列表和库的列的类型和选项

列可帮助你创建列表或库中项的有意义的视图。 通过使用列，可以对项进行排序、分组和筛选，还可以自动计算有关项的数据并显示这些计算结果。 列还可用于指定当某人将项目添加到列表或库时应输入的有关项的信息。 添加项时，将显示一个窗体，并提供用于输入信息的字段和选项。 创建列表或库时，会自动创建某些列，例如 “标题 ”和“ 修改者”。 可以创建其他列以满足你的需求。 创建的列确定该窗体中显示的字段和选项，以及可添加到列表或库视图中的列。

在创建列时指定所需的列类型。 在某些情况下，还可以为现有列选择不同的列类型，但这取决于列中当前存储的数据类型和数据量。 更改现有列的列类型可能会损坏已存储在列中的数据。 出于这些原因，请务必在创建列之前确定要存储的数据类型。 确定所需的列类型时，请考虑以下事项：

• 要存储哪种类型的数据？ 仅限字母？ 仅限数字？ 格式化文本？ 例如，不能将字母存储在 “数字” 列中。 了解要存储的数据类型是选择最合适的列类型的第一步。

  某些文件元数据（例如创建日期和修改日期）已在隐藏的自动生成列中可用，你可以在列表中显示这些列。

• 是否要在财务计算中使用数据？ 如果是， 则“货币 ”列类型是最佳选项。

• 是否要在数学计算中使用数据？ 这些计算必须有多精确？ 可以计算 数字 或 货币 列中的数据，但不能计算 文本 列。 此外， Currency 列中的计算最精确。

• 如何对列中的数据进行排序？ 在 “文本 ”列中，数字排序为字符串 (1、10、100、2、20、200 等) ，而不是数字值。 若要将数字排序为数值，请使用 “数字 ”或 “货币” 列。 此外，如果许多日期格式存储在 文本 列中，则它们不能正确排序。 若要确保正确排序日期，请使用 日期和时间 列。

• 是否要确保用户在列中输入信息？ 如果是这样，可以指定列是必需的，并且用户不能在不输入信息的情况下添加项。

使用此列字段类型在单行中收集和显示少量未格式化文本，包括：

• 仅限文本，例如名字、姓氏或部门名称

• 文本和数字的组合，如街道地址或帐号

• 未用于计算的数字，例如员工 ID 号码、电话号码、邮政编码或部分号码

单行文本列在一行中显示 255 个字符。 如果要为列表或库创建列，并且想要一次显示格式化文本或多行文本，请创建 多行文本 列。 可以将现有的 单行文本 列更改为 多行文本 列，而不会丢失已存储在该列中的任何数据。

可以通过以下方式自定义 单行文本 列：

• 分配字符限制    通过设置所需的 最大字符数来限制字符数 。 例如，如果列存储五位数的员工 ID 号，则可以使用此功能来帮助确保用户只输入五个字符。

• 显示默认值    当某人添加新项时，自动显示特定文本，同时允许用户在需要时输入不同的文本。 设置 默认值时，人们可以通过接受默认值来更快地输入信息，除非他们需要更改它。 例如，如果列存储分配给项目的公司的名称，并且你的组织适用于大多数项目的特定公司，则可以输入该公司的名称作为默认值。 因此，将新项目添加到列表中时，公司名称会自动显示，团队成员无需输入名称。

  默认值可以是指定的文本，也可以是计算的结果，称为计算值。 如果想要自动显示特定文本，但文本可能因添加项的人员、添加项时或其他原因而异，计算值很有用。 若要使用计算值，请输入公式（而不是特定文本）作为默认值。 公式可以根据其他列或系统函数（如[今天]）中的信息计算值，以指示当前日期或 [me]，以显示添加或更改项的人员的姓名

  

在列表或库中使用此列字段类型收集和显示格式化文本或多行的长文本和数字，例如项的说明。 多行文本列最多可以存储 63，999 个字符，您可以指定当用户输入有关项目的信息时要显示的文本行数。 当在列表或库中查看列时，此类列将显示所有文本。

可以通过以下方式自定义 多行文本 列：

• 分配显示限制    限制当用户输入有关包含 要编辑设置的行数 的项目的信息时显示的行数。 例如，如果该列存储有关日历事件的冗长笔记，则可以选择显示十行文本。 这样，人们便可以更轻松地输入信息，因为他们可以轻松地看到他们输入的所有文本。 相反，如果列只存储一两个关于事件的句子，则可以选择只显示两到三行文本。

