Trabalhar com o Limite do Limiar da Vista de Lista para todas as versões do SharePoint

Sobre a utilização de pastas

Quando cria uma pasta, nos bastidores, está a criar um índice interno. Este índice interno também é criado para a pasta raiz, ou nível superior, de uma lista ou biblioteca. Quando acede a itens numa pasta, está a utilizar efetivamente este índice interno para aceder aos dados. Tenha em conta que, se uma pasta tiver subpastas, cada subpasta será contabilizada como um item (mas os itens nessas subpastas não o serão).

Mesmo quando o número total de itens numa lista ou biblioteca é muito grande, uma vista de uma única pasta é pelo menos tão rápida quanto uma vista que filtre o número total de itens utilizando uma coluna com índice. Em alguns cenários, poderá ser possível distribuir todos os itens numa lista ou biblioteca em múltiplas pastas, de modo a que nenhuma pasta tenha mais de 5000 itens.

É importante considerar o seguinte quando utiliza pastas para organizar uma lista ou biblioteca grande:

• Uma pasta pode conter mais itens do que o Limiar de Vista de Lista, mas para evitar ser bloqueada, poderá ter de utilizar uma vista filtrada com base nos índices de colunas.

• Se escolher a opção Mostrar todos os itens sem pastas na secção Pastas quando cria ou modifica uma vista nesta lista ou biblioteca, tem de utilizar um filtro baseado num índice simples para garantir que não atinge o Limiar da Vista de Lista.

• Muitas vezes, é útil fazer com que a vista predefinida mostre todas as pastas disponíveis sem qualquer filtragem para que os utilizadores possam escolher a pasta adequada quando inserem novos itens. A apresentação de todas as pastas faz com que seja menos provável que os itens sejam incorretamente adicionados fora das pastas na lista ou biblioteca. Ao contrário das bibliotecas, não existe uma forma automática de mover itens entre pastas numa lista.

Para mover ficheiros entre pastas numa biblioteca, consulte Mover ou copiar ficheiros no SharePoint.

Sincronização offline, dados externos e gestão de dados do Access

Normalmente, colocar os dados offline é mais conveniente e eficiente quando sincroniza com o seu computador. Pode utilizar o Excel, o Access ou o Outlook, consoante os dados de lista com os quais está a trabalhar. Também pode utilizar a gestão de dados externos sem limites com os sistemas de Enterprise Resource Planning (ERP), OData e serviços Web, consoante o seu serviço do SharePoint.

Utilizar a sincronização offline

Pode fazer alterações ao computador de secretária ou ao computador portátil e ao colocar os dados novamente online, pode sincronizar alterações e resolver conflitos de uma forma simples e eficiente. Trabalhar com listas grandes através da sincronização offline para "limpar", analisar ou comunicar dados ajuda a descarregar a atividade da base de dados e a minimizar a utilização de recursos do SharePoint.

Pode colocar os dados de lista offline e sincronizar as alterações quando voltar a ficar online utilizando vários produtos do Microsoft 365. Para exportar para estas aplicações, tem de ter as aplicações instaladas, seja o Microsoft 365 ou o Office para ambiente de trabalho.

Utilizar o Microsoft Access para sincronização offline     

O Access consegue processar mais linhas de dados do que o SharePoint, além de lhe oferecer várias ferramentas avançadas para manipular esses dados. Trabalhar com os seus dados no Access e sincronizá-los no SharePoint permite-lhe trabalhar com conjuntos de dados maiores.

Pode ler e escrever a maioria das listas nativas a partir do Access ao ligar às mesmas e o Access funciona bem com praticamente todos os tipos de dados do SharePoint. A ligação permite-lhe ligar a dados numa lista do SharePoint, para que crie uma ligação bidirecional para ver e editar os dados mais recentes, tanto na lista do SharePoint como na base de dados do Access. O Access cria uma cópia (ou replica) a lista do SharePoint numa tabela do Access. Depois de criar a tabela do Access, pode trabalhar com dados de lista no Access até ao limite de acesso de dois gigabytes (excluindo quaisquer anexos que não estejam armazenados localmente). Além disso, o Access coloca em cache os dados da lista no cliente, utiliza uma cache na memória, escrita através de escrita eficiente e transfere apenas itens de lista alterados. Tudo isto faz com que as consultas e as atualizações funcionem muito mais rapidamente. Uma caixa de diálogo de resolução de conflitos também ajuda a gerir as atualizações em conflito de uma forma suave.

