Одновременная работа нескольких пользователей над книгами Excel с помощью функции совместного редактирования

Применяется к
Excel для Microsoft 365 Excel для Microsoft 365 для Mac Excel для iPad Excel Web App Excel для iPhone Excel для планшетов с Android Excel для телефонов с Android

Вы можете открыть книгу Excel одновременно с коллегами и совместно работать с ней. Это называется совместным редактированием. При совместном редактировании можно быстро просматривать изменения, внесенные другими людьми. Для этого достаточно нескольких секунд. А в некоторых версиях Excel фрагменты, выбранные разными пользователями, выделяются разными цветами. Если вы используете версию Excel, которая поддерживающую совместное редактирование, вы можете выбрать Общий доступ в правом верхнем углу, ввести адреса электронной почты, а затем выбрать расположение в облаке. Но если вам нужны дополнительные сведения, например, какие версии поддерживаются и где можно сохранить файл, эта статья проведет вас через весь процесс.

Примечание

Эта функция доступна только в том случае, если у вас есть подписка на Microsoft 365. Если вы являетесь microsoft 365subscriber, убедитесь, что у вас установлена последняя версия Office.

Приобретение или использование Microsoft 365

Чтобы можно было совместно редактировать книги в классической версии Excel для Windows, нужно обеспечить выполнение нескольких условий. После этого требуется всего несколько шагов для совместного редактирования с другими людьми.

Предварительные условия для совместного редактирования

Шаг 1. Отправка книги

В веб-браузере сохраните существующую книгу или создайте новую в OneDrive, OneDrive для бизнеса или библиотеке SharePoint Online. Обратите внимание, что локальные сайты SharePoint (сайты, не размещенные корпорацией Майкрософт) не поддерживают совместное редактирование. Если вы не уверены, какой из них вы используете, спросите у ответственного за ваш сайт или в ИТ-отделе.

Шаг 2. Предоставление общего доступа

  1. Если вы отправили файл, выберите имя файла, чтобы открыть его. Книга откроется на новой вкладке веб-браузера.
  2. В правом верхнем углу выберите Редактирование (или Просмотр) >Открыть на рабочем столе.
  3. Когда файл открывается в классическом приложении Excel, вы можете увидеть желтую полосу, указывающую, что файл находится в режиме защищенного просмотра. Нажмите кнопку Включить редактирование, если это так.
  4. Выберите Поделиться в правом верхнем углу.
  5. Введите адреса электронной почты в поле адреса. Разделите каждый из них точкой с запятой или подтвердите адреса в раскрывающемся списке по мере их ввода.
  6. По умолчанию все получатели смогут редактировать книгу, однако вы можете изменить параметры, выбрав параметр Можно изменять .
  7. При желании добавьте необязательное сообщение для получателей.
  8. Выберите Добавить сводку файла с помощью Copilot , чтобы описать документ. 
  9. Нажмите кнопку Добавить , чтобы отправить его.

Примечание

Если вы хотите отправить ссылку самостоятельно, не нажимайте кнопку Добавить . Вместо этого в правом верхнем углу документа выберите Поделиться>ссылкой Копировать.

Шаг 3. Другие пользователи могут открыть файл

Если вы выбрали кнопку Поделиться, люди получат сообщение электронной почты с приглашением открыть файл. Они могут выбрать ссылку, чтобы открыть книгу. Веб-браузер может открыться, а книга может открыться в Excel для Интернета. Если они хотят использовать классическое приложение Excel для совместного редактирования, они могут выбрать Редактирование (или Просмотр) >Правка на рабочем столе. Но для этого нужна версия Excel, поддерживающая совместное редактирование. подписки Excel для Android, Excel для iOS, Excel Mobile и Excel для Microsoft 365 поддерживают совместное редактирование. Если у них нет поддерживаемой версии, они могут редактировать в браузере.

Примечание

Если они используют последнюю версию Excel, PowerPoint или Word есть более простой способ — выбрать Файл>открыть и выбрать пункт Мне предоставлен общий доступ.

Шаг 4. Совместное редактирование с другими пользователями

Когда файл открыт в Excel, убедитесь в том, что в левом верхнем углу включена функция Автосохранение. Когда другие пользователи откроют этот файл, вы сможете редактировать его совместно. Вы будете знать, что это так, если увидите изображения других людей в правом верхнем углу окна Excel. (Возможно, вы также увидите их инициалы или букву Г, которая обозначает гостя.)

People значки, при совместном редактировании другие пользователи будут отображаться здесь

Советы по совместному редактированию:

  • Фрагменты, выделенные другими людьми, могут отображаться разными цветами. Это происходит, если они используют подписчики Excel для Microsoft 365, Excel для Интернета, Excel для Android, Excel Mobile или Excel для iOS. Если они используют другую версию, вы не увидите их выбор, но их изменения будут отображаться, пока они работают.
  • Если такое выделение работает, для него используются синий, пурпурный и другие цвета. При этом фрагмент, выбранный вами, всегда будет выделен зеленым. И на экранах других людей, их собственные выборы будут зелеными, а также. Если вы проиграете отслеживание того, кто есть кто, наведите курсор на выделенный фрагмент, и будет отображаться имя человека. Если вы хотите перейти к месту, где кто-то работает, выберите его изображение или инициалы, а затем выберите параметр Перейти.

Поиск предыдущих версий файла в Excel для Microsoft 365

ВыберитеСведения о>файле>Журнал версий. Затем найдите последнюю версию в списке и выберите ее для открытия. Если вы хотите восстановить его до текущей версии, подождите, пока все больше не будут совместно создавать, а затем выберите ее для восстановления до этой версии. Дополнительные сведения о версиях см. в разделе Просмотр исторических версий файлов Microsoft 365.