  如果分配显示限制，它不会限制列出现在列表中时显示的文本量。 为项目输入的所有文本都显示在列中。

• 允许无限长度    (仅在文档库中可用) 在文档库中使用多行文本时，可以指定字段的长度不受限制。

• 启用或禁用文本格式    (仅在列表中可用) 指定文本类型，以允许 设置用户是否可以对文本应用加粗、斜体或颜色等格式。 有两个选项： 纯文本，不支持任何格式设置选项;或 增强的富文本，支持基本格式，如粗体、斜体、项目符号或编号列表、彩色文本和背景颜色。 它还具有超链接、图片和表格的其他选项。

• 追加更改    (仅在列表中可用) 如果已为列表启用 版本控制 ， 则对现有文本的追加更改 指定用户是否可以在不替换有关该项的任何现有文本的情况下添加有关项的新文本。 如果选择不追加更改，则有关项的新文本将替换列中有关该项的任何现有文本。 如果选择追加更改，用户可以输入有关项目的其他信息，同时还可以查看之前输入的文本以及输入文本的日期和时间。 当在列表中查看时，而不是作为项窗体中的字段，该列显示超链接 视图条目而不是文本，用户可以单击超链接来查看该项的列中存储的所有信息。

  重要: 如果在创建列后关闭此选项，则将删除除最新条目以外的所有信息。

列表设置

库设置

使用此列字段类型可让人们从你提供的选项列表中进行选择。 如果要确保列中的所有数据都一致，因为可以限制列中存储的值，则此列类型是理想的选择。

可以通过以下方式自定义 “选择” 列：

• 定义选项列表    提供用户可以选择的值的确切列表。 若要提供此列表，请将 单独行框中每个选项的类型 中的示例文本替换为所需的值。 在单独的行上键入每个值。 若要启动新行，请按 ENTER。

• 选择显示格式    允许在不选中复选框或单个选择的情况下进行多个选择。 请注意， SharePoint 将仅在经典 SharePoint 中显示单选按钮。

• 启用其他自定义选项    若要允许用户输入选项列表中未包含的值，请启用 填充 选项。 如果你可能不知道人们需要输入的有关项目的所有值，那么这样做是个好主意。 如果希望用户仅使用你指定的值，请关闭 填充 选项。

• 显示默认值    当某人添加新项时，自动选择特定值，同时允许用户在需要时选择其他值。 默认值可帮助用户更快地输入信息。 例如，如果该列存储分配给项目的公司的名称，并且你的组织适用于大多数项目的特定公司，则可以输入该公司的名称作为默认值。 因此，当将新项目添加到列表中时，公司名称会自动显示，团队成员无需选择名称。

  默认值可以是指定的值，也可以是计算的结果，称为计算值。 如果想要在列中自动显示特定文本，但文本可能因添加项的人员、添加项时或其他原因而异，计算值很有用。 若要使用计算值，请输入公式（而不是特定文本）作为默认值。 公式可以根据其他列或系统函数（如[今天]）中的信息计算值，以指示当前日期或 [me]，以显示添加或更改项的人员的姓名。

使用此列字段类型存储不是货币值的数字值。

用于选择“数字”或“货币”列的使用技巧

“数字”和“货币”列类型都存储数值。 使用 “数字” 列存储数值数据，用于不进行财务计算或不需要高度准确的数学计算。 使用 “货币” 列存储用于财务计算的数值数据，或者在不想要在计算中进行舍入数字的情况下。 与 “数字 ”列不同， Currency 列是十进制点左侧的准确 15 位数字，右侧为 4 位数字。 数字和货币列类型都提供预定义的格式，用于确定数据的显示方式。

可以通过以下方式自定义 “数字” 列：

• 指定最小值和最大值    限制用户可以输入的数字范围。 例如，如果列将任务已完成的工作量存储为百分比，则可以将零指定为最小值，将 100 指定为最大值。 同样，如果该列存储事件的与会者数，并且您希望将与会者限制为特定数字，则可以输入最大与会者数作为最大值。

• 包括小数位    指定数字是否包含小数位和要存储的小数位数。 如果列可能需要存储小数位数超过 5 个的小数位，则可以选择“ 自动 ”选择要包含的小数位数。 如果列存储计算结果，并且希望结果尽可能精确，则自动也是一个不错的选择。 但是，如果要确保列中的所有值的小数位数相同，最好将小数位数限制为零，仅限整数，或将小数位数限制为 5。

