Одновременная работа нескольких пользователей над книгами Excel с помощью функции совместного редактирования

Применяется к
Excel для Microsoft 365 Excel для Microsoft 365 для Mac Excel для iPad Excel Web App Excel для iPhone Excel для планшетов с Android Excel для телефонов с Android

Вы можете открыть книгу Excel одновременно с коллегами и совместно работать с ней. Это называется совместным редактированием. При совместном редактировании можно быстро просматривать изменения, внесенные другими людьми. Для этого достаточно нескольких секунд. А в некоторых версиях Excel фрагменты, выбранные разными пользователями, выделяются разными цветами. Если вы используете версию Excel, которая поддерживающую совместное редактирование, вы можете выбрать Общий доступ в правом верхнем углу, ввести адреса электронной почты, а затем выбрать расположение в облаке. Но если вам нужны дополнительные сведения, например, какие версии поддерживаются и где можно сохранить файл, эта статья проведет вас через весь процесс.

Примечание

Эта функция доступна только при наличии подписки на Microsoft 365. Если вы являетесь подписчиком Microsoft 365, убедитесь, что у вас установлена последняя версия Office.

Купить или попробовать Microsoft 365

Чтобы можно было совместно редактировать книги в классической версии Excel для Windows, нужно обеспечить выполнение нескольких условий. После этого требуется всего несколько шагов для совместного редактирования с другими людьми.

Предварительные условия для совместного редактирования

Шаг 1. Отправка книги

В веб-браузере сохраните существующую книгу или создайте новую в OneDrive, OneDrive для бизнеса или библиотеке SharePoint Online. Обратите внимание, что локальные сайты SharePoint (сайты, не размещенные корпорацией Майкрософт) не поддерживают совместное редактирование. Если вы не уверены, какой из них вы используете, спросите у ответственного за ваш сайт или в ИТ-отделе.

Шаг 2. Предоставление общего доступа

  1. Если вы отправили файл, выберите имя файла, чтобы открыть его. Книга откроется на новой вкладке веб-браузера.
  2. В правом верхнем углу выберите пункт "Редактирование (или просмотр)" >Открыть на рабочем столе.
  3. Когда файл открывается в классическом приложении Excel, вы можете увидеть желтую полосу, указывающую, что файл находится в режиме защищенного просмотра. Нажмите кнопку Включить редактирование, если это так.
  4. Выберите Поделиться в правом верхнем углу.
  5. Введите адреса электронной почты в поле адреса. Разделите их точкой с запятой или подтвердите адреса в раскрывающемся списке по мере ввода.
  6. По умолчанию все получатели смогут редактировать книгу, однако вы можете изменить настройки, выбрав параметр "Может редактировать ".
  7. При желании добавьте необязательное сообщение для получателей.
  8. Выберите "Добавить сводку файла с помощью Copilot ", чтобы получить помощь в описании документа. 
  9. Выберите "Добавить ", чтобы отправить файл.

Примечание

Если вы хотите отправить ссылку самостоятельно, не нажимайте кнопку " Добавить ". Вместо этого в правом верхнем углу документа выберите "Поделиться>"Копировать ссылку.

Шаг 3. Другие пользователи могут открыть файл

Если вы выбрали кнопку Поделиться, люди получат сообщение электронной почты с приглашением открыть файл. Они могут выбрать ссылку, чтобы открыть книгу. Может открыться веб-браузер, и книга может открыться в Excel для Интернета. Если они хотят использовать настольное приложение Excel для совместного редактирования, они могут выбрать « Редактирование (или просмотр) >редактирования в классическом приложении». Но для этого нужна версия Excel, поддерживающая совместное редактирование. Подписки на Excel для Android, Excel для iOS, Excel Mobile и Excel для Microsoft 365 поддерживают совместное редактирование. Если у них нет поддерживаемой версии, они могут редактировать в браузере.