Вопросы и ответы

Что такое автосохранение?

В Excel для Microsoft 365 подписчиках вы можете заметить автосохранение в левом верхнем углу. Функция автосохранения включена для файлов, хранящихся в OneDrive, OneDrive для бизнеса или SharePoint Online. Это автоматически сохраняет ваши изменения в облаке во время работы. И если другие люди работают над тем же файлом, функция автосохранения позволяет им увидеть ваши изменения всего за несколько секунд. Для получения дополнительных сведений об автосохранении, включая причины, по которым оно может быть доступно или недоступно, см. Что такое автосохранение?

Почему возникает ошибка "Файл заблокирован"?

Это может произойти по ряду причин. Чаще всего это связано с тем, что кто-то открыл файл с помощью версии Excel, не поддерживающей совместное редактирование. Если хотя бы один человек сделает это, то все остальные получат сообщение об ошибке "заблокировано", даже если все остальные используют версию Excel, поддерживающую совместное редактирование.

Версии Excel, поддерживающие совместное редактирование:

  • Excel для Microsoft 365*
  • Excel для Microsoft 365 для Mac*
  • Excel в Интернете
  • Excel для Android
  • Excel для iOS
  • Excel Mobile

* Для совместного редактирования в этой версии требуется установить последнюю версию Excel для Microsoft 365 и войти в учетную запись подписки Microsoft 365. Обратите внимание, что если у вас есть рабочая или учебная учетная запись, возможно, у вас еще нет версии, которая поддерживает совместное редактирование. Это может быть связано с тем, что администратор не предоставил последнюю версию для установки.

Если вы по-прежнему получаете сообщение об ошибке "заблокировано", вы можете узнать о дополнительных решениях этой проблемы в разделе Файл Excel заблокирован для редактирования.

Почему я не вижу выбор других людей?

Вы можете видеть выбор других людей в разных цветах, но только если вы и другие пользователи используют Excel для Microsoft 365 подписчиков, Excel для Интернета, Excel для Android, Excel Mobile или Excel для iOS. Кроме того, если пользователи используют Excel для Microsoft 365 подписчиков, для просмотра цветных выделений необходимо включить функцию автосохранение.

Если вы используете Excel для Microsoft 365, Excel для Интернета, Excel для Android или Excel для iOS и не видите выбор других пользователей, подождите несколько секунд. Если вы по-прежнему не видите выбранных пользователей, убедитесь, что они используют Excel для Microsoft 365, Excel для Интернета, Excel для Android или Excel для iOS. Если они используют другую версию, например Excel Mobile, их выбор не будет отображаться для вас. Однако все внесенные ими изменения будут отображаться почти мгновенно. Кроме того, если они используют более раннюю версию Excel, они не смогут редактировать файл одновременно с вами, и вы не сможете увидеть их выбор.

Почему я не вижу изменений других людей?

Для совместного редактирования и просмотра изменений, внесенных другими, всем необходимо использовать версию приложения Excel с поддержкой совместного редактирования. Excel для Android, Excel для iOS, Excel Mobile и Excel для Microsoft 365 подписчики — это версии, которые в настоящее время поддерживают совместное редактирование. Если у них нет поддерживаемой версии, они всегда могут использовать Excel для Интернета в веб-браузере. Если это не решит проблему, попробуйте выполнить одно или несколько из следующих действий:

  • Подождите минуту или две. Иногда обмен данными между Excel и облаком занимает некоторое время.
  • Попросите всех нажать кнопку Включить редактирование, если она появится.
  • Убедитесь, что для всех пользователей, работающих в Excel для Microsoft 365 подписчиках, в левом верхнем углу окна Excel включена функция автосохранения.
  • Если вы используете OneDrive для синхронизации файлов, убедитесь, что она не приостановлена, и убедитесь, что вы синхронизируете файлы и папки компьютера с OneDrive.
  • Пользователи, которые работают в Excel для Android, должны включить автосохранение. Его можно включить, нажав значок вертикальной многоточия кнопки >Автосохранение.
  • Пользователи, которые работают в Excel для iOS, должны включить автосохранение. Его можно включить, нажав кнопку>Файл автоматически сохранить.
  • Проверьте, не является ли файл доступным только для чтения.
  • На компьютере с Windows откройте файл и перейдите в разделСведения офайле>. Устраните все ошибки, которые могут здесь отображаться.

Эти сообщения могут иногда появляться, если кто-то использует функцию Excel, которая еще не полностью поддерживается при совместном редактировании. В результате процесс совместного редактирования может временно остановиться. Если у вас нет несохраненных изменений, просто выберите Обновить. Если у вас есть несохраненные изменения, которые не нужно сохранять, можно выбрать Отменить изменения. Для вещей, которые вам нужно сохранить, выберите Сохранить копию и сохраните файл под другим именем. Затем выберите и скопируйте изменения, которые вам нужно сохранить. Наконец, последний шаг — снова откройте исходный файл, который находится в облаке, и снова вставьте в него изменения.

Что происходит, когда два человека изменяют один и тот же элемент?

Как правило, последнее изменение, которое сохраняется с помощью кнопки Сохранить или автоматически с помощью автосохранений, — это то, которое побеждает. Есть некоторые исключения, но в целом это работает именно так. Если вы не хотите конфликтов с другими людьми, назначьте области или листы каждому человеку. Вы можете объяснить эти назначения при отправке ссылки или сделать назначения очевидными в самой книге, поместив имена людей в ячейки заголовков или именуя листы с именами людей.

Имейте в виду, что если вы используете OneDrive для синхронизации файлов, изменения, которые вы вносите, когда ваш компьютер находится в автономном режиме, не будут объединены, пока ваш компьютер снова не подключится к сети. После подключения все изменения вносятся одновременно.