• 显示默认值    当某人添加新项时，自动显示特定数字，同时允许用户在需要时输入不同的数字。 默认值可帮助用户更快地输入信息。 例如，如果列存储每个团队成员拥有的计算机数，并且每个团队成员至少有一台计算机，则输入 1 作为默认值。 因此，当将新项添加到列表中时，会自动显示 1 ，而团队成员不必输入该数字。

  默认值可以是指定的数字，也可以是计算的结果，称为计算值。 如果想要自动显示特定数字，计算值很有用，但数字可能因添加项的人员、添加项时或其他原因而异。 若要使用计算值，请输入公式（而不是特定数字）作为默认值。 公式可以根据其他列或系统函数中的信息计算数字。

• 将数字格式设置为百分比    “ 显示为百分比 ”设置允许将数字显示和存储为百分比，并在用于计算其他值时将其视为百分比。

使用此列字段类型存储货币值。

用于选择“数字”或“货币”列的使用技巧

“数字”和“货币”列类型都存储数值。 使用 “数字” 列存储数值数据，用于不进行财务计算或不需要高度准确的数学计算。 使用 “货币” 列存储用于财务计算的数值数据，或者在不想要在计算中进行舍入数字的情况下。 与 “数字 ”列不同， Currency 列是十进制点左侧的准确 15 位数字，右侧为 4 位数字。 数字和货币列类型都提供预定义的格式，用于确定数据的显示方式。

可以通过以下方式自定义 Currency 列：

• 指定最小值和最大值    限制用户可以输入的货币值的范围。 例如，如果列存储事件报告的费用，并且组织将报告限制为特定范围内的金额，则可以将这些限制指定为最小值和最大值。

• 包括小数位    指定值是否包括小数位和要存储的小数位数。 对于货币值，可以选择两个十进制位置，或者，如果只希望存储圆形值，则可以选择零。 对于在需要高度准确性的计算中使用的非货币值，可以选择将小数位数限制为零到五，或者，对于更精确的值，选择 “自动 ”以自动使用相应的小数位数作为计算结果。

• 显示默认值    当某人添加新项时，自动显示特定值，同时允许用户在需要时输入其他值。 默认值可帮助用户更快地输入信息。 例如，如果列存储设置新帐户所产生的费用，并且所有新帐户的费用通常相同，则可以将该金额指定为默认值。 因此，当将新项添加到列表中时，该值会自动显示，团队成员无需输入该数字。

  默认值可以是指定的值，也可以是计算的结果，称为计算值。 如果想要自动显示特定值，则计算值很有用，但值可能因项、添加项的人员、添加项时或其他原因而异。 若要使用计算值，请输入公式（而不是特定文本）作为默认值。 公式可以根据其他列或系统函数中的信息计算值。

• 选择货币格式    通过为列选择特定的货币格式，确保列中的所有值都基于同一种货币。 下拉框提供超过 100 种国家/地区选项，因此你可以以大多数本地格式指定货币。

使用此列字段类型存储日历日期或日期和时间。 日期格式因站点的区域设置而异。 如果所需的格式不可用，请让管理员向站点添加对相应区域的支持。

可以通过以下方式自定义 日期和时间 列：

• 仅包括日期或日期和时间    指定是只要包含日历日期，还是同时包含日历日期和一天中的时间。

• 显示默认值    当某人添加新项时，自动显示特定的日期或日期和时间，同时允许用户在需要时输入其他值。 默认值可帮助用户更快地输入信息。 例如，如果列存储发生费用的日期，并且大多数费用在会计年度的第一天产生，则可以将会计年度的第一天指定为默认值。 因此，当将新项目添加到列表中时，该日期会自动显示，团队成员不必输入该日期。

  默认值可以是指定的值、将项添加到列表或库的日期，或计算的结果（称为计算值）。 如果想要自动显示特定日期或时间，但日期或时间可能因项而异，则计算值很有用。 若要使用计算值，请输入公式作为默认值。 公式可以根据其他列或系统函数（如[今天]）中的信息计算值，以指示当前日期。 例如，如果希望列显示当前日期后 30 天的日期，请在“计算值”框中键入公式 =[TODAY]+30。