Примечание

Если они используют последнюю версию Excel, PowerPoint или Word, есть более простой способ: они могут выбрать "Открыть файл>" и выбрать "Мне предоставлен доступ".

Шаг 4. Совместное редактирование с другими пользователями

Когда файл открыт в Excel, убедитесь в том, что в левом верхнем углу включена функция Автосохранение. Когда другие пользователи откроют этот файл, вы сможете редактировать его совместно. Вы будете знать, что это так, если увидите изображения других людей в правом верхнем углу окна Excel. (Возможно, вы также увидите их инициалы или букву Г, которая обозначает гостя.)

Значки People: когда другие люди редактируют совместно с вами, они отображаются здесь

Советы по совместному редактированию:

  • Фрагменты, выделенные другими людьми, могут отображаться разными цветами. Это происходит, если они используют Excel для Microsoft 365 подписчиков, Excel для Интернета, Excel для Android, Excel Mobile или Excel для iOS. Если они используют другую версию, вы не увидите их выбор, но их изменения будут отображаться, пока они работают.
  • Если такое выделение работает, для него используются синий, пурпурный и другие цвета. При этом фрагмент, выбранный вами, всегда будет выделен зеленым. Для других пользователей их собственные фрагменты также отображаются зеленым цветом. Если вы не помните, кто редактирует конкретный фрагмент, наведите на него указатель мыши, чтобы увидеть имя пользователя. Если вы хотите перейти к месту, где кто-то работает, выберите его изображение или инициалы, а затем выберите параметр Перейти.

Поиск предыдущих версий файла в Excel для Microsoft 365

Выберите "Сведения о>файле>" Журнал версий. Затем найдите предыдущую версию в списке и выберите ее, чтобы открыть. Если вы хотите восстановить его до текущей версии, подождите, пока все закончат совместное редактирование, а затем выберите его, чтобы восстановить эту версию. Дополнительные сведения о версиях см. в статье Просмотр исторических версий файлов Microsoft 365.

Вопросы и ответы

Что такое автосохранение?

Обладатели подписки на Excel для Microsoft 365 могут заметить автосохранение в левом верхнем углу. Функция автосохранения включена для файлов, хранящихся в OneDrive, OneDrive для бизнеса или SharePoint Online. Это автоматически сохраняет ваши изменения в облаке во время работы. И если другие люди работают над тем же файлом, функция автосохранения позволяет им увидеть ваши изменения всего за несколько секунд. Для получения дополнительных сведений об автосохранении, включая причины, по которым оно может быть доступно или недоступно, см. Что такое автосохранение?

Почему возникает ошибка "Файл заблокирован"?

Это может произойти по ряду причин. Чаще всего это связано с тем, что кто-то открыл файл с помощью версии Excel, не поддерживающей совместное редактирование. Если хотя бы один человек сделает это, то все остальные получат сообщение об ошибке "заблокировано", даже если все остальные используют версию Excel, поддерживающую совместное редактирование.

Версии Excel, поддерживающие совместное редактирование:

  • Excel для Microsoft 365*
  • Excel для Microsoft 365 для Mac*
  • Excel в Интернете
  • Excel для Android
  • Excel для iOS
  • Excel Mobile

* Для совместного редактирования в этой версии требуется, чтобы у вас была установлена последняя версия Excel для Microsoft 365, а также вход в учетную запись подписки Microsoft 365. Обратите внимание: если у вас есть рабочая или учебная учетная запись, возможно, у вас еще нет версии, поддерживающей совместное редактирование. Это может быть вызвано тем, что администратор не предоставил последнюю версию для установки.

Если вы по-прежнему получаете сообщение об ошибке "заблокировано", вы можете узнать о дополнительных решениях этой проблемы в разделе Файл Excel заблокирован для редактирования.

Почему я не вижу, какие фрагменты выбраны другими пользователями?