Se a funcionalidade Serviços de Acesso estiver ativada, pode trabalhar com consideravelmente mais dados do que o Limiar de Vista de Lista, até 50 000 itens por predefinição. O Access processa automaticamente dados de listas ou bibliotecas em pequenos lotes e, em seguida, volte a montar os dados, uma técnica que permite trabalhar com substancialmente mais dados do que o Limiar de Vista de Lista e sem afetar negativamente outros utilizadores no site do SharePoint.

Utilizar o Microsoft Excel para sincronização offline           

Pode exportar listas do SharePoint para uma tabela do Excel que cria uma ligação de dados unidirecional entre a tabela do Excel e a lista do SharePoint.

O Excel também lhe permite trabalhar com listas grandes sem bloquear. Além disso, pode sincronizar o Excel com o SharePoint e o Access para tirar partido das vantagens de cada plataforma.

Quando atualiza os seus dados da lista do SharePoint e atualiza a tabela do Excel, o Microsoft Excel substitui os dados do Excel pelos dados mais recentes da lista do SharePoint, substituindo as alterações efetuadas a essa tabela do Excel.

Quando os dados estiverem na tabela do Excel, pode tirar partido das muitas funcionalidades de análise de dados do Excel, como folhas de cálculo avançadas e flexíveis, relatórios de tabela dinâmica, gráficos de aspeto profissional e linhas spark, formatação condicional com ícones, barras de dados, escalas de cores e operações sofisticadas de análise de hipóteses.

Se a funcionalidade Serviços de Acesso estiver ativada, pode trabalhar com consideravelmente mais dados do que o Limiar de Vista de Lista, até 50 000 itens por predefinição.

Utilizar o Microsoft Outlook para sincronização offline     

No Outlook, pode ler e escrever contacto, tarefa, calendário e Listas de debate, bem como sincronizar bibliotecas de documentos. Por exemplo, pode trabalhar com listas de tarefas padrão e listas de tarefas de projeto ao colocar listas de tarefas offline, visualizar, atualizar e atribuir novas tarefas, colocando-as novamente online e sincronizando-as sem sair do Outlook. Também pode armazenar, partilhar e gerir contactos do SharePoint mais eficientemente no Outlook.

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Utilizar o Access com Produtos SharePoint para sincronização offline

No Access, cria uma base de dados Web baseada nos Serviços do Access ao criar tabelas baseadas em listas ligadas, juntamente com consultas, formulários, relatórios e macros que publicou num site do SharePoint. À medida que estas bases de dados Web são atualizadas, ainda pode utilizá-las e modificá-las e criar novas a partir de um modelo (mas não a partir do Access 2013).

Pode criar uma Aplicação do Access no SharePoint sem utilizar código. Em geral, uma Aplicação do SharePoint é uma solução concentrada, distribuída facilmente e disponibilizada num mercado. Pense uma aplicação como uma forma útil e alternativa de embalar, distribuir, executar, monitorizar e extinguir uma solução. Para obter mais informações, vejaCriar uma aplicação do Access.

Ao contrário de uma aplicação de base de dados Web do Access que armazena dados em listas do SharePoint, uma Aplicação do Access utiliza uma base de dados SQL Server separada dos produtos SharePoint para armazenar dados e, por conseguinte, não está sujeita ao Limiar de Vista de Lista do SharePoint. Isto melhora significativamente a escalabilidade das soluções do Access e torna eficaz o manuseio de eventuais milhões de registos. Para os utilizadores do SharePoint Server, a base de dados SQL Server pode ser configurada para estar protegida pela firewall da sua organização. Para utilizadores online, a base de dados é um SQL Server base de dados do Azure ativada com uma conta gratuita e armazenamento gratuito. Para obter mais informações sobre o Azure, veja Home page do Microsoft Azure.

