufrer Access listedataene på klienten, bruker en effektiv hurtigbuffer i minnet, gjennomskriving og overfører bare endrede listeelementer. Alt dette gjør at spørringer og oppdateringer utføres mye raskere. En dialogboks for konfliktløsning bidrar også til å administrere motstridende oppdateringer på en enkel måte.

Hvis Access Services-funksjonen er aktivert, kan du arbeide med betydelig mer data enn terskelen for listevisning, opptil 50 000 elementer som standard. Access behandler automatisk liste- eller bibliotekdata i små grupper og setter deretter sammen dataene på nytt, en teknikk som gjør det mulig å arbeide med vesentlig mer data enn terskelen for listevisning, og uten negativ innvirkning på andre brukere på SharePoint-nettstedet.

Bruke Microsoft Excel for frakoblet synkronisering           

Du kan eksportere SharePoint-lister til en Excel-tabell som oppretter en enveis datatilkobling mellom Excel-tabellen og SharePoint-listen.

Excel lar deg også arbeide med store lister uten blokkering. Du kan også synkronisere Excel med både SharePoint og Access for å dra nytte av fordelen med hver plattform.

Når du oppdaterer dataene fra SharePoint-listen og oppdaterer Excel-tabellen, erstatter Microsoft Excel Excel-dataene med de nyeste SharePoint-listedataene, og overskriver eventuelle endringer du har gjort i excel-tabellen.

Når dataene er i Excel-tabellen, kan du dra nytte av de mange dataanalysefunksjonene i Excel, for eksempel kraftige og fleksible regneark, pivottabellrapporter, profesjonelle diagrammer og spark-linjer, betinget formatering med ikoner, datastolper, fargeskalaer og avanserte hva-skjer-hvis-analyseoperasjoner.

Hvis Access Services-funksjonen er aktivert, kan du arbeide med betydelig mer data enn terskelen for listevisning, opptil 50 000 elementer som standard.

Bruke Microsoft Outlook for frakoblet synkronisering     

Fra Outlook kan du lese og skrive Lister kontakt, oppgave, kalender og diskusjon, samt synkronisere dokumentbiblioteker. Du kan for eksempel arbeide med både standard aktivitetslister og prosjektoppgavelister ved å koble fra aktivitetslister, vise, oppdatere og tilordne nye oppgaver, koble dem til igjen og synkronisere dem uten å forlate Outlook. Du kan også lagre, dele og administrere SharePoint-kontakter mer effektivt i Outlook.

Til toppen av siden

Bruke Access med SharePoint-produkter for frakoblet synkronisering

I Access oppretter du en nettdatabase basert på Access Services ved å bygge tabeller basert på koblede lister, sammen med spørringer, skjemaer, rapporter og makroer som du har publisert på et SharePoint-område. Siden disse nettdatabasene oppgraderes, kan du fortsatt bruke og endre dem og opprette nye fra en mal (men ikke fra Access 2013).

Du kan opprette en Access-app i SharePoint uten å bruke kode. Vanligvis er en SharePoint-app en fokusert punktløsning som er enkel å distribuere og gjøre tilgjengelig i et marked. Tenk på en app som en praktisk og alternativ måte å pakke, distribuere, kjøre, overvåke og trekke tilbake en løsning på. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du seOpprette en Access-app.

I motsetning til et Access-nettdatabaseprogram som lagrer data i SharePoint-lister, bruker en Access-app en SQL Server database atskilt fra SharePoint-produkter til å lagre data, og er derfor ikke underlagt terskelen for listevisning i SharePoint. Dette forbedrer skalerbarheten av Access-løsninger betydelig, og gir effektiv håndtering av potensielt millioner av poster. For SharePoint Server-brukere kan SQL Server-databasen konfigureres til å ligge bak organisasjonens brannmur. For nettbrukere er databasen en SQL Server Azure-database aktivert med en gratis konto og gratis lagringsplass. Hvis du vil ha mer informasjon om Azure, kan du se hjemmesiden for Microsoft Azure.