Вы увидите выделенные разными цветами фрагменты, выбранные разными пользователями, только если вы и другие люди используете Excel для подписчиков Microsoft 365, Excel для Интернета, Excel для Android, Excel Mobile или Excel для iOS. Кроме того, если люди используют Excel для подписчиков Microsoft 365, то у всех должно быть включено автосохранение, чтобы видеть цветные варианты.

Если вы используете Excel для Microsoft 365, Excel для Интернета, Excel для Android или Excel для iOS и не видите выборки других людей, подождите несколько секунд. Если вы по-прежнему не видите чей-либо выбор, убедитесь, что они используют Excel для Microsoft 365, Excel для Интернета, Excel для Android или Excel для iOS. Если они используют другую версию, например Excel Mobile, их выбор не будет отображаться для вас. Однако все внесенные ими изменения будут отображаться почти мгновенно. Кроме того, если они используют более старую версию Excel, они не смогут редактировать файл одновременно с вами, и вы не сможете увидеть их выбор.

Почему я не вижу изменений других пользователей?

Для совместного редактирования и просмотра изменений, внесенных другими, всем необходимо использовать версию приложения Excel с поддержкой совместного редактирования. Excel для Android, Excel для iOS, Excel Mobile и подписчики Excel для Microsoft 365 — это версии, которые сейчас поддерживают совместное редактирование. Если у них нет поддерживаемой версии, они всегда могут использовать Excel для Интернета в своем веб-браузере. Если это не решит проблему, попробуйте выполнить одно или несколько из следующих действий:

  • Подождите минуту или две. Иногда обмен данными между Excel и облаком занимает некоторое время.
  • Попросите всех нажать кнопку Включить редактирование, если она появится.
  • Убедитесь, что у всех, кто работает с подписчиками Excel для Microsoft 365, включено автосохранение в левом верхнем углу окна Excel.
  • Если вы используете OneDrive для синхронизации файлов, убедитесь, что он не приостановлен, а также убедитесь, что файлы и папки компьютера синхронизируются с OneDrive.
  • Пользователи, которые работают в Excel для Android, должны включить автосохранение. Они могут включить его, коснувшись вертикального значка с многоточием на кнопке >"Автосохранение".
  • Пользователи, которые работают в Excel для iOS, должны включить автосохранение. Они могут включить его, нажав кнопку>автосохраненияфайла.
  • Проверьте, не является ли файл доступным только для чтения.
  • На компьютере с Windows откройте файл и перейдите враздел "Сведения о файле>". Устраните все ошибки, которые могут здесь отображаться.

Эти сообщения могут иногда появляться, если кто-то использует функцию Excel, которая еще не полностью поддерживается при совместном редактировании. В результате процесс совместного редактирования может временно остановиться. Если у вас нет несохраненных изменений, просто выберите "Обновить". Если у вас есть несохраненные изменения, которые вам не нужно сохранять, вы можете отменить изменения. Для вещей, которые вам нужно сохранить, выберите Сохранить копию и сохраните файл под другим именем. Затем выберите и скопируйте изменения, которые вам нужно сохранить. Наконец, последний шаг — снова откройте исходный файл, который находится в облаке, и снова вставьте в него изменения.

Что происходит, когда два человека изменяют один и тот же элемент?

Как правило, последнее изменение, которое сохраняется либо с помощью кнопки "Сохранить ", либо автоматически с помощью автосохранения, является тем, которое "выигрывает". Из этого правила есть исключения, но обычно все работает именно так. Если вы хотите исключить конфликты с другими пользователями, назначьте каждому из них определенные области или листы. Вы можете сообщить об этих назначениях, когда отправляете ссылку, или сделать это прямо в книге (например, поместив имена пользователей в ячейки заголовков или присвоив соответствующие имена листам).

Имейте в виду, что если вы используете OneDrive для синхронизации файлов, изменения, которые вы вносите, когда ваш компьютер находится в автономном режиме, не будут объединены, пока ваш компьютер снова не подключится к сети. После подключения все изменения вносятся одновременно.