使用此列字段类型，用户可以根据已存储在站点中的信息选择值。 例如，如果希望列存储分配给员工的客户帐户的名称，并且帐户列表必须限制为网站上的客户帐户列表，则可以创建 一个 Lookup 列，其中显示客户帐户列表中的名称。 查阅列中的选项列表显示在扩展框（称为下拉菜单）或列表框中，具体取决于你是否允许用户选择多个值。

可以通过以下方式自定义 查阅 列：

• 选择查找值的源    指定网站中包含要存储在该列中的值的列表、库或讨论板。 源不能是 子网站 、 工作区网站 、wiki 或博客。 指定所需的列表、库或讨论板后，可以指定该列表、库或讨论板中的哪个列包含您希望人们从中选择的值。

• 允许多个选择    允许用户根据需要选择任意数量的值，或限制只能选择一个值的值数。 如果用户可以选择多个值，则列中会显示所有值，由分号 (分隔;) 。

• 选择要显示的列    可以添加一个或多个列来显示此列类型的特定字段值。

使用此列字段类型存储 true/false 或 yes/no 信息，例如某人是否会参加活动。 当用户输入有关项目的信息时，“ 是/否 ”列将显示为单个复选框。 若要指示 “是”，团队成员会选中复选框。 若要指示 “否”，团队成员将清除该复选框。

“是/否”列中的数据可用于其他列的计算。 在这些情况下， Yes 转换为一个 (1) 的数值， No 转换为零 (0) 的数值。

可以通过为其选择默认值来自定义 “是/否 ”列。 默认值是当某人添加新项时自动显示的选择。 如果需要，用户可以选择其他值。 对于 “是/否 ”列，可以指定是否自动选中复选框，指示 “是 ”值，指示 “否 ”值。

使用此列字段类型可提供人员和组的可搜索列表，用户可以在添加或编辑项目时从中选择这些人员和组。 例如，在“任务”列表中，名为“分配到”的人员或组列可以提供任务可分配给的人员列表。 列表的内容取决于如何为网站配置目录服务和 SharePoint 组。 若要自定义列表内容，可能需要与管理员联系。

可以通过以下方式自定义 人员或组 列：

• 允许多个选择    允许用户根据自己喜欢选择任意数量的选项，或将选择数限制为仅一个选项。

• 包括或排除人员组    指定列表是否仅包括个人人员，或者还包含电子邮件通讯组列表和 SharePoint 组。 例如，在“任务”列表中，你可能只希望包含个人，以确保特定人员负责每个任务。 在“项目”列表中，你可能希望包含电子邮件通讯组列表和 SharePoint 组，以确保团队与每个项目相关联。

• 仅将列表限制为站点用户    指定列表是包含目录服务中的所有人员和组，还是仅包含那些有权作为 SharePoint 组成员访问该网站的人员和组。

• 指定要显示的信息    选择要显示的有关人员或组的信息。 例如，在大型组织的“联系人”列表中，可以选择显示人员姓名、图片以及技能和专业知识等详细信息。 在小型团队的联系人列表中，可以选择仅显示人员姓名或电子邮件地址。

使用此列字段类型存储指向网页的超链接，或在 Intranet 或 Internet 上显示图形。

超链接或图片列存储网页、图形或其他资源的统一资源定位器 (URL) 。 根据所选的显示格式，它将显示可单击以访问资源的超链接，或显示图形文件的 URL 而不是图形文件的 URL。

若要将 URL 显示为超链接，请选择 超链接 格式。 当用户输入有关项目的信息时，他们可以输入列中显示的 URL 和描述性文本，而不是 URL。 若要显示图形，请选择 “图片 ”格式，而不是图形文件的 URL。 当用户输入有关某个项的信息时，他们必须输入图形文件的完整 URL（例如 http://www.example.com/image.gif），并且他们可以选择性地输入图形的描述性替代文本，对于在浏览器中关闭图形或依赖屏幕阅读软件将屏幕上的图形转换为口语的用户，会显示该文本。

使用此列字段类型显示仅基于列表或库中其他列的计算结果的信息。 例如，使用 =[quantity] * [项价格] 来计算总价格。

将计算列添加到列表或库时，将创建一个包含运算符的公式，例如减法 () 和添加 (+) 、函数、特定值和对其他列的引用。 公式可以计算日期和时间、执行数学公式或操作文本。 例如，在“任务”列表中，可以使用此类型的列根据“开始日期”列和“日期已完成”列计算完成每个任务所需的日历天数 (=[日期已完成]-[开始日期]) 。 在联系人列表中，可以使用 “计算 ”列将联系人的名字和姓氏组合在一起，并根据名字和姓氏列 (=[名字]&“”&[姓氏]) 将它们与空格分开。 请注意，计算列中的公式只能引用同一列表或库中的其他列。