Por último, ainda pode sincronizar dados entre uma lista do SharePoint e uma tabela do Access e manter ambos os conjuntos de dados atualizados. Esta sincronização é bidirecional ou bidirecional. As alterações efetuadas no Access aos dados da lista são carregadas para a lista do SharePoint e as alterações efetuadas à lista do SharePoint são transferidas para um Access no seu computador. Para obter mais informações, consulte Importar, ligar ou mover dados para o SharePoint.

Utilizar a caixa Pesquisa para localizar itens de lista ou biblioteca

Normalmente, existem duas caixas de pesquisa numa página do SharePoint, a pesquisa de sites na parte superior da página e a caixa de pesquisa específica da lista ou biblioteca. Quando utiliza a caixa Pesquisa da lista ou biblioteca, pode expandir progressivamente o âmbito da operação de pesquisa:

• Por predefinição, o âmbito de pesquisa baseia-se inicialmente em todos os itens na vista atual e em subpastas. Verá os resultados como colunas que pode continuar a filtrar e ordenar. Se o Limiar da Vista de Lista for atualmente excedido, nem todos os resultados serão apresentados.

• Se não encontrar o que procura, pode expandir o âmbito de pesquisa para incluir toda a lista, incluindo todas as subpastas, independentemente da vista atual ou do Limiar de Vista de Lista.

• Por fim, pode expandir o âmbito para procurar em todo o site. Neste caso, pode ver todos os resultados na página do site Pesquisa padrão. Pode reduzir os resultados utilizando o Painel de Refinamento para filtrar, por exemplo, por autor de um documento ou a data de criação de um item da lista. Também pode utilizar operadores Booleanos de sintaxe e lógicos para formular consultas mais elaboradas.

Vistas pessoais

Uma vez que criar vistas que utilizam corretamente um índice de colunas é mais complicado para listas e bibliotecas grandes, poderá querer remover a permissão Gerir Vistas Pessoais dos contribuidores para uma lista ou biblioteca grande. Ao remover esta permissão, pode impedir que os utilizadores criem uma vista que abranja todos os itens e que possa afetar negativamente o desempenho do resto do site. Para obter mais informações sobre permissões, consulte Personalizar permissões para uma lista ou biblioteca do SharePoint.

Listas relacionais

Quando cria relações de lista com colunas de pesquisa, colunas exclusivas e comportamento relacional imposto (também denominado integridade referencial), pode atingir o Limiar da Vista de Lista e pode ser bloqueado nas seguintes circunstâncias:

• Se tornar uma coluna exclusiva numa lista existente que tenha mais itens do que o Limiar de Vista de Lista (mas tenha em atenção que adicionar um item a uma lista que faz com que a lista exceda o Limiar de Vista de Lista é uma operação que normalmente não está bloqueada).

• Se uma lista tiver mais itens do que o Limiar de Vista de Lista e, em seguida, ativar Propagar Eliminação ou Restringir Eliminação para um campo de pesquisa nessa lista.

Feeds RSS

Depois de o suporte RSS estar ativado na Administração Central e ao nível da coleção de sites, pode ativar e configurar o suporte RSS para os vários tipos de listas e bibliotecas. Quando os utilizadores acedem ao Feed RSS de uma lista ou biblioteca, os dados são obtidos a partir da lista. A vista RSS predefinida limita o número de itens devolvidos, com base na data em que o item foi modificado pela última vez através de um filtro na coluna Modificado. Se a lista ou biblioteca tiver muitos itens e os utilizadores acederem ao Feed RSS, recomendamos que indexe a coluna Modificado. Também pode reduzir o número de itens obtidos ao alterar o número de itens e o número de dias durante os quais as alterações são incluídas num Feed RSS.

Para obter mais informações sobre a gestão de feeds RSS, veja Gerir feeds RSS para um site ou coleção de sites. Para saber mais sobre como adicionar um feed RSS, veja Criar um alerta para ser notificado quando um ficheiro ou pasta é alterado.