Til slutt kan du fortsatt synkronisere data mellom en SharePoint-liste og en Access-tabell og holde begge settene med data oppdatert. Denne synkroniseringen er toveis eller toveis. Endringer som gjøres i Access i listedataene, lastes opp til SharePoint-listen, og endringer som gjøres i SharePoint-listen, lastes ned til en Access på datamaskinen. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Importere, koble eller flytte data til SharePoint.

Bruke søkeboksen til å finne lister eller bibliotekselementer

Det finnes vanligvis to søkebokser på en SharePoint-side, nettsidesøk øverst på siden og en søkeboks for en bestemt liste eller bibliotek. Når du bruker søkeboksen for listen eller biblioteket, kan du gradvis utvide omfanget av søkeoperasjonen:

• Som standard er søkeomfanget i utgangspunktet basert på alle elementene i gjeldende visning og alle undermapper. Du ser resultatene som kolonner som du kan filtrere og sortere ytterligere. Hvis terskelen for listevisning overskrides, vises ikke alle resultatene.

• Hvis du ikke finner det du leter etter, kan du utvide søkeomfanget for å inkludere hele listen, inkludert alle undermapper, uavhengig av gjeldende visning eller terskelen for listevisning.

• Til slutt kan du utvide omfanget for å søke på hele området. I slike tilfeller ser du alle resultatene på standardsiden for søkestedet. Du kan avgrense resultatene ytterligere ved å bruke begrensningspanelet til å filtrere, for eksempel etter forfatteren av et dokument eller opprettelsesdatoen for et listeelement. Du kan til og med bruke boolsk syntaks og logiske operatorer til å formulere enda mer omfattende spørringer.

Personlige visninger

Fordi det å opprette visninger som bruker en kolonneindeks korrekt er mer komplisert for store lister og biblioteker, bør du fjerne tillatelsen behandle personlige visninger fra bidragsytere til en stor liste eller et bibliotek. Ved å fjerne denne tillatelsen, kan du hindre brukere fra å opprette en visning som dekker alle elementene, og som kan ha negativ innvirkning på ytelsen til resten av nettstedet. Hvis du vil ha mer informasjon om tillatelser, kan du se Tilpasse tillatelser for en SharePoint-liste eller et SharePoint-bibliotek.

Relasjonslister

Når du oppretter listerelasjoner ved hjelp av oppslagskolonner, unike kolonner og fremtvunget relasjonsvirkemåte (også kalt referanseintegritet), kan du nå terskelen for listevisning og kan være blokkert under følgende omstendigheter:

• Hvis du gjør en kolonne unik i en eksisterende liste som har flere elementer enn terskelen for listevisning (men vær oppmerksom på at å legge til ett element i en liste som gjør at listen overskrider terskelen for listevisning, er en operasjon som vanligvis ikke er blokkert).

• Hvis en liste har flere elementer enn terskelen for listevisning, og deretter aktiverer du Gjennomgripende sletting eller Begrens sletting for et oppslagsfelt i listen.

RSS-feeder

Etter at RSS-støtte er aktivert i Sentraladministrasjon og på områdesamlingsnivå, kan du aktivere og konfigurere RSS-støtte for de ulike typene lister og biblioteker. Når brukere får tilgang til RSS-feeden for en liste eller et bibliotek, hentes data fra listen. Standard RSS-visning begrenser antall elementer som returneres, basert på datoen da elementet sist ble endret ved hjelp av et filter i Endret-kolonnen. Hvis listen eller biblioteket har mange elementer og brukere får tilgang til RSS-feeden, er det lurt å indeksere Den endrede kolonnen. Du kan også redusere antall elementer som hentes ved å endre antall elementer og antall dager endringene er inkludert i en RSS-feed.

Hvis du vil ha mer informasjon om behandling av RSS-feeder, kan du se Administrere RSS-feeder for et område eller en områdesamling. Hvis du vil vite mer om hvordan du legger til en RSS-feed, kan du se Opprette et varsel for å bli varslet når en fil eller mappe endres.