除了输入计算公式外，还指定要返回计算的数据类型以及如何存储和显示该数据。 若要详细了解每个数据类型，请参阅本文的相应部分。

有关要与计算字段一起使用的公式和函数的详细信息，请参阅SharePoint列表中的常见公式示例。 本文包含许多常见公式，以及可用于 SharePoint 的所有函数的说明链接。

使用此列可在使用任务工作流时为审批者创建其他选择。

任务工作流通常仅提供审批或拒绝的结果，限制项目或文档的处理方式。 可能需要将任务分配给其他人，或将其返回给提交者以获取详细信息。 使用“任务结果”列，可以提供一个选项列字段，以便选择不同的完成条件选项。 例如，可以请求对某个项进行说明，或将其分配给某人，以在工作流中为审批者提供更大的灵活性。

在选择字段中键入选项时，“任务结果”列类似于选项字段。 可以将单个选项设置为默认选项，也可以使用计算值。 若要使用计算值，请输入公式（而不是特定数字）作为默认值。 公式可以根据其他列或系统函数中的信息计算数字。 还可以选择是否需要列值，以及使该值在所有条目之间是唯一的。

有关在 SharePoint 中使用任务和任务结果的入门教程，请参阅使用 Visual Studio 2012 在 SharePoint 2013 工作流中处理任务

使用此列可显示来自外部源（如 CRM 应用、数据库或电子表格）的数据。

使用外部数据列可以连接到外部数据源，以提供数据库、电子表格和 CRM 应用等。 例如，使用业务线应用（如 SAP 或 Microsoft CRM）进行连接可以提供可在列表中显示和使用的外部数据源中的最新客户信息。 使用外部清单数据库，列表可以显示可用于其他列计算或查找的当前价格、说明或发货权重。

在能够访问外部数据之前，需要满足外部数据的一些先决条件。 这些任务通常由管理员完成，需要创建帐户和访问数据的权限，激活业务数据连接和安全存储服务。

有关创建、更新和刷新外部数据列的详细信息，请参阅在列表或库中创建和更新外部数据列，或在Excel Services (SharePoint服务器) 中使用外部数据。

使用此列类型使网站用户能够从托管术语的特定术语集中选择值，并将这些值应用于其内容。 用户可以创建和配置托管元数据列以映射到现有术语集或术语，也可以专门为托管元数据列创建新术语集。 托管元数据列具有多种独特的功能和特征，可帮助用户选择术语并向内容应用术语，例如支持“超类型”，以及支持消除术语、说明、同义词和多语言值的歧义。

托管元数据列促进跨站点的元数据的一致使用，因为它们为用户提供了可以应用于其内容的术语列表。 这些术语来自一个术语集，该术语集由术语库管理员或其他有权管理术语的人员在术语库管理工具中集中管理。 每当特定托管元数据列绑定到的术语集更新时，更新后的术语将自动提供给用户，无论托管元数据列在哪里可用。 可以通过以下方式自定义托管元数据列。

多个值字段    选中 “允许多个值 ”复选框可使列包含多个值。 请注意，启用此功能将阻止对列表视图中的数据进行排序。

显示格式    从术语集中选择的值可以显示为单个值，也可以显示为完整的分层路径。

• 在字段复选框 中选择“显示术语”标签 ，以显示设置为单个值的术语的值。 例如：City。

• 在字段复选框 中选择“显示术语的整个路径 ”，以显示设置为完整分层路径的术语的值。 例如：Location、Continent、Country/Region、City。

术语集设置    显示来自企业托管术语集的术语，或创建一个自定义术语集，以便与网站集中的其他人共享。

• 使用托管术语集    输入一个或多个用分号分隔的术语，然后选择 “查找” 以筛选选项，以仅包含包含所需术语的选项。 找到包含要在此列中显示的值列表的术语集后，单击一个术语以选择要在列中显示的层次结构的第一个级别。 当用户选择值时，将看到所选术语下的所有级别。

创建自定义术语集    输入自定义术语集的说明，直接在提供的框中输入术语集层次结构，或单击 “使用术语集管理器进行编辑 ”打开并使用术语管理工具。

有关托管元数据的详细信息，请参阅 托管元数据简介。 本文介绍什么是托管元数据以及如何